Die Beschlusssammlung: Historie einer WEG!

Die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) ist ohne das Mittel des Beschlusses nicht denkbar, denn diese setzt stets eine Handlungsfähigkeit der Gemeinschaft voraus. In Eigentümerversammlungen werden Beschlüsse gefasst, die dann durch den bestellten WEG-Verwalter umzusetzen sind. Wichtig ist somit, dass die Beschlüsse, die per Wahl zustande gekommen sind, schriftlich festgehalten werden. Dazu dient nicht nur das Protokoll der Eigentümerversammlung, das durch die Hausverwaltung zu erstellen ist, sondern auch die sogenannte Beschlusssammlung. Was Sie als Wohnungseigentümer hinsichtlich der Beschlusssammlung wissen müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Von Jahr zu Jahr werden durch eine Wohnungseigentümergemeinschaft eine steigende Anzahl an Beschlüssen gefasst oder abgeleht. Da kann es schwierig sein, einen Durchblick zu behalten. Nur wenige Kaufinteressenten und Wohnungsbesitzer wissen um die Existenz der Beschlusssammlung. Dabei bietet gerade dieses Dokument einen aktuellen Sachstand zu den Verwaltungsangelegenheiten einer WEG!

Die Pflicht zum Führen einer Beschlusssammlung

Das Führen der Beschlusssammlung, die offiziell auch „Beschluss-Sammlung“ geschrieben wird, ist nach § 24 Abs. 7 WEG (Wohnungseigentumsgesetz) Pflicht – und zwar für Beschlüsse, die nach dem 1. Juli 2007 gefasst wurden. Führt der WEG-Verwalter keine Beschlusssammlung, kann er deswegen außerordentlich abberufen und gekündigt werden. An eine Beschlusssammlung gibt es relativ konkrete Anforderungen, was den Aufbau bzw. das Einpflegen von Beschlüssen sowie weiteren Informationen angeht. Bedenken Sie dabei, dass die Beschlusssammlung viel wichtiger als die Protokolle der einzelnen Eigentümerversammlungen sind – und dass es durchaus vorkommt, dass Protokolle falsch sind. Die Grundlage für eine mögliche Anfechtungsklage sollten daher auch die Einträge in der Beschlusssammlung und nicht jene im Protokoll sein.

Das Führen der Beschlusssammlung obliegt der Hausverwaltung. Alle Eintragungen müssen zügig in die Beschlusssammlung eingearbeitet werden. Dies bedeutet, dass der WEG-Verwalter dafür in der Praxis nur eine Woche Zeit hat.

Die wichtigsten Punkte zur Beschlusssammlung im Überblick

• Eine Beschlusssammlung kann in unterschiedlicher Form geführt werden. Der Verwalter entscheidet, ob diese in schriftlicher oder elektronischer Form vorliegt. So sind Excel-Dateien denkbar oder auch Beschlusssammlungen, die mittels einer speziellen Hausverwaltungssoftware geführt werden.
• In die Beschlusssammlung einzutragen sind: Beschlüsse (angenommene und abgelehnte), Beschlüsse mittels Umlaufverfahren, Gerichtsurteile (inkl. Kostenfestsetzungsbeschlüsse) und gerichtliche Vergleiche.
• Für alle Eintragungen muss eine fortlaufende Nummerierung Verwendung finden.
• Die Beschlusssammlung muss übersichtlich und ordnungsgemäß geführt werden, wozu eine Datumsangabe für jeden Eintrag erforderlich ist.
• Wird ein Beschluss durch ein Gericht für ungültig erklärt, muss ein entsprechender Vermerk in die Beschlusssammlung aufgenommen werden.
• Läuft zu einem in die Sammlung aufgenommenen Beschluss ein Gerichtsverfahren, muss der aktuelle Stand vermerkt werden (z. B. noch nicht rechtskräftig).

Beispiel für Einträge in eine Beschlusssammlung

Beschlusssammlung der Muster-WEG

LfdNr.	Wortlaut des Beschlusses	Versammlung	Status	Verfasser
001	Der Verwalter, Hr. Unseriös, wird abberufen sowie außerordentlich und fristlos aufgrund von erheblichen Pflichtverletzungen gekündigt.	Außerordentliche Eigentümerversammlung vom 28. Juni 2015, Sportzentrum Freizeit, Musterstadt.	Angenommen.	Fr. Musterfrau, Vorsitzende des Verwaltungsbeirates. Datum, Unterschrift.
103	Die Eigentümergemeinschaft entscheidet sich, die renovierungsbedürftige Fassade in der Farbe Arizonablau zu streichen.	Ordentliche Eigentümerversammlung vom 1. April 2017, Gaststätte Zur Post, Musterstadt.	Angenommen. Angefochten mit Klage vom 10. April 2017 vor dem Amtsgericht Musterstadt (110 C 070/2017).	Hr. Seriös, Verwalter. Datum, Unterschrift.

Warum gibt es die Beschlusssammlung eigentlich?

Wenn Sie wissen möchten, was eine WEG in der Vergangenheit beschlossen hat und welche Beschlüsse noch heute eine entsprechende Relevanz haben, reicht ein Blick in die Beschlusssammlung aus, um sich einen ersten Überblick zu verschaffen. Wenn Sie eine Wohnung erwerben möchten, eine nicht unwichtige Informationsquelle!

Die Beschlusssammlung kann in Form einer Einsichtnahme durch verschiedene Personen genutzt werden. Dazu gehören natürlich die in das Grundbruch eingetragenen Eigentümer der WEG, aber auch Personen, die von diesen eine entsprechende Vollmacht erhalten haben. Darüber hinaus dürfen ebenso Personen, die ein berechtigtes Interesse nachweisen können, Einsicht in die Beschlusssammlung nehmen. Dabei handelt es sich vor allem um Kaufinteressenten, die selbstverständlich wissen möchten, ob Beschlüsse, Gerichtsurteile oder laufende Gerichtsverfahren für sie ungewünschte Folgen haben könnten, wenn Sie eine Wohnung kaufen möchten. Gerade die Beschlusssammlung stellt eine einfache Möglichkeit dar, sich einen schnellen Überblick zu verschaffen, statt zig Protokolle von Eigentümerversammlungen durcharbeiten zu müssen. Auch werden Beschlüsse nicht wie etwa die meisten Vereinbarungen in das Grundbuch eingetragen. Eine Eigentumswohnung sollte man grundsätzlich niemals kaufen, ohne sich vorher ausreichend hinsichtlich der Situation der WEG im Hinblick auf etwa Instandhaltungen oder Sanierungsmaßnahmen informiert zu haben!
Ferner steht dem bestellten WEG-Verwalter mit der Beschlusssammlung natürlich ebenfalls ein Dokument zur Verfügung, mit dem er sich im Rahmen seiner Verwaltungstätigkeiten leicht einen aktuellen Sachstand verschaffen kann. Ein Blick in die Beschlusssammlung ist zwar mit etwas mehr Arbeit verbunden, jedoch grundsätzlich eine sehr sinnvolle Angelegenheit!

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