Die Belegprüfung für eine Wohnungseigentümergemeinschaft

Die Belegprüfung für die Wohnungseigentumsgemeinschaft bedeutet Sorgfalt, Zeitaufwand und logisches Denken.

Erfahren Sie in diesem Beitrag, warum es die Belegprüfung in Wohnungseigentümergemeinschaften gibt und wer sie durchführt. Nutzen Sie die Tipps, wenn Ihre WEG Sie zum Belegprüfer und / oder zum Verwaltungsbeirat bestellt hat. Diese Informationen sind auch für alle anderen Miteigentümer hilfreich, die einen Blick in die Verwaltungsunterlagen werfen möchten oder sogar müssen!

Viele Akten erwarten die Belegprüfer im Rahmen der jährlichen Rechnungsprüfung einer WEG.
Hauptsache geordnet? Nicht immer sind akkurat erscheinende und auf den ersten Blick ordentlich geführte Aktenordner ein Garant dafür, dass die Belege der WEG sachlich und rechnerisch richtig sind. Schauen Sie bei der jährlichen Belegprüfung genauer hin!

Der Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist letztendlich ein Dienstleiter, der die zwingend zu besetzende Rolle des WEG-Verwalters gegen eine Vergütung wahrnimmt und damit die Gemeinschaft nach innen und nach außen vertritt. Eine Verwaltung des Gemeinschaftseigentums kann aber auch durch einen Miteigentümer wahrgenommen werden, was jedoch deutlich seltener in der Praxis vorkommt. In beiden Fällen muss der Verwalter namentlich durch die WEG per Beschluss bestellt werden. Eine Kernaufgabe der Verwaltung ist die Wahrnehmung der Finanzen der Wohnungseigentümergemeinschaft sowie die Sicherstellung des Werterhalts der Immobilie. Dazu erstellt der Hausverwalter einmal jährlich einen Wirtschaftsplan und fertigt für jedes Wirtschaftsjahr ebenfalls die Jahresabrechnung an.

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Eine Wohnungseigentümergemeinschaft vertraut jener Person ihre Gelder an, die sie zum Verwalter bestellt hat. Dementsprechend muss man sichergehen können, dass die Hausverwaltung seriös, transparent und wohlwollend mit den Geldern der WEG umgeht. Dazu werden die Belege einer Prüfung unterzogen. Die Aufgabe der Belegprüfung liegt üblicherweise beim Verwaltungsbeirat.

Der Verwalter nimmt Gelder der WEG entgegen und bezahlt zugleich Rechnungen, deren Empfänger die Eigentümergemeinschaft ist. So wundert es nicht, dass das Wohnungseigentumsgesetz die Belegprüfung als Kontrollmittel eingeführt hat – denn schließlich möchten die Wohnungsbesitzer vor einer Beschlussfassung und oder einer anstehenden Verwalterentlastung sichergehen können, dass alles in Bezug auf die gemeinschaftlichen Gelder seine Richtigkeit hat. Normalerweise wird die Belegprüfung, welche auch unter den Bezeichnungen „Belegeinsicht“ oder „Rechnungsprüfung“ bekannt ist, durch den Verwaltungsbeirat durchgeführt. Dies ist aber nicht immer der Fall. So kann ein Miteigentümer die Belegprüfung übernehmen, der nicht im Verwaltungsbeirat ist. Zudem sollte man nicht vergessen, dass manche Eigentümergemeinschaften gar keinen Verwaltungsbeirat haben und dass zudem jeder Wohnungsbesitzer selbst berechtigt ist, eine entsprechende Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen in den Räumen des Verwalters vorzunehmen.

Die Belegprüfung ist eine Voraussetzung zur Genehmigung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung!

Als Wohnungseigentümer sollten Sie die Grundlagen in Bezug auf den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung kennen. Nur durch eine Belegprüfung kann überprüft werden, ob die Zahlen in diesen Dokumenten überhaupt stimmen.

Schauen Sie bei der Belegprüfung Ihrer WEG auf die Details und auf die konkreten Ziffern.
Der Teufel liegt manchmal im Detail – bei der Belegprüfung der WEG-Unterlagen trifft dieses Sprichwort sicher zu. Akzeptieren Sie keine zusammenkopierten, unordentlichen Belege, die Lücken aufweisen. Die Rechnungen z.B. müssen im Original vorliegen.

Bei der Verwaltung von WEG-Eigentum wiederholen sich ein paar Dinge jährlich. So erstellt die Hausverwaltung die Jahresabrechnung (Gesamtabrechnung plus alle Einzelabrechnungen) und einen Entwurf zum Wirtschaftsplan. Der Wirtschaftsplan baut auf den Zahlen aus der Jahresabrechnung auf: Das Ziel ist es, ein passendes Hausgeld zu finden, mit dem alle Ausgaben der WEG gedeckt sind und mit dem diese der Instandhaltungsrücklage ausreichend Gelder zukommen lässt. Die Grundlage für die Jahresabrechnung bilden die Einnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft, die natürlich dokumentiert sein müssen. Dies geschieht mit einer Buchführung, die eine der Kernaufgaben der Verwaltung ist. Vollständig ist diese, wenn alle Kontoauszüge der WEG sowie alle dazugehörigen Belege vorliegen. Dies bedeutet, dass beispielsweise eine Handwerkerrechnung direkt hinter dem Kontoauszug abgeheftet ist. Für jede Buchung auf einem der WEG-Konten (Girokonto, Rücklagenkonto) muss also eine Grundlage vorliegen. Wie kann eine WEG eine Jahresabrechnung und einen Wirtschaftsplan beschließen, wenn  keine Belegprüfung durchgeführt worden ist? Dies wäre blindes Vertrauen und damit überaus fahrlässig.

Die Verwaltungsunterlagen einer WEG im Überblick: Das muss geprüft werden!

Der ein oder andere Wohnungsbesitzer mag sich wundern, aber der Umfang der Unterlagen einer WEG ist oftmals deutlich geringer als man sich dies vorstellt. Ein dünner Aktenordner kann für die Verwaltungsdokumente eines Jahres völlig ausreichen. Anbei eine Übersicht mit den wichtigsten Unterlagen einer WEG, die Sie beim Verwalter vorfinden und gründlich sichten sollten. Die Unterlagen sind tatsächlich Eigentum der WEG und werden von der Verwaltung aktualisiert, aufbewahrt und als Arbeitsgrundlage genutzt.

WEG – Verwaltungsunterlagen beinhalten mindestens:

  1. Beschlusssammlung
  2. Protokolle der Eigentümerversammlungen
  3. Kontoauszüge und Belege (Rechnungen, Stundennachweise etc.) im Original
  4. Interne und externe Korrespondenz
  5. Jahresabrechnungen (Gesamtabrechnung und Einzelabrechnungen)
  6. Verträge (z. B. für Versicherungen, Garten- und Winterdienst usw.)
  7. Teilungserklärung
  8. Übersicht der Hausgeldzahlungen aller Miteigentümer
  9. Sämtliche Unterlagen zu Versicherungsvorfällen oder weiteren Geschäftsvorfällen
  10. Gerichts- und Mahnakten und eventuelle Rückstände von Hausgeldzahlungen

Ob Sie eine stichprobenartige oder eine vollständige Prüfung der Verwaltungsunterlagen für ein Wirtschaftsjahr durchführen, ist Ihnen überlassen. Ergeben sich Unstimmigkeiten, kann eine vollständige Prüfung sinnvoll sein.

Belegprüfung – 7 wichtige Prüfpunkte in der Übersicht

  1. Sind die Gelder der WEG auf WEG-Eigenkonten (nicht (!) auf Treuhandkonten) angelegt?
  2. Sind die Kontoauszüge vollständig oder weisen diese Lücken auf? Sind sie schlimmstenfalls sogar zusammenkopiert?
  3. Liegt zu jeder Buchung ein entsprechender Beleg vor?
  4. Wurden die korrekten Verteilerschlüssel zur Aufteilung der Kosten verwendet?
  5. Sind die Rechnungen von Handwerkern und sonstigen Dienstleistern korrekt bzw. nachvollziehbar?
  6. Gibt es zu allen Entnahmen vom Rücklagenkonto einen entsprechenden Beschluss? Oder fehlen größere Beträge auf der Instandhaltungsrücklage?
  7. Wie sieht es mit den haushaltsnahen Dienstleistungen aus – wurden diese extra ausgewiesen oder bleibt die Verwaltung trotz Aufforderung untätig?

Der korrekte Aufbau einer Rechnung: Ist alles vollständig?

Bei der Belegprüfung der WEG müssen die Dokumente vollständig und im Original vorliegen.
Selbst für Belegprüfer aus einschlägigen Berufsfeldern gestaltet sich die Einsicht nicht immer einfach. Die größten Hindenisse sind dann die Informationsmengen bei größeren Eigentümergemeinschaften, Zeitdruck oder auch chaotische Dokumente, die der Verwalter präsentiert. Nicht immer sind die Rechnungen, die sich in den Unterlagen finden, per se formal korrekt gestellt.

Für die Belegprüfung kann es ebenfalls vorteilhaft sein, zu wissen wie eine Rechnung aussehen muss. Es gibt bestimmte Ansprüche an den Inhalt einer Rechnung, die auch der Verwalter kennen sollte. Somit sollten sich keine Rechnungen in den Verwaltungsunterlagen befinden, die eine Überweisung ausgelöst haben, obwohl diese formal fehlerhaft sind.

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So seht eine formal korrekte und natürlich vollständige Rechnung in den Unterlagen Ihrer WEG im besten Fall aus. Sie enthält:

  • Name und Adresse/Anschrift des Kunden in Vollständigkeit
  • Name des Rechnungsstellenden inklusive Firmensitz in richtiger und vollständiger Schreibweise
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Angabe der Steueridentifikationsnummer oder alternativ der Steuernummer des Dienstleisters
  • Angabe zu Leistungszeitraum oder Leistungsdatum bzw. Lieferdatum
  • Beschreibung der Leistung wie etwa die Arbeitsstunden oder die erbrachte Dienstleistung
  • Angabe des Umsatzsteuersatzes – was wird brutto, was wird netto berechnet? Eine Bruttorechnungssumme muss enthalten sein.
  • Gesamtbetrag sowie Einzelbetrag. Wie berechnet sich z. B. die Meisterstunde des Dachdeckers?
  • Zahlungsziel, in der Regel 30 Tage. Es gibt jedoch abweichende Regelungen, die vermerkt werden müssen.
  • Bestenfalls und insbesondere für Handwerkerrechnungen relevant: Ein Hinweis zu er Aufbewahrungspflicht.
  • Hinweis auf Skonto, sofern für die Branche üblich, wichtig jedoch auch ebenfalls der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung und die damit verbundene Befreiung von der Umsatzsteuer falls relevant.

Warum unseriöse Hausverwaltungen die Belegprüfung fürchten!

In einer sorgfältig durchgeführten Belegprüfung können viele Missstände in der Verwaltung aufgedeckt werden. Nicht selten war es ein solcher Termin, der für eine Hausverwaltung böse ausging und letztendlich zu einer Anzeige oder einer Klage führte. Dementsprechend kommen in der Praxis verschiedenste Mittel der Verschleierung zum Einsatz. Lassen Sie sich nicht hinters Licht führen!

Tricks der Verwalter während der Belegprüfung gibt es viele, von Unordnung über Zeitdruck bis hin zu gefälschten Rechnungen.
Die Tricks der Hausverwalter sind vielseitig und es wird erstaunlich viel Zeit in die Verschleierung gelegt. Das muss nicht zwingend der Fall sein, wenn man Ihnen jedoch keine Rechnungen im Original zeigt, lediglich zusammenkopierte und unvollständige Kontoauszüge, dann sollten Sie sehr genau prüfen! Beliebt sind auch Dokumente, die „im Archiv“ verschwinden.

Unseriöse Hausverwalter wissen meistens ganz genau, dass sie ihren Pflichten nicht nachgekommen sind und  / oder mit den ihnen anvertrauten Geldern nicht sorgfältig und wie vorgesehen umgegangen sind. Die Übergänge von einer schlechten Verwaltung über eine nicht ordnungsgemäße Verwaltung bis hin zum Straftatbestand der Untreue sind leider fließend und Berufe wie jene des Hausverwalters ziehen offenbar noch viel zu viele schwarze Schafe an, die nur das schnelle Geld verdienen wollen. Solchen Verwaltern passiert im Alltag meistens wenig, denn die Eigentümer zahlen ihr Hausgeld und die nächste Eigentümerversammlung steht vielleicht erst in ein paar Monaten an. Doch neben der Eigentümerversammlung ist es vor allem die Belegprüfung, die schlechte Verwalter am meisten fürchten. Es handelt sich schließlich um eine klare Prüfungssituation, in welcher der WEG-Verwalter in der Bringpflicht ist. Noch einmal: Die Verwaltungsunterlagen (z. B. Kontoauszüge, Rechnungen, Korrespondenz usw.) gehören keineswegs der Hausverwaltung, sondern der Wohnungseigentümergemeinschaft. Ein unseriöser Verwalter wird in dieser Situation hoffen, dass seine Verfehlungen nicht auffallen werden. Er kann natürlich versuchen, Ungereimtheiten zu verschleiern oder sich Ausreden vorab einfallen zu lassen, doch weiß er nicht, wie genau der oder die Belegprüfer in die Unterlagen schauen. Auch kann er schlecht abschätzen, welche Fragen ihn im Zuge des Termins zur Belegeinsicht erwarten. Weigert sich eine Hausverwaltung, Einsichtnahme in die Belege zu gewähren, können Sie fast mit absoluter Sicherheit davon ausgehen, dass Sie es mit einer unseriösen Verwaltung zu tun haben. Sie müssen dann unbedingt vorsichtig sein und ihre nächsten Handlungsschritte als Wohnungsbesitzer gut überlegen!

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Tricks und Ausreden bei der Belegprüfung.

Fallen Sie nicht auf die üblichen Methoden unseriöser Hausverwaltungen bei der Rechnungsprüfung herein!

Genauigkeit und Sorgfalt bei der Belegprüfung von Dokumenten, Rechnungen und Korrespondenz sind Pflicht.
Konzentriert unter erschwerten Bedingungen zahlreiche Ordner zu prüfen, das ist für viele Beiräte kein Vergnügen. Besonders bei sehr großen Liegenschaften muss viel Zeit eingeplant werden. Es obliegt Ihnen, ob Sie stichprobenartig oder vollständig prüfen möchten.

Fragwürdige Hausverwalter und ihre Mitarbeiter haben nicht selten viel Erfahrung darin, ihre Unfähigkeit und / oder fehlende Seriosität zu verschleiern. Die Kombination Inkompetenz, kriminelle Energie und nachlässige Rechnungsprüfung ist fatal für die Zukunft und den Bauzustand Ihrer WEG. Was passiert, wenn Handwerkerrechnungen inklusive der damit verbundenen Gewährleistung verschwinden oder von Scheinfirmen ausgestellt werden, die später nicht mehr auffindbar sind? Keine guten Aussichten! Das Thema Datenschutz wird innerhalb der WEG auch – im Vergleich zu anderen Situationen – recht lasch gehandhabt. Aufgrund der gesamtschuldnerischen Haftung der WEG ergeben sich Datenschutzauflagen lediglich gegenüber Dritten, nicht jedoch innerhalb der WEG! So sehen Sie als Eigentümer oder Belegprüfer, wer mit welchen Zahlungen im Rückstand ist: Lassen Sie sich daher nicht mit der Ausrede „Das unterliegt dem Datenschutz und Sie wissen doch, die DSGVO hat so viel verändert“ von der Prüfung der Unterlagen Ihrer WEG abhalten. Denken Sie als Belegprüfer ebenfalls daran, dass Ihr Gegenüber regelmäßig an derartigen Belegprüfungen bzw. Rechnungsprüfungen teilnimmt und schon die verschiedensten Situationen mit unterschiedlichsten Wohnungsbesitzern erlebt hat. So gibt es einige  allgemein bekannte Tricks, auf die Verwalter im Vorfeld oder während der Belegprüfung zurückgreifen. Eine Belegprüfung ist auch für Mieter ratsam, wenn die Zahlen der Mietnebenkosten zu hoch oder unplausibel erscheinen. Anbei einer Liste, die keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt.

Schlechte Hausverwaltungen sind nicht sonderlich kreativ, wenn es um die Lösung von Problemen ihrer Kunden, der Eigentümergemeinschaften, geht. Bei der Verschleierung ihrer Verstöße gegen die Prinzipien der ordnungsgemäßen Verwaltung zeigen diese aber oftmals ein Maß an Engagement, das geradezu überrascht.

Typische Tricks – Belegprüfung WEG-Verwaltungsunterlagen

  • Ihnen wird die Einsichtnahme verwehrt, etwa mit der Begründung, dass die Belegprüfung noch gar nicht anstehe und / oder dass Sie als einzelner Eigentümer nicht Belegprüfer und damit nicht berechtigt seien.
  • Man vertröstet Sie mit einem sehr späten Prüfungstermin, da man aktuell keinen Zugriff auf die Unterlagen habe, da sich die Dokumente im Archiv befinden.
  • Die Dauer der Prüfung wird sehr kurz angesetzt, damit Sie Zeitdruck im Termin verspüren.
  • Die Unterlagen werden Ihnen unordentlich überreicht, sodass Sie den Überblick verlieren.
  • Der Verwalter oder die Mitarbeiter wirken genervt und tun so, als seien Sie überkritisch bzw. ein Querulant.
  • Ihnen wird die Möglichkeit, Kopien und / oder Fotos einzelner Dokumente anzufertigen, verwehrt.
  • Sie werden verbal unter Druck gesetzt und der WEG-Verwalter sowie dessen Mitarbeiter treten mit einer bestimmten Aggressivität und Dominanz auf.
  • Es werden Ihnen keine ausgedruckten Kontoauszüge gezeigt, sondern man verweist darauf, dass man gemeinsam im Onlinebanking-Portal der Bank schauen könne.
  • Man legt Ihnen gefälschte Belege vor, die zuvor manipuliert worden sind. Das können zusammenkopierte Bankbelege sein oder einfach nur wahllos zusammengestellte Kontoausdrucke, die sich nicht in einer bestimmten Reihenfolge befinden.

Eine beliebte Verschleierungstaktik ist es, Chaos und Unordnung zu stiften. Ein Belegprüfer ohne Durchblick stellt für fragwürdige Verwalter keine wirkliche Gefahr dar. Lassen Sie sich nicht auf diese Weise aufs Glatteis führen und fordern Sie vom Verwalter einen zweiten Termin mit ordentlich sortierten Unterlagen.

Die Belegprüfung für Ihre Eigentümergemeinschaft wird am besten von mehreren Beiräten durchgeführt.
Gemeinsam die Belegprüfung durchzuführen, ist für viele Beiräte tatsächlich keine schlechte Idee. Besonders eher unerfahrene Rechnungsprüfer oder Kunden von nachlässigen Verwaltern haben dabei viele Vorteile.

Aufgrund der oben genannten Punkte kann man nur dazu raten, nicht alleine zur Belegprüfung zu gehen. Als einzelner Belegprüfer haben Sie keine Zeugen und nicht selten entsteht ein Ungleichgewicht zu Ihren Lasten, wenn der Verwalter durch seine Mitarbeiter unterstützt wird und versucht, eine sorgfältige Prüfung der Unterlagen zu verhindern. Somit kann es sinnvoll sein, wenn eine Eigentümergemeinschaft mehrere Personen mit der Belegprüfung beauftragt oder wenn Sie durch eine weitere Person (z. B. Miteigentümer, Partner, Bekannten usw.) begleitet werden. Zudem sehen vier Augen in Regel mehr als zwei. Ebenso kann man nur dazu raten, etwas zum Schreiben dabei zu haben, sodass man sich Notizen zu einzelnen Dokumenten bzw. zu den Antworten des Verwalters machen kann. Auch lassen sich im Zweifelsfall schnell Bilder mit der Smartphonekamera erstellen, wenn man Ihnen Kopien verwehren sollte.

Liegt der Verdacht von gefälschten Unterlagen vor, sollten Sie möglichst viele Beweise sichern. Beschuldigungen sollten Sie erst dann aussprechen, wenn Sie sich Ihrer Sache in juristischer und in zwischenmenschlicher Sicht sicher sind. Alles andere fällt nur auf Sie zurück und kann unangenehme Folgen haben! Daher ist es wichtig zu wissen, was Sie genau prüfen und worauf Sie achten müssen.

Beachten Sie die Hinweise und Tipps zur Belegprüfung, denn gefälschte Rechnungen und Dokumente kann man erkennen.
Manchmal wäre ein Blick in den Duden doch gut gewesen: Wer genau hinsieht, kann u.a. durch wiederkehrende Rechtschreibfehler und ständig auftauchende inkorrekte Sprachverwendung Schaden durch gefälschte Dokumente von der WEG abwenden. Es lohnt sich, bei der Belegprüfung sehr genau zu sein.

Wie oft die Fälschung von Unterlagen vorkommt, lässt sich nur schwer sagen. Ein solch gravierender Vorwurf wohl überlegt sein. Es handelt sich schließlich um einen Straftatbestand. Besonders unschön bei gefälschten Dokumenten ist der Umstand, dass man als Opfer kaum etwas dagegen tun kann und oftmals darauf reinfällt, da die heutige Technik viel ermöglicht. Trotzdem kann man sagen, dass bei Fälschungen meistens eine oder mehrere Kleinigkeiten nicht stimmen. Dies können eine fehlende oder unplausibel wirkende Rechnungsnummer oder die immer gleichen Rechtschreibfehler sein. Kommt Ihnen ein Dokument fragwürdig vor, kann man Ihnen nur empfehlen, eine Kopie oder ein Foto davon zu machen. Stellt es sich heraus, dass es durch die Hausverwaltung zu Fälschungen z. B. von Kontoauszügen kam, ist es ratsam, einen kompetenten Anwalt aufzusuchen und die weitere Vorgehensweise mit diesem abzustimmen.

Die Belegprüfung im Fazit: Überaus wichtig und ernst zu nehmen!

Ganz gleich, wie unbeliebt die Aufgabe sein mag: Mindestens ein Miteigentümer sollte unbedingt die Rolle des Belegprüfers übernehmen und sich die Unterlagen der WEG sorgfältig anschauen. Ohne, dass eine solche Prüfung bzw. Einsichtnahme durchgeführt worden ist, darf man der Jahresabrechnung und dem Wirtschaftsplan keine Zustimmung erteilen, da dies geradezu fahrlässig wäre. Guten Verwaltern ist die Belegprüfung geradezu ein Anliegen, da sie damit beweisen können, dass ordentliche Verwaltungsarbeit geleistet worden ist und dass alles seine Richtigkeit hat. Die Unterlagen sind nachvollziehbar und geordnet – und auf etwaige Fragen gibt es immer eine versierte Antwort. Fragwürdige Verwalter sehen in der Belegprüfung hingegen eine Gefahr und versuchen diese unter Umständen zu erschweren. Prüft ein Beirat die Unterlagen nicht oder nachweislich nicht richtig, ist dies sehr nachteilig für eine WEG! Eine Versicherung für Beiräte kommt bei ausgelassenen Belegprüfungen im Übrigen in der Regel nicht auf, da dies als grobe Fahrlässigkeit ausgelegt wird.

Sind Sie mit der Belegprüfung betraut worden, sollten Sie diese gut vorbereiten und sorgfältig durchführen. Entsprechende Tipps haben Sie in diesem Artikel bereits gelesen. Recherchieren Sie weiter, lesen Sie sich ein! Lassen Sie sich nicht von Ihren Fragen abbringen und nutzen Sie bei der Auswertung der einzelnen Dokumente den gesunden Menschenverstand. Hat eine Hausverwaltung etwas zu verbergen, fällt dies am ehesten bei der Einsichtnahme in die Belege auf.

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Wir wünschen Ihnen gutes Gelingen als Belegprüfer Ihrer WEG!

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