Dienstpläne benötigt man tatsächlich häufiger als gedacht. Wenn Sie eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) selbst verwalten, dann fallen einige Bereiche an: Hausmeister, Winterdienst oder Reinigungsdienste, um nur einige zu nennen, sind in WEGs häufig beschäftigt. Besonders dann, wenn es um eine größere Liegenschaft geht oder dann, wenn viele Miteigentümer nicht immer vor Ort sind, werden zahlreiche helfende Hände benötigt. Grundsätzlich stellen Dienstpläne daher sicher, dass alle Arbeitskräfte zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und eine Nachvollziehbarkeit der entsprechenden Arbeitsstunden gewährleistet wird. Das bietet allen Beteiligten Transparenz.
Inhaltsverzeichnis
Sinn und Zweck eines Dienstplans
Mit einem Diensplan wird festgelegt, wer wann wo eine Aufgabe übernimmt. In vielen Arbeitsbereichen kommt man ohne einfach nicht aus.
Mit einem Dienstplan wird das Ziel verfolgt, eine ausreichende Besetzung an Mitarbeitern zu gewährleisten. Es muss geklärt sein, wer wann wo arbeitet. Dies ist beispielsweise im Bereich von Wohneigentum besonders wichtig, wenn eine Verkehrssicherungspflicht besteht (Schneeräumung, Streuen) und Schadensersatzforderungen drohen.
Wie bereits erwähnt, sind Dienstpläne unerlässlich, wenn nachvollziehbar sein soll, wer wann wo arbeitet. Eine ausreichende Besetzung der Mitarbeiter, inklusive Urlaubs- und Krankheitszeiten lässt sich so gewährleisten. Das ist beispielsweise besonders bei Objekten wichtig, die in einem Schneegebiet liegen. So ist immer sichergestellt, dass man beispielsweise der für Immobilieneigentümer wichtigen Verkehrssicherungspflicht nachkommt – und niemand umsonst früh aufstehen muss oder doppelt eingeplant wird. So kann ein Dienstplan unabhängig von der Branche und dem konkreten Einsatzgebiet für eine optimale Zeit- und Personalplanung sorgen. Gerade dann, wenn es sich um eine größere WEG handelt, die selbstverwaltet wird, gibt es viele Helfende, die sich darum kümmern, dass das Gemeinschaftseigentum im Wert erhalten bleibt (siehe Erhaltungsrücklage). Mit einem Dienstplan kann einfach festgelegt werden, zu welchen Zeiten und wo gearbeitet wird. In Urlaubs- und Krankheitszeiten droht so mit einem gut verwalteten Dienstplan keine Personalknappheit. Ebenso bildet ein Dienstplan den verbindlichen Arbeitszeitnachweis und die Grundlage für die Lohnabrechnung.
Was für den Dienstplan wichtig ist
Bei der Erstellung eines Dienstplans muss man darauf achten, dass dieser gegen keine arbeitsrechtlichen Vorschriften verstößt. Das betrifft insbesondere Rahmenbedingungen wie Höchstarbeitszeiten oder Ruhepausen.
Bei der Erstellung eines Dienstplans sollte darauf geachtet werden, dass dieser nachvollziehbar konzipiert wird. Auch sollten Änderungen, die nachträglich eingepflegt wurden, als solche gekennzeichnet sein. Bestimmungen zu Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen oder zu gewissen Gruppen (beispielsweise minderjährige Auszubildende) sind bei der Dienstplanerstellung unumgänglich. Mit einem Dienstplan lassen sich Tages- und Nachtschichten effizient planen – so wird sichergestellt, dass eine Einsatzbereichtschaft rund um die Uhr sichergestellt ist.
Der Rahmendienstplan – ein stabiles Gerüst
Beim Rahmendienstplan – der auch Rollplan oder Grunddienstplan genannt wird – handelt es sich um Dokument, mit dem über einen langen Zeitraum (Wochen / Monate) die Einteilung für eine gesamte Woche erfolgt.
Mit einem Rahmendienstplan schafft man Klarheit über einen längeren Zeitraum hinweg. Meistens geht es um Wochen oder Monate. Der Rahmendienstplan baut auf die Planung für eine gesamte Woche auf.
Um die Einteilung von Personal zu erleichtern, hat sich die Verwendung eines Rahmendienstplans bewährt. Wenn man sich die verschiedenen Arten von Dienstplänen ansieht, gibt es unterschiedliche Varianten und Bezeichnungen. Häufig handelt es sich um einen Rahmendienstplan, der auch Rollplan oder Grunddienstplan genannt werden. Unabhängig von der Bezeichnung schafft ein solcher Dienstplan die Basis für eine gesamte Woche. Die darin enthaltenen Angaben schaffen eine Struktur für mehrere Wochen oder Monate. Wochenarbeitszeit, Stärke der Besetzung und die Einteilung in Schichten werden über einen Rahmendienstplan geregelt. All dies ist natürlich in Abhängigkeit von der spezifischen Branche und dem Arbeitsumfeld zu sehen. In einen Dienstplan spielen viele Faktoren hinein, unter anderem auch gesetzliche Vorgaben wie etwa Pausenzeiten und Schichtlänge, betriebliche Besonderheiten oder persönliche Aspekte. Auch die überall recht knappe Personaldichte in einigen Berufszweigen macht einen guten Rahmendienstplan unerlässlich.
Die Dienstplanauswertung – Abweichungen erfassen
Kommt es zu Abweichungen vom Dienstplan, sollten diese unbedingt erfasst werden. Am besten nutzt man hierfür ein Arbeitszeiterfassungssystem, da es bei händisch berechneten Abweichungen mitunter zu Fehlern.
Ist der im Dienstplan notierte Zeitraum, also beispielsweise die Woche oder der Monat, abgelaufen, sollten die Abweichungen erfasst werden. Dazu gehören zum Beispiel die Differenzen zwischen den Soll- und Ist-Arbeitszeiten. Am einfachsten ist in diesem Zusammenhang die automatische Dienstplanauswertung via Software. Alle händisch berechneten Abweichungen sind anfällig für Ungenauigkeiten, daher sind Arbeitszeiterfassungssysteme entsprechend beliebt, bei kleinen Unternehmen wie beispielsweise Hausmeisterdiensten in WEGs aber oft nicht gelebte Praxis. Inzwischen gibt es unterschiedliche Software, welche für diverse Einsatzgebiete und Ansprüche in der Personalplanung bzw. der Dienstplanerstellung infrage kommt.
Kostenlose Muster für Dienstpläne zum Download (Word / PDF / Excel)
Nutzen Sie das Angebot an kostenlosen Vorlagen auf Hausverwaltung-Ratgeber.de, um eine passende Grundlage für einen Dienstplan zu finden.
Je nach Branche, Einsatzbereich und anderen Parametern kann ein Dienstplan ganz anders aussehen. Am einfachsten ist es daher, auf übersichtliche Dienstplanvorlagen bzw. -templates zurückzugreifen, die leicht angepasst werden können. Gut bewährt haben sich Dienstpläne in MS Excel, denn Excel-Tabellen sind für schnelle Erweiterungen bestens geeignet. Hier finden Sie kostenlose Muster für Dienstpläne zum Download. Wochen- und Monatspläne in MS Excel sind ebenso dabei wie MS Word-Dateien, die ebenfalls eine schnelle Anpassung erlauben. Ein Dienstplan im PDF-Format hingegen kann am schnell ausgedruckt und händisch ausgefüllt werden.
Was ist bei einer Dienstplanerstellung zu berücksichtigen?
Bei der Erstellung eines Dienstplans sind Vollständigkeit, Aktualität der Angaben sowie die Zugänglichkeit wichtig. Ebenso beachtet werden sollten gesetzliche Vorgaben wie jene zum Datenschutz sowie betriebliche Ziele, um alle Beteiligten zu berücksichtigen. Kostenlose Dienstplan-Vorlagen
Wie erstellt man einen Dienstplan?
Unter Berücksichtigung der Zeiten, der Einsatzbereiche und -orte sowie der einzusetzenden Personen wird ein Dienstplan via Excel, Word erstellt oder z. B. auch händisch in eine Liste eingetragen. Die Daten sind aktuell zu halten und Informationen rund um Urlaub, Ruhezeiten und gesetzliche Bestimmungen zu beachten. Tipps zum Dienstplan
Welchen Zweck hat ein Dienstplan?
Ein Dienstplan regelt, welcher Mitarbeiter wann und wo arbeitet. Auch dient ein Dienstplan als Nachweis für die Arbeitszeit und wird für die Lohnabrechnung herangezogen. So wird eine optimale Personalplanung sichergestellt. Kostenlose Vorlagen für einen Dienstplan
Was ist ein Rahmendienstplan?
Ein Rahmendienstplan, auch Rollplan oder Grundplan genannt, ist ein Dokument für die Schichtplanung. Die konkreten Arbeitszeiten, Arbeitsorte und die eingeteilten Mitarbeiter werden dort für eine Woche oder für einen Monat festgelegt. Tipps und kostenlose Muster
Lisa Bönemann hat über mehrere Jahre hinweg als Eigentümerin die verschiedensten Hausverwaltungen kennengelernt: engagierte und kompetente Verwaltungen sowie leider auch weniger gute, bei denen die Post monatelang auflief. In dieser Zeit hat sie sich intensiv in das Thema Hausverwaltung einarbeiten müssen und festgestellt, dass es im Internet nur wenig Informationen für Wohnungseigentümer gibt. Um dies zu ändern, hat sie das Portal Hausverwaltung-Ratgeber.de gegründet.
