Die Hausgeldabrechnung in einer WEG: Wenn die Hausverwaltung abrechnet!

Alle Informationen zur Hausgeldabrechnung in einer WEG: Aufbau, Inhalt, Prüfung.

Was für Mieter die Nebenkostenabrechnung ist, ist für Besitzer einer Eigentumswohnung die Hausgeldabrechnung. Manche freuen sich darauf, wenn sie mit einer Rückerstattung rechnen, bei anderen ist sie gefürchtet, denn eine Abrechnung bedeutet leider sehr oft auch eine Nachzahlung. Als Wohnungseigentümer ist es wichtig, sich mit den üblichen Fragen rund um die Hausgeldabrechnung gut auszukennen, da es hier nicht nur um die Betriebskosten für Ihre Wohnung, sondern ebenfalls um deren Werterhalt geht. In diesem Beitrag erfahren Sie das Wichtigste rund um die Hausgeldabrechnung!

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Warum bekomme ich eine Hausgeldabrechnung und keine Nebenkostenabrechnung?

Mieter erhalten einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung, Wohnungseigentümer eine Hausgeldabrechnung, die vom bestellten Verwalter erstellt wird.

Gemäß Wirtschaftsplan zahlen Sie monatlicher Hausgeld, das dann pro Jahr mit den tatsächlichen Ausgaben verrechnet wird.
Als Eigentümer zahlen Sie mit dem Hausgeld mehr als ein Mieter mit den Nebenkosten. Es handelt sich quasi um monatliche Abschlagszahlungen auf das Hausgeld, das Sie gemäß Wirtschaftsplan für ein Jahr an die Eigentümergemeinschaft entrichten müssen. Darin sind sogenannte „nicht umlagefähige“ Kostenpositionen enthalten, wie etwa die Verwaltervergütung oder Ihr Anteil an der Zuführung zur Instandhaltungsrücklage. Diese muss ein Mieter verständlicherweise nicht zahlen.

Als Besitzer einer Eigentumswohnung innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) gehört Ihnen das Sondereigentum (die konkrete Wohnung) plus ein Teil des Gemeinschaftseigentums, bei dem es sich zum Beispiel um die Wände, Flure, Gartenanlagen usw. handelt. Da sich das Gemeinschaftseigentum praktisch nicht aufteilen lässt, gehören Ihnen sogenannte Miteigentumsanteile, die an die Größe Ihrer Wohnung geknüpft sind. Da für das Gemeinschaftseigentum im Rahmen der Bewirtschaftung Betriebskosten entstehen (z. B. Wasserversorgung, Gartendienst, Hausmeister etc.), müssen diese unter allen Miteigentümern der WEG fair verteilt werden und hier entscheiden eben die Miteigentumsanteile, wie viel Kosten man zu tragen hat. Zu den Ausgaben einer WEG gehören nicht nur „klassische“ Positionen, die man als Mieter kennt, wie beispielsweise der Reinigungsdienst für den Flur, sondern eben auch solche rund um die Verwaltung und Instandsetzung. Das Hausgeld umfasst in etwa die Verwaltervergütung, Bankgebühren und vor allem einen Anteil als Zuführung zur Instandhaltungsrücklage. Genau diese Ausgaben dürfen einem Mieter nicht auferlegt werden – man spricht dann auch davon, dass sie „nicht umlagefähig“ sind. Wenn Sie als Vermieter die Nebenkostenabrechnung für Ihren Mieter erstellen (lassen), benötigen Sie natürlich die Hausgeldabrechnung. Im Fazit reicht für Wohnungseigentümer im Bereich WEG eine Nebenkostenabrechnung nicht aus!

Wie Hausgeldabrechnung und Wirtschaftsplan zusammenhängen

Bei der Hausgeldabrechnung, die Sie einmal jährlich erhalten, sollten Sie ganz genau hinsehen. Es geht nicht nur darum, ob Sie kurzfristig Geld sparen können, sondern auch, ob die Verwaltung der WEG mittel- bis langfristig funktioniert!

Hausgeldabrechnung und Wirtschaftsplan sind in einer WEG eng miteinander verbunden.
Die Hausgeldabrechnung und der Wirtschaftsplan einer WEG sind eng miteinander verbunden. Man kennt dieses Prinzip auch von Verträgen mit Energieversorgungsunternehmen.

Bei der Hausgeldabrechnung handelt es sich für Sie als Miteigentümer einer WEG um ein wichtiges Dokument, welches Sie einmal jährlich erhalten. Zu den Aufgaben des bestellten Verwalters gehören gemäß dem WEG unter anderem die Anfertigung eines Wirtschaftsplans sowie die Erstellung einer Jahresabrechnung. Beide Dokumente sind eng miteinander verknüpft. Alles beginnt mit einem Wirtschaftsplan. Dabei handelt es sich um eine Planung bzw. Prognose der Ausgaben / Einnahmen der WEG sowie um eine Festlegung der monatlichen Hausgeldzahlungen. Die Hausverwaltung legt den Eigentümern der WEG den Wirtschaftsplan für das nächste Wirtschaftsjahr vor und lässt diesen im Rahmen der jährlich stattfindenden (ordentlichen) Eigentümerversammlung beschließen. Als Eigentümer zahlt man ab diesem Zeitpunkt das monatliche Hausgeld, bis ein neuer Wirtschaftsplan beschlossen wird. Ist das Wirtschaftsjahr vorüber, ist es Aufgabe der Hausverwaltung, eine Jahresabrechnung zu erstellen. Die prognostizierten Ausgaben und Einnahmen werden den tatsächlichen Kosten gegenübergestellt. Hierbei kommt es in der Praxis eigentlich immer zu Abweichungen, was eine Nachzahlung oder eine Rückerstattung bedeutet. Man spricht hier von einer negativen Abrechnungsspitze (Nachzahlung) sowie von einer positiven (Guthaben). Vom Prinzip her ist dieses Vorgehen in einer WEG vergleichbar mit jenem bei Energieversorgungsverträgen (siehe Strom, Gas). Zunächst wird geschätzt, dann abgerechnet und dann anhand der Abrechnung erneut geschätzt. Während man sich als Wohnungsbesitzer verständlicherweise über eine Rückerstattung des Hausgelds freut, sollte man bei höheren Nachzahlungen genau hinschauen und die Ursachen analysieren.

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Der Inhalt einer Hausgeldabrechnung: Das muss im Dokument stehen!

Während die äußere Form einer Jahresabrechnung, wie die Hausgeldabrechnung auch genannt wird, von Verwaltung zu Verwaltung unterschiedlich sein kann, darf dies beim Inhalt nicht der Fall sein. Folgende Punkt müssen sich dort finden:

Diese Punkte in der Hausgeldabrechnung für Ihre WEG sollten Sie unbedingt prüfen.
Eine Jahresabrechnung des Hausgeldes muss als Dokument bestimmten Anforderungen genügen. Insbesondere ist es wichtig, dass alle erforderlichen Daten enthalten sind.
  • Sämtliche Einnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft für das fragliche Wirtschaftsjahr (Gesamtabrechnung).
  • Entwicklung der Instandhaltungsrücklage (Wert zu Beginn / Ende des Wirtschaftsjahres)
  • Einzelabrechnung für Ihre Wohnung (Sondereigentum) entsprechend Ihren Miteigentumsanteilen sowie die zur Anwendung kommenden Verteilungsschlüsseln.

Daneben müssen die Zahlen so dargestellt werden, dass Sie diese auch ohne einen Fachmann wie einen Steuerberater oder Buchhalter verstehen können. Es dürfen nur solche Positionen in der Jahresabrechnung berücksichtigt werden, die tatsächlich gebucht worden sind, da wie bei der Steuer auch, das Zufluss-/Abflussprinzip gilt.

Warum eine Prüfung der Hausgeldabrechnung so wichtig ist!

Sind Sie Eigentümer einer WEG-Wohnung, sind zwei Faktoren immer von Bedeutung: Werterhalt und niedrige Betriebskosten. Ob diese zu realisieren sind, erkennen Sie oftmals an der Jahresabrechnung des Hausgeldes.

Prüfung der Hausgeldabrechnung durch einen Belegprüfer bei der zuständigen Hausverwaltung.
Für eine jede Eigentümergemeinschaft ist es wichtig, dass die Arbeit der zuständigen Hausverwaltung regelmäßig überprüft wird. Dazu gehört in aller Regel die Bestellung eines Belegprüfers, der im Auftrag der Eigentümer eine Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen für das abgeschlossene Wirtschaftsjahr vornimmt und diesen das Prüfergebnis mitteilt. Meist übernimmt der Verwaltungsbeirat diese Aufgabe. Erst hiernach sollte es zu einer Beschlussfassung zur Hausgeldabrechnung kommen.

Natürlich geht es bei der Abrechnung vordergründig um das abgeschlossene Wirtschaftsjahr, jedoch kann dieses Dokument darauf hindeuten, ob Sie durch einen guten, einen durchschnittlichen oder gar durch einen unseriösen Verwalter betreut werden. Bei einem Verwalter, der entgegen dem Wohnungseigentumsgesetz Gelder der Instandhaltungsrücklage für laufende Kosten verwendet und an der Jahresabrechnung herumbastelt, wird man sich vielleicht über die Höhe der Instandhaltungsrücklage nach Ablauf des Wirtschaftsjahres wundern. Gemäß Wirtschaftsplan müsste diese dann eigentlich höher sein. Zudem kann man mögliche Kostentreiber identifizieren. Vielleicht haben sich die Kosten für den Gartendienst oder Winterdienst erhöht, ohne dass es hierfür einen offensichtlichen Grund gab. Eventuell haben sich auch die Verwalterkosten erhöht, obwohl es keinen Beschluss dazu gab. Ebenso kann es passieren, dass sich die Hausverwaltung bei der Anzahl der Wohneinheiten vertan hat und 7 Wohnungen statt 8 ansetzt. Es gibt im Prinzip unendlich viele potenzielle Fehlerquellen. Manchmal kommt es im Rahmen der Analyse einer Hausgeldabrechnung – aber auch eines Wirtschaftsplans – zu mehr Fragen als Antworten.

Fehler in der Jahresabrechnung können auch der besten Verwaltung passieren. Hat dies jedoch System oder passiert dies immer wieder, müssen Sie als Eigentümer ganz genau hinschauen!

Besonders vorsichtig sollten Sie dann sein, wenn das Format bzw. Layout der Unterlagen der Jahresabrechnung uneinheitlich wirkt. Normalerweise nutzen Hausverwaltungen professionelle Software, die nur einheitliche Dokumente erzeugt. In diesem Programmen lassen sich Zahlen nur schlecht manipulieren – ganz anders bei Excel-Tabellen, die man „mal schnell nebenbei“ ausdruckt. Dies bedeutet aber nicht, dass jede Hausverwaltung empfehlenswert ist, nur weil sie ein gutes Softwarepaket nutzt!

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Der Belegprüfer / Rechnungsprüfer einer WEG hat eine verantwortungsvolle Aufgabe!

Mit der Belegprüfung soll festgestellt werden, ob eine Jahresabrechnung sachlich wie rechnerisch richtig ist und ob die Belege vollständig sind.

Die Belegprüfung in einer WEG soll u.a. dazu dienen, die Verwaltungsunterlagen und die Richtigkeit der Jahresabrechnung zu überprüfen.
Werden die Verwaltungsunterlagen Ihrer WEG durch die Hausverwaltung in einer ähnlichen Weise geführt, sollten Sie möglichst schnell einen Verwalterwechsel anstreben!

Da der bestellte Hausverwalter seine Aufgaben im Auftrag der Eigentümergemeinschaft wahrnimmt, muss diese ihn auch überprüfen. Dies geschieht insbesondere mit der Eigentümerversammlung. Ist dieses Gremium beschlussfähig, können die anwesenden Eigentümer sowie jene, die mittels Vollmacht ihre Stimme abgeben, entscheiden, ob ein Wirtschaftsplan oder eine Jahresabrechnung beschlossen wird. Erst dann gibt es grünes Licht für die Gültigkeit. Vorher handelt es sich gewissermaßen um Entwürfe, die Ihnen vorab zur Information bereitgestellt worden sind. Jede WEG hat die Möglichkeit, in einer Eigentümerversammlung den Rechnungs- bzw. Belegprüfer für das kommende Wirtschaftsjahr festzulegen.

Kein guter Verwalter wird etwas dagegen haben, dass die von ihm erstellte Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan auf sachliche Weise hinterfragt werden. Gerade die Eigentümerversammlung ist eine Gelegenheit, um als Eigentümer fundierte Fragen zu diesen Dokumenten und zur Verwaltung der WEG zu stellen.

Viele gute WEG-Verwalter bestehen auf eine Belegprüfung.
Einige Verwalter bestehen sogar darauf, dass die Eigentümer einen Belegprüfer bestellen und dass dieser die Verwaltungsunterlagen für das vergangene Wirtschaftsjahr checkt. Es ist verständlich, dass sich auch die Hausverwaltung absichern möchte und darüber eine Entlastung anstrebt. Der Belegprüfer / Rechnungsprüfer sollte jedoch fachlich wie charakterlich dafür geeignet sein. Ein möglicherweise übergriffiger Verwaltungsbeirat wäre für diese Aufgabe die denkbar am schlechtesten geeignete Person.

Manch ein guter Verwalter besteht sogar darauf, dass eine WEG einen Miteigentümer mit der Belegprüfung betrauen. Unseriöse Verwalter versuchen, die Belegprüfung in eine gewünschte Richtung zu lenken und den prüfenden Miteigentümer zur Unterzeichnung eines Prüfprotokolls mit positivem Ergebnis zu drängen. Es gibt sogar Fälle, in denen naive Eigentümer ein Prüfprotokoll blanko unterzeichnen und dem Verwalter anschließend das Befüllen nach Lust und Laune überlassen. Ein solches Verhalten ist unverantwortlich und unfair gegenüber jedem Miteigentümer der WEG. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, lassen Sie sich selbst zum Rechnungsprüfer bestellen oder nutzen Sie Ihr persönliches Recht zur Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen der WEG. Bei der Rechnungsprüfung, die auch Belegprüfung genannt wird, ist es wichtig darauf zu achten, dass alle Kontoauszüge vorhanden sind und dass zu jeder Buchung einer entsprechender Beleg vorhanden ist. Ein seriöser Verwalter wird dabei gerne Fragen beantworten und Ihnen die Ordner der WEG erläutern. Unseriöse Verwalter versuchen in aller Regel bereits eine Einsichtnahme zu verhindern oder zumindest zu verzögern. In Eigentümerversammlungen werden Sie dann als kritischer Eigentümer unter Umständen niedergemacht, wenn Sie auf Fehler in der Jahresabrechnung hinweisen oder Fragen zum Zahlenwerk stellen. Dann können Sie davon ausgehen, dass etwas im Argen ist und sollten entsprechende Maßnahmen einleiten.

Was tun, wenn das Hausgeld zu hoch ist? Manchmal bleibt nur ein Verwalterwechsel übrig!

Die fachlichen Kenntnisse und das Engagement eines Verwalter bestimmen oftmals, ob eine WEG kostengünstig und ordnungsgemäß verwaltet wird. Als Eigentümer kann man immer eigene Ideen zur Kosteneinsparung an geeigneter Stelle einbringen.

Manchmal ist eine fehlerhafte Hausgeldabrechnung der Anlass, um eine neue Hausverwaltung zwecks Verwalterwechsel zu suchen.
Wenn die Jahresabrechnung oder die in diesem Zusammenhang stehende Belegprüfung Unschönes in Bezug auf die Hausverwaltung offenbart, bleibt manchmal nur ein Verwalterwechsel übrig. Eventuell ist es dann auch erforderlich, den Verwalter möglichst schnell loszuwerden. Auf Hausverwaltung-Ratgeber.de finden Sie ein großes Onlineverzeichnis mit Hausverwaltungen aus weit mehr als 150 deutschen Städten.

Mussten Sie für das vergangene Wirtschaftsjahr einen höheren Betrag nachzahlen, so werden Sie mit großer Wahrscheinlichkeit auch höhere monatliche Hausgeldzahlungen für das darauffolgende Jahr leisten müssen. Ganz unabhängig davon, ist es immer sinnvoll, sich die Frage zu stellen, wo die WEG Geld einsparen kann. Manchmal lohnt es sich, dem Verwaltungsbeirat und / oder der Hausverwaltung Hinweise zu geben. Vielleicht haben Sie von einem guten Gartendienst gehört, der zu fairen Preisen arbeitet und günstiger ist als der nur durchschnittlich arbeitende Dienstleister, der gegenwärtig die Gartenanlagen der Eigentümergemeinschaft betreut. Oder es wurde eine ausreichend hohe Instandhaltungsrücklage angespart, sodass diese Position im Hausgeld verringert werden kann. Manchmal lohnen sich beispielsweise modernisierende Instandsetzungen, um zukünftig auch  Energiekosten sparen zu können. Es gibt viele Ansätze, um Einsparungen bei den Betriebskosten und damit beim Hausgeld zu erzielen. Haben Sie diesbezüglich ein Anliegen, können Sie dieses für die nächste Eigentümerversammlung auch als Tagesordnungspunkt (TOP) anmelden lassen. Bei einer durchschnittlichen oder schlechten Hausverwaltung kann es sich unter Umständen auch lohnen, einen Verwalterwechsel anzustreben und auf die Suche nach guten Hausverwaltungen als potenzielle Nachfolger zu gehen. Die Möglichkeiten sind vielfältig – Sie müssen nur kreativ sein!

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