Das Protokoll der Eigentümerversammlung: Alles, was Sie als Wohnungseigentümer wissen müssen!

Alle Informationen und Tipps rund um das Protokoll einer Eigentümerversammlung im Bereich des WEG.

Die Aufgabe eines Protokollführers ist in der Regel überaus unbeliebt – so auch in Wohnungseigentümergemeinschaften. Sie können aber beruhigt sein: Das Erstellen des Protokolls einer Eigentümerversammlung fällt jedoch regelmäßig in den Zuständigkeitsbereich der Hausverwaltung.

Im Bereich der Hausverwaltung von WEG-Eigentum gibt es eine überschaubare Anzahl offizieller Dokumente, die Sie als Wohnungsbesitzer kennen sollten. Dazu gehören, neben der Teilungserklärung und der regelmäßig zu erstellenden Jahresabrechnung samt neuem Wirtschaftsplan, insbesondere die Protokolle der jeweiligen Eigentümerversammlungen. Diese Protokolle sind nicht nur für die Eigentümer von Bedeutung, sondern ebenfalls für potenzielle Käufer, die sich für eine Wohnung in einer bestimmten Wohnungseigentümergemeinschaft interessieren. In Bezug auf das Protokoll einer Eigentümerversammlung stellt sich vor allem die Frage, wann dieses den Eigentümern durch die Hausverwaltung zur Verfügung gestellt wird. Diese und weitere Punkte rund um das Protokoll werden wir in diesem Blogbeitrag praxisnah erläutern.

Wie muss das Protokoll einer Eigentümerversammlung aufgebaut sein?

Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) kennt den Begriff „Protokoll“ nicht und verwendet stattdessen in § 24 Abs. 6 Satz 1 das Wort „Niederschrift“. Es handelt sich um eine Niederschrift über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse und zentrale Diskussionspunkte. In der WEG-Praxis und insbesondere unter Eigentümern hat sich jedoch die Bezeichnung „Protokoll“ im Sprachgebrauch durchgesetzt.

Entsprechend dem WEG ist also für eine jede Eigentümerversammlung ein schriftliches Protokoll anzufertigen. Es handelt sich um ein Ergebnisprotokoll und nicht um ein Verlaufsprotokoll, sodass der Umfang überschaubar bleibt. Dabei muss das Protokoll bestimmte Informationen zur stattgefundenen Eigentümerversammlung enthalten.

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Protokoll einer Eigentümerversammlung – Inhalt

Alles, was Sie zum Inhalt des Protokolls für eine WEG-Eigentümerversammlung wissen müssen.
Was gehört in das Protokoll einer Eigentümerversammlung? Neben formalen Angaben wie Ort und Zeit der Versammlung vor allem die Abstimmungsergebnisse zu den einzelnen Beschlüssen und deren Wortlaut!
  • Bezeichnung der Wohnungseigentümergemeinschaft.
  • Namen des Versammlungsleiters sowie des Protokollführers.
  • Ort und Datum der Eigentümerversammlung.
  • Zeitangaben zu Beginn und Ende der Eigentümerversammlung.
  • Anwesende Miteigentumsanteile (stets zu aktualisieren, wenn ein Wohnungsbesitzer die Versammlung verlässt oder zwischendurch für eine Teilnahme erscheint) und Teilnehmerliste als Anhang.
  • Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung der Eigentümerversammlung.
  • Feststellung der Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung (anwesende Miteigentumsanteile und per Vollmacht vertretene Miteigentumsanteile).
  • Tagesordnungspunkte mit Beschlussanträgen sowie den Abstimmergebnissen (Anzahl Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Stimmenthaltungen).
  • Erforderliche Unterschriften.

Das konkrete Layout und Aussehen eines Protokolls variiert von Hausverwaltung zu Hausverwaltung. Das ist natürlich völlig nebensächlich, solange alle erforderlichen Informationen im Dokument enthalten sind. In dem Protokoll für eine ordentliche Eigentümerversammlung finden sich normalerweise zumindest die folgenden Tagesordnungspunkte (TOPs):

Ebenso sollte das Protokoll einer Eigentümerversammlung Einwände des Verwalters oder einzelner sowie mehrerer Miteigentümer zu einer konkreten Beschlussfassung enthalten. Man denke hier an Beschlüsse, für die eine offensichtliche Anfechtbarkeit gegeben ist oder an solche, die der WEG sehr teuer zu stehen kommen könnten.

Wer muss das Protokoll einer Eigentümerversammlung unterschreiben?

Das Protokoll einer Eigentümerversammlung muss mindestens von zwei Personen unterzeichnet werden.

Wer muss das Protokoll einer Eigentümerversammlung einer WEG unterschreiben? Antworten und Hinweise.
Das Protokoll einer Eigentümerversammlung muss mindestens von zwei Personen unterschrieben werden: Dem Versammlungsleiter (meistens der Hausverwalter) und einem Eigentümer der WEG. Besteht ein Verwaltungsbeirat, so kommt noch eine Unterschrift des Vorsitzenden oder dessen Vertreters hinzu.

Oftmals stellen sich Wohnungseigentümer die Frage nach den erforderlichen Unterschriften für das Protokoll der Eigentümerversammlung. Diese lässt sich sehr leicht beantworten:

  1. Der Versammlungsleiter.
  2. Der Vorsitzender des Verwaltungsbeirates bzw. dessen Stellvertreter (sofern ein Verwaltungsbeirat für die WEG besteht).
  3. Ein beliebiger Wohnungseigentümer.

Selbstverständlich ist durch eine dieser Personen eine Unterschrift nur dann zu leisten, wenn sie tatsächlich an der entsprechenden Eigentümerversammlung teilgenommen hat. Ebenso darf eine einzelne Person nicht zweimal in unterschiedlicher Funktion unterschreiben.

Eine Beglaubigung des Protokolls einer Eigentümerversammlung durch einen Notar ist dann zusätzlich erforderlich, wenn in der Eigentümerversammlung ein neuer Verwalter bestellt worden ist.

Bis wann muss das Protokoll einer Eigentümerversammlung bei den Wohnungseigentümern eingehen?

Welche Frist hat ein WEG-Verwalter, um das Protokoll einer Eigentümerversammlung zuzustellen.
Viele Wohnungseigentümer freuen sich über einen baldigen Erhalt des Protokolls nach einer Eigentümerversammlung. Das WEG schreibt zwar keine konkrete Frist vor, doch herrscht bei den Gerichten ein Konsens: Das Protokoll muss den Eigentümern spätestens eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist zur Verfügung stehen. Ein nicht unerhebliche Anzahl an Hausverwaltungen hat mittlerweile auf Onlineportale umgestellt. In einem solchen Fall sind die Protokolle der vergangenen Eigentümerversammlungen nur noch online einsehrbar und stehen dabei zum Download bereit. Es geht darum, den Aufwand und insbesondere die Portokosten zu vermeiden.

Diese Frage wird von Eigentümern sehr häufig gestellt – insbesondere dann, wenn die Anfechtung eines Beschlusses angedacht ist. In der Eigentümerversammlung hat man nicht immer ausreichend Zeit, um den genauen Wortlaut eines Beschlusses aufzuschreiben, der mit einer entsprechenden Mehrheit gefasst wurde. Ist man der Meinung, dass ein Beschluss gegen die Prinzipien der ordnungsgemäßen Verwaltung oder gegen eigene Rechte verstößt, so kann eine Anfechtung der richtige Weg sein, um die eigenen Interessen wahrzunehmen. Grundvoraussetzung, um über einen Anwalt fristgerecht eine Anfechtungsklage beim zuständigen Gericht einzureichen, ist also Kenntnis der genauen Formulierung des Beschlusses. Viele Wohnungseigentümer glauben, dass sie diesen nur aus dem Protokoll der Eigentümerversammlung entnehmen können, sodass die Frage nach der Zustellung des Protokolls sehr wichtig zu sein scheint. Da im WEG keine Frist für die Erstellung genannt wird, könnte man daher annehmen, dass der Verwalter unliebsame Anfechtungsklagen durch eine verzögerte Erstellung des Protokolls der letzten Eigentümerversammlung verhindern kann. Dem ist nicht so, denn zum einen hat es sich vor Gericht durchgesetzt, dass das Protokoll eine Woche vor dem Ablauf der Anfechtungsfrist vorliegen muss – und zum anderen gibt es noch die Beschlusssammlung. Letztere ist zwar weniger bekannt als das Protokoll der Eigentümerversammlung, doch ist diese sehr hilfreich, wenn man einen in der Vergangenheit gefassten Beschluss sucht. Der Hausverwalter ist nicht nur dazu verpflichtet, die Beschlusssammlung zu führen, sondern Ihnen Einsicht zu gewähren und die Möglichkeit anzubieten, kostenpflichtige Kopien zu erstellen. Natürlich können Sie den Wortlaut einzelner Beschlüsse auch notieren oder z. B. mit dem Smartphone ein Bild der entsprechenden Seite der Beschlusssammlung machen.

Die Beschlusssammlung ist ein überaus sinnvolles Dokument, dass Ihnen als Wohnungseigentümer zur Verfügung steht, wenn Sie sich über aktuelle oder frühere Beschlüsse informieren möchten.

Die Informationen in der Beschlusssammlung sind ausreichend, um eine Anfechtungsklage in die Wege zu leiten. Zudem können Sie den genauen Wortlaut des Sie störenden Beschlusses schon zeitnah einsehen, da der Hausverwalter verpflichtet ist, neue Beschlüsse unmittelbar in dieses Dokument aufzunehmen.

Wenn Eigentümer das Protokoll einer Eigentümerversammlung erstellen müssen…

Kann oder will der bestellte Hausverwalter nicht an einer außerordentlichen Eigentümerversammlung teilnehmen, obliegt der Wohnungseigentümergemeinschaft die Protokollierung sowie die Pflege der Beschlusssammlung. Dies ist mit einem nicht unerheblichen Aufwand verbunden.

Wenn eine WEG das Protokoll einer Eigentümerversammlung selber schreiben muss, weil der WEG-Verwalter verhindert ist oder sich weigert.
Leider gibt es auch Fälle, in denen eine WEG das Protokoll einer außerordentlichen Eigentümerversammlung selbst erstellen muss. Das kommt nicht selten bei unseriösen Verwaltern vor, wenn man diese loswerden möchte – und ist oftmals mit zusätzlichem Aufwand und Ärger verbunden.

Grundsätzlich ist die Erstellung des Protokolls einer Eigentümerversammlung Aufgabe der Hausverwaltung und wird meistens durch einen Mitarbeiter des bestellten Hausverwalters übernommen. Doch gibt es Situationen, in denen die Protokollführung durch einen Eigentümer der WEG erledigt werden muss. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn eine außerordentliche Eigentümerversammlung ohne den Verwalter stattfindet, oder wenn dieser sich schlichtweg weigert, das Protokoll zu führen und die Versammlung vorzeitig verlässt. So etwas kann man als klassischen Auftritt eines unseriösen Verwalters bezeichnen, welcher vor der Abberufung aus wichtigem Grund und vor der außerordentlichen Kündigung seines Verwaltervertrages steht.

Unseriöse Verwalter werden nicht gerne mit ihrem Versagen oder mit ihren Untaten konfrontiert. Gleichermaßen können sie ihre Abwahl als erniedrigend empfinden und scheuen diese Situation. Ist eine außerordentliche Eigentümerversammlung angesetzt, kann es passieren, dass ein solcher Verwalter fragwürdigen Charakters einfach nicht erscheint – und somit die Aufgaben des Versammlungsleiters sowie des Protokollführers an die Eigentümer der WEG fallen. Einen solchen Verwalter muss man schnell und dauerhaft loswerden!

Das Protokoll einer WEG-Eigentümerversammlung wird durch die zuständige Hausverwaltung erstellt und verschickt oder auf ein Onlineportal hochgeladen.
Normalerweise wird jedoch der Hausverwalter durch eine Protokollführerin oder einem Protokollführer bei der Erstellung des Protokolls unterstüzt. Manchmal werden die einzelnen Informationen schon direkt in den Rechner eingetippt, ohne den Umweg über eine handschriftliche Vorversion zu wählen. Dies spart der Hausverwaltung Zeit.

In Abhängigkeit vom Charakter des Verwalters kann dieser sich zum Ziel gesetzt haben, der Wohnungseigentümergemeinschaft, die seine Machenschaften und / oder seine nicht ordnungsgemäße Verwaltung nicht weiter tolerieren möchte, möglichst viel Schaden zuzufügen. In diesem Falle fällt die Aufgabe der Protokollerstellung den Eigentümern zu, welche sich oftmals mit den Details nicht gut auskennen und sich zunächst in das Thema einlesen müssen. Parallel zum Protokoll einer außerordentlichen Eigentümerversammlung muss die Gemeinschaft natürlich auch noch die Beschlusssammlung fortschreiben, denn diese ist seit der Novellierung des Wohnungseigentumsgesetzes im Jahr 2007 (siehe auch WEG-Eigenkonto) ein verpflichtendes Verwaltungsdokument geworden.

Neben dem Verwalter kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirates sowie dessen Stellvertreter eine Eigentümerversammlung einberufen. Dieses Recht kann sehr wichtig werden, wenn ein Hausverwalter – aus welchen Gründen auch immer – seinen Pflichten nicht mehr nachkommt. Dabei muss dies nicht mal mutwillig sein. Eine längere Krankheit des Verwalters kann schon ausreichen, um die Hausverwaltung für Ihre WEG erheblich zu beeinträchtigen.

Die Beweiskraft des Protokolls einer Eigentümerversammlung.

Die Beschlusssammlung ist oftmals das bessere Dokument als das Protokoll einer Eigentümerversammlung um einen Beschluss einer WEG fristgerecht anzufechten.
Die Beweiskraft des Protokolls zu einer Eigentümerversammlung ist deutlich geringer, als viele Wohnungsbesitzer glauben. Dennoch sollte es stimmig sein und Berichtigungen sind bei Bedarf vorzunehmen. An den gefassten Beschlüssen ändern Fehler im Protokoll jedoch nichts. Wenn Sie kurzfristig eine Informationen zu einem konkreten Beschluss benötigen, um diesen beispielsweise vor Gericht anzufechten, ist die Beschlusssammlung das Dokument Ihrer Wahl. Die Hausverwaltung ist schließlich verpflichtet, dieses Dokument unmittelbar fortzuschreiben.

Bei dem Protokoll einer Eigentümerversammlung handelt es sich rechtlich gesehen um eine Privaturkunde, aus der keine gesetzlich bestimmte Beweiskraft resultiert. Aufgrund dieses speziellen Charakters ist es auch möglich, dass das Protokoll berichtigt wird, wenn ein Miteigentümer der WEG einen berechtigten Grund dafür hat und dies fordert. Ebenso sind Beschlüsse nicht per se anfechtbar, nur weil das Protokoll nicht rechtzeitig bereitgestellt wird oder weil sie versehentlich / bewusst ausgelassen worden sind.

Die Beweiskraft eines Protokolls ist aus juristischer Sicht deutlich eingeschränkter, als man dies annehmen würde. Wohnungsbesitzer können bei einem berechtigten Anliegen eine Korrektur des Protokolls beantragen.

Beispiele für eine berechtige Protokollberichtigung

  • Einer oder mehrere Beschlüsse sind im Protokoll ausgelassen worden und / oder nicht korrekt niedergeschrieben.
  • Durch das Protokoll wird ein Miteigentümer der WEG diffamiert oder beleidigt.
  • Das Protokoll ist einseitig geschrieben (z. B. nur Aufnahme solcher Beiträge von Eigentümern, die eine einseitige Meinung haben, ohne die tatsächliche Diskussion mit mehreren Perspektiven zu berücksichtigen).
  • Die Äußerung eines Wohnungsbesitzers, die für diesen verbindliche Rechte oder Pflichten auslöst, wurde nicht richtig oder gar nicht aufgenommen.

Die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse sind folglich auch ohne Protokoll gültig und entfalten daher bereits nach der Abstimmung ihre Verbindlichkeit. Der WEG-Verwalter ist zu deren Umsetzung verpflichtet, was einen wesentlichen Teil der ordnungsgemäßen Verwaltung ausmacht.

Das Protokoll der Eigentümerversammlung im Fazit!

Beim Protokoll wird auch nur mit Wasser gekocht. Wer eine Anfechtungsklage anstrebt, dem wird die Beschlusssammlung unter Umständen deutlich dienlicher sein.

Tipps und Infos sowie Hilfen zum Protokoll einer Eigentümerversammlung einer Wohnungseigentümergemeinschaft.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Protokoll einer Eigentümerversammlung ein wichtiges Dokument für die Miteigentümer eine WEG darstellt. Dennoch wird es oftmals überbewertet, da noch die Beschlusssammlung existiert und ausreichend Informationen für eine Anfechtungsklage bietet. Besonders ärgerlich ist es hinsichtlich des Protokolls einer Eigentümerversammlung jedoch dann, wenn die WEG dieses selbst erstellen muss, weil der Verwalter dieser Aufgabe nicht nachkommt.

Zu einer jeden Eigentümerversammlung – ordentlich oder außerordentlich – ist ein Protokoll zu erstellen. Diese Aufgabe wird fast immer durch die Hausverwaltung übernommen. Das WEG sieht dabei ein reines Ergebnisprotokoll vor, sodass in dem Dokument weniger in zu kleine Details abgedriftet wird. Das Protokoll einer Eigentümerversammlung muss spätestens eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist für Beschlüsse den Eigentümern der WEG zur Verfügung gestellt werden, wobei sich dieser Zeitpunkt aus der Rechtsprechung ergibt, da das Wohnungseigentumsgesetz keine konkreten Vorgaben macht. Zudem ist das Protokoll von mindestens zwei Personen zu unterzeichnen. Existiert ein Verwaltungsbeirat für die WEG, so muss der Vorsitzende oder dessen Stellvertreter diese Aufgabe einer weiteren Unterzeichnung übernehmen. Es sind dann insgesamt drei Unterschriften erforderlich. Auch, wenn viele Besitzer von Eigentumswohnungen das Thema Protokoll sehr ernst nehmen, ist festzustellen, dass dieses Dokument gar nicht so viel Beweiskraft entwickelt. Wer gegen einen unliebsamen Beschluss vorgehen muss, kann umgehend auf die Beschlusssammlung zurückgreifen, um den genauen Wortlaut für eine Anfechtungsklage zu ermitteln. Die Beschlusssammlung ist, im Gegensatz zum Protokoll, durch die Hausverwaltung unmittelbar nach einer Eigentümerversammlung zu aktualisieren bzw. fortzuschreiben.
Trotzdem sind die Protokolle der Eigentümerversammlungen für eine WEG wichtige Dokumente, um verschiedene Einzelheiten der Hausverwaltung nachzuvollziehen und sich darin einzulesen. Gerade für Kaufinteressenten sind derartige Unterlagen besonders wichtig, wenn man sich vor dem Abschluss eines Kaufvertrages umfassend informieren möchten.

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