Die Jahresabrechnung: Mehr als nur Guthaben oder Nachzahlung!

Zur Hausverwaltung gehört immer eine Jahresabrechnung bestehend aus Gesamtabrechnung und Einzelabrechnung, die der Verwalter erstellt, der Beirat prüft und mit den WEG-Eigentümern verrechnet wird.

Einmal im Jahr wird in der WEG abgerechnet. Mit der Jahresabrechnung erfahren Sie als Wohnungseigentümer, ob Sie für das abgeschlossene Wirtschaftsjahr eine Rückerstattung erhalten oder eine Nachzahlung tätigen müssen. Je realistischer der Wirtschaftsplan ist, umso geringer fallen diese Abweichungen aus.

Die Jahresabrechnung ist ein überaus wichtiges Dokument im Rahmen der Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Betroffen von der Jahresabrechnung ist sowohl jeder einzelne Miteigentümer, als auch der Verwalter, dem die Aufgabe zufällt, diese zu erstellen und auf der Eigentümerversammlung gegenüber den anwesenden Wohnungseigentümern zu vertreten. Die Jahresabrechnung besteht dabei aus der Gesamtabrechnung und aus den Einzelabrechnungen. Für Sie ist natürlich die Einzelabrechnung zunächst von größter Relevanz, denn sie bestimmt darüber, ob Sie für das abgerechnete Wirtschaftsjahr eine Nachzahlung tätigen oder Guthaben verbucht bzw. ausgezahlt bekommen. Dennoch sollten Sie auch einen Blick auf die Gesamtabrechnung werfen, denn diese betrifft die Gemeinschaft als Gesamtheit. Warum Sie die Jahresabrechnung nach Erhalt immer genau prüfen sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Die WEG-Jahresabrechnung ist ein wichtiges Dokument für Eigentümer, Verwalter und Verwaltungsbeirat zugleich!

Die Aufgabenteilung in Bezug auf die Jahresabrechnung einer WEG ist klar geregelt. Der bestellte WEG-Verwalter erstellt die Jahresabrechnung, der Verwaltungsbeirat oder ein fachlich versierter Miteigentümer prüft diese und die Eigentümerversammlung fasst einen Beschluss darüber.

Infos und Tipps zur Gesamtabrechnung und Einzelabrechnung der Jahresabrechnung einer WEG.
Die Jahresabrechnung für eine WEG besteht aus mehreren Bestandteilen. Dazu gehören die Gesamtabrechnung sowie die Einzelabrechnungen für die jeweiligen Wohnungseigentümer. Bedenken Sie, dass es hierbei immer nur um die Ausgaben und Einnahmen für das Gemeinschaftseigentum geht.

Der Verwalter einer WEG ist gemäß § 28 Abs. 3 zur Erstellung einer Jahresabrechnung für die von ihm verwaltete Wohnungseigentümergemeinschaft verpflichtet, wobei das Format jedoch nicht vorgeschrieben wird. So passiert es, dass die Jahresabrechnungen verschiedener Hausverwaltungen auch leicht unterschiedlich ausfallen, jedoch müssen bestimmte Informationen darin immer zwingend enthalten sein. Dazu gehören vor allem die folgenden Inhalte:

  1. Alle Ausgaben und Einahmen der WEG für das Wirtschaftsjahr (Gesamtdarstellung).
  2. Entwicklung der Instandhaltungsrücklage für das Wirtschaftsjahr.
  3. Einzelabrechnungen für die einzelnen Wohnungseigentümer inkl. Verteilungsschlüssel.

Ihre Beteiligung an den Kosten der WEG ergibt sich in der Regel aus Ihren Miteigentumsanteilen, sofern kein anderer Verteilungsschlüssel in der Vergangenheit beschlossen wurde. Die entsprechenden Zahlen können Sie Ihrer Einzelabrechnung entnehmen.

Der Wirtschaftsplan für eine WEG sowie die Jahresabrechnung sind eng miteinander verknüpft, bei großen Abweichungen sollten die Rechnungen aber immer gut geprüft werden.
Der Wirtschaftsplan stellt nur eine Prognose zu den Ausgaben und Einnahmen der WEG dar. Ob sich dieser bewahrheitet, zeigt dann die Jahresabrechnung, zu deren Erstellung der WEG-Verwalter gemäß Gesetz verpflichtet ist.

Anhand der Einzelabrechnung erfahren Sie, ob Sie eine Erstattung erhalten oder eine Nachzahlung leisten müssen. Ihre Anteile an den Ausgaben der WEG gemäß Ihren Miteigentumsanteilen werden dazu mit den von Ihnen geleisteten Hausgeldzahlungen verrechnet. Kommt es nur zu einer geringen Nachzahlung (negative Abrechnungsspitze) oder Rückerstattung (positive Abrechnungsspitze), hat der WEG-Verwalter in der Regel einen guten Wirtschaftsplan erstellt, der sehr realistisch war. Kommt es für die Gesamtheit der Wohnungseigentümer einer WEG zu größeren Beträgen hinsichtlich der noch zu bezahlenden Beträge, ist mit großer Wahrscheinlichkeit eine Anpassung des Wirtschaftsplans für das nächste Jahr erforderlich. Dies muss jedoch nicht unbedingt damit zusammenhängen, dass der Verwalter eine ungeeignete Vorhersage mit dem Wirtschaftsplan getroffen hat. Viele Ereignisse liegen schlichtweg außerhalb des Einflussbereichs der Hausverwaltung. So kann im abgerechneten Wirtschafts- bzw. Kalenderjahr ein größerer Schaden eingetreten sein, der zu einem erheblichen Schwinden der Instandhaltungsrücklage geführt hat. Ein Gerichtsverfahren der WEG kann negativ ausgegangen sein oder Miteigentümer sind zahlungsunfähig geworden. Wird das Hausgeld jedoch ohne klar ersichtlichen Grund von Jahr zu Jahr deutlich erhöht, obwohl eigentlich alles „beim Alten“ geblieben ist, sollten Sie der Ursache auf den Grund gehen. Ein sehr hohes Wohngeld macht nicht nur das Vermieten unattraktiv. Die Jahresabrechnung ist also ein Indiz dafür, ob mit der Verwaltung der WEG alles in Ordnung ist. Die Kontrollfunktion der WEG besteht vor allem darin, dass die Jahresabrechnung der Hausverwaltung per Beschluss angenommen oder abgelehnt werden kann.

Bei der Einzelabrechnung kommen meistens die Miteigentumsanteile als Verteilerschlüssel infrage, wenn die Jahresabrechnung erstellt worden ist.
Die Einzelabrechnung betrifft nur Sie als Wohnungsbesitzer. Der Verteilerschlüssel richtet sich meistens nach den Miteigentumsanteilen. Sie zahlen also die Kosten der WEG anteilig. Die Ausgaben und Einnahmen für Ihr Sondereigentum sind jedoch nicht Sache der Hausverwaltung.

Eine wesentliche Aufgabe des Verwaltungsbeirates ist die Prüfung der Jahresabrechnung für die WEG. Das Prüfungsergebnis wird auf der Eigentümerversammlung den anderen Miteigentümern präsentiert. Dies passiert im Vorfeld eines Beschlusses zur Genehmigung der Jahresabrechnung durch die Eigentümerversammlung.

Auf der Eigentümerversammlung haben Sie die Möglichkeit, den Verwalter und / oder den Verwaltungsbeirat Fragen rund um die Jahresabrechnung zu stellen. Kein seriöser Verwalter würde versuchen, nachvollziehbare Fragen zu unterdrücken oder diesen auszuweichen. Zudem ist die Hausverwaltung dazu verpflichtet, die Verwaltungsunterlagen der WEG zur Eigentümerversammlung mitzubringen, sodass interessierte Miteigentümer die Option haben, sich einzelne Dokumente anzuschauen. In der Praxis lassen sich viele Unklarheiten, die sich vielleicht aus einer Gesamtabrechnung oder Einzelabrechnung ergeben, durch ein kurzes Gespräch mit dem WEG-Verwalter klären.

Wie muss eine Jahresabrechnung aussehen?

Die Jahresabrechnung, bestehend aus der Gesamtabrechnung und Ihrer Einzelabrechnung, muss verständlich dargestellt sein, sodass Sie diese ohne Weiteres nachvollziehen können. Zwischen den einzelnen Hausverwaltung gibt es hinsichtlich des Layouts und der Darstellung in der Regel natürlich Abweichungen, doch müssen alle wichtigen Daten enthalten sein.

Das WEG gibt zwar vor, dass der WEG-Verwalter eine Jahresabrechnung erstellt, es schreibt jedoch keine genaue Form vor. Dennoch muss die Jahresabrechnung diversen Anforderungen gerecht werden.

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Die WEG-Jahresabrechnung erhalten Sie einmal pro Wirtschaftsjahr per Post und es müssen alle Daten bzw. Kontostände enthalten sein.
Die Jahresabrechnung für die WEG erhalten die Wohnungseigentümer per Post. Sie sollten etwas Zeit einplanen, um diese zu prüfen. In der Regel sehen die Jahresabrechnungen verschiedener Hausverwaltungen leicht unterschiedlich aus. Doch der Inhalt sollte immer alle erforderlichen Informationen bereitstellen.

Anforderungen an eine Jahresabrechnung

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  1. Es dürfen nur solche Ausgaben und Einnahmen Berücksichtigung finden, die tatsächlich entstanden und damit von den Konten der WEG zu- oder abgeflossen sind.
  2. Die Jahresabrechnung muss eine Aufstellung der Ausgaben und Einnahmen der WEG enthalten, die übersichtlich und geordnet ist, ohne inhaltliche Fehler zu enthalten.
  3. Das Dokument muss so gestaltet sein, dass die entsprechende Abrechnung auch ohne einen Steuerberater oder Buchhalter durch einen Wohnungseigentümer verstanden werden kann.

Wenn Sie an den Kauf einer Eigentumswohnung interessiert sind, sollten Sie nicht nur Einblick in die Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen nehmen, sondern insbesondere auch die letzten Jahresabrechnungen prüfen. So können Sie das Risiko, die „Katze im Sack“ zu kaufen, minimieren. Worauf man – sollten Sie sich im Vorfeld konkret über einen Kauf informieren oder Eigentümer sein – im Rahmen einer Rechnungsprüfung achten muss, das erklären wir in einem weiteren Beitrag.

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