Die Entlastung des WEG-Verwalters: Wenn unter der Jahresabrechnung ein Schlussstrich gezogen werden soll!

Die Entlastung des WEG-Verwalters ist ein Beschluss, den sich die WEG gut durch den Kopf gehen lassen sollte.

Für viele ist das Wort Entlastung positiv besetzt. Keiner trägt gerne Lasten mit sich herum, so auch nicht der WEG-Verwalter in Bezug auf die Jahresabrechnung für ein Wirtschaftsjahr. Als Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft sollten Sie jedoch wissen, was die Entlastung konkret für Sie bedeutet!

Die Entlastung ist ein Thema aus dem Bereich der Hausverwaltung, welches trotz seiner Bedeutung nur von den wenigsten Wohnungseigentümern tatsächlich richtig verstanden wird. In vielen Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) wird oftmals zu routiniert die Hand gehoben, wenn über den Tagesordnungspunkt „Entlastung des Verwalters“ in einer Eigentümerversammlung abgestimmt wird. Gleiches gilt für die Entlastung des Verwaltungsbeirates, auf die wir in einem der nächsten Artikel eingehen werden. In diesem Beitrag geht es zunächst ausschließlich um die Entlastung des WEG-Verwalters. Sie werden erfahren, was eine Entlastung konkret bedeutet, welche Folgen ein solcher Beschluss einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) haben kann – und wann es sich lohnt, dafür oder dagegen zu stimmen.

Was bedeutet die Entlastung des Verwalters einer Wohnungseigentümergemeinschaft?

Es ist wichtig zu wissen, was eine Entlastung konkret bedeutet, bevor man die eigene Hand in Zustimmung zu einem entsprechenden Beschluss zu hebt. Gut informierte Eigentümer und Verwaltungsbeiräte sind die beste Garantie gegen eine fragwürdig agierende Hausverwaltung.

Warum eine Entlastung des Verwalters in einer WEG gut überlegt sein will.
Kein Verwalter trägt gerne „Altlasten“ aus den vergangenen Wirtschaftsjahren mit sich herum. Dies ist verständlich. Dennoch sollte man als Wohnungsbesitzer nicht zu leichtfertig für die Verwalterentlastung stimmen. Die WEG verzichtet mit einer Beschlussfassung zur Entlastung auf zivilrechtliche Ansprüche. Fehler in der Verwaltung sind nicht immer sofort erkennbar und werden erst in der Zukunft zu einem Problem! Ein seriöser WEG-Verwalter wird nicht zwingend auf eine Entlastung bestehen, da er sich seiner Sache sicher ist.

Ist ein WEG-Verwalter für ein Wirtschaftsjahr entlastet worden, ist dieser nicht mehr verpflichtet, Auskünfte zu der von Ihm erstellten Jahresabrechnung inkl. aller Einzelabrechnungen zu erteilen. Viel wichtiger ist jedoch der Umstand, dass die Hausverwaltung nach einem Beschluss zur Entlastung bzw. zur Annahme der Jahresabrechnung für ihr Handeln im relevanten Wirtschaftsjahr nicht mehr haftbar gemacht werden kann. Das Stellen von Schadensersatzansprüche ist der WEG nicht mehr möglich – ganz gleich, wie berechtigt diese aus subjektiver Sicht im Nachhinein sein mögen.

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Ein Verhalten eines WEG-Verwalters, dass als eine Straftat zu werten ist, kann nicht entlastet werden. Nur von solchen Handlungen, die zivilrechtliche Auswirkungen haben könnten, kann der Verwalter durch die WEG entlastet werden.

Selbstverständlich gibt es auch hier eine Ausnahme: Ein Agieren des WEG-Verwalters, das eine Straftat darstellt, kann nicht entlastet werden. Begeht ein Hausverwalter beispielsweise den Tatbestand der Untreue, so kann die entsprechende WEG den Verwalter für den daraus resultierenden Schaden zivilrechtlich haftbar machen. Eine parallele Strafanzeige wegen des Verdachts der Untreue ist dann natürlich ebenfalls indiziert. Beide Maßnahmen sollten – wenn möglich – unter anwaltlicher Betreuung geschehen. Gleichzeitig bezieht sich die Entlastung des Verwalters ausschließlich auf alle Vorgänge rund um das Gemeinschaftseigentum der WEG. Hat der Verwalter einen Schaden an Ihrem Sondereigentum zu verantworten, steht es Ihnen trotz Entlastung offen, Schadensersatzansprüche gegen diesen geltend zu machen. Ein Beispiel wäre ein Wasserschaden, um den sich der Verwalter nicht rechtzeitig gekümmert hat. So wäre es denkbar, dass der Gemeinschaft kein dauerhafter Schaden entsteht, da das ganze Wasser in Ihre Wohnung gezogen ist. In der Praxis gibt es jedoch noch genügend weitere Beispiele, wenn es durch Unterlassen oder eine falsche Vorgehensweise des WEG-Verwalters zu Schäden am Sondereigentum oder Teileigentum kommt.

Bei einer Rechnungsprüfung besteht immer die Pflicht, sorgfältig und gewissenhaft zu prüfen. Gerade der Rechnungsprüfer muss sich seiner großen Verantwortung bei der Prüfung der Verwaltungsunterlagen für das letzte Wirtschaftsjahr bewusst sein. Seine Aussage ist im Rahmen der Abstimmung über die Entlastung des WEG-Verwalters für die Wohnungseigentümer oftmals die einzige Entscheidungsgrundlage. Werden Sie aktiv und schauen Sie bei möglichen Unklarheiten besser in die Verwaltungsunterlagen.

Mögliche Straftaten eines WEG-Verwalters können per Beschluss auf der Eigentümerversammlung nicht entlastet werden, nur zivilrechtliche Ansprüche, die aus Verstößen gegen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Verwaltung resultieren.
Straftaten sind von einer Entlastung des WEG-Verwalters nicht betroffen. Das ist auch gut so, denn man möchte sich keinen Zustand vorstellen, in welchem Untreue durch Entlastung getilgt werden kann. Bei der Verwalterentlastung geht es immer um zivilrechtliche Ansprüche der WEG, nicht um strafrechtliche.

Das bedeutet jedoch auch, dass der Gesetzgeber eine sorgfältige Prüfung voraussetzt, wenn ein Verwalter trotz beschlossener Entlastung für Vorgänge eines Wirtschaftsjahres haftbar gemacht werden soll. Eine Ausrede nach dem Motto „Das habe ich übersehen.“ oder „So genau habe ich nicht hingeschaut, aber…“ dürfte vor dem Zivilgericht keine Wirkung entfalten. Trotzdem wird von einem in Verwaltungsangelegenheiten nicht versierten Miteigentümer ein geringerer Maßstab für die Sorgfalt bei einer Rechnungsprüfung angelegt als bei einem professionellen Buchhalter oder einem Steuerberater.
Somit wird auch klar, wie wichtig die Aufgabe des Rechnungsprüfers innerhalb einer WEG ist, denn dieser spricht eine Empfehlung für oder gegen die Annahme der Jahresabrechnung bzw. der Entlastung des WEG-Verwalters. Auf den Rechnungsprüfer muss man sich verlassen können, wenn man nicht selbst die Rechnungen und Kontoauszüge für jedes Wirtschaftsjahr unter Berufung auf das eigene Recht zur Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen prüfen möchte. Wenn Sie den Eindruck haben, das der Rechnungsprüfung, der zumeist auch Mitglied des Verwaltungsbeirates ist, in seiner Aufgabe versagt, kann es sinnvoll sein, einen Blick in die Unterlagen zu werfen. Bei der Fülle der Dokumente müssen Sie wissen, worauf Sie zu achten haben.

Ein seriöser WEG-Verwalter wird auch stets die aktuellen Verwaltungsunterlagen für das vergangene Wirtschaftsjahr, dem die Jahresabrechnung zugrunde liegt, zu den Eigentümerversammlungen mitführen. Somit können Sie als Wohnungseigentümer nicht nur Fragen zur Jahresabrechnung stellen, sondern ebenfalls die Unterlagen direkt einsehen. Oftmals klärt sich die ein oder andere Frage so direkt.

Die Entlastung eines WEG-Verwalters bedeutet darüber hinaus, dass die WEG einen Verwalter nicht mehr außerordentlich abberufen und kündigen kann, wenn sich im Nachhinein gravierende Mängel in den Verwaltungstätigkeiten offenbaren. An dieser Stelle gilt dann: Entlastet ist entlastet!

Wer darf über die Entlastung des WEG-Verwalters in der Eigentümerversammlung abstimmen?

Bei der Abstimmung über seine eigene Entlastung hat der Verwalter niemals ein Stimmrecht – auch nicht per Vollmacht. Gleiches trifft im Übrigen bei der Abstimmung über die Abberufung des Verwalters zu.

Ein sachliche und rechnerische Rechnungsprüfung ist die Grundlage für den Bericht des Rechnungsprüfers auf der Eigentümerversammlung, bevor es zu einer Beschlussfassung hinsichtlich der WEG-Verwalterentlastung kommt.
Der Beschlussfassung hinsichtlich der Verwalterentlastung geht ein Bericht des Rechnungsprüfers voraus. Die Aufgabe des Rechnungsprüfers mag zwar nicht sonderlich beliebt sein, doch ist diese Tätigkeit sehr wichtig für alle Wohnungseigentümer. Auf den Verwaltungsbeirat bzw. den Rechnungsprüfer muss sich die WEG verlassen können.

Wenn in der Eigentümerversammlung ein Beschluss zu dem Tagesordnungspunkt „Entlastung des Verwalters“ gefasst werden soll, gibt es bestimmte Regeln hinsichtlich der Stimmberechtigten. Folgende Punkte gilt es zu beachten:

  • Der WEG-Verwalter darf keine ihm von Miteigentümern erteilten Vollmachten für seine eigene Entlastung nutzen (trifft ebenfalls bei der Abstimmung über eine mögliche Abberufung zu).
  • Sollte der Verwalter zugleich Wohnungsbesitzer in der WEG sein, ist ihm eine Stimmabgabe zu seiner Entlastung ebenfalls untersagt.

Darüber hinaus ist es dem WEG-Verwalter auch untersagt, seine eigene Stimme oder von anderen Eigentümern per Vollmacht übertragenen Stimmen bei der Abstimmung über die Jahresabrechnung einzusetzen, wenn es keinen gesonderten Tagesordnungspunkt (TOP) zu seiner Entlastung gibt. Dies liegt daran, dass er dadurch indirekt über seine eigene Entlastung abstimmen würde. Ansonsten gibt es für Wohnungseigentümer keine Einschränkungen, welche die Abstimmungsrechte bei der Verwalterentlastung betreffen.

Welche Vorteile bietet die Entlastung des Verwalters?

Seitens der WEG ist die Entlastung des Verwalters vor allem als Beweis des Vertrauens zu werten. Außer der Förderung einer guten Zusammenarbeit bietet die Entlastung einer WEG keine wirklichen Vorteile. Es ist der WEG-Verwalter, der hauptsächlich von einem entsprechenden Beschluss zur Entlastung profitiert. Hat er nicht sauber gearbeitet und der WEG unnötige Kosten oder Schäden verursacht, handelt es sich um eine „Entlastung“ im wahrsten Sinne des Wortes. Zu oft haben WEGs in der Praxis gutmütig unsauber arbeitende Verwalter entlastet – und sich mitunter Monate später über die finanziellen Folgen einer derartigen Entlastung geärgert.

Einen WEG-Verwalter zu entlasten bedeutet, dass die WEG Vertrauen hat und mit der Jahresabrechnung für das letzte Wirtschaftsjahr korrekt war.
Von einer Entlastung profitiert vor allem der WEG-Verwalter. Zudem stellt eine Verwalterentlastung einen Vertrauensbeweis seitens der WEG dar.

Das Mittel der Entlastung kennt der ein oder andere Wohnungsbesitzer eventuell schon aus dem Vereinswesen. Im Rahmen der ordentlichen Mitgliederversammlung gibt der Rechnungsprüfer eine Bewertung der von ihm gesehenen Verwaltungsunterlagen des Vereins und damit der Tätigkeiten des Vereinsvorstandes. Hiernach wird in der Regel über die Entlastung des Vorstands abgestimmt. Diese Vorgehensweise verwundert nicht, da es in Vereinen ebenfalls um Gelder und um ein rechtskonformes Vorgehen geht, das keinen Anlass zu Schadensersatzansprüche gibt. Anders ist es bei einer WEG-Eigentum nicht. Der Verwalter handelt im Namen der gesamten Gemeinschaft mit der Pflicht, eine ordnungsgemäße Verwaltung sicherzustellen und verantwortungsvoll mit den Geldern der WEG umzugehen. Wer prüft jedoch, ob dies den Tatsachen entspricht? Diese Aufgabe obliegt hier gleichermaßen einem in der vorherigen Eigentümerversammlung gewählten Rechnungsprüfer, der für die Rechnungsprüfung sozusagen als Beauftragter der WEG fungiert. Auch können mehrere Personen durch die WEG gemeinsam mit der Rechnungsprüfung betraut werden. Dafür muss sich mindestens eine freiwillige Person finden, die bereit ist, diese Aufgabe ehrenamtlich zu übernehmen.

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Vorteile der Entlastung für die WEG

  • Die Vertrauensbasis kann durch eine Entlastung gestärkt werden, was zu einer noch reibungsloseren Zusammenarbeit zwischen WEG und Hausverwaltung führen kann.
  • Wird ein Verwalter aufgrund des positiven Prüfungsergebnisses eines Rechnungsprüfers hin entlastet, wird der Rechnungsprüfer oder andere Eigentümer nicht von dieser Tätigkeit abgeschreckt.

Vorteile der Entlastung für einen WEG-Verwalter

Eine sorgfältige Rechnungsprüfung und Check der Jahresabrechnung für das letzte Wirtschaftsjahr ist die Grundlage für den Verwalterentlastung durch die WEG.
Da der Bericht des Rechnungsprüfers für die Eigentümer die Grundlage hinsichtlich der Beschlussfassung zur Verwalterentlastung darstellt, muss der Rechnungsprüfer sorgfältig arbeiten. Ein reines „Abnicken“ nach dem Motto „Ja, ja, das passt schon!“ ist nicht Sinn und Zweck der Sache.
  • Beim Verwalter bleiben keine „Altlasten“ mehr für das letzte / die letzten Wirtschaftsjahr(e) liegen.
  • Der Verwalter braucht keine Auskünfte mehr hinsichtlich der Jahresabrechnung erteilen.
  • Eine Abberufung aufgrund einer nicht ordnungsgemäßen Verwaltung im fraglichen Wirtschaftsjahr ist nicht mehr möglich.

Anhand der obigen Liste sieht man, dass die Vorteile der Entlastung vor allem beim WEG-Verwalter und weniger bei der WEG selbst liegen. Warum sollte man als Wohnungseigentümer freiwillig auf Rechte und damit auf mögliche Vorteile verzichten? Doch, wenn eine Zusammenarbeit zwischen der WEG und dem Verwalter erfolgreich und fair ist, kann eine Entlastung als ein Beweis des Vertrauens gewertet werden, was die Bindung nochmals stärkt. So gibt es teilweise WEGs, die seit mehreren Jahrzehnten vom gleichen Verwalter betreut werden und die immer wieder gerne die Entlastung in den ordentlichen Eigentümerversammlungen beschließen. Wenig seriöse Verwalter sollte man hingegen die Entlastung verweigern.

Eine andere Methode der Verwalterentlastung: Zusammen mit der Jahresabrechnung.

Mit dem Beschluss zur Annahme der Jahresabrechnung durch die WEG kann der Hausverwalter ebenfalls für das vergangene Wirtschaftsjahr entlastet werden.
Grünes Licht in Bezug auf die Entlastung bekommt der WEG-Verwalter ebenfalls, wenn die Jahresabrechnung durch die WEG angenommen wurde und sich kein Punkt „Entlastung des Verwalters“ auf der entsprechenden Tagesordnung befindet. Die Entlastung wird sozusagen stillschweigend erteilt.

Bisher haben wir ausschließlich die Entlastung besprochen, die über einen Beschluss zu einem konkreten Tagesordnungspunkt wie etwa die „Entlastung des Verwalters“ herbeigeführt oder diese abgelehnt. Doch gibt es noch eine andere Möglichkeit, mit der sich ein WEG-Verwalter entlasten lassen kann. Diese ist viel einfacher und unkomplizierter. Die Entlastung des Verwalters wird mit dem Beschluss zur Annahme oder Ablehnung der Jahresrechnung inklusive aller Einzelabrechnungen gekoppelt. Stimmt die WEG auf der ordentlichen Eigentümerversammlung der Annahme der Jahresabrechnung zu, ist der Verwalter automatisch entlastet, sofern keine weitere Beschlussfassung zur Verwalterentlastung auf der Tagesordnung steht! Zeigt sich eine WEG einverstanden mit einer Jahresabrechnung des Verwalters, wird angenommen, dass die WEG ihn ebenfalls entlasten möchte. Es gibt schließlich keinen vernünftigen Grund, eine Jahresabrechnung per Beschluss anzunehmen, wenn man mit der Arbeit des Verwalters nicht einverstanden war und Gründe für eine Nichtentlastung vorliegen. Mit der Abstimmung über die Jahresabrechnung geht es also immer auch um die Verwalterentlastung, sofern kein gesonderter Punkt in der Tagesordnung enthalten ist. Möchten Sie dies vermeiden, können Sie als Miteigentümer einen entsprechenden Tagesordnungspunkt fristgerecht vor der Eigentümerversammlung für die Aufnahme in die Tagesordnung beim Verwalter beantragen. Dadurch werden beide Abstimmungspunkte sozusagen voneinander „entkoppelt“, was mitunter sinnvoll sein kann.

Wie soll ich bei der Abstimmung über die Entlastung des WEG-Verwalters abstimmen?

Als Stimmberechtigter können Sie für oder gegen die Entlastung stimmen. Eine Enthaltung, die einer nicht mitgezählten Stimme gleicht, ist ebenfalls möglich. Sind Sie mit der beschlossenen Entlastung des WEG-Verwalters aufgrund wichtiger Bedenken nicht einverstanden, steht Ihnen eine Anfechtungsklage offen. Dies kann mitunter sinnvoll sein, wenn das Gros der Miteigentümer sich – aus welchen Gründen auch immer – zum „Stimmvieh“ haben machen lassen. Das kommt leider häufig vor.

Bei guter Vertrauensbasis Entlastung des Verwalters auf der Eigentümerversammlung der WEG zustimmen.
Bei einer guten und vertrauensvollen Zusammenarbeit kann es durchaus angebracht sein, für die Entlastung des Verwalters zu stimmen. Manche WEGs vertrauen bereits seit mehreren Jahrzehnten einem Verwalter und sind bestens betreut. So macht das Wohnen in einer WEG natürlich am meisten Spaß. Wie ist es in Ihrer WEG?

In vielen Wohnungseigentümergemeinschaften wird die Entlastung des Verwalters ein regelmäßiger Tagesordnungspunkt für die Eigentümerversammlung sein. Dementsprechend haben Sie bei der Abstimmung die Möglichkeit dafür zu stimmen, dagegen oder sich der Stimme zu enthalten. Sie müssen für sich selbst abwägen, ob aus Ihrer Sicht eine Entlastung des WEG-Verwalters angemessen wäre. Haben Sie den Eindruck, dass etwas im Argen sein könnte, oder gibt es konkrete Gründe, an der einwandfreien Verwaltung der WEG zu zweifeln, kann ein „Nein“ die richtige Wahl sein. Lassen Sie sich auch nicht von anderen Miteigentümern von Ihrem Vorhaben abbringen, wenn diese sich einen vermeintlichen „Hausfrieden“, zu der aus ihrer Sicht keine Kritik an der Hausverwaltung ein Bestandteil ist, wünschen. In einer solchen WEG hat der Verwalter vermutlich schon eine bestimmte Machtposition aufgebaut und sich bis dato einer – möglicherweise berechtigten – Kritik entzogen. Solche WEG-Verwalter wenden auch oftmals fiese Tricks in den Eigentümerversammlungen an.

Vorsicht, wenn ein WEG-Verwalter seine Entlastung erzwingen möchte, oder wenn die Miteigentümer gewöhnlicherweise nicht, aber auch wirklich gar nichts hinterfragen! Nur, weil andere damit einverstanden sind, müssen Sie nicht um des lieben Friedens willen wegen ebenfalls für die Verwalterentlastung abstimmen.

Sich nicht zum "Stimmvieh" machen lassen - und gegen die Entlastung des Verwalters der Wohnungseigentümergemeinschaft stimmen.
Es ist keine Schande, gegen die Entlastung des Verwalters zu stimmen – auch, wenn man der einzige Eigentümer mit einem „Nein“ ist. Es gibt keinen Grund, sich zu „Stimmvieh“ degradieren zu lassen. Wenn Sie begründete Zweifel daran haben, dass eine Verwalterentlastung berechtigt ist, können Sie im Notfall das Mittel der Anfechtungsklage wählen. Unseriöse WEG-Verwalter sind oft bestrebt, dominat in Eigentümerversammlungen aufzutreten und jede Form von Kritik zu maßregeln. Gerne wird dabei die Mehrheit gegen kritische Stimmen mobilisiert – wie auf einer Kaffeefahrt. Nicht jeder Wohnungsbesitzer merkt, wenn er geschickt manipuliert wird. Lassen Sie es nicht so weit kommen.

Gerade unseriöse WEG-Verwalter versuchen oftmals die Mehrheit einer WEG gegen einzelne kritische Stimmen aufzuwiegeln, da sie in einem solchen Klima die wenigsten Probleme haben. Zudem fürchten nicht korrekt arbeitende Verwalter in der Regel eine ausbleibende Entlastung, da sie sich ihrer schlechten Arbeit durchaus bewusst sind. Auch inkompetente Beiräte sollten im Übrigen nicht entlasten weden! Wie viel Vermögen wird durch Hausverwalter betreut und welche Standards gibt es? Hausverwaltern in Deutschland wird sehr viel freie Hand gelassen. Die Enthaltung stellt hingegen eine interessante Option dar, wenn Sie nicht Partei ergreifen möchten und schlichtweg unsicher sind, ob die Hausverwaltung im letzten Wirtschaftsjahr im Einklang mit den Maßstäben der ordnungsgemäßen Verwaltung handelte. Mit einer Enthaltung sagen damit quasi aus, dass Sie nicht über ausreichend Informationen verfügen, um eine Entscheidung zu treffen. Sie sind Wohnungseigentümer und somit alleine für Ihre Stimme verantwortlich.
Natürlich kann es auch empfehlenswert sein, bewusst einer Entlastung des WEG-Verwalters zuzustimmen, wenn Sie rundum zufrieden sind und es keinerlei Beanstandungen an dessen Verwaltungsleistung gab. Gerade in Wohnungseigentümergemeinschaften, die seit vielen Jahren mit einem kompetenten WEG-Verwalter zusammenarbeiten, hat die Entlastung den Charakter einer Bestätigung bzw. eines Vertrauensbeweises. Somit kann eine Entlastung auch immens zu einem guten Zusammenarbeit beitragen und ihre Berechtigung haben.

Ob Sie im Rahmen einer Eigentümerversammlung mit Ihrer Stimme entlasten möchten oder nicht, obliegt einzig und alleine Ihnen. Die Enthaltung bei der Abstimmung kann in manchen Fällen jedoch die beste Option sein. Nutzen Sie Ihre Stimme und beteiligten Sie sich an den Entscheidungen der WEG! In folgenden Beiträgen wird dann die Entlastung des Verwaltungsbeirates bzw. des Rechnungsprüfers behandelt.

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