Welche Aufgaben und Pflichten hat ein WEG-Verwalter?

Der Hausverwalter ist ein Dienstleister, der für Ihre WEG gegen Bezahlung zahlreiche Aufgaben wahrnimmt. Als Wohnungseigentümer, der das Verwalterentgelt anteilig bestreitet, sollten Sie über die grundlegenden Aufgaben des Verwalters Bescheid wissen.

Wenn Sie zum ersten Mal eine Eigentumswohnung gekauft haben, sind viele Abläufe und Prozesse rund um die WEG-Hausverwaltung vermutlich neu. Man weiß zwar, dass es eine Hausverwaltung bzw. einen WEG-Verwalter gibt, kennt jedoch noch nicht die entsprechenden Zuständigkeiten. So stellen sich viele frische Wohnungsbesitzer die obige Frage, die rundum berechtigt ist – schließlich bekommt der Verwalter für seine Tätigkeit von der WEG ein Verwalterentgelt, dass Sie mittels ihrer Hausgeldzahlungen mitfinanzieren. Sie und die anderen Eigentümer nehmen also eine Dienstleistung wahr und dabei ist es nie verkehrt, den genauen Leistungsumfang zu kennen. Manche Aufgaben der Hausverwaltung sind verhandelbar, während andere gemäß dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) unbedingt zu erfüllen sind. Hierbei handelt es sich um die Verwalterpflichten, die auch nicht durch einen Verwaltervertrag ausgeschlossen werden können. Aber welche Pflichten hat eigentlich ein Verwalter nach der Gesetzesreform? Was bringt das neue WEG mit sich? Eine verbindliche Liste, was genau der WEG-Verwalter zu tun hat, gibt es mit der Gesetzesnovelle und den die WEG-Verwaltung verbunden § 21 Abs. 1 Nr 1 nicht – lediglich von Maßnahmen der ordnungsgemäßen Verwaltung ist die Rede.

Mit seiner Bestellung übernimmt der Hausverwalter viele Zuständigkeiten

Das Wohnungseigentumsgesetz schreibt eine ordnungsgemäße Verwaltung vor. Für den WEG-Verwalter ergeben sich daraus konkrete Aufgaben. Besonders bekannt dürfte die Zuständigkeit des Hausverwalters für die Erstellung des Wirtschaftsplans sowie für die Jahresabrechnung sein.

Wenn eine WEG einen neuen Verwalter bekommt, wird dieser einerseits bestellt, also offiziell mit der Aufgabe betraut, und zum anderen wird ein Verwaltervertrag mit diesem abgeschlossen. Zusammen mit seiner Bestellung, die von entsprechenden Vollmachten, im Namen der WEG zu handeln, begleitet wird, geht die Person des Hausverwalters konkrete Pflichten ein, die sich aus dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ergeben. Das WEG schreibt vor, wie eine ordnungsgemäße Verwaltung auszusehen hat und welche einzelnen Maßnahmen hierzu erforderlich sind. Nur, wenn Sie diese als Eigentümer kennen, wissen Sie auch, ob alles mit Ihrer Hausverwaltung stimmt, oder ob der Verwalter Ihrer WEG möglicherweise wichtigen Pflichten nicht nachkommt.
Ist letzteres der Fall, könnte es sein, dass Sie das Pech haben, von einem unseriösen WEG-Verwalter betreut zu werden, der es unter Umständen nicht sonderlich gut mit Ihnen und den anderen Wohnungseigentümern meint. Sieht es für Sie nach Faktenlage so aus, als würden durch die Hausverwaltung die Vorgaben der ordnungsgemäßen Verwaltung im Kern verletzt, sollten Sie der Sache nachgehen und zunächst prüfen, ob nicht einfach ein Missverständnis vorliegt. Als Ansprechpartner könnte hier beispielsweise der Verwaltungsbeirat dienen, wenn Sie dessen Mitgliedern vertrauen oder diese für kompetent halten.Ein fragwürdiger Beirat ohne jegliche Ahnung von Verwaltung ist dafür weniger geeignet.
Nun aber zu den konkreten Pflichten bzw. Aufgaben des WEG-Verwalters, für deren Wahrnehmung dieser entsprechend den Einzelheiten seines Verwaltervertrags von der WEG bezahlt wird.

Die Grundlage für die Verwalteraufgaben stellt vor allem § 27 des Wohnungseigentumsgesetz (WEG) dar, der nicht umsonst „Aufgaben und Befugnisse des Verwalters“ heißt. Der WEG-Verwalter benötigt schließlich auch konkrete Befugnisse, um seine Aufgaben erledigen zu können. Die Zuständigkeiten für die Aufstellung des Wirtschaftsplans sowie für die Rechnungslegung werden mit § 28 WEG geregelt.

Die 10 wichtigsten Verwalterpflichten / -aufgaben in der Übersicht

1. Das Einberufen sowie die Leitung von Eigentümerversammlungen.
2. Die Aufstellung des Wirtschaftsplans.
3. Die Erstellung der Jahresabrechnung, inklusive der Einzelabrechnungen für jeden einzelnen Wohnungsbesitzer.
4. Die Durchführung von Beschlüssen, die von der WEG gefasst worden sind sowie das Führen der Beschlusssammlung, mit der alle Beschlüsse der WEG archiviert werden.
5. Dafür zu sorgen, dass die Hausordnung eingehalten wird.
6. Eine ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums zu gewährleisten (siehe auch bauliche Veränderung).
7. Das Ergreifen zeitnaher Gegenmaßnahmen, wenn dringendes Handeln gefragt ist (z. B. schwerwiegender Wasserschaden).
8. Die Erledigung der Geldangelegenheiten für die WEG unter Verwendung von WEG-Eigenkonten (offene Fremdgeldkonten, getrennt von seinem eigenen Vermögen = keine Treuhandkonten!).
9. Die Übernahme von rechtlichen Angelegenheiten der WEG (u.a. Informationspflicht bei Rechtsstreitigkeiten, Einhaltung von Fristen, Vermeidung von rechtlichen Nachteilen für die WEG, Ansprüche der WEG gegenüber Dritten geltend machen, Durchführung von Vollstreckungsverfahren, Beauftragung eines Anwalts zur Vertretung der WEG).
10. Die Erteilung einer notariell beurkundeten Zustimmung beim Verkauf einer Wohnung (Sondereigentum) der WEG.

Wichtig: Die WEG-Verwaltung ist der unumschränkte gesetzliche Vertreter der Gemeinschaft, und zwar mit uneingeschränkter Wirkung für das Außenverhältnis – mit Ausnahme von Darlehensverträgen sowie Verträgen zum Grundstückskauf, zu deren Abschluss eine Verwaltung nicht berechtigt ist. Gemäß § 27 Abs. 2 WEG ist es den Eigentümern möglich, die Befugnisse im Innenverhältnis zu beschränken. Dies kann in der Praxis jedoch viele Fragen aufwerfen. Der Hausverwalter ist immer der Vertreter der gesamten WEG und nicht einzelner Eigentümer – auch nicht der des Verwaltungsbeirates. Die WEG bildet ihre Meinung über beschlussfähige Eigentümerversammlungen, bei denen Entscheidungen zu bestimmten Sachverhalten via Einreichung von Tagesordnungspunkten getroffen werden. Eine gute Hausverwaltung wird dies respektieren und immer im Sinne der WEG handeln.

Der Hausverwalter übernimmt mit seiner Bestellung die Vertretung der WEG nach außen und nach innen. Dies ist eine verantwortungsvolle Funktion, die mit vielen Einzelaufgaben einhergeht. Manche Details können mit einem individuellen Verwaltervertrag geregelt werden, andere sind hingegen aufgrund des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) verbindlich.

Nach der Abberufung muss der WEG-Verwalter die Verwaltungsunterlagen herausgeben!

Wenn ein Verwalter – aus welchen Gründen auch immer – abberufen wird, ist dieser natürlich verpflichtet, die Verwaltungsunterlagen der WEG an diese herauszugeben. Da die WEG in der Regel dann von einem neuen Hausverwalter vertreten wird, gehen die entsprechenden Ordner mit allen Dokumenten von der Hand des einen Verwalters in die die Hand des anderen. Bei seriösen WEG-Verwaltern verläuft dies reibungslos, während fragwürdige Vertreter dieses Berufsstandes oftmals ein Chaos hinterlassen, mit dem sich dann der neue Verwalter herumärgern muss.

FAQ zu den Aufgaben und Pflichten eines Verwalters im Bereich WEG

Was macht ein WEG-Verwalter?

Ein WEG-Verwalter wird per Beschluss bestellt und kümmert sich um die Bewirtschaftung sowie um den Werterhalt des Gemeinschaftseigentums. Dazu erledigt er Aufgaben technischer, administrativer sowie finanzieller Natur. Weitere Informationen

Was darf ein WEG-Verwalter?

Gem. § 27 WEG darf ein Verwalter nicht nur Beschlüsse umsetzen, sondern ist dazu verpflichtet. Ebenfalls ist er für die Umsetzung der Hausordnung verantwortlich. Weitere Hausverwalteraufgaben im Überblick

Wie wird man WEG-Verwalter?

Üblicherweise wird man WEG-Verwalter über eine entsprechende Ausbildung in der Immobilienwirtschaft und erste Berufserfahrung in einer professionellen Hausverwaltung. Ein WEG-Verwalter wird stets von einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) per Beschluss bestellt. Tipps, um eine Hausverwaltung zu gründen

Wie funktioniert eine WEG ohne Verwalter?

Eine jede WEG benötigt einen bestellten Verwalter. Dies kann im Falle der Selbstverwaltung auch ein Eigentümer sein. Ist eine WEG ohne Verwalter, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirates eine Eigentümerversammlung zu Wahl eines Verwalters einberufen. Mehr zur Selbstverwaltung

Dieser Beitrag wurde am 04.05.2022 aktualisiert.

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