Die außerordentliche Eigentümerversammlung: Wenn mit einem Beschluss nicht gewartet werden kann!

Wichtige Informationen und TIpps zur außerordentlichen Eigentümerversammlung einer WEG.

Grundsätzlich findet in jeder Wohnungseigentümergemeinschaft einmal pro Jahr eine ordentliche Eigentümerversammlung statt. Das ist verständlich, denn die Hausverwaltung muss für jedes Wirtschaftsjahr den Entwurf eines Wirtschaftsplans sowie die Jahresabrechnung vorlegen und durch die Eigentümer beschließen lassen. Darüber hinaus sind natürlich oftmals auch weitere Beschlüsse, beispielsweise in Bezug auf möglichen Instandsetzungsbedarf beim Gemeinschaftseigentum, zu fassen. Wie schon der Name darauf hindeutet, ist etwas außer der Norm, wenn die Hausverwaltung oder der Vorsitzende des Verwaltungsbeirates eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberuft. In diesen Beitrag erfahren Sie alle wichtigen Hintergründe rund um die außerordentliche Eigentümerversammlung!

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Für eine Wohnungseigentümergemeinschaft gibt es drei Wege, um einen Beschluss herbeizuführen: Im Rahmen der jährlich stattfindenden ordentlichen Eigentümerversammlung, über einen Umlaufbeschluss und mittels einer außerordentlichen Eigentümerversammlung. Wenn es besonders dringend ist, kommt man an der außerordentlichen Eigentümerversammlung eigentlich nicht vorbei.

Situationen, in denen eine außerordentliche Eigentümerversammlung erforderlich sein kann.

Alles zu Einberufung, Kosten und Frist der außerordentlichen Eigentümerversammlung
Schon zur ordentlichen Eigentümerversammlung bestehen seitens vieler Wohnungsbesitzer offene Fragen. In Bezug auf die außerordentliche Eigentümerversammlung ist der Informationsbedarf nicht geringer. In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf es bei der außerordentlichen Eigentümerversammlung ankommt.

Als Besitzer einer Eigentumswohnung stellen Sie sich vermutlich zunächst die Frage, wann es überhaupt zu einer außerordentlichen Eigentümerversammlung kommen kann. Oder Sie haben eine Einladung zu einem solchen Termin erhalten – und möchten diesen gerne einordnen können. Eine außerordentliche Eigentümerversammlung kann im Wesentlichen dann notwendig werden, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:

Bevor man sich selbst für die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung einsetzt, sollte man die Frage stellen, ob die Beschlussfassung nicht bis zur nächsten ordentlichen Eigentümerversammlung warten kann. Wegen einem fehlenden Schloss an einer Mülltonne ist eine außerordentliche Eigentümerversammlung nicht erforderlich, zur Abberufung und Kündigung eines unseriösen Verwalters aber schon.

Es gibt verschiedene Gründe für die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung innerhalb der kurzen Ladungsfrist.
Wenn die entsprechenden Voraussetzungen vorliegen, kann es für eine WEG sinnvoll sein, eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen bzw. einberufen zu lassen.

Beide Punkte zeigen, dass eine außerordentliche Eigentümerversammlung dazu dienen soll, Schaden von der Wohnungseigentümergemeinschaft abzuwenden und eine ordnungsgemäße Verwaltung sicherzustellen (siehe Aufgaben der Hausverwaltung). Das Mittel der außerordentlichen Eigentümerversammlung sollte nicht inflationär genutzt werden – sondern nur dann, wenn kein anderer Weg zum angestrebten Ziel führt und die Beschlussfassung nicht bis zur nächsten ordentlichen Eigentümerversammlung warten kann. Ein außerordentlicher Termin ist meistens mit zusätzlichen Kosten und mit einem erhöhten Aufwand für alle Miteigentümer verbunden (z. B. Anreise, Terminplanung), die nicht immer dauerhaft vor Ort wohnen oder ihre Wohnung vermieten.

Das Umlaufverfahren klingt praktisch und unkompliziert: Ein Beschluss soll per schriftlicher Zustimmung der Eigentümer gefasst werden. In der Verwaltungspraxis ist ein solches Vorhaben nur selten vom Erfolg gekrönt, da nur selten alle Unterschriften zusammen kommen – ganz gleich, um welches Thema es geht.

Rein theoretisch könnte man auch wichtige Entscheidungen mittels eines Umlaufbeschlusses treffen, jedoch ist dieser in mittleren wie größeren Wohnungseigentümergemeinschaften fast immer zu Scheitern verurteilt. Dies liegt daran, dass die Zustimmung aller Miteigentümer erforderlich ist. Am Ende reicht auch eine einzige fehlende Unterschrift, damit ein Umlaufbeschluss nicht gefasst wird. Diese fehlende Unterschrift muss nicht einmal daran liegen, dass der entsprechende Miteigentümer der WEG dem Beschlussantrag nicht zustimmen möchte. Manchmal sind Eigentümer einfach nicht da, öffnen ihre Post recht spät oder vergessen einen solchen Vorgang auch schlichtweg.

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Welche Kosten sind mit einer außerordentlichen Eigentümerversammlung verbunden?

Außerordentliche Eigentümerversammlungen bedeuten immer einen Mehraufwand – ob für den Verwalter oder für die WEG. So muss in etwa ein Raum organisiert, eine Tagesordnung samt Einladungsschreiben erstellt sowie ein Protokoll angefertigt werden, um nur ein paar Tätigkeiten zu benennen.

Erfahren Sie bei Hausverwaltung Ratgeber, was eine außerordentliche Eigentümerversammlung kostet.
Die konkreten Kosten für eine Eigentümerversammlung ergeben sich aus dem Verwaltervertrag. Finde die Versammlung ohne den Verwalter statt, kann dieser natürlich keine zusätzlichen Kosten in Rechnung stellen. Gleiches gilt, wenn er die Einberufung der außerordentlichen Eigentümerversammlung aufgrund nicht-ordnungsgemäßer Verwaltung zu verantworten hat.

Unabhängig davon, ob man als Besitzer einer Eigentumswohnung diese selbst bewohnt oder diese vermietet, möchte man natürlich nicht mehr Hausgeld als erforderlich zahlen müssen. Je nach Verwaltervertrag kann der Hausverwalter der WEG die Durchführung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung in Rechnung stellen. Man kann hier von Kosten in Höhe von ein paar Hundert Euro ausgehen. Hat die Hausverwaltung selbst die Notwendigkeit zur Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung verschuldet (z. B. Nichtumsetzung von Beschlüssen, Untätigkeit beim Eintreten von Schäden am Gemeinschaftseigentum, Veruntreuung von Geldern der WEG), sollte die Eigentümergemeinschaft natürlich keine Rechnung seitens des WEG-Verwalters akzeptieren. Selbst, wenn der Hausverwalter keine Kosten gegenüber der WEG geltend machen kann, entstehen jedoch üblicherweise Ausgaben für den Veranstaltungsort. Viele Eigentümergemeinschaften sind so groß, dass die Räumlichkeiten der Hausverwalter nicht ausreichen und somit Veranstaltungsräume woanders – z. B. in Gaststätten – angemietet werden müssen. Als einzelner Wohnungsbesitzer muss man diese natürlich nur gemäß den eigenen Miteigentumsanteilen tragen.

Warum unseriöse Hausverwalter außerordentliche Eigentümerversammlungen meistens nicht mögen…

Nicht selten erfolgt die Abberufung und Kündigung eines Hausverwalters aus besonderem Grund im Rahmen einer außerordentlichen Eigentümerversammlung.
Unseriöse Verwalter sind auch meistens faul und kommen ihren Pflichten nicht nach. Alles, was Arbeit bedeutet wird abgelehnt. Daher sind außerordentliche Eigentümerversammlungen diesem Typ von WEG-Verwalter eindeutig ein Dorn im Auge. Sie werden vieles tun, um die Einberufung einer solchen Versammlung zu verhindern. Dies gilt umso mehr, wenn sie aufgrund von Pflichtverletzungen abberufen und gekündigt werden sollen.

Eine außerordentliche Eigentümerversammlung ist also selbstredend mit einem Mehraufwand verbunden. Unseriöse Verwalter, denen es um möglichst viel Geld bei dem geringstmöglichen Maß an Arbeit geht, ist eine solche Veranstaltung natürlich ein Dorn im Auge. Auch wenn im Verwaltervertrag eine Klausel enthalten ist, dass die Verwaltung der WEG pro außerordentliche Eigentümerversammlung zusätzliche Kosten in Rechnung stellen darf, wird die Motivation eines schlechten Verwalters nahezu bei Null liegen. Dies liegt vor allem daran, dass in außerordentlichen Eigentümerversammlungen unangenehme Themen, die außerhalb des Tagesgeschäfts liegen, besprochen und beschlossen werden sollen. Wird ein Beschluss gefasst, um Schaden vom Gemeinschaftseigentum abzuwenden, muss der Verwalter anschließend natürlich tätig werden und Arbeiten koordinieren sowie abnehmen. Ebenso ist das übliche Protokoll zu erstellen und die Beschlusssammlung fortzuschreiben, was alles einen zusätzlichen Aufwand – über das normale Maß hinaus – für die Hausverwaltung bedeutet.

Wenn ein WEG-Verwalter aufgrund schwerwiegender Pflichtverletzungen abbestellt und gekündigt werden soll, passiert dies meistens im Rahmen einer außerordentlichen Eigentümerversammlung. Unseriöse Hausverwaltungen versuchen fast immer, die Einberufung einer solchen Versammlung gänzlich zu vermeiden oder mindestens zu verzögern.

Das Umlaufverfahren in einer WEG ist deutlich risikoreicher als eine außerordentliche Eigentümerversammlung.
Neben der außerordentlichen Eigentümerversammlung gibt es außerhalb der jährlich stattfindenden Eigentümerversammlung noch das Umlaufverfahren. Dieses führt jedoch deutlich seltener zu einer Beschlussfassung, da meistens wenige oder nur eine Unterschrift am Ende fehlt.

Eine außerordentliche Eigentümerversammlung wird ein unseriöser Verwalter vor allem dann zu vermeiden suchen, wenn es um seine eigene Kündigung und Abberufung geht – oder gar um einen Beschlussantrag zur Einleitung von Schadensersatzforderungen gegen den WEG-Verwalter. In solchen Fällen passiert es leider noch viel zu oft in Deutschland, dass der Verwalter – trotz Vorliegens einer schriftlichen Forderung seitens mehr als 25 % der Wohnungseigentümer – keine außerordentliche Eigentümerversammlung einberuft. Es ist zwar gemäß § 24 Absatz 2 WEG (Wohnungseigentumsgesetz) dazu verpflichtet, aber in der Praxis hat man keine Handhabe, wenn dieser Pflicht seitens der Hausverwaltung nicht nachgekommen wird. Dann muss – sofern ein solcher gewählt worden ist – der Vorsitzende des Verwaltungsbeirates bzw. dessen Stellvertreter aktiv werden und einberufen. Wurde durch die Eigentümergemeinschaft kein Verwaltungsbeirat gewählt, kann auch ein einzelner Miteigentümer sich vom zuständigen Amtsgericht dazu ermächtigen lassen, was kein einfacher Vorgang ist. Alternativ kann ein Viertel der Eigentümer auf eine Einberufung bestehen. Hat eine WEG keinen Beirat, kann es nützlich sein, eine Unterschriftenliste mit der Forderung nach einer ETV herumgehen zu lassen und diese dem Verwalter vorzulegen.

In außerordentlichen Eigentümerversammlungen, die mit Kritik an der Hausverwaltung einhergehen, ist die Stimmung meistens schlecht. Bei fragwürdigen WEG-Verwaltern müssen Sie leider mit unsachlichen Reaktionen auf Kritik rechnen. Lassen Sie sich dies nicht gefallen, wenn es auf die persönliche Ebene geht und vertreten Sie Ihnen Standpunkt – auch gegen möglichen Widerstand!

In einer außerordentlichen Verwaltung kann ein unseriöser Verwalter per Beschluss abberufen und gekündigt werden.
Manche Verwalter muss man schnellstmöglich loswerden. Eine WEG kann dies vorzeitig dann schaffen, wenn der Hausverwaltung schwere Pflichtverletzungen nachgewiesen werden können. Ein Beschluss ist trotzdem erforderlich.

Erfolgt die Einberufung der außerordentlichen Eigentümerversammlung tatsächlich durch den Verwalter, mit dem die WEG unzufrieden ist, muss man sich als Teilnehmer auf die gesamte Trickkiste unseriöser Verwalter einstellen. Diese beinhaltet unschöne Dinge wie Lügen, den Versuch Eigentümer gegeneinander aufzuhetzen, ständiges Geschrei bis hin zu Drohungen und einem körperlich aggressiven Auftreten. Müssen Sie solche Verhaltensweisen in einer ordentlichen oder außerordentlichen Eigentümerversammlung erleben, können Sie froh sein, wenn der Verwalter aufgrund eines entsprechenden Beschlusses der Wohnungseigentümergemeinschaft endlich gehen muss und dieser zukünftig an Ihnen sowie an den anderen Miteigentümern kein Geld mehr verdient.

Wer leitet eigentlich die außerordentliche Eigentümerversammlung?

Gut geleitete Versammlungen sind meistens kurz und produktiv. So sollte auch eine außerordentliche Eigentümerversammlung sein.

Jeder darf die Versammlungsleitung für die außerordentliche Eigentümerversammlung einer Wohnungseigentümergemeinschaft übernehmen.
Der Versammlungsleiter bestimmt zu einem großen Maß, wie angenehm und konstruktiv eine Eigentümerversammlung ist. Dies gilt natürlich auch für außerordentliche Termine.

Normalerweise obliegt dem Hausverwalter oder einem seiner Mitarbeiter die Leitung der außerordentlichen Eigentümerversammlung. Ist dieser abwesend oder stört er gar die Veranstaltung, muss die Versammlungsleitung natürlich durch eine andere Person wahrgenommen werden. Dies kann der Vorsitzende / stellvertretende Vorsitzende des Verwaltungsbeirates der WEG oder auch jeder andere Eigentümer sein. Ist die WEG „unter sich“ (der WEG-Verwalter erscheint nicht zur Versammlung) oder weigert sich der Verwalter hartnäckig diese Aufgabe (vernünftig) zu erledigen, empfiehlt sich ein Miteigentümer der WEG, der über ein bestimmtes Maß an Integrität verfügt. Der Versammlungsleiter sollte also über bestimmte kommunikative Fertigkeiten wie auch über verwaltungstechnische Kompetenzen verfügen. Bei einer außerordentlichen Eigentümerversammlung ist es wichtig, dass die Beschlüsse nicht angefochten werden können. So muss ein Beschluss nach der Abstimmung verkündet und ins Protokoll übernommen werden. Ebenso muss der Versammlungsleiter sicherstellen, dass der Beschluss in die Beschlusssammlung, der Führen übrigens eine Kernpflicht der Hausverwaltung darstellt, eingepflegt wird. Das Nichtführen der Beschlusssammlung reicht schon aus, um einen WEG-Verwalter abberufen zu können!

Achtung: Soll ein WEG-Verwalter außerordentlich abberufen werden, ist ebenfalls eine Kündigung des Verwaltervertrages notwendig! Dazu muss ein entsprechender Punkt auf der Tagesordnung stehen. Dieser könnte „Beschluss über die außerordentliche Abberufung und Kündigung der Verwaltung aus wichtigem Grund“ lauten. Abberufung und Kündigung sind zwei verschiedene Vorgänge!

Gerade, wenn man einen schlechten Verwalter loswerden möchte, muss man alle Feinheiten berücksichtigen und darf nichts falsch machen: Neben der Abberufung des Verwalters von seinem Amt muss auch noch dessen Vertrag außerordentlich gekündigt werden, sonst gilt dieser noch und die Eigentümergemeinschaft muss diesen dann immer noch vergüten, obwohl dieser nicht mehr für die WEG arbeitet. Einen unseriösen Verwalter würde ein solcher Umstand nur freuen, was natürlich nicht in Ihrem Sinne sein kann. Ebenso ist es wichtig, dass ein Eigentümer damit beauftragt wird, dem Verwalter den Beschluss – also die Abberufung und Kündigung – schriftlich (am besten per Einschreiben) mitzuteilen. Damit ist die Wirksamkeit sichergestellt.

Das Wichtigste zur außerordentlichen Eigentümerversammlung im Überblick!

In Bezug auf die außerordentliche Eigentümerversammlung ist vieles zu beachten und es ist gar nicht so einfach; den Überblick zu behalten. Deswegen finden Sie die wichtigsten Punkte zu dieser Form der Eigentümerversammlung in der nachfolgenden Zusammenfassung:

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Als gut informieter Wohnungsbesitzer und Miteigentümer einer WEG sollte man auch die Grundlagen rund um die außerordentliche Eigentümerversammlung kennen.
Bei Hausverwaltung-Ratgeber.de finden Sie viele informative Artikel rund um die Verwaltung von WEG-Eigentum. Die außerordentliche Eigentümerversammlung ist eines von vielen Themen, mit denen Sie als Wohnungsbesitzer konfrontiert sein könnten.
  • Wenn dringende Entscheidungen in einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) getroffen werden müssen, kann die außerordentliche Eigentümerversammlung der richtige Weg sein.
  • Die Einberufung muss schriftlich erfolgen, wobei eine verkürzte Ladungsfrist von einer Woche in Ordnung ist. In besonders dringenden Fällen kann diese Frist sogar noch unterschritten werden. Ansonsten gelten alle Formalitäten wie bei der Einberufung einer ordentlichen Eigentümerversammlung.
  • Eine außerordentliche Eigentümerversammlung kann durch den Verwalter sowie durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirates und durch dessen Stellvertreter einberufen werden. Auch jeder Eigentümer kann einberufen, benötigt hierzu jedoch eine Bevollmächtigung durch das zuständige Amtsgericht, was kein einfacher Vorgang ist. Alternativ kann ein Viertel der Eigentümer die Einberufung beim Verwalter verlangen.
  • Die Anwesenheit des WEG-Verwalters bei der außerordentlichen Eigentümerversammlung ist nicht erforderlich. Man benötigt jedoch einen Versammlungsleiter.
  • Auch eine außerordentliche Eigentümerversammlung muss beschlussfähig sein, damit diese Entscheidungen per Beschluss treffen kann. Dafür ist die Anwesenheit von mehr als der Hälfe der Miteigentumsanteile erforderlich (mögliche Vollmachten zählen ebenfalls mit).
  • Die Durchführung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung ist meistens mit zusätzlichen Kosten für die WEG verbunden.
  • Kommt es zu der fristlosen und außerordentlichen Abberufung sowie Kündigung eines Verwalters, passiert dies in aller Regel im Rahmen einer außerordentlichen Eigentümerversammlung.
  • Unseriöse Hausverwaltungen scheuen außerordentliche Eigentümerversammlungen, da sie dort meistens mit ihrem eigenen Versagen konfrontiert werden und von Eigentümern zur Rede gestellt werden könnten.
    Zu außerordentlichen Eigentümerversammlungen muss ebenfalls ein Protokoll erstellt werden und die gefassten Beschlüsse sind in die Beschlusssammlung aufzunehmen.
  • Eine außerordentliche Eigentümerversammlung ist keine Garantie dafür, dass die aus Ihrer Sicht wichtigen Beschlüsse tatsächlich gefasst werden. Ist dies nicht der Fall und sehen Sie die Prinzipien der ordnungsgemäßen Verwaltung verletzt, empfiehlt sich im Einzelfall eventuell der Weg über eine Anfechtungsklage, um die eigenen Interessen durchzusetzen.

 

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