Welche Aufgaben und Pflichten hat ein WEG-Verwalter?

Das sind die Aufgaben und Pflichten eines Verwalters im Rahmen der WEG-Hausverwaltung.

Der Hausverwalter ist ein Dienstleister, der für Ihre WEG gegen Bezahlung eine konkrete Funktion mit vorgeschriebenen Pflichten wahrnimmt. Als Wohnungseigentümer, der das Verwalterentgelt anteilig bestreitet, sollten Sie über die grundlegenden Aufgaben des Verwalters Bescheid wissen.

Wenn Sie zum ersten Mal eine Eigentumswohnung gekauft haben, sind viele Abläufe und Prozesse rund um die WEG-Hausverwaltung vermutlich neu. Man weiß zwar, dass es eine Hausverwaltung bzw. einen WEG-Verwalter gibt, kennt jedoch noch nicht die entsprechenden Zuständigkeiten. So stellen sich viele frische Wohnungsbesitzer die obige Frage, die rundum berechtigt ist – schließlich bekommt der Verwalter für seine Tätigkeit von der WEG ein Verwalterentgelt, dass Sie gemäß Ihren Miteigentumsanteilen mittels ihrer Hausgeldzahlungen mitfinanzieren. Sie und die anderen Eigentümer nehmen also eine Dienstleistung wahr und dabei ist es nie verkehrt, den genauen Leistungsumfang zu kennen. Manche Aufgaben der Hausverwaltung sind verhandelbar, während andere gemäß dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) unbedingt zu erfüllen sind. Hierbei handelt es sich um die Verwalterpflichten, die auch nicht durch einen Verwaltervertrag ausgeschlossen werden können.

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Mit seiner Bestellung übernimmt der Hausverwalter konkrete Pflichten!

Das Wohnungseigentumsgesetz schreibt eine ordnungsgemäße Verwaltung vor. Für den WEG-Verwalter ergeben sich daraus konkrete Aufgaben. Besonders bekannt dürfte die Zuständigkeit des Hausverwalters für die Erstellung des Wirtschaftsplans sowie für die Jahresabrechnung sein.

Die Aufgaben eines Verwalters im Rahmen der ordnungsgemäßen Verwaltung für die WEG-Hausverwaltung.
Die Tätigkeit eines WEG-Verwalters ist mit einem großen Aufwand verbunden. Die Sicherstellung einer reibungslosen Hausverwaltung, die alle Pflichten berücksichtigt, kann man ohne Einschränkungen als beeindruckende Leistung anzusehen. Seriöse Verwalter müssen daher zwangsweise viel Organisationstalent mitbringen und über eine einwandfreie Terminkoordination verfügen. Wer mehrere tausend Wohneinheiten betreut, hat keine Zeit, sich mit Problemen rumzuschlagen, die aus einer vernachlässigten Pflichterfüllung resultieren. Einen guten Verwalter zu entlasten kann durchaus ein sinnvoller Vertrauensbeweis sein.

Wenn eine WEG einen neuen Verwalter bekommt, wird dieser einerseits bestellt, also offiziell mit der Aufgabe betraut, und zum anderen wird ein Verwaltervertrag mit diesem abgeschlossen. Zusammen mit seiner Bestellung, die von entsprechenden Vollmachten, im Namen der WEG zu handeln, begleitet wird, geht die Person des Hausverwalters konkrete Pflichten ein, die sich aus dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ergeben. Das WEG schreibt vor, wie eine ordnungsgemäße Verwaltung auszusehen hat und welche einzelnen Maßnahmen hierzu erforderlich sind. Nur, wenn Sie diese als Eigentümer kennen, wissen Sie auch, ob alles mit Ihrer Hausverwaltung stimmt, oder ob der Verwalter Ihrer WEG möglicherweise wichtigen Pflichten nicht nachkommt.
Ist letzteres der Fall, könnte es sein, dass Sie das Pech haben, von einem unseriösen WEG-Verwalter betreut zu werden, der es unter Umständen nicht sonderlich gut mit Ihnen und den anderen Wohnungseigentümern meint. Sieht es für Sie nach Faktenlage so aus, als würden durch die Hausverwaltung die Vorgaben der ordnungsgemäßen Verwaltung im Kern verletzt, sollten Sie der Sache nachgehen und zunächst prüfen, ob nicht einfach ein Missverständnis vorliegt. Als Ansprechpartner könnte hier beispielsweise der Verwaltungsbeirat dienen, wenn Sie dessen Mitgliedern vertrauen oder diese für kompetent halten.Ein fragwürdiger Beirat ist dafür weniger geeignet.
Nun aber zu den konkreten Pflichten bzw. Aufgaben des WEG-Verwalters, für deren Wahrnehmung dieser entsprechend den Einzelheiten seines Verwaltervertrags von der WEG bezahlt wird.

Die Grundlage für die Verwalteraufgaben stellt vor allem § 27 des Wohnungseigentumsgesetz (WEG) dar, der nicht umsonst „Aufgaben und Befugnisse des Verwalters“ heißt. Der WEG-Verwalter benötigt schließlich auch konkrete Befugnisse, um seine Aufgaben erledigen zu können. Die Zuständigkeiten für die Aufstellung des Wirtschaftsplans sowie für die Rechnungslegung werden mit § 28 WEG geregelt.

Die 10 wichtigsten Verwalterpflichten / -aufgaben in der Übersicht

Eine Übersicht mit den wichtigsten und typischen Aufgaben eines Verwalters im Bereich WEG.
Die Liste mag zwar nur 10 Punkte enthalten, doch die wichtigsten Aufgaben eines Hausverwalters unterteilen sich in eine Vielzahl an Teilaufgaben. Nur mit einem guten System wird der Verwalter bei mehreren tausend Wohneinheiten in der Lage sein, seinen Pflichten angemessen nachzukommen. Für Sie als Wohnungseigentümer ist es wichtig, dass Ihnen die grundlegensten Verwalteraufgaben geläufig sind. Nur so können Sie ein Gespür dafür entwickeln, ob in Ihrer WEG alles in Ordnung ist.
  1. Das Einberufen sowie die Leitung von Eigentümerversammlungen.
  2. Die Aufstellung des Wirtschaftsplans.
  3. Die Erstellung der Jahresabrechnung, inklusive der Einzelabrechnungen für jeden einzelnen Wohnungsbesitzer.
  4. Die Durchführung von Beschlüssen, die von der WEG gefasst worden sind sowie das Führen der Beschlusssammlung, mit der alle Beschlüsse der WEG archiviert werden.
  5. Dafür zu sorgen, dass die Hausordnung eingehalten wird.
  6. Eine ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums zu gewährleisten (siehe auch bauliche Veränderung).
  7. Das Ergreifen zeitnaher Gegenmaßnahmen, wenn dringendes Handeln gefragt ist (z. B. schwerwiegender Wasserschaden).
  8. Die Erledigung der Geldangelegenheiten für die WEG unter Verwendung von WEG-Eigenkonten (offene Fremdgeldkonten, getrennt von seinem eigenen Vermögen = keine Treuhandkonten!).
  9. Die Übernahme von rechtlichen Angelegenheiten der WEG (u.a. Informationspflicht bei Rechtsstreitigkeiten, Einhaltung von Fristen, Vermeidung von rechtlichen Nachteilen für die WEG, Ansprüche der WEG gegenüber Dritten geltend machen, Durchführung von Vollstreckungsverfahren, Beauftragung eines Anwalts zur Vertretung der WEG).
  10. Die Erteilung einer notariell beurkundeten Zustimmung beim Verkauf einer Wohnung (Sondereigentum) der WEG.
Die Zuständigkeiten und Aufgaben eines Verwalters in der WEG Hausverwaltung.
Während gute Hausverwalter in der Regel einen vollen Terminplan haben, werden unseriöse WEG-Verwalter zumeist mehrere Kernaufgaben vernachlässigen. Bei manchen fragwürdigen Hausverwaltungen kann es auch sein, dass diese für die Vermittlung von Versicherungen mehr Motivation aufbringen als für ihre eigentliche Tätigkeit – die Hausverwaltung. Die To-Do-Liste im Bereich der Hausverwaltung wird dann immer kürzer, während sich der Fokus immer mehr in Richtung Versicherungsverkauf bewegt.

Bei den obigen Punkten muss man stets bedenken, dass der Hausverwalter grundsätzlich berechtigt ist, im Namen der WEG Maßnahmen gegen einzelne Miteigentümer durchzuführen. Bezahlt ein Wohnungsbesitzer sein Hausgeld nicht, muss der Verwalter Mahnungen erstellen und womöglich einen Anwalt damit beauftragen, die fehlenden Gelder einzufordern. Der Hausverwalter ist immer der Vertreter der gesamten WEG und nicht einzelner Eigentümer – auch nicht der des Verwaltungsbeirates. Die WEG bildet ihre Meinung über beschlussfähige Eigentümerversammlungen, bei denen Entscheidungen zu bestimmten Sachverhalten (Tagesordnungspunkten) getroffen werden. Eine gute Hausverwaltung wird dies respektieren und immer im Sinne der WEG handeln.

Der Hausverwalter übernimmt mit seiner Bestellung die Vertretung der WEG nach außen und nach innen. Dies ist eine verantwortungsvolle Funktion, die mit vielen Einzelaufgaben einhergeht. Manche Details können mit einem individuellen Verwaltervertrag geregelt werden, andere sind hingegen aufgrund des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) verbindlich.

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Nach der Abberufung muss der WEG-Verwalter die Verwaltungsunterlagen herausgeben!

Wenn ein Verwalter – aus welchen Gründen auch immer – abberufen wird, ist dieser natürlich verpflichtet, die Verwaltungsunterlagen der WEG an diese herauszugeben. Da die WEG in der Regel dann von einem neuen Hausverwalter vertreten wird, gehen die entsprechenden Ordner mit allen Dokumenten von der Hand des einen Verwalters in die die Hand des anderen. Bei seriösen WEG-Verwaltern verläuft dies reibungslos, während fragwürdige Vertreter dieses Berufsstandes oftmals ein Chaos hinterlassen, mit dem sich dann der neue Verwalter herumschlagen muss.

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3 Kommentare

  1. Ich wusste gar nicht, dass sich die Hausverwaltung auch um die Einberufung der Eigentümerversammlung kümmert. Eine Freundin hat Eigentümerversammlung am Wochenende. Sie meinte, dass der Hausverwalter sich darum kümmert, dass die Bauschäden ausgebessert werden. Sie hat einen Neubau gekauft.

  2. Nach dem Sturm vor ein paar Tagen hatte ich gemerkt, dass es im obersten Stockwerk, neben der Wäscherei, die mit den anderen Eigentumswohnungen geteilt ist, eine Wasserpfütze gab. Bei den kleinen Regenfällen die folgten, wurde mir klar, dass es von einem Ziegel kam, der sich auf dem Dach bewegt hatte. Wir haben die Hausverwaltung wiederholt alarmiert, ohne eine Antwort zu bekommen. Gut zu wissen, dass diese Art Schäden, die eine dringende Reparatur brauchen, zu Ihren Aufgaben gehört. Danke

  3. Interessant, mehr zu lesen über die Aufgaben und Pflichten von einer Hausverwaltung. Sie haben eine List von den 10 wichtigsten Aufgaben gemacht. Welche Aufgabe ist am schwersten?

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