Der Verwaltungsbeirat: Aufgaben und Pflichten!

Für die Hausverwaltung von WEG-Eigentum gibt es im Wesentlichen drei wichtige Organe, denen allen eine besondere Bedeutung zukommt. Dazu gehört, neben dem Hausverwalter und der Eigentümerversammlung, auch der sogenannte Verwaltungsbeirat. Dieser ist zwar gemäß dem BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) kein eigentliches Organ, doch reicht es für unsere Zwecke, ihn als solches zu bezeichnen. Viele Wohnungseigentümer wissen zwar, dass es einen Verwaltungsbeirat für das Gemeinschaftseigentum gibt und kennen dessen Mitglieder oftmals auch persönlich, doch mit den konkreten Aufgaben oder Rechten und Pflichten sind nur die wenigsten Wohnungseigentümer wirklich gut vertraut. Dabei darf man die Funktion des Verwaltungsbeirats nicht ganz vernachlässigen, denn er ist in der Lage, sowohl in überaus positiver wie auch in negativer Weise die Verwaltung der Immobilie zu beeinflussen. Nicht selten ist es auch so, dass der Verwaltungsbeirat sich seiner Rolle ebenfalls nicht in Gänze bewusst ist und Entscheidungen trifft, die mitunter große Auswirkungen haben können. Um hinsichtlich des Verwaltungsbeirates Licht ins Dunkle zu bringen, schauen wir uns in diesem Artikel alles wichtige rund um dessen Aufgaben und Pflichten aus einer praxisnahen Sicht an.

In der Praxis wird die Bedeutung des Verwaltungsbeirates oftmals unterschätzt, während einige Beiräte ihre Position hingegen eindeutig falsch verstehen und für sich entsprechende Rechte ableiten. Erfahren Sie, worum ein Verwaltungsbeirat eine sinnvolle Institution sein kann und was zu dessen Aufgaben und Pflichten gehört.

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Die Infografik zu den Aufgaben und Pflichten eines Verwaltungsbeirates

Wozu gibt es einen Verwaltungsbeirat in Wohnungseigentümergemeinschaften?

Der Verwaltungsbeirat bekommt mit dem neuen WEG 2020 eine gestärkte Funktion dahingehend, dass er die WEG-Verwaltung überwacht. In  § 29 Abs. 2 des neuen WEG (WEMoG) erfahren wir: Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. Der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung sollen, bevor die Beschlüsse nach § 28 Absatz 1 Satz 1 und Absatz 2 Satz 1 gefasst werden, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden.

Der Verwaltungsbeirat, den man auch oftmals einfach nur als Beirat bezeichnet, ist ein Mittel, mit dem die Wohnungseigentümergemeinschaft also an der Verwaltung ihres Gemeinschaftseigentums mitwirken kann. Während die Eigentümerversammlung meistens nur einmal pro Jahr einberufen wird, um Beschlüsse zu fassen, ist der WEG-Verwalter mit der Umsetzung dieser Beschlüsse und mit dem Tagesgeschäft (z. B. der Begleichung von Rechnungen) betraut. Nur über den Verwaltungsbeirat hat die Eigentümergemeinschaft also die Möglichkeit, an der Hausverwaltung zu partizipieren. Nach dem neuen WEG, genauer gesagt ab Dezember 2020, haben sich die konkreten Aufgaben und Zuständigkeiten für Beiratsmitglieder insgesamt ein wenig verändert: Nach wie vor ist der  Beirat für die Unterstützungsaufgaben hinsichtlich der Amtsführung der Verwaltung tätig ( § 29 Abs. 2 S. 1 WEG). Seine bisherige Kontrollfunktion ist im WEG in § 29 Abs. 2 S. 2 WEG-E in erster Linie auf Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung begrenzt, sodass die Prüfung von Rechnungen und Kostenvoranschlägen herausfällt. Für den Ausgleich sorgt aber die Erweiterung der Kompetenzen dahingehend, dass Verwaltungsbeiräte die WEG-Verwaltung nun auch überwachen dürfen (§ 29 Abs. 2 WEG n.F.) Hierdurch obliegt dem Verwaltungsbeirat eine wichtige Kontrollfunktion, um eine ordnungsgemäße Verwaltung sicherzustellen.
Noch wichtiger wird der Beirat dann, wenn ein Verwalter eine Eigentümerversammlung nicht einberufen kann oder will. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn der Verwalter schwer erkrankt ist oder wenn er sich seiner Abwahl und Kündigung entgegenstellen will. In einem solchen Fall sind der Vorsitzende des Verwaltungsbeirates und dessen Stellvertreter berechtigt, selbst eine Eigentümerversammlung einzuberufen.  Mit dem neuen § 9 b Abs. 2 WEG kommen jedoch einige Änderungen: Inzwischen vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats die Gemeinschaft gegenüber der WEG-Verwaltung. Das wird in der Praxis ganz besonders spannend, wenn es unterschiedliche Interessenslagen innerhalb der WEG gibt oder die Eigentümer geschlossen Ansprüche gegen die Verwaltung durchsetzen wollen.

Der Verwaltungsbeirat einer Wohnungseigentümergemeinschaft erfüllt insbesondere eine Kontrollfunktion, durch welche die Arbeit der Hausverwaltung besser überprüft werden kann.

Pflichten und Aufgaben des Verwaltungsbeirates im Überblick

• Prüfung von Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Rechnungen und Kostenvoranschlägen im Zuge der Vorbereitung der Eigentümerversammlung.
• Mitteilung der Prüfergebnisse auf der Eigentümerversammlung.
• Einberufung einer Eigentümerversammlung (nur durch Vorsitzenden und stellvertretenden Vorsitzenden), wenn der Verwalter verhindert ist oder sich weigert.
• Unterzeichnung des Protokolls der Eigentümerversammlung (Vorsitzender oder dessen Stellvertreter).

So sollte ein Verwaltungsbeirat für eine WEG aufgebaut sein.

Der § 29 Abs. 1 Satz 2 WEG, der einen dreiköpfigen Verwaltungsbeirat festlegte, ist Geschichte. Eine Anzahl ist im neuen WEG nicht mehr festgelegt. Für einen Verwaltungsbeirat sollten nach wie vor jedoch nur solche Personen gewählt werden, die fachlich wie persönlich die entsprechenden Voraussetzungen mitbringen. Mit den falschen Personen im Beirat kann eine Wohnungseigentümergemeinschaft sich selbst schaden.

Ab einer bestimmten Größe einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist die Bestellung eines Verwaltungsbeirates überaus sinnvoll. Es geht darum, dass die Miteigentümer nicht mehr selbst den Überblick über die Hausverwaltung haben können, wie dies beispielsweise bei einer WEG, die aus drei oder vier Parteien besteht. Sinnvoll ist es, natürlich nur solche Personen als Mitglieder des Verwaltungsbeirates zu wählen, die sich entweder beruflicher oder aus persönlichem Interesse heraus gut mit Verwaltungsangelegenheiten auskennen und zugleich über eine gute Kommunikation und Korrespondenz verfügen. Hier kommen vor allem Berufe wie Verwaltungsfachangestellte, Anwälte, Kaufleute oder Betriebswirte infrage.
Bedenken Sie, dass die Sichtung von Unterlagen vor allem in Abhängigkeit von der Größe des Gemeinschaftseigentums viel Zeit in Anspruch nehmen kan. Bei einer sehr großen Anlage mit mehreren Hundert Wohnungen dürfte ein Verwaltungsbeirat aus zwei Personen etwas zu klein sein, um dem aus der Tätigkeit und den Aufgaben resultierenden Aufwand gerecht zu werden. Ebenso ist es denkbar, dass eine mittelgroße Anlage keinen Beirat hat und lediglich ein Miteigentümer mit der Funktion des Rechnungsprüfers betraut wird.

Neues bringt die WEG-Reform auch bei dem Thema Nichteigentümer. Grundsätzlich kommen nur solche Personen als Mitglied des Verwaltungsbeirates infrage, die ins Grundbuch eingetragen sind und Eigentümer sind.

Was darf ein Verwaltungsbeirat nicht?

Manche Mitglieder oder auch Vorsitzende von Verwaltungsbeiräten können ihre Aufgaben und Kompetenzen unabhängig von den Beweggründen falsch auslegen und damit der gesamten WEG oder einzelnen Miteigentümern deutlich im Weg stehen. Die Ursachen für ein solches Verhalten sind von Fall zu Fall unterschiedlich. Bestenfalls handelt es schlichtweg um Unkenntnis  oder eine Verweigerung der eigentlichen Aufgaben eines Beirates. Um dieses Ehrenamt grundsätzlich attraktiver zu machen, wurde mit der WEG-Reform die Haftung für den Verwaltungsbeirat beschränkt – sofern es bei einem Ehrenamt bleibt und es nicht um eine bezahlte Aufgabe geht. Die Haftung begrenzt sich auf grobe Fahrlässigkeit und Vorsatz (§ 29 Abs. 3 WEG-neu).

Leider kommt es oft dazu, dass einzelne Beiratsmitglieder ihre Befugnisse falsch auslegen und sich selbst dadurch Vorteile verschaffen möchten. Ein dominanter, aufdringlicher und besserwisserischer Beirat kann nicht nur der gesamten Hausverwaltung schaden, sondern auch die Stimmung in einer Wohnanlage in überaus negativer Weise beeinflussen. Auch das Verhältnis zu einem kompetenten WEG-Verwalter kann durch einen inkompetenten Verwaltungsbeirat nachhaltig gestört werden.

Das darf ein Verwaltungsbeirat nicht!

• Die Bestellung und Abbestellung von Verwaltern darf nur die WEG über einen Beschluss auf der Eigentümerversammlung.
• Die Mitglieder des Verwaltungsbeirates dürfen nicht die Entlastung des Verwalters aussprechen.
• Der Verwaltungsbeirat darf Handwerkern und Dienstleistern gegenüber keine Anweisungen erteilen.
• Abnahmen von Bauarbeiten oder sonstigen Dienstleistungen obliegen nicht dem Verwaltungsbeirat.
• Der Verwaltungsbeirat darf die WEG nicht gegenüber Dritten vertreten und z. B. eigenmächtig für die WEG Verträge kündigen.
• Verträge oder Aufträge dürfen durch die Mitglieder des Verwaltungsbeirates nicht für die WEG abgeschlossen werden.
• Der Verwaltungsbeirat hat keine Befugnis, den Bewohnern der Gemeinschaftsimmobilie Anweisungen zu erteilen.
• Im Alleingang eine neue Hausverwaltung suchen und diese mit der Verwaltung der WEG betrauen.

Warum der Verwaltungsbeirat für eine gute Hausverwaltung so wichtig ist.

Über die Wahl des Verwaltungsbeirates können Sie als Miteigentümer die Geschicke der Hausverwaltung auf indirektem Wege mitgestalten. Die wichtigste Pflicht des Verwaltungsbeirates einer WEG ist jedoch die jährliche Rechnungsprüfung. Damit wird die Arbeit des Hausverwalters durch Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen und insbesondere in die Rechnungen sowie Kontoauszüge überprüft.

Der Verwaltungsbeirat ist also das richtige Vehikel, um die Arbeit des WEG-Verwalters zu überprüfen und sich zugleich an der Hausverwaltung zu beteiligen. Dies geschieht in vielen Fällen zwar indirekt, doch ein guter Verwalter wird bei wichtigeren Fragestellungen, die sich im Rahmen der Bewirtschaftung Ihrer Gemeinschaftsimmobilie ergeben, stets den Verwaltungsbeirat mit einbeziehen und diesen nach seiner Meinung fragen. Daher ist es wichtig, dass Sie nur solche Miteigentümer zum Verwaltungsbeirat wählen, welche die erforderlichen Kompetenzen für diese Aufgabe mitbringen und denen Sie vor allem vertrauen können. Ein kompetenter Verwaltungsbeirat ist der beste Schutz vor den Machenschaften unseriöser Verwalter.

Wann ein Verwaltungsbeirat zum Problem wird.

Wenn Mitglieder des Verwaltungsbeirates ihre Aufgabe falsch verstehen, kann dieser der Verwaltung des WEG-Eigentums einen klaren Schaden zufügen. In manchen Fällen ist es sogar besser, keinen Verwaltungsbeirat zu wählen, als inkompetente Miteigentümer wüten zu lassen.

Ein Verwaltungsbeirat kann dann für eine Wohnungseigentümergemeinschaft problematisch werden, wenn dessen Mitglieder ihre Aufgaben falsch auffassen und entweder zu wenig Engagement zeigen oder versuchen, ihre Position zur Ausübung von Macht nutzen. Der Verwaltungsbeirat hat vor allem die Funktion, die Leistung des Hausverwalters im Rahmen der Rechnungsprüfung einer stichhaltigen Überprüfung zu unterziehen und gleichzeitig gute Voraussetzungen für eine Eigentümerversammlung zu schaffen, mit der sich die Wohnungseigentümergemeinschaft engagiert um die Verwaltung ihrer Immobilie kümmert. Die Qualität der Arbeit des Verwaltungsbeirates einer WEG hängt von mehreren Faktoren ab:

• Ausbildung und Kenntnisse der Mitglieder des Verwaltungsbeirates.
• Von der Persönlichkeit der Mitglieder.
• Von der Zusammensetzung des Verwaltungsbeirates und möglichen Konflikten untereinander.
• Dem Verhältnis der Mitglieder des Verwaltungsbeirates zu anderen Miteigentümern und den persönlichen Interessen.
• Dem Verhältnis des Verwaltungsbeirates zum WEG-Verwalter.
• Der Zeit, welche die Mitglieder des Verwaltungsbeirates zur Wahrnehmung ihres Ehrenamtes aufbringen können oder wollen.

Ein Mitglied eines Verwaltungsbeirates hat Ihnen als Miteigentümer und Mietern gegenüber keinerlei Befugnisse. Sollte ein Teil des Verwaltungsbeirates versuchen, Ihnen Anweisungen zu erteilen, machen Sie deutlich, das Sie ein solches Verhalten nicht akzeptieren werden. Versuchen Sie dieses spätestens auf der nächsten Eigentümerversammlung anzusprechen. Herrschsüchtiges Verhalten entwickelt sich erfahrungsgemäß nicht selten schleichend.

Woran erkennt man einen schlechten Verwaltungsbeirat?

Es gibt verschiedene Hinweise, die dafür sprechen können, dass der Verwaltungsbeirat einer Wohnungseigentümergemeinschaft keine gute Arbeit leistet und dass dessen Mitglieder zur Wahrnehmung dieser Funktion ungeeignet sind:

• Mitglieder des Verwaltungsbeirates verstehen ihr Amt als Möglichkeit, um Macht gegenüber andere auszuüben (z. B. Miteigentümer, Handwerker, Dienstleister, Gästen von Miteigentümern, Verwalter), was sehr schnell in den Bereich der Schikane bzw. des Mobbings abrutschen kann. Gute Dienstleister kündigen und die Verwaltung hat Probleme, überhaupt noch Handwerker zu finden, die für diese WEG tätig sein wollen.
• Der Verwaltungsbeirat wirkt wie ein Instrument des Hausverwalters und scheint dessen Vorschläge einfach nur abzunicken (z. B. wird Suggestivfragen des Verwalters in der Eigentümerversammlung einfach nur zugestimmt: „Der Verwaltungsbeirat kann doch bestätigen, dass mit der Rechnungsprüfung alles in Ordnung war, oder?“). Rechnungen werden nicht geprüft, niemand weiß, wie viel Geld sich in der Rücklage befindet. Oder Sie erhalten Protokolle, die schlichtweg falsch sind und beispielsweise Abstimmungen und Mehrheiten nicht richtig darstellen.
• Die Mitglieder des Verwaltungsbeirates zeigen nur wenig Interesse an der Immobilie und kennen sich mit vielen Punkten rund um die Verwaltung Ihrer WEG nicht aus. Fragen seitens der Miteigentümer können kaum oder gar nicht beantwortet werden.
• Der Verwaltungsbeirat versteht sich auffallend gut mit der Hausverwaltung und es entsteht der Eindruck der Klüngelei. Es werden vielleicht teure Versicherungen verkauft oder immer unnötige Dienstleistungen, an denen alle verdienen – und die WEG zahlt.

Das macht einen guten Verwaltungsbeirat aus.

Ein guter Verwaltungsbeirat wird keine Miteigentümer von Informationen ausschließen und dessen Mitglieder werden niemals versuchen, ihre Positionen gegenüber anderen Menschen auszunutzen. Gleichzeitig wird ein solcher Verwaltungsbeirat über die Verwaltungsangelegenheit der WEG im Allgemeinen informiert sein und Fragen gerne im Sinne der Transparenz beantworten. Auch ist es das Ziel eines seriösen Beirats, trotz seiner Kontrollfunktion eine kooperative Zusammenarbeit mit dem WEG-Verwalter zu etablieren und auch in positiver Weise zu dem Verhältnis zwischen der WEG und der Hausverwaltung beizutragen. Bedenken Sie dabei, dass einer seriöser Verwalter immer bestrebt sein wird, ein hohes Maß an Transparenz zu gewährleisten und den Verwaltungsbeirat wo möglich an Entscheidungen partizipieren zu lassen.

Mit der Konstellation unseriöser Verwalter und inkompetenter Verwaltungsbeirat steht für eine Wohnungseigentümergemeinschaft viel auf dem Spiel. Gehen Ihre Vermutungen als Miteigentümer in diese Richtung, sollten Sie selbst aktiv werden und sich zunächst einen eigenen Überblick über die Verwaltungsunterlagen für Ihre WEG verschaffen. Dies ist im Rahmen der nächsten Eigentümerversammlung oder auch eines gesonderten Termins zur Wahrnehmung Ihres Rechts auf Einsichtnahme möglich.

FAQ zum Verwaltungsbeirat einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG)

Welche Aufgaben hat der Verwaltungsbeirat?

Laut Paragraf 29 WEG unterstützt der Verwaltungsbeirat den bestellten Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. Darüberhinaus gehört die Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung wie auch die Unterzeichnung von Protokollen zu Eigentümerversammlungen dazu.

Welche Rechte hat der Verwaltungsbeirat?

Der Verwaltungsbeirat einer WEG verfügt über das Recht, den Verwalter zu beraten und zwischen diesem und den Eigentümern zu vermitteln. Ebenso darf dieser die Arbeit des Verwalters überwachen und Auskünfte einholen sowie selber Eigentümerversammlungen einberufen.

Ist ein Verwaltungsbeirat Pflicht?

Es gibt für eine WEG keine Pflicht, einen Verwaltungsbeirat zu bestellen. Ein solcher ist jedoch dringend anzuraten, um eine ordnungsgemäße Verwaltung durch die Hausverwaltung sicherzustellen. Es gibt keine Pflicht, wie groß der Beirat sein muss.

Was darf ein Verwaltungsbeirat nicht?

Ein Verwaltungsbeirat darf nicht die Hausordnung missachten, Beschlüsse eigenmächtig aufheben oder umsetzen, Arbeiten am Gemeinschaftseigentum abnehmen oder Dienstleistern und Miteigentümern Anweisungen erteilen.

Wann haftet ein Verwaltungsbeirat?

Der Verwaltungsbeirat einer WEG haftet, wenn dieser durch vorsätzliches und fahrlässiges Handeln der Eigentümergemeinschaft einen Schaden zugefügt hat. Hiergegen kann man sich versichern.

Wer darf Verwaltungsbeirat sein?

Jeder Miteigentümer kann zum Verwaltungsbeirat gewählt werden. Ein Nichteigentümer darf nur dann Verwaltungsbeirat sein, wenn die Gemeinschaftsordnung oder eine Vereinbarung dies gestattet. Auch dann ist empfehlenswert, dass nur ein Miteigentümer Verwaltungsbeirat wird.

Wer wählt den Verwaltungsbeirat?

Die im Grundbuch eingetragenen Eigentümer einer WEG sind bei der Wahl des Verwaltungsbeirates wahlberechtigt. Die Wahl findet üblicherweise in der Eigentümerversammlung statt, seltener per Umlaufbeschluss. Abweichungen hiervon können mit der Gemeinschaftsordnung festgelegt werden.

Wie kann man einen Verwaltungsbeirat abwählen?

Selbstverständlich. Als WEG kann man den (unbefristet bestellten) Verwaltungsbeirat mit einer einfachen Mehrheit abwählen. Das gilt für einzelne Mitglieder als auch für alle Mitglieder des Beirats. Ein Beschluss ist erforderlich.

Der Verwaltungsbeirat im Fazit: Eine sinnvolle Institution.

Wählen Sie besser nur solche Miteigentümer in den Verwaltungsbeirat, denen Sie vertrauen können und deren Kompetenzen für die Wahrnehmung der damit verbundenen Aufgaben sprechen.

Ab einer bestimmten Größe ist es für jede WEG empfehlenswert, einen Verwaltungsbeirat zu bestellen. Dieser soll den Verwalter bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben unterstützen und erfüllt zugleich eine wichtige Funktion: Die Rechnungsprüfung. So prüfen die Mitglieder des Verwaltungsbeirates die Verwaltungsunterlagen für das Gemeinschaftseigentum und damit die Richtigkeit der Arbeit des WEG-Verwalters. Viele WEGs haben in der Vergangenheit schmerzhaft erfahren müssen, was es heißt, wenn diese Kontrollfunktion versagt. Der Verwaltungsbeirat kann zudem nach entsprechender Beschlussfassung durch die Eigentümerversammlung mit weiteren Aufgaben betraut werde, etwa im Bereich der Mitwirkung an Entscheidungen zu Instandhaltungsmaßnahmen. Während ein guter Verwaltungsbeirat zu einer ordnungsgemäßen Hausverwaltung und zu einer guten Stimmung in einer Wohnanlage beitragen kann, vermag ein inkompetenter Verwaltungsbeirat genau das Gegenteil verursachen. Prüfen Sie daher genau, wen Sie im Rahmen der Abstimmung in der Eigentümerversammlung in den Verwaltungsbeirat wählen. Gleichzeitig dürfen Sie nicht vergessen, dass Sie als Besitzer von Miteigentumsanteilen nach wie vor das Recht zur Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen haben. Weitere Themen rund um den Verwaltungsbeirat werden wir aufgrund dessen Bedeutung auch in Zukunft regelmäßig behandeln.

Dieser Beitrag wurde am 21.02.2022 aktualisiert.

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