Den Verwalter loswerden: die vorzeitige Abberufung und Kündigung

Tipps, um einen schlechten Verwalter mittels vorzeitiger Abberufung und Kündigung loszuwerden

Es gibt keine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG), die ohne einen Verwalter auskommt. Per Gesetz muss jede WEG einen Verwalter bestellt haben, der die erforderlichen Aufgaben in der Hausverwaltung wahrnimmt. Dies kann natürlich auch in Form der Selbstverwaltung passieren, wenn ein Eigentümer zum Verwalter gewählt worden ist, viel häufiger ist jedoch die Bestellung eines professionellen Verwalters. Es gibt die ganze Palette von sehr guten Verwaltern, durchschnittlichen, sehr schlechten Verwaltern und leider auch unseriöse oder gar kriminelle Verwalter. Als WEG möchte man sich vor letzteren Varianten natürlich schützen können. Ein Mittel, um einen solchen Verwalter loszuwerden, ist die Abberufung und die Kündigung des Verwaltervertrags. In diesem Zusammenhang hört man immer wieder die Formulierungen „vorzeitige Abberufung des Verwalters aus wichtigem Grund“ und „außerordentliche Kündigung“. Wir wollen Ihnen mit diesem Beitrag alle wichtigen Informationen sowie praxisnahe Tipps zur Abberufung und Kündigung des Verwalters im Bereich des WEG bereitstellen. Für Sie als Eigentümer ist es wichtig, sich in Grundzügen damit auszukennen, denn die Notwendigkeit, dieses Wissen anwenden zu müssen, kann schneller auftauchen, als man denkt. Leider nutzen viele WEG-Verwalter die Corona-Krise, um ihren Aufgaben nicht nachzukommen. Eigentümerversammlungen konnten demnach über einen längeren Zeitraum nicht stattfinden und somit wurden keine Beschlüsse gefasst, meist nicht einmal über einen Umlaufbeschluss. Das Wohnungseigentümergesetz, welches derzeit (Mai 2020) refomiert wird, soll zumindest eine vereinfachte Abberufung des Verwalters vorsehen.

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Berufung des Verwalters und Laufzeit des Verwaltervertrags

Ist man Teil einer WEG, ist ein Verwalterwechsel immer denkbar. Ein Verwalter ist stets nur für einen bestimmten Zeitraum berufen und auch ein Verwaltervertrag darf maximal für 5 Jahre abgeschlossen werden. Verwalter, die Ihnen längere Vertragslaufzeigen anbieten, sollten Sie meiden.

Wenn in der Verwaltung einer WEG alles gut geht, läuft es in der Regel wie folgt:

Der Verwaltervertrag ist die Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen Verwalter und Wohnungseigentümergemeinschaft.
Der Verwaltervertrag ist die Grundlage für die Leistungserbringung der Hausverwaltung. Dieser Vetrag kann außerordentlich gekündigt werden, wenn wichtige Gründe vorliegen.
  1. Auf einer Eigentümerversammlung wird ein Verwalter per Beschluss für einen bestimmten Zeitraum bestellt. Es wird ein Vertrag zwischen der WEG und dem Verwalter geschlossen, der genauso lange läuft wie der Bestellungszeitraum.
  2. Vor Ablauf dieses Zeitraums findet eine Eigentümerversammlung statt, mit welcher der Verwaltervertrag samt Bestellungszeitraum verlängert wird oder es kommt zu einem Verwalterwechsel, mit dem es dann wieder mit Punkt 1 weitergeht.

Mit einer neuen Verwaltung kauft man gewissermaßen die Katze im Sack. Man weiß nie, ob der neue Verwalter alle Versprechungen an die WEG einhalten wird und wie gut dieser wirklich arbeiten wird. Es sollte im Eigeninteresse einer WEG sein, eine gute Hausverwaltung zu behalten und einen schlechten Verwalter loszuwerden.

So kann es für Jahre weitergehen, sodass manche WEGs teilweise über 20 Jahre vom gleichen Verwalter betreut werden – und es keinen Grund gibt, daran etwas zu ändern. Leider kommt es in der Praxis jedoch vor, dass noch viel zu viele Hausverwaltungen schlecht und unseriös arbeiten. Dies liegt vor allem daran, dass es keine Qualitätsstandards gibt und keine Aussichtsbehörde existiert, die schwarzen Schafen die Zulassung entziehen könnte. Somit kann man als WEG leider auch an einen inkompetenten oder vielleicht sogar kriminellen Verwalter geraten, der es nur auf das Geld der Gemeinschaft abgesehen hat. In der Kundenakquise kann sich manch ein schlechter Verwalter als besonders kompetent und kundennah darstellen. Für genau solche Fälle bietet das Gesetz die Möglichkeit, einen Verwalter vorzeitig abzuberufen und den Vertrag außerordentlich zu kündigen. Hiermit steht Ihnen und der WEG ein wirksames Hilfsmittel zur Verfügung, um einen unseriösen Verwalter loszuwerden.

Mit der Abberufung eines Verwalters wird diesem nicht automatisch der Vertrag gekündigt!

Eine WEG hat ein starkes Eigeninteresse daran, einen schlechten Verwalter loszuwerden.
Schlechte Verwalter kann man zum Glück als WEG loswerden, wenn ein wichtiger Grund vorliegt.

Bevor wir darauf eingehen, wann man einen Verwalter vorzeitig abberufen und kündigen kann, müssen wir zunächst klären, was unter der Abberufung und der Kündigung zu verstehen ist. Es handelt es um zwei unterschiedliche Vorgänge, die man leicht durcheinander bringen kann. Mit der Abberufung eines Verwalters wird dieser von der Verwaltung der WEG entbunden. Mit der Kündigung wird der einst zwischen der WEG und dem Verwalter geschlossene Vertrag beendet. Mit dieser Trennung entsteht ein mögliches Fettnäpfchen, in das schlecht informierte WEGs geraten könnte: Der Verwalter wird abberufen, man vergisst jedoch, gleichzeitig den Vertrag außerordentlich zu kündigen. Dies würde bedeuten, dass man zwar den Verwalter los ist, ihn jedoch weiter bis zum Ende des Vertragszeitraumes bezahlen muss. Dabei gilt es auch zu bedenken, dass man einen neuen Verwalter bestellen muss, der ebenfalls von der WEG zu vergüten ist. Da würde man sich als Eigentümer doppelt ärgern. Im Fazit sollte also immer ein Beschluss gefasst werden, der die vorzeitige Abberufung und die außerordentliche Kündigung mit sofortiger Wirkung gemeinsam regelt. Ebenso sind ein paar Formalien zu beachten, damit alles glatt läuft.

Wie so oft im Bereich der Verwaltung von WEG-Eigentum müssen Sie diverse Formalien einhalten, wenn Sie beabsichtigen, einen Verwalter durch die WEG abberufen und diesem kündigen zu lassen.

Formalien zur Abberufung / Kündigung

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Bevor eine WEG einen Beschluss fasst, um ihren Verwalter vorzeitig abzuberufen und den Verwaltervertrag außerordentlich zu kündigen, muss man sich sicher sein, dass wirklich ein wichtiger Grund vorliegt. Ist dies nicht der Fall, könnte sich ein Verwalter juristisch zur Wehr setzen.
  • Sollte eine WEG von einem Grund erfahren, der eine vorzeitige Abberufung und Kündigung rechtfertigt, müssen Sie zeitnah handeln. Unterbleibt dies, kann der Verwalter einen solchen Beschluss erfolgreich anfechten. Nach einem Gerichtsurteil bleiben hierfür zwei Monate Zeit.
  • Der Verwalter muss von seiner Abberufung und der Kündigung des Vertrages erfahren. Dies muss nachweislich passieren. Nimmt er nicht an der Eigentümerversammlung teil, mit welcher der entsprechende Beschluss gefasst wird, muss ihm dies nachträglich mitgeteilt werden (schriftlich).
  • Im Beschluss sollte auch noch diejenige/n Person/en benannt werden, die im Auftrag der WEG dem Verwalter die Abberufung und die Kündigung des Verwaltervertrags.
  • Die Zustellung des Schreibens an den Verwalter sollte per Einschreiben gegen Zustellnachweis erfolgen. Am besten verfasst man parallel eine E-Mail, mit der man eine PDF des unterzeichneten Schreibens an den Verwalter übersendet. Am besten sollten Sie auch das Protokoll der Eigentümerversammlung mitschicken, wenn die WEG dies erstellt hat. So kann der Verwalter nicht behaupten, er habe nichts erhalten.
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Wann kann ein Verwalter vorzeitig abberufen und gekündigt werden?

Eine vorzeitige Abberufung und außerordentliche Kündigung des Verwaltervertrages ist nur möglich, wenn ein wichtiger Grund vorliegt. Dass Sie den Verwalter einfach nicht mögen oder dieser beispielsweise neuerdings komisch wirkt und Sie nicht gegrüßt hat, ist kein wichtiger Grund – grobe Pflichtverletzungen hingegen schon.

Damit ein solches Vorhaben erfolgreich umgesetzt werden kann, muss ein wichtiger Grund vorliegen. Ein solcher liegt vor, wenn der WEG eine Fortführung der Zusammenarbeit mit dem Verwalter nicht mehr zugemutet werden kann und / oder wenn das Vertrauensverhältnis gestört ist. Wichtige Gründe können vielfältig sein und sind ziemlich genau definiert, sodass hier wenig Interpretationsspielraum vorliegt. Nachfolgend eine Aufzählung einiger typischer Gründe, mit denen Sie einen unliebsamen Verwalter loswerden können.

Es liegt im Eigeninteresse einer jeden WEG, einen schlechten Verwalter möglichst schnell und unkompliziert loszuwerden.

Übersicht – Wichtige Gründe Abberufung / Kündigung

Manche Verwalter muss man als Eigentümergemeinschaft so schnell wie möglich loswerden.
Manchmal reicht es einfach. Liegt bei Ihnen in der WEG ein wichtiger Grund vor, ist es fast immer empfehlenswert, so schnell wie möglich einen Abberufungs- und Kündigungsbeschluss herbeizuführen. Dies kann aufwendig und ärgerlich sein, schützt die WEG jedoch vor weiterem Schaden.
  • Veruntreuung von Geldern der WEG (z. B. Gelder auf dem Girokonto, Instandhaltungsrücklage). Umgangssprachlich verwenden viele Menschen dafür den Begriff „Unterschlagung“, was jedoch nicht korrekt ist.
  • Bevorzugung bestimmter Dienstleister durch den Verwalter bei der Auftragsvergabe gegen Bezahlung (Vorteilsnahme).
  • Nutzung von Konten des Verwalters oder Treuhandkonten, um die Gelder der WEG zu verwalten, obwohl die ordnungsgemäße Verwaltung WEG-Eigenkonten vorschreibt.
  • Beschlüsse werden durch die Hausverwaltung nicht umgesetzt.
  • Kein Führen und / oder Fortschreibung der Beschlusssammlung.
  • Fristüberschreitung bei der Erstellung der Jahresabrechnung.
  • Nichteinberufung von Eigentümerversammlungen.
  • Beleidigung und / oder Bedrohung von Eigentümern durch den Verwalter.
  • Vorzeitiger Abbruch von Eigentümerversammlungen.
  • Erhalt von Provisionen für die Vermittlung von Versicherungen an die WEG, ohne diese darüber in Kenntnis zu setzen.
  • Insolvenz und Zahlungsunfähigkeit des Verwalters.

Abberufung und Kündigung des Verwalters: aus der Praxis…

Leiten Sie die richtigen Schritte als Eigentümer und Verwaltungsbeirat ein, um den Verwalter loszuwerden.
Ein einwandfreies Vorgehen seitens der WEG ist erforderlich, damit sie einen Verwalter erfolgreich los wird.

Wenn es in einer WEG um diese Themen geht, ist die Stimmung meistens sehr angespannt – schließlich ist das Vertrauensverhältnis zwischen der Eigentümergemeinschaft und dem Verwalter gestört. Eine weitere Zusammenarbeit ist nicht mehr zumutbar. Bei unseriösen Verwaltern müssen Sie davon ausgehen, dass diese nicht mehr kooperieren und versuchen, der WEG möglichst viele Steine in den Weg zu legen. Solche Verwalter wollen möglichst lange Geld verdienen und ertragen es auf der menschlichen Ebene meist nicht, dass man sie sozusagen herauswirft.

Unseriöse Verwalter versuchen mit allen Mitteln, den Beschluss zu ihrer Abberufung und zur Kündigung ihres Verwaltervertrages zu verhindern. Ein kompetenter und engagierter Beirat ist hier sehr wichtig, um die Situation zu bereinigen.

Mögliche Reaktionen des Verwalters bei Versuchen der WEG, ihn loszuwerden

Ärger mit der vorzeitigen Abberufung und Kündigung des Verwalters der WEG.
Bei unseriösen Verwaltern können Sie damit rechnen, dass diese versuchen werden, Ihnen das Leben schwer zu machen, wenn es um die Abberufung und Kündigung geht. Lassen Sie sich als Miteigentümer der WEG davon nicht beeindrucken und bleiben Sie stets unnachgiebig, aber sachlich.
  • Der Verwalter beruft trotz Aufforderung ausreichender Eigentümer keine außerordentliche Eigentümerversammlung ein oder erscheint nicht zur ordentlichen Eigentümerversammlung, auf der er abberufen und ihm gekündigt werden soll.
  • Der Verwalter verlässt die Eigentümerversammlung noch bevor die entsprechenden Tagesordnungspunkte besprochen werden.
  • In der Eigentümerversammlung fällt der Verwalter durch aggressives Verhalten auf, brüllt kritische Eigentümer nieder und droht der WEG mit rechtlichen Konsequenzen.
  • Der Verwalter besteht darauf, dass er der WEG kündigt und nicht anders herum.
  • Die Hausverwaltung leugnet den Erhalt des Schreibens, mit dem der Verwalter über seine Abberufung und die Kündigung des Vertrags informiert wird.
  • Sollte die WEG über keinen Verwaltungsbeirat verfügen, versucht der Verwalter den Beschluss zur Wahl eines Beirats zu verhindern, um die WEG im Anschluss an seine Abberufung handlungsunfähig zu machen.
  • Der Verwalter klagt gegen die Abberufung und die Kündigung.

Die schwarzen Schafe unter den Verwaltern hinterlassen gerne „verbrannte Erde“, wenn sie aus einem wichtigen Grund vorzeitig abberufen worden und es zur Kündigung des Verwaltervertrages gekommen ist. Offenbar ist das Selbstbild, welches untätige und unseriöse WEG-Verwalter von sich selbst haben, nicht ganz unwichtig und weicht von der Fremdwahrnehmung stark ab. Sie müssen daher mit unschönen Szenen und viel Ärger rechnen.

Tipps, um einen schlechten Verwalter loszuwerden

Tipps und Hilfe im Überblick, um einen WEG Verwalter loszuwerden.
Die Möglichkeit zur vorzeitigen Abberufung und Kündigung des Verwalters kann ein sehr wirksames Mittel sein, um eine schlechte Hausverwaltung zu beenden.

Wenn Sie oder andere Miteigentümer der WEG der Meinung sind, dass ein Verwalter eine Verfehlung begangen hat, die eine vorzeitige Abberufung und Kündigung rechtfertigt, sollten Sie Ihr Vorhaben mit Bedacht angehen. Sie sollten sicher sein, dass der Grund für eine solche Maßnahme ausreicht und ob Sie bereits mehrere Verwalter zur Alternative hätten, die gegebenenfalls vorgestellt werden könnten. Oft kommt es vor, dass zahlreiche gravierende Pflichtverletzungen zusammen eintreten. Zudem sollten Sie abschätzen, wie erfolgreich Sie mit Ihrem Ziel in der WEG sind. Unseriöse Verwalter haben schließlich oftmals willfährige Verwaltungsbeiräte installiert oder haben ihre „Lieblinge“ unter den Eigentümern, die sich von dem Verhältnis eine Machtbasis in der WEG versprechen. Solche inkompetenten Beiräte und Miteigentümer könnten in einer WEG Stimmung gegen Sie machen und zusammen mit dem Verwalter versuchen, eine entsprechende Beschlussfassung zu verhindern. Kommt es zu keinem Mehrheitsbeschluss in Ihrem Sinne, haben Sie noch die Option, einen Fachanwalt für WEG-Recht aufzusuchen und prüfen zu lassen, ob eine Anfechtungsklage ausreichende Erfolgsaussichten bietet. Unterschätzen Sie die Gruppendynamik in der WEG nicht.

Wenn eine WEG zerstritten ist, kann die vorzeitige Abberufung eines Verwaltung wegen eines wichtigen Grundes zusammen mit der Kündigung des Verwaltervertrages eine richtige Herausforderung werden. Prinzipiell reicht ein Mehrheitsbeschluss, aber Sie wissen nie, wie die anderen Eigentümer abstimmen werden. Als letztes Mittel steht Ihnen immer der Weg über eine Anfechtungsklage offen. Diese ist jedoch auch mit möglichen Kosten und einem Risiko verbunden.

Beispiel: Eine WEG wird durch einen unseriösen Verwalter verwaltet, der eine Gruppe von Eigentümern – darunter der Verwaltungsbeirat – bevorzugt und kritische Eigentümer missachtet. Sie persönlich stehen dem Verwalter kritisch gegenüber, denn es wurden seit drei Jahren keine Beschlüsse umgesetzt und sämtliche Reparaturmaßnahmen aufgeschoben. Sie werden in einer Eigentümerversammlung vom Verwalter beleidigt und ihnen wird das Wort entzogen, weil Sie Kritik an der Arbeit der Hausverwaltung geübt haben. Die Eigentümer lehnen Ihren Beschlussantrag ab. Auch, wenn die anderen Eigentümer den Verwalter behalten möchten, müssen Sie dieses Verhalten nicht tolerieren und könnten den Beschluss anfechten. Ihnen ist eine weitere Zusammenarbeit mit diesem Verwalter nicht zuzumuten.

Die Mittel der vorzeitigen Abberufung und Kündigung eignen sich jedoch nicht, um „Material“ gegen einen Verwalter zu sammeln, um diesen zu einem späteren gewünschten Zeitraum außerordentlich abberufen zu können. Ein faires Verhalten wäre dies ohnehin nicht und ein Gericht glaubt einem dann natürlich nicht, dass eine Zusammenarbeit mit dem Verwalter nicht mehr zumutbar ist, wenn man mehrere Monate stillgehalten hat.

7 Tipps zur vorzeitigen Abberufung und Kündigung im Überblick

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7 Tipps, um einen Verwalter per Abberufung und Kündigung loszuwerden
Wenn Sie dabei sind, einen Verwalter loszuwerden, müssen Sie sich als WEG nachtürlich um einen Nachfolger kümmern. Auf Hausverwaltung-Ratgeber.de finden Sie auch Tipps, wie Sie eine gute Hausverwaltung suchen und finden.
  1. Gehen Sie im Vorfeld einer angestrebten Abberufung und Kündigung des Verwalters auf andere Eigentümer zu und besprechen Sie die Situation.
  2. Beantragen Sie bei der Hausverwaltung die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung und beantragen Sie einen entsprechenden Tagesordnungspunkt (z. B. „Vorzeitige Abberufung des Verwalters und außerordentliche Kündigung des Verwaltervertrages mit sofortiger Wirkung“. Der Beschluss sollte also immer die Abberufung und die Kündigung enthalten. Gleichzeitig sollte ein Miteigentümer oder mehrere Miteigentümer benannt werden, welche für die Erstellung und Zustellung des Schreibens an den Verwalter zuständig sind.
  3. Sollte sich der Verwalter weigern, eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen oder verlässt dieser die Versammlung vor der Beschlussfassung, ist der Verwaltungsbeirat gefragt. Dieser kann die Leitung einer abgebrochenen Versammlung übernehmen oder im Nachgang eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen. Ein Umlaufbeschluss ist ebenfalls denkbar, wenn alle Eigentümer mitspielen.
  4. Die WEG muss sicherstellen, dass der Verwalter von der Abberufung und Kündigung erfährt. Nachweisbar ist die Zustellung eines entsprechenden Schreibens, wenn dies per Einschreiben verschickt wird. Das Einschreiben sollte gegen Einwurf und nicht gegen Unterschrift übermittelt werden. Ein unseriöser Verwalter würde ein solches Schreiben vom Postboten erst gar nicht annehmen. Sinnvoll ist es auch, das Protokoll der Eigentümerversammlung mitzuschicken, sollte der Verwalter bei der Verkündung des Beschlusses nicht anwesend gewesen sein.
  5. Rechnen Sie immer mit Widerstand seitens des Verwalters, der abberufen und dem gekündigt werden soll.
  6. Im Vorfeld eines solchen Vorhabens kann es sinnvoll sein, sich von einem Fachanwalt beraten zu lassen. Günstiger ist es, wenn sich mehrere Eigentümer die Kosten teilen. Auf WEG-Recht spezialisierte Anwälte können Ihnen Hinweise für das weitere Vorgehen geben und die Erfolgsaussichten abschätzen.
  7. Lassen Sie sich nicht vom Verwalter einschüchtern und agieren Sie immer korrekt und unangreifbar – auch, wenn Sie harte Kritik äußern und sich konsequent durchsetzen. Verhalten Sie sich als Eigentümer gegenüber dem Verwalter unverhältnismäßig, könnte dies für die WEG ein Nachteil sein, sollte es zu einem Gerichtsverfahren kommen, weil der Verwalter seine Abberufung und Kündigung anfechten will.

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