Die Jahresabrechnung: Mehr als nur Guthaben oder Nachzahlung!

Zur Hausverwaltung gehört immer eine Jahresabrechnung bestehend aus Gesamtabrechnung und Einzelabrechnung, die der Verwalter erstellt, der Beirat prüft und mit den WEG-Eigentümern verrechnet wird.

Einmal im Jahr wird in der WEG abgerechnet. Mit der Jahresabrechnung erfahren Sie als Wohnungseigentümer, ob Sie für das abgeschlossene Wirtschaftsjahr eine Rückerstattung erhalten oder eine Nachzahlung tätigen müssen. Je realistischer der Wirtschaftsplan ist, umso geringer fallen diese Abweichungen aus.

Die Jahresabrechnung ist ein überaus wichtiges Dokument im Rahmen der Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Betroffen von der Jahresabrechnung ist sowohl jeder einzelne Miteigentümer, als auch der Verwalter, dem die Aufgabe zufällt, diese zu erstellen und auf der Eigentümerversammlung gegenüber den anwesenden Wohnungseigentümern zu vertreten. Die Jahresabrechnung besteht dabei aus der Gesamtabrechnung und aus den Einzelabrechnungen. Für Sie ist natürlich die Einzelabrechnung zunächst von größter Relevanz, denn sie bestimmt darüber, ob Sie für das abgerechnete Wirtschaftsjahr eine Nachzahlung tätigen oder Guthaben ausgezahlt bekommen. Dennoch sollten Sie auch einen Blick auf die Gesamtabrechnung werfen, denn diese betrifft die Gemeinschaft als Gesamtheit. Warum Sie die Jahresabrechnung nach Erhalt immer genau prüfen sollten und worüber nach dem neuen WEG seit Dezember 2020 beschlossen wird, erfahren Sie in diesem Beitrag.


Hier geht es direkt zur Infografik!

Die WEG-Jahresabrechnung ist ein wichtiges Dokument für Eigentümer, Verwalter und Verwaltungsbeirat zugleich!

Die Aufgabenteilung in Bezug auf die Jahresabrechnung einer WEG war bis zur WEG-Reform 2020 ein wenig anders geregelt. Der bestellte WEG-Verwalter erstellte die Jahresabrechnung, der Verwaltungsbeirat oder ein fachlich versierter Miteigentümer prüfte diese und die Eigentümerversammlung fasste einen Beschluss darüber. Das hat sich geändert!

Infos und Tipps zur Gesamtabrechnung und Einzelabrechnung der Jahresabrechnung einer WEG.
Die Jahresabrechnung für eine WEG besteht aus mehreren Bestandteilen. Dazu gehören die Gesamtabrechnung sowie die Einzelabrechnungen für die jeweiligen Wohnungseigentümer. Bedenken Sie, dass es hierbei immer nur um die Ausgaben und Einnahmen für das Gemeinschaftseigentum geht.

Der Verwalter einer WEG war bis zur WEG-Reform gemäß § 28 Abs. 3 zur Erstellung einer Jahresabrechnung für die von ihm verwaltete Wohnungseigentümergemeinschaft verpflichtet, wobei das genau Format jedoch nicht vorgeschrieben war und ist. So passiert es, dass die Jahresabrechnungen verschiedener Hausverwaltungen auch leicht unterschiedlich ausfallen, jedoch müssen bestimmte Informationen darin immer zwingend enthalten sein. Dazu gehören vor allem die folgenden Inhalte:

  1. Alle Ausgaben und Einahmen der WEG für das Wirtschaftsjahr (Gesamtdarstellung).
  2. Entwicklung der Instandhaltungsrücklage für das Wirtschaftsjahr.
  3. Einzelabrechnungen für die einzelnen Wohnungseigentümer inkl. Verteilungsschlüssel.

Ihre Beteiligung an den Kosten der WEG ergibt sich in der Regel aus Ihren Miteigentumsanteilen, sofern kein anderer Verteilungsschlüssel in der Vergangenheit beschlossen wurde. Die entsprechenden Zahlen können Sie Ihrer Einzelabrechnung entnehmen.

Der Wirtschaftsplan für eine WEG sowie die Jahresabrechnung sind eng miteinander verknüpft, bei großen Abweichungen sollten die Rechnungen aber immer gut geprüft werden.
Der Wirtschaftsplan stellt nur eine Prognose zu den Ausgaben und Einnahmen der WEG dar. Ob sich dieser bewahrheitet, zeigt dann die Jahresabrechnung, zu deren Erstellung der WEG-Verwalter gemäß Gesetz verpflichtet ist.

Anhand der Einzelabrechnung erfahren Sie, ob Sie eine Erstattung erhalten oder eine Nachzahlung leisten müssen. Ihre Anteile an den Ausgaben der WEG gemäß Ihren Miteigentumsanteilen werden dazu mit den von Ihnen geleisteten Hausgeldzahlungen verrechnet. Kommt es nur zu einer geringen Nachzahlung (negative Abrechnungsspitze) oder Rückerstattung (positive Abrechnungsspitze), hat der WEG-Verwalter in der Regel einen guten Wirtschaftsplan erstellt, der sehr realistisch war. Kommt es für die Gesamtheit der Wohnungseigentümer einer WEG zu größeren Beträgen hinsichtlich der noch zu bezahlenden Beträge, ist mit großer Wahrscheinlichkeit eine Anpassung des Wirtschaftsplans für das nächste Jahr erforderlich. Dies muss jedoch nicht unbedingt damit zusammenhängen, dass der Verwalter eine ungeeignete Vorhersage mit dem Wirtschaftsplan getroffen hat. Viele Ereignisse liegen schlichtweg völlig außerhalb des Einflussbereichs der Hausverwaltung. So kann im abgerechneten Wirtschafts- bzw. Kalenderjahr ein größerer Schaden eingetreten sein, der zu einem erheblichen Schwinden der Instandhaltungsrücklage geführt hat. Ein Gerichtsverfahren der WEG kann negativ ausgegangen sein oder Miteigentümer sind zahlungsunfähig geworden. Wird das Hausgeld jedoch ohne klar ersichtlichen Grund von Jahr zu Jahr deutlich erhöht, obwohl eigentlich alles „beim Alten“ geblieben ist, sollten Sie der Ursache auf den Grund gehen. Ein sehr hohes Wohngeld macht nicht nur das Vermieten unattraktiv. Die Jahresabrechnung ist also ein Indiz dafür, ob mit der Verwaltung der WEG alles in Ordnung ist. Die Kontrollfunktion der WEG bestand bisher vor allem darin, dass die Jahresabrechnung der Hausverwaltung per Beschluss angenommen oder abgelehnt werden kann.

Bei der Einzelabrechnung kommen meistens die Miteigentumsanteile als Verteilerschlüssel infrage, wenn die Jahresabrechnung erstellt worden ist.
Die Einzelabrechnung betrifft nur Sie als Wohnungsbesitzer. Der Verteilerschlüssel richtet sich meistens nach den Miteigentumsanteilen. Sie zahlen also die Kosten der WEG anteilig. Die Ausgaben und Einnahmen für Ihr Sondereigentum sind jedoch nicht Sache der Hausverwaltung.

Eine wesentliche Aufgabe des Verwaltungsbeirates ist die Prüfung der Jahresabrechnung für die WEG. Eine Eigentümergemeinschaft sollte auf die Rechnungsprüfung nicht verzichten.

Auf der Eigentümerversammlung haben Sie die Möglichkeit, dem Verwalter und / oder dem Verwaltungsbeirat Fragen rund um die Jahresabrechnung zu stellen. Kein seriöser Verwalter würde versuchen, nachvollziehbare Fragen zu unterdrücken oder diesen auszuweichen. Zudem ist die Hausverwaltung dazu verpflichtet, die Verwaltungsunterlagen der WEG zur Eigentümerversammlung mitzubringen, sodass interessierte Miteigentümer die Option haben, sich einzelne Dokumente anzuschauen. In der Praxis lassen sich viele Unklarheiten, die sich vielleicht aus einer Gesamtabrechnung oder Einzelabrechnung ergeben, durch ein kurzes Gespräch mit dem WEG-Verwalter klären.

Die Infografik zur Jahresabrechnung einer WEG

Diese Infografik zeigt die wichtigsten Punkte zur Jahresabrechnung in einer WEG unter Berücksichtigung des WEMoG 2020.

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Wie muss eine Jahresabrechnung aussehen?

Die Jahresabrechnung, bestehend aus der Gesamtabrechnung und Ihrer Einzelabrechnung, muss verständlich dargestellt sein, sodass Sie diese ohne Weiteres nachvollziehen können. Zwischen den einzelnen Hausverwaltung gibt es hinsichtlich des Layouts und der Darstellung in der Regel natürlich Abweichungen, doch müssen alle wichtigen Daten enthalten sein.

Die WEG-Jahresabrechnung erhalten Sie einmal pro Wirtschaftsjahr per Post und es müssen alle Daten bzw. Kontostände enthalten sein.
Die Jahresabrechnung für die WEG erhalten die Wohnungseigentümer meist per Post. Sie sollten etwas Zeit einplanen, um diese zu prüfen. In der Regel sehen die Jahresabrechnungen verschiedener Hausverwaltungen leicht unterschiedlich aus. Doch der Inhalt sollte immer alle erforderlichen Informationen bereitstellen.

Das WEG gibt zwar vor, dass der WEG-Verwalter eine Jahresabrechnung erstellt, es schreibt jedoch keine genaue Form vor. Dennoch muss die Jahresabrechnung diversen Anforderungen gerecht werden. Da in der Vergangenheit, genauer gesagt vor der WEG-Reform 2020 immer wieder Anfechtungsklagen rund um die Abrechnung die Gerichte erreicht haben, führte die Gesetzesneuerung zu einem wesentlichen Unterschied. Umstritten war bisher sogar, was im Einzelnen in der Abrechnung geregelt wurde und ob die Eigentümer einer WEG über Abrechnungssaldo, Abrechnungssumme oder Abrechnungsspitze abstimmten. Mit dem neuen WEG können Jahresabrechnungen nur noch dann erfolgreich angefochten werden können, wenn sich die Fehler auf die Abrechnungsspitze beziehen. § 28 WEG stellt einige Grundsätze für die Abrechnung auf:

§28 – Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht

  1. Die Wohnungseigentümer beschließen über die Vorschüsse zur Kostentragung und zu den nach § 19 Absatz 2 Nummer 4 oder durch Beschluss vorgesehenen Rücklagen.
  2. Zu diesem Zweck hat der Verwalter jeweils für ein Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan aufzustellen, der darüber hinaus die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben enthält.
  3. Nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen die Wohnungseigentümer über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse. 2Zu diesem Zweck hat der Verwalter eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan (Jahresabrechnung) aufzustellen, die darüber hinaus die Einnahmen und Ausgaben enthält.
  4. Die Wohnungseigentümer können beschließen, wann Forderungen fällig werden und wie sie zu erfüllen sind.
  5. Der Verwalter hat nach Ablauf eines Kalenderjahres einen Vermögensbericht zu erstellen, der den Stand der in Absatz 1 Satz 1 bezeichneten Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens enthält. Der Vermögensbericht ist jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen.

Gemäß § 28 Abs. 2 S. 2 WEG muss der Verwalter eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan aufstellen, dabei handelt es sich dies um die Jahresabrechnung. „Nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen die Wohnungseigentümer über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse“, was laut § 28 Abs. 2 S. 1 WEG vorgegeben wird. Damit hat sich mit dem neuen WEG etwas Entscheidendes geändert. Anfallende Differenzen zwischen den erfolgten Zahlungen aus Wirtschaftsplan und der Abrechnung ergeben die Abrechnungsspitze. Dieser wird eine besondere Bedeutung zugewiesen, denn  mit § 28 Abs. 2 S. 1 WEG wird über diese Abrechnungsspitze ein Beschluss gefasst – nicht hingegen über die Abrechnung. Im Rahmen der Reform des Wohnungseigentümergesetzes im Dezember 2020 wurde der Begriff  Vermögensbericht neu eingeführt. Dieser Vermögensbericht ist nicht Teil der Beschlussfassung, er ist ein eigenständiges Dokument zur reinen Information der Wohnungseigentümer über die wirtschaftliche Lage der Gemeinschaft – und unabhängig von der Jahresabrechnung zu sehen.

Wenn Sie an dem Kauf einer Eigentumswohnung interessiert sind, sollten Sie nicht nur Einblick in die Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen nehmen, sondern insbesondere auch die letzten Jahresabrechnungen prüfen. So können Sie das Risiko, die „Katze im Sack“ zu kaufen, minimieren. Das kann wirklich entscheidend sein! Worauf man – sollten Sie sich im Vorfeld konkret über einen Kauf informieren oder bereits Eigentümer sein – im Rahmen einer Rechnungsprüfung achten muss, das erklären wir in einem weiteren Beitrag.

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Dieser Beitrag wurde am 29.06.2021 aktualisiert.

Über die Autorin

7 Kommentare

  1. Wenn der Verwalter statt nach Wertquoten von sich aus nach Anteilen abrechnet (2019), ist das zulässig.

    An der Eigentümerversammlung 2020 habe ich einen Antrag auf Ablehnung der Rechnung gestellt. Leider haben die anderen Eigentümer das nicht verstanden und der Abrechnung zugestimmt.Die Revisoren mussten auch nach der Abstimmung die Rechnung abnehmen?

    Den Steuerausweis rechnet die Verwaltung auch nach Anteilen, dass heisst das Guthaben wird auf die Anteile gerechnet und stimmt nicht mit dem tatsächlichen Werten überein. Ist das zulässig?

    Vielen Dank für Ihr Feedback

  2. Unsere Eigentümerversammlung wurde wegen Corona verschoben, jedoch wurden Einzelabrechnungen für 2019
    erstellt, aus der sich ein Guthaben ergab. Dieses wird von Verwalter unter Hinweis auf die noch nicht stattgefunden Versammlung zurückgehalten. Ist dies rechtlich o.k.?

  3. Darf ein Hausverwalter Guthaben ausbezahlen oder Nachzahlung einbeziehen ohne das die Eigentümergemeinschaft einen Beschluss über Jahresabrechnung gefasst hat?

  4. Dieter Goerigk 24.01.2021
    Ich habe als Wohnungseigentümer
    die Jahresabrechnung 2019 abgelehnt weil Sonderkosten Hausmeister mit 1332 € berechnet wurden, die gemäß Angebot nicht enthalten waren. Daraufhin entscheidet der Verwalter unbegründet, dass das Guthaben der Abrechnung nicht ausbezahlt werden kann.

  5. Ich bin auch Wohnungseigentuemer.

    kann man die Hausnebenkosten einstellen, wenn man kein Jahresabrechnung bekommen hat? Bis alles geklaert ist.

    MfG
    Peter Bullen

  6. Guten Tag
    Wie kann ich die Nebenkosten für meine Mieter berechnen.
    Habe die Nebenkostensbrechnung vom Verwalter bekommen und ein Guthaben erhalten.
    Die Mieter wohnen seit 7.11.20 in der Wohnung. Wie viel Rückerstattung steht ihnen zu?
    Wer kann mir helfen das zu berechnen.
    Danke

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