Die Prüfung der WEG-Verwaltungsunterlagen bei einem unseriösen Verwalter!

Als Wohnungseigentümer wünscht man sich unter anderem einen WEG-Verwalter, der zum einen alle Regeln der ordnungsgemäßen Verwaltung beachtet und zum anderen das Hausgeld bzw. Wohngeld nicht unnötig teuer werden lässt. Ob tatsächlich eine ordnungsgemäße Verwaltung vorliegt, lässt sich vor allem durch einen Blick in die Verwaltungsunterlagen feststellen. Diese Aufgabe übernimmt regelmäßig der Rechnungsprüfer einer WEG, der zumeist auch Mitglied des Verwaltungsbeirates ist, um in der Eigentümerversammlung den teilnehmenden Miteigentümern einen Bericht von seiner Belegprüfung zu erstatten. Dies ist als Vorbereitung auf die Beschlussfassung zu den Tagesordnungspunkten in Bezug auf die Annahme der Jahresabrechnung sowie der Entlastung von Verwaltung und Verwaltungsbeirat zu sehen. Gleichzeitig steht Ihnen das Mittel der Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen der WEG natürlich ebenfalls zur Verfügung, wenn Sie nicht mit der Funktion des Rechnungsprüfers betraut sind.

Bei der Einsicht in die WEG-Verwaltungsunterlagen bzw. in die entsprechenden Belege hat der Verwalter leider den Heimvorteil. Der Termin findet in der Regel nur in den Räumlichkeiten der Hausverwaltung statt. Es gibt keine Pflicht für den Verwalter, Ihnen Kopien oder Scans per Post bzw. E-Mail zukommen zu lassen.

Ob Sie nun Ihr Recht auf Einsichtnahme als Rechnungsprüfer oder als Miteigentümer wahrnehmen: Die Einsichtnahme geschieht immer in den Räumlichkeiten der Hausverwaltung. Sind Sie an einen unseriösen Verwalter geraten, können Sie sich in der Regel darauf gefasst machen, dass ein solcher Termin zur Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen nicht ohne Zwischenfälle ablaufen wird. Ein Spaziergang wird die Einsichtnahme dann mit Sicherheit nicht, denn unseriöse Verwalter hegen ein großes Interesse daran, ihre fragwürdigen Handlungen und / oder ihre Inkompetenz zu verschleiern. Damit Sie sich gut auf einen Termin zur Einsichtnahme in die Belege Ihrer WEG vorbereiten können, finden Sie die wichtigsten Hinweise in diesem Beitrag.

Unseriöse Verwalter zeigen viel Kreativität, wenn es darum geht, eine Belegprüfung zu erschweren.

Kritische Eigentümer, welche die richtigen Fragen aufwerfen, stellen für unseriöse WEG-Verwalter, die fragwürdigen Zielen nachgehen, das größte Problem dar. Belegprüfungen sind daher für Verwalter dieser Art überaus unangenehme Termine dar. Vielleicht fliegt die ganze Misere ja auf – und man wird durch die WEG als Verwalter nicht entlastet?

Ihre Kompetenzen zeigen unseriöse Verwalter nicht etwa dann, wenn Ansätze zum Sparen beim Hausgeld oder zu einer geschickten Instandhaltungsstrategie gefragt sind, sondern vielmehr dann, wenn sie etwas verschleiern möchten. Solche Verwalter nutzen üblicherweise nicht nur fiese Tricks in der Eigentümerversammlung, sondern ebenfalls im Rahmen der Rechnungsprüfung an. Manche “schwarzen Schafe” versuchen sogar, nicht einmal telefonisch erreichbar zu sein. Für eine Verschleierung kommen vor allem folgende Punkte in Betracht:

• Verstöße gegen die Maßgaben der ordnungsgemäßen Verwaltung gemäß dem Wohnungseigentümergesetz (§ WEG).
• Schlampige oder unvollständige Aktenführung.
• Untätigkeit in der Hausverwaltung.
• Fehlerhafte Entscheidungen mit unnötigen Kosten für die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG).
• Verwendung von Treuhandkonten anstatt der erforderlichen WEG-Eigenkonten (Offene Fremdgeldkonten).
• Untreue gegenüber der WEG.

Ein unseriöser Verwalter läuft also immer dann Gefahr, entlarvt zu werden, wenn der Rechnungsprüfer oder ein Wohnungsbesitzer genauer hinschaut und berechtigte Fragen stellt, die der Verwalter ohne eine Lüge nicht zufriedenstellend beantworten kann. Das beste Mittel gegen solche „Dienstleister“ ist es also, genau die richtigen Fragen zu stellen und gleichzeitig Akten zu sichern, ob als Foto oder als Kopie.

Wenn Sie als Wohnungseigentümer die Notwendigkeit sehen, Fragen zu stellen, dann tun Sie dies! Ein kompetenter Verwalter wird jeden möglichen Verdacht einer nicht ordnungsgemäßen Verwaltung durch Argumente, welche durch Belege gestützt sind, schnell und unkompliziert entkräften können. Zudem ist dies für gute Verwalter ein echtes Anliegen, denn ihr Ruf ist ihnen wichtig – und stellt nicht selten die Grundlage für den wirtschaftlichen Erfolg ihrer Hausverwaltung dar.

Das kann Sie im Rahmen des Termins beim WEG-Verwalter erwarten.

• Die Ordner mit den Verwaltungsunterlagen sind völlig chaotisch und ungeordnet. Teilweise können auch Papiere lose darin liegen.
• Es wird Ihnen nur ein sehr dünner Ordner mit einem Auszug an wenigen Dokumenten vorgelegt.
• Wichtige Ordner fehlen unter Umständen sogar gänzlich.
• Die Ordner sind nicht oder inkorrekt beschriftet.
• Die Kontoauszüge sowie Kontoeröffnungsdokumente sind nicht vorhanden oder unvollständig.
• Man legt Ihnen so viele Ordner mit Unterlagen vor, dass Sie kaum die Übersicht behalten können und stellt Ihnen nur wenig Platz im Büro zur Verfügung.
• Der Verwalter wird aggressiv und droht Ihnen – dabei wird er unter Umständen von seinen Mitarbeitern unterstützt.
• Die anwesenden Personen der Hausverwaltung sind laut und ermöglichen so kein konzentriertes Arbeiten.
• Der Verwalter kann auch übertrieben freundlich sein und  versuchen, sich geradezu bei Ihnen einzuschleimen. Das Anbieten von Getränken ist inbegriffen.
• Laut Verwalter stellen Ihre Fragen kein Problem dar und mit der Hausverwaltung ist natürlich alles in Ordnung. Konkrete Antworten erhalten Sie nicht.
• Der Verwalter versucht schon vorab, den Termin zur Belegprüfung bzw. zur Einsichtnahme gänzlich zu verhindern, was nicht ohne hanebüchene Ausreden geht. Vielleicht sollen auch andere Miteigentümer oder der Verwaltungsbeirat schuld sein, dass die Unterlagen nicht vorliegen.
• Das Kopieren von Unterlagen oder Kontoauszügen ist nicht möglich, da der Kopierer angeblich defekt oder das Papier ausgegangen ist.

Nehmen Sie sich Zeit und Geld mit für einen Termin bei einer offensichtlich unseriösen Hausverwaltung. Schreiben Sie sich Ihre Fragen vorab auf und machen Sie sich Notizen zu den Aussagen des Verwalters. Eine Kamera bzw. ein Smartphone mit Kamerafunktion sollten Sie ebenfalls mitführen, um Beweise zu sichern. Dies sollten Sie tun, wenn z.B. ganz andere Beträge für Handwerkerdienstleistungen in den Unterlagen auftauchen, als die Kontobelege dies ausweisen oder etwa in den Jahresabrechnungen vermerkt ist.

Typische Ausreden von unseriösen Verwaltern, um die Belegprüfung zu erschweren.

Anbei ein paar faule Ausreden aus der Praxis, mit denen Verwalter eine Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen bzw. Belege der WEG hinauszögern oder gänzlich vermeiden möchten:

• „Leider ist Ihr Verwalter, Herr Unseriös, derzeit im Urlaub und wird sich bei Ihnen melden, sobald eine Terminmöglichkeit zur Belegprüfung besteht. Wir bitten Sie, sich bis dahin zu gedulden.“
• „Sie sind von der Gemeinschaft als Rechnungsprüfer für das Wirtschaftsjahr 2018 gewählt worden. Dieses ist noch nicht abgeschlossen. Sie können die Belege dann Anfang des nächsten Jahres einsehen.“
• „Ich habe keinen Zugriff auf das Archiv mit den Verwaltungsunterlagen, welches von meiner Mitarbeiterin, Frau Musterfrau, betreut wird. Diese befindet sich im Urlaub und ist erst in vier Wochen wieder da.“
• „Bei den Konten der WEG handelt es sich um Onlinekonten. Dementsprechend existieren keine Kontobelege. Wir können aber online schauen, sobald wir wieder Zugriff auf das Onlinebankingsystem haben.“
• „Sie haben nur die Möglichkeit, die aktuellen Verwaltungsunterlagen für dieses Jahr zu sehen, da die früheren Jahre bereits archiviert worden sind und sich nicht mehr in unseren Räumlichkeiten befinden.“
• „Frau Mustermann war für die Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen zuständig, hat jedoch unsere Hausverwaltung verlassen und eine ordentliche Übergabe war nicht möglich. Wir müssen unsere ganzen Unterlagen somit leider noch sortieren, bevor wir Termine für die Einsichtnahme durch Wohnungsbesitzer anbieten können.“
• „Nach Rücksprache mit Ihrem Verwaltungsbeirat, Herrn Gartendiktator, ist eine Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen durch die Gemeinschaft nicht gewünscht. Die Aufgabe der Rechnungsprüfung liegt bei Frau Grobschwachsinnig und nicht bei Ihnen.“

Ausreden sollten Sie nicht von Ihrem Recht zur Einsicht in die Verwaltungsunterlagen Ihrer WEG abhalten. Machen Sie es sich bequem und nehmen Sie notfalls einen erhöhten Aufwand in Kauf, wenn man Sie schikanieren möchte. Es ist kein Problem, dem Verwalter freundlich und sachlich mitzuteilen, dass Sie vollständige und ordentliche Unterlagen erwarten. Notfalls müssen Sie einen weiteren Termin vereinbaren, doch bereits dann stellt sich die Frage, ob ein Gang zum Fachanwalt nicht indiziert ist. Ein seriöser Verwalter hat weder die Zeit noch die Lust, um für eine Belegprüfung zwei Termine zu vereinbaren.

Lassen Sie sich nicht einlullen, wenn Sie den Eindruck haben, dass es sich nur um eine Vermeidungs- bzw. Verzögerungsstrategie handelt. Gute Hausverwaltungen haben ein solches Gebaren nicht nötig. In der Regel ist es immer besser, Probleme mit der Hausverwaltung schriftlich zu klären, anstatt auf unverbindliche Telefonate zurückzugreifen. Unseröse Verwalter sind ohnehin selten telefonisch erreichbar. Dabei ist es ganz gleich, ob Sie die E-Mail oder den klassischen Geschäftsbrief nutzen. So haben Sie im Nachhinein eine konkrete Grundlage, wenn es zu einer Auseinandersetzung mit dem WEG-Verwalter kommt – und beispielsweise dessen vorzeitige Abberufung, einschließlich sofortiger Kündigung des Verwaltervertrages, durch die WEG angestrebt wird. In der Praxis kann es passieren, dass unseriöse Hausverwalter über Monate den Kontakt verweigern. Besonders ungünstig ist es, wenn Sie eine Immobilie erworben haben, die nicht in Ihrer unmittelbaren Wohnumgebung liegt, sondern weiter weg.

Die Belegprüfung bei einer unseriösen Hausverwaltung: Ein Fazit!

Lassen Sie sich durch einen unseriösen Verwalter, der es mit Ihnen und Ihrer WEG nicht gut meint, keinesfalls unterkriegen. Schriftliche Notizen und Fotos sind beste Beweismittel, wenn eine vernünftige Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen nicht möglich ist.

Lassen Sie sich nicht zu unnötigen Beleidigungen oder Drohungen herab, wenn der unseriöse Verwalter Sie zu provozieren versucht. In der Regel werden anwesende Mitarbeiter zugunsten ihres Chefs Aussagen tätigen. Außerdem gehen Sie auf Nummer sicher, wenn Sie sich stets korrekt verhalten und sachlich bleiben. Einen unseriösen Verwalter schlägt man vor allem auf der Sachebene und mit klaren Fakten, die belegt werden können. Die Mühe einer detaillierten Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen der WEG lohnt sich immer, wenn Sie vermuten, dass etwas im Argen liegt. Machen Sie am besten von allen Unterlagen Fotos bzw. Kopien. Unter Zeitdruck dürfen Sie sich nicht setzen lassen, denn Sie müssen die Gelegenheit haben, die Unterlagen zu betrachten. Gehen Sie auch am besten nicht allein zum Termin und lassen sich durch eine weitere Personen, zum Beispiel in Form des Ehepartners oder eines anderen Miteigentümers der WEG, begleiten. So haben Sie einen Zeugen und der Verwalter wird vermutlich etwas mehr zurückhalten, als wenn Sie ganz alleine erscheinen.
Erweist sich der Termin bei der Hausverwaltung als reine Zumutung und wurden Ihnen – mit welchen Ausreden auch immer – die vollständigen Unterlagen vorenthalten, ist es meistens sinnvoll, einen Fachanwalt für Immobilienrecht aufzusuchen und sich eingehend beraten zu lassen. Ein Verwalter, der etwas zu verbergen hat, handelt in der Regel konträr zum Wohnungseigentumsgesetz und damit auch gegen die WEG, sodass eine außerordentliche Abberufung samt sofortiger Vertragskündigung infrage kommen! Vorausgesetzt, die Mehrheit “wacht auf” und verfügt über ein gewisses Grundverständnis in Bezug auf Verwaltungsfragen.

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