Der Verwaltungsbeirat: Aufgaben und Pflichten

Alle Infos rund um die Aufgaben, Pflichten und Zuständigkeiten des Verwaltungsbeirates für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG).

In der Praxis wird die Bedeutung des Verwaltungsbeirates oftmals unterschätzt, während manche Beiräte ihre Position falsch verstehen und für sich entsprechende Rechte ableiten. Erfahren Sie, worum ein Verwaltungsbeirat eine sinnvolle Institution ist und was zu dessen Aufgaben und Pflichten gehört.

Für die Hausverwaltung von WEG-Eigentum gibt es im Wesentlichen drei wichtige Organe, denen allen eine besondere Bedeutung zukommt. Dazu gehört neben dem Hausverwalter und der Eigentümerversammlung auch der sogenannte Verwaltungsbeirat. Dieser ist zwar gemäß dem BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) kein eigentliches Organ, doch reicht es für unsere Zwecke, ihn als solches zu bezeichnen. Viele Wohnungseigentümer wissen zwar, dass es einen Verwaltungsbeirat für das Gemeinschaftseigentum gibt und kennen dessen Mitglieder oftmals auch persönlich, doch mit den konkreten Aufgaben bzw. Rechten und Pflichten sind nur die wenigsten Wohnungseigentümer vertraut. Dabei darf man die Funktion des Verwaltungsbeirats nicht vernachlässigen, denn er ist in der Lage, sowohl in überaus positiver als auch in negativer die Verwaltung der Immobilie zu beinflussen. Nicht selten ist es auch so, dass der Verwaltungsbeirat sich seiner Rolle ebenfalls nicht in Gänze bewusst ist und Entscheidungen trifft, die mitunter große Auswirkungen haben können. Um hinsichtlich des Verwaltungsbeirates Licht ins Dunkel zu bringen, schauen wir uns in diesem Artikel alles wichtige rund um dessen Aufgaben und Pflichten aus einer praxisnahen Sicht an.

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Wozu gibt es einen Verwaltungsbeirat in Wohnungseigentümergemeinschaften?

Die Aufgaben und Pflichten des Verwaltungsbeirates ergeben sich aus dem WEG, wobei die Rechnungsprüfung und die Prüfung der Jahresabrechnung sowie des Wirtschaftsplan zu den Kernaufgaben bzw. -pflichten gehören.
Nur die wenigsten Wohnungseigentümer wissen, was die Rechte und Pflichten des Verwaltungsbeirates sind. Dies trifft im Übrigen auch auf Mitglieder des Verwaltungsbeirates selbst zu. Dies mag zwar unproblematisch sein, solange man durch eine gute Hausverwaltung betreut wird, doch bei einem unseriösen Verwalter kann dies zu einem echten Problem werden. Gerade ein schlechter Verwaltungsbeirat kann in einer WEG vieles vor die Wand fahren. Daher finden Sie in diesem Artikel die wichtigsten Informationen zum Verwaltungsbeirat.

Der Verwaltungsbeirat ist gemäß BGB zwar kein eigentliches Organ einer Wohnungseigentümergemeinschaft, doch kommt ihm eine wichtige Funktion im Hinblick auf die Hausverwaltung zu. Im WEG (§ 29 Abs. 2) heißt es sehr unspezifisch „Der Verwaltungsbeirat unterstützt den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben.“.

Der Verwaltungsbeirat, den man auch oftmals einfach nur als Beirat bezeichnet, ist ein Mittel, mit dem die Wohnungseigentümergemeinschaft also an der Verwaltung ihres Gemeinschaftseigentums mitwirken kann. Während die Eigentümerversammlung meistens nur einmal pro Jahr einberufen wird, um Beschlüsse zu fassen, ist der WEG-Verwalter mit der Umsetzung dieser Beschlüsse und mit dem Tagesgeschäft (z. B. der Begleichung von Rechnungen) betraut. Nur über den Verwaltungsbeirat hat die Eigentümergemeinschaft also die Möglichkeit, an der Hausverwaltung zu partizipieren, wenn es sich auch ausschließlich um eine beratende Funktion handelt. Darüber hinausgehende Kompetenzen für bestimmte Vorhaben können natürlich dem Verwaltungsbeirat per Beschluss zugestanden werden. Hier könnte es sich beispielsweise um die Auswahl eines Handwerkers für ein bestimmtes Bauvorhaben handeln, nachdem der Verwalter drei Angebote eingeholt hat. Oder der Beirat darf die Auswahl eines neuen Reinigungsdienstes treffen, ebenfalls nach Vorarbeit durch die zuständige Hausverwaltung. Die mitunter wichtigste Aufgabe eines Verwaltungsbeirates ist jedoch die jährliche Rechnungsprüfung und die Bekanntgabe des Prüfergebnisses auf der Eigentümerversammlung. Hierdurch obliegt dem Verwaltungsbeirat eine wichtige Kontrollfunktion, um eine ordnungsgemäße Verwaltung sicherzustellen.
Noch wichtiger wird der Beirat dann, wenn ein Verwalter eine Eigentümerversammlung nicht einberufen kann oder will. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn der Verwalter schwer erkrankt ist oder wenn er sich seiner Abwahl und Kündigung entgegenstellen will. In einem solchen Fall ist der Vorsitzende des Verwaltungsbeirates und dessen Stellvertreter berechtigt, selbst eine Eigentümerversammlung einzuberufen. Der Verwaltungsbeirat ist also eine Option, um die Handlungsfähigkeit einer Wohnungseigentümergemeinschaft zu sichern.

Der Verwaltungsbeirat einer Wohnungseigentümergemeinschaft erfüllt insbesondere eine Kontrollfunktion, durch welche die Arbeit der Hausverwaltung besser überprüft werden kann.

Pflichten des Verwaltungsbeirates im Überblick

Die Aufgaben und Pflichten eines Verwaltungsbeirates für eine WEG liegen vor allem in der Rechnungsprüfung und in der Unterzeichnung des Protokolls der Eigentümerversammlung.
Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ist recht unspezifisch, wenn es den Verwaltungsbeirat mit der Unterstützung des Verwalters bei dessen Aufgaben betraut. Klar hingegen ist, dass der Verwaltungsbeirat für die Rechnungsprüfung verantwortlich ist und auch das Protokoll einer Eigentümerversammlung unterzeichnet (Vorsitzender des Verwaltungsbeirates). Ein wichtiges Mittel zur jederzeitigen Gewährleistung der Handlungsfähigkeit einer Wohnungseigentümergemeinschaft besteht insbesondere in dem Recht, eine Eigentümerversammlung einzuberufen.
  • Prüfung von Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Rechnungen und Kostenvoranschlägen im Zuge der Vorbereitung der Eigentümerversammlung.
  • Mitteilung der Prüfergebnisse auf der Eigentümerversammlung.
  • Einberufung einer Eigentümerversammlung (nur durch Vorsitzenden und stellvertretenden Vorsitzenden), wenn der Verwalter verhindert ist oder sich weigert.
  • Unterzeichnung des Protokolls der Eigentümerversammlung (Vorsitzender oder dessen Stellvertreter).

So sollte ein Verwaltungsbeirat für eine WEG aufgebaut sein.

Auch, wenn § 29 Abs. 1 Satz 2 WEG eine dreiköpfigen Verwaltungsbeirat festlegt, kann individuell von dieser Regelung abgewichen werden. Für einen Verwaltungsbeirat sollten nur solche Personen gewählt werden, die fachlich wie persönlich die entsprechenden Voraussetzungen mitbringen. Mit den falschen Personen im Beirat kann eine Wohnungseigentümergemeinschaft sich selbst schaden.

Wahl des Verwaltungsbeirates in der Eigentümerversammlung.
Das Wohnungseigentumsgesetz schreibt einen Verwaltungsbeirat vor, der aus drei Miteigentümern bestehen soll. Abweichungen davon kann die Gemeinschaft mit einem entsprechenden Beschluss auf einer Eigentümerversammlung festlegen. Unabhängig davon, ob ein Verwaltungsbeirat gewählt wird oder nicht, mindestens ein Miteigentümer muss die Rechnungsprüfung für die WEG übernehmen. Für den Verwaltungsbeirat müssen Miteigentümer idenfiziert werden, die sich bereiterklären, dieses Ehrenamt zu übernehmen und die gleichzeitig über die erforderlichen Kompetenzen verfügen.

Ab einer bestimmten Größe einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist die Bestellung eines Verwaltungsbeirates überaus sinnvoll. Es geht darum, dass die Miteigentümer nicht mehr selbst den Überblick über die Hausverwaltung haben können, wie dies beispielsweise bei einer WEG, die aus drei oder vier Parteien besteht. Grundsätzlich besteht der Verwaltungsbeirat aus drei Miteigentümern, wovon einer der Vorsitzende ist und ein weiterer dessen Stellvertreter. Sinnvoll ist es natürlich nur solche Personen als Mitglieder des Verwaltungsbeirates zu wählen, die sich entweder beruflicher oder aus persönlichem Interesse heraus gut mit Verwaltungsangelegenheiten auskennen und zugleich über eine gute Kommunikation und Korrespondenz verfügen. Hier kommen vor allem Berufe wie Verwaltungsfachangestellte, Anwälte, Kaufleute oder Betriebswirte infrage.
Durch einen Mehrheitsbeschluss in einer Eigentümerversammlung kann jedoch von einem dreiköpfigen Verwaltungsbeirat abgewichen werden, was vor allem in Abhängigkeit von der Größe des Gemeinschaftseigentums steht. Bei einer sehr großen Anlage mit mehreren Hundert Wohnungen dürfte ein Verwaltungsbeirat aus drei Personen etwas zu klein sein, um dem aus der Tätigkeit resultierenden Aufwand gerecht zu werden. Ebenso ist es denkbar, dass eine mittelgroße Anlage keinen Beirat hat und lediglich ein Miteigentümer mit der Funktion des Rechnungsprüfers betraut wird.

Auch wenn es rechtlich unterschiedlich durch die Gerichte gehandhabt wird, ist es nicht empfehlenswert, einen Nichteigentümer in den Verwaltungsbeirat zu wählen. Dies kann unter Umständen zu Schwierigkeiten führen, wenn ein Miteigentümer damit nicht einverstanden ist. Grundsätzlich kommen nur solche Personen als Mitglied des Verwaltungsbeirates infrage, die ins Grundbuch eingetragen sind.

Was darf ein Verwaltungsbeirat nicht?

Was darf ein Verwaltungsbeirat, was nicht? Antworten!
Was ein Verwaltungsbeirat darf und nicht darf, ist klar geregelt. Diskussionen hierüber sind überflüssig, sofern die Eigentümerversammlung keine darüber hinausgehenden Kompetenzen beschließt. Vor allem ist zu erwähnen, dass der Verwaltungsbeirat keine Weisungsbefugnis gegenüber Miteigentümern, dem Verwalter oder externen Dienstleistern hat.

Manche Mitglieder oder auch Vorsitzende von Verwaltungsbeiräten können ihre Aufgaben und Kompetenzen unabhängig von den Beweggründen falsch auslegen und damit der gesamten WEG oder einzelnen Miteigentümern im Weg stehen. Die Ursachen für ein solches Verhalten sind vielfach. Im besten Fall handelt es schlichtweg um Unkenntnis.

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Leider kommt es oft dazu, dass einzelne Beiratsmitglieder ihre Befugnisse falsch auslegen und sich selbst dadurch Vorteile verschaffen möchten. Ein dominanter, aufdringlicher und besserwisserischer Beirat kann nicht nur der gesamten Hausverwaltung schaden, sondern auch die Stimmung in einer Wohnanlage in überaus negativer Weise beeinflussen. Auch das Verhältnis zu einem kompetenten WEG-Verwalter kann durch einen inkompetenten Verwaltungsbeirat nachhaltig gestört werden.

Das darf ein Verwaltungsbeirat nicht!

  • Die Bestellung und Abbestellung von Verwaltern darf nur die WEG über einen Beschluss auf der Eigentümerversammlung.
  • Die Mitglieder des Verwaltungsbeirates dürfen nicht die Entlastung des Verwalters aussprechen.
  • Der Verwaltungsbeirat darf Handwerkern und Dienstleistern gegenüber keine Anweisungen erteilen.
  • Abnahmen von Bauarbeiten oder sonstigen Dienstleistungen obliegen nicht dem Verwaltungsbeirat.
  • Der Verwaltungsbeirat darf die WEG nicht gegenüber Dritten vertreten.
  • Verträge oder Aufträge dürfen durch die Mitglieder des Verwaltungsbeirates nicht für die WEG abgeschlossen werden.
  • Der Verwaltungsbeirat hat keine Befugnis, den Bewohnern der Gemeinschaftsimmobilie Anweisungen zu erteilen.

Warum der Verwaltungsbeirat für eine gute Hausverwaltung so wichtig ist.

Über die Wahl des Verwaltungsbeirates können Sie als Miteigentümer die Geschicke der Hausverwaltung auf indirektem Wege mitgestalten. Die wichtigste Pflicht des Verwaltungsbeirates einer WEG ist jedoch die jährliche Rechnungsprüfung. Damit wird die Arbeit des Hausverwalters durch Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen und insbesondere in die Rechnungen sowie Kontoauszüge überprüft.

Der Verwaltungsbeirat einer WEG ist eine wichtige Institution bzw. Organ, um eine ordentliche Hausverwaltung zu gewährleisten.
Der Verwaltungsbeirat hat zwar keine Weisungsbefugnis, doch darf man dessen Bedeutung für eine ordnungsgemäße Verwaltung nicht unterschätzen. Im Zweifelsfalls darf der Verwaltungsbeirat sogar eine Eigentümerversammlung einberufen.

Der Verwaltungsbeirat ist also das richtige Vehikel, um die Arbeit des WEG-Verwalters zu überprüfen und sich zugleich an der Hausverwaltung zu beteiligen. Dies geschieht in vielen Fällen zwar indirekt, doch ein guter Verwalter wird bei wichtigeren Fragestellungen, die sich im Rahmen der Bewirtschaftung Ihrer Gemeinschaftsimmobilie ergeben, stets den Verwaltungsbeirat miteinbeziehen und diesem nach seiner Meinung fragen. Daher ist es wichtig, dass Sie nur solche Miteigentümer zum Verwaltungsbeirat wählen, welche die erforderlichen Kompetenzen für diese Aufgabe mitbringen und denen Sie vor allem vertrauen können. Ein kompetenter Verwaltungsbeirat ist der beste Schutz vor den Machenschaften unseriöser Verwalter.

Wann ein Verwaltungsbeirat zum Problem wird.

Wenn Mitglieder des Verwaltungsbeirates ihre Aufgabe falsch verstehen, kann dieser der Verwaltung des WEG-Eigentums einen klaren Schaden zufügen. In manchen Fällen ist es sogar besser, keinen Verwaltungsbeirat zu wählen als inkompetente Miteigentümer wüten zu lassen.

Ein Verwaltungsbeirat kann dann für eine Wohnungseigentümergemeinschaft problematisch werden, wenn dessen Mitglieder ihre Aufgaben falsch auffassen und entweder zu wenig Engagement zeigen oder versuchen, ihre Position zur Ausübung von Macht zu missbrauchen. Der Verwaltungsbeirat hat vor allem die Funktion, die Leistung des Hausverwalters im Rahmen der Rechnungsprüfung einer stichhaltigen Überprüfung zu unterziehen und gleichzeitig gute Voraussetzungen für eine Eigentümerversammlung zu schaffen, mit der sich die Wohnungseigentümergemeinschaft engagiert um die Verwaltung ihrer Immobilie kümmert. Die Qualität der Arbeit des Verwaltungsbeirates einer WEG hängt von mehreren Faktoren ab:

Mit einem inkompetenten Verwaltungsbeirat, der seinen Aufgaben nach Gutsherrnart nachkommt kann schnell zu einem Problem für die ordnungsgemäße Verwaltung Ihrer WEG werden.
Ist das der optimale Miteigentümer für eine Wahl in den Verwaltungsbeirat? Wohl kaum! Manche Wohnungseigentümer neigen dazu, Macht ausüben zu wollen und andere zu schikanieren. Skepsis ist manchmal angebracht – insbesondere, wenn sich ein Verwaltungsbeiratsmitglied regelmäßig „daneben benimmt“.
  • Ausbildung und persönliche Fähigkeiten der Mitglieder des Verwaltungsbeirates.
  • Die Persönlichkeit der Mitglieder.
  • Die Zusammensetzung des Verwaltungsbeirates und mögliche Konflikte untereinander.
  • Das Verhältnis der Mitglieder des Verwaltungsbeirates zu anderen Miteigentümern und die persönlichen Interessen.
  • Das Verhältnis des Verwaltungsbeirates zum WEG-Verwalter.
  • Die Zeit, welche die Mitglieder des Verwaltungsbeirates zur Wahrnehmung ihres Ehrenamtes aufbringen können oder wollen.

Ein Mitglied eines Verwaltungsbeirates hat Ihnen als Miteigentümer und Mietern gegenüber keinerlei Befugnisse. Sollte ein Teil des Verwaltungsbeirates versuchen, Ihnen Anweisungen zu erteilen, machen Sie deutlich, das Sie ein solches Verhalten nicht akzeptieren werden. Versuchen Sie dieses spätestens auf der nächsten Eigentümerversammlung anzusprechen. Herrschsüchtiges Verhalten entwickelt sich erfahrungsgemäß nicht selten schleichend.

Woran erkennt man einen schlechten Verwaltungsbeirat?

Es gibt verschiedene Hinweise, die dafür sprechen können, dass der Verwaltungsbeirat einer Wohnungseigentümergemeinschaft keine gute Arbeit leistet und dass dessen Mitglieder zur Wahrnehmung dieser Funktion ungeeignet sind:

  • Mitglieder des Verwaltungsbeirates verstehen Ihr Amt als Möglichkeit, um Macht gegenüber andere auszuüben (z. B. Miteigentümer, Handwerker, Dienstleister, Gästen von Miteigentümern, Verwalter), was sehr schnell in den Bereich der Schikane bzw. des Mobbings abrutschen kann.
  • Der Verwaltungsbeirat wirkt wie ein Instrument des Hausverwalters und scheint dessen Vorschläge einfach nur abzunicken (z. B. wird Suggestivfragen des Verwalters in der Eigentümerversammlung einfach nur zugestimmt: „Der Verwaltungsbeirat kann doch bestätigen, dass mit der Rechnungsprüfung alles in Ordnung war, oder?!“).
  • Die Mitglieder des Verwaltungsbeirates zeigen nur wenig Interesse an der Immobilie und kennen sich mit vielen Punkten rund um die Verwaltung Ihrer WEG nicht aus. Fragen seitens der Miteigentümer können kaum oder gar nicht beantwortet werden.
  • Der Verwaltungsbeirat versteht sich auffallend gut mit der Hausverwaltung und es entsteht der Eindruck der Klüngelei.

Das macht einen guten Verwaltungsbeirat aus.

Ein kompetenter Verwaltungsbeirat nimmt eine vermittelnde Rolle im Rahmen der Hausverwaltung für die WEG ein.
Ein guter Verwaltungsbeirat wird stets bestrebt sein, eine gute Zusammenarbeit zwischen den Miteigentümern und dem Hausverwalter zu fördern. Gleichzeitig ist er sich seiner Verantwortung im Rahmen der Rechnungsprüfung voll bewusst und geht dieser sorgfältig nach, ohne den Verwalter zu schikanieren.

Ein guter Verwaltungsbeirat wird keine Miteigentümer von Informationen ausschließen und dessen Mitglieder werden niemals versuchen, Ihre Positionen gegenüber anderen Menschen auszunutzen. Gleichzeitig wird ein solcher Verwaltungsbeirat über die Verwaltungsangelegenheit der WEG im Allgemeinen informiert sein und Fragen gerne beantworten. Auch ist es das Ziel eines seriösen Beirats, trotz seiner Kontrollfunktion eine kooperative Zusammenarbeit mit dem WEG-Verwalter zu etablieren und auch in positiver Weise zu dem Verhältnis zwischen der WEG und der Hausverwaltung beizutragen. Bedenken Sie dabei, dass einer seriöser Verwalter immer bestrebt sein wird, ein hohes Maß an Transparenz zu gewährleisten und den Verwaltungsbeirat wo möglich an Entscheidungen partizipieren zu lassen.

Mit der Konstellation unseriöser Verwalter und inkompetenter Verwaltungsbeirat steht für eine Wohnungseigentümergemeinschaft viel auf dem Spiel. Gehen Ihre Vermutungen als Miteigentümer in diese Richtung, sollten Sie selbst aktiv werden und sich zunächst einen eigenen Überblick über die Verwaltungsunterlagen für Ihre WEG verschaffen. Dies ist im Rahmen der nächsten Eigentümerversammlung oder auch eines gesonderten Termins zur Wahrnehmung Ihres Rechts auf Einsichtnahme möglich.

Der Verwaltungsbeirat im Fazit: Eine sinnvolle Institution.

Wählen Sie besser nur solche Miteigentümer in den Verwaltungsbeirat, denen Sie vertrauen können und deren Kompetenzen für die Wahrnehmung der damit verbundenen Aufgaben sprechen.

Tipps und Informationen zum Verwaltungsbeirat für WEGs mit Eigentumswohnungen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Gesetzgeber mit dem Verwaltungsbeirat eine überaus sinnvolle Institution für Wohnungseigentümergemeinschaften geschaffen hat. Unabhängig von Thema Verwaltungsbeirat ist es ohnehin sehr sinnvoll, dass Sie sich als Wohnungseigentümer mit den wesentlichen Grundlagen einer ordnungsgemäßen Verwaltung auskennen. Dies schafft Sicherheit und macht das Wohnen oder die Vermietung deutlich angenehmer.

Ab einer bestimmten Größe ist es für jede WEG empfehlenswert, einen Verwaltungsbeirat zu bestellen. Dieser soll den Verwalter bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben unterstützen und erfüllt zugleich eine wichtige Funktion: Die Rechnungsprüfung. So prüfen die Mitglieder des Verwaltungsbeirates die Verwaltungsunterlagen für das Gemeinschaftseigentum und damit die Richtigkeit der Arbeit des WEG-Verwalters. Der Verwaltungsbeirat kann zudem nach entsprechender Beschlussfassung durch die Eigentümerversammlung mit weiteren Aufgaben betraut werde, etwa im Bereich der Mitwirkung an Entscheidungen zu Instandhaltungsmaßnahmen. Während ein guter Verwaltungsbeirat zu einer ordnungsgemäßen Hausverwaltung und zu einer guten Stimmung in einer Wohnanlage beitragen kann, vermag ein inkompetenter Verwaltungsbeirat genau das Gegenteil zu verursachen. Prüfen Sie daher genau, wen Sie im Rahmen der Abstimmung in der Eigentümerversammlung in den Verwaltungsbeirat wählen. Gleichzeitig dürfen Sie nicht vergessen, dass Sie als Besitzer von Miteigentumsanteilen nach wie vor das Recht zur Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen haben. Weitere Themen rund um den Verwaltungsbeirat werden wir aufgrund dessen Bedeutung auch in Zukunft regelmäßig behandeln.

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