Eigentümerversammlung online durchführen: So einfach geht’s mit Matera

Mit dem WeMoG 2020 ist es möglich, Eigentümerversammlungen digital bzw. virtuell per Videokonferenz durchzuführen.

Bei diesem Artikel handelt es sich um ein Advertorial (Werbung).

Einmal jährlich ist eine Eigentümerversammlung Pflicht. Diese Verpflichtung stellte die Eigentümergemeinschaften und Hausverwalter vor allem zu Beginn der Corona-Pandemie und vor der Reform des WEG-Gesetzes vor große Herausforderungen. Die strikten Regeln über die Zusammenkunft von Menschen machten eine Eigentümerversammlung fast unmöglich. Doch dank der im November 2020 erfolgten Reform des WEG-Gesetzes konnte die Problematik dauerhaft gelöst werden, denn ab sofort ist eine digitale Durchführung möglich. In diesem Artikel geben wir Ihnen die wichtigsten Informationen zum Thema Eigentümerversammlung. Außerdem erklären wir Ihnen, wie eine Eigentümerversammlung mit Matera abläuft, welche Kosten auf Sie zukommen und welche Vorteile Matera für Ihre WEG außerdem bietet.

1. Grundsätzliches zur Eigentümerversammlung

Eine gute Hausverwaltungssoftware kann auch Eigentümerversammlungen digital steuern - so auch das Produkt Matera für WEG-Verwaltung.
Mindestens einmal im Jahr muss sie stattfinden: Die ordentliche Eigentümerversammlung. Dies ist überaus wichtig, denn mit den Beschlüssen der Eigentümer werden relevante Entscheidungen rund um die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums getroffen. Moderne Hausverwaltungssoftware bietet oftmals eine Alternative zur klassischen Präsenzveranstaltung.

Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) regelt in § 24 alle relevanten Punkte für die Durchführung einer Eigentümerversammlung, einschließlich der Anzahl von notwendigen Versammlungen im Jahr. In Absatz 1 steht: “Die Versammlung der Wohnungseigentümer wird von dem Verwalter mindestens einmal im Jahr einberufen.” Daraus ergibt sich die Pflicht zur Durchführung von mindestens einer Eigentümerversammlung pro Jahr. Darüber hinaus steht es der WEG frei, weitere Versammlungen einzuberufen, wenn der Bedarf besteht. Für die Einberufung einer Eigentümerversammlung besteht eine Ladungsfrist von drei Wochen. Die Einladung muss in Textform erfolgen. Dies wird sowohl durch die klassische Einladung per Brief, als auch durch eine Textnachricht mithilfe eines Messengers erfüllt. Der Einladung muss zudem eine Übersicht über die zu besprechenden Tagesordnungspunkte beigefügt werden. Sollen in der Versammlung Beschlüsse gefasst werden, sind zusätzlich noch die Beschlussvorlagen zu ergänzen. Der Ablauf einer Eigentümerversammlung ist immer gleich! Zunächst erfolgt eine Anwesenheitskontrolle, wobei die Teilnehmenden auch darauf überprüft werden, ob sie an der Eigentümerversammlung teilnehmen dürfen. Sind alle Anwesenden teilnahmeberechtigt, eröffnet der Verwalter die Versammlung. Danach werden die einzelnen Tagesordnungspunkte abgearbeitet. Die Eigentümer dürfen sich aktiv an den Diskussionen und Entscheidungen der einzelnen Punkte beteiligen, sodass am Ende das bestmögliche Ergebnis erzielt werden kann. Im Anschluss wird dann über die vorgelegten Beschlüsse abgestimmt. Die Ergebnisse werden direkt nach der Abstimmung bekannt gegeben. Danach wird die Eigentümerversammlung beendet. Der Verwalter erstellt im Nachgang ein Protokoll zur Versammlung. Dieses enthält auch die Ergebnisse der gestellten Anträge.

Die Themen für eine Eigentümerversammlung sind vielfältig. Wichtige Punkte sind unter anderem:

Ob die Abstimmung über ein Thema mit einfacher oder doppelt qualifizierter Mehrheit erfolgt, ist abhängig vom konkreten Thema, über das abgestimmt wird. Wird für die oben genannten Themen nur eine einfache Mehrheit benötigt, braucht es beispielsweise für bauliche Veränderungen eine doppelt qualifizierte Mehrheit. Die Eigentümerversammlung ist beschlussfähig, sobald mindestens ein Eigentümer anwesend ist. Daraus ergibt sich auch, dass keine Anwesenheitspflicht besteht. Allerdings ist die Teilnahme natürlich empfehlenswert, um aktiv an den Entscheidungen der WEG zu partizipieren. Mit der WEG-Reform im November 2020 wurde mit § 23 Abs. 1 WEG die Möglichkeit geschaffen, alle oder einzelne Rechte während der Eigentümerversammlung digital auszuüben. Sollte jedoch ein Eigentümer den Bedarf haben, die Eigentümerversammlung in physischer Form durchzuführen, dann muss die Eigentümerversammlung mindestens in hybrider Form durchgeführt werden.

2. Wie läuft eine Eigentümerversammlung mit Matera ab?

So funktioniert die virtuelle bzw. digitale Eigentümerversammlung mit der Software Matera für Wohnungseigentümergemeinschaften.
So sieht die Beschlussfassung im Rahmen einer digitalen Eigentümerversammlung mit der Hausverwaltungssoftware Matera aus.

Eine gute und einfache Möglichkeit zur digitalen Durchführung Ihrer Eigentümerversammlung bietet Matera. Matera ist eine Online-Plattform bzw. Hausverwaltungssoftware für die WEG-Verwaltung von selbstverwalteten Eigentümergemeinschaften. Matera ermöglicht über eine simple Online-Plattform die Vorbereitung als auch die Durchführung und Nachbereitung einer Eigentümerversammlung. In der Vorbereitung auf die Versammlung können Sie die Einladung sowie die Liste der Tagesordnungspunkte und die Beschlussvorlage digital über die Plattform erstellen und verschicken. Die Durchführung der eigentlichen Eigentümerversammlung erfolgt über die Plattform mithilfe eines integrierten Videokonferenzsystems. Das System ist DSGVO-konform und ermöglicht die Einhaltung der Kriterien für eine Eigentümerversammlung (z. B. Nichtöffentlichkeit der Versammlung). Zudem können parallel Abstimmungen über die Matera-Plattform durchgeführt werden. Gut zu wissen: Ebenfalls besteht die Möglichkeit, eine hybride Veranstaltung zu realisieren, sodass die Eigentümer digital und analog teilnehmen können. Mit Matera kann der Versammlungsleiter das Protokoll zur Eigentümerversammlung direkt im System erstellen und hierüber auch an die Eigentümer der WEG verschicken. Zusätzlich kann das Protokoll auf der Plattform archiviert werden. Darüber hinaus kann die Beschlusssammlung ebenfalls über Matera geführt werden. So können neue Beschlüsse einfach eingepflegt und aktualisiert werden. Sollte es Eigentümer geben, die hinsichtlich der digitalen Welt sehr unerfahren sind, besteht selbstverständlich die Möglichkeit, die Dokumente von der Plattform herunterzuladen und auf dem postalischen Wege zu verschicken.

3. Wie viel kostet die Durchführung einer Eigentümerversammlung bei Matera?

Bei der Durchführung einer Eigentümerversammlung fallen regelmäßig Kosten an, sowohl für die Eigentümergemeinschaft als auch für die Eigentümer selbst. Dies betrifft beispielsweise die Raummiete für den Veranstaltungsort und die Anfahrtskosten. Aber auch wenn sich eine WEG für die digitale Durchführung ihrer Eigentümerversammlung entscheidet, entstehen Kosten, zum Beispiel für die Nutzung des Videokonferenzsystems. Anders ist es, wenn Sie die Verwaltung Ihrer WEG über Matera organisieren. Wenn Sie Ihre WEG mit Matera verwalten, zahlen Sie lediglich eine fixe Gebühr. Sonderhonorare oder weitere versteckte Kosten gibt es nicht! Somit können Sie jederzeit ohne zusätzliche Kosten ordentliche als auch außerordentliche Eigentümerversammlungen durchführen. Auch die Unterstützung durch unsere WEG-Experten ist kostenfrei.

4. Welche Vorteile bietet Matera darüber hinaus für WEGs?

Mit Matera finden WEGs in Selbstverwaltung unter anderem Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Eigentümerversammlungen.
Matera ist eine Hausverwaltungssoftware, die sich an Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) in Selbstverwaltung richtet. Dazu muss die WEG zunächst einen Miteigentümer zum Verwalter bestellen. Auf Hausverwaltung-Ratgeber.de finden Sie weitere Informationen zu Matera.

Neben der Möglichkeit, Ihre digitale Eigentümerversammlung unkompliziert durchzuführen, bietet Matera Ihnen noch eine Menge weiterer Vorteile. Wir von Matera haben erkannt, dass bei einer WEG in Selbstverwaltung immer wieder Hürden bei fachlichen Fragen auftauchen, die ohne Juristen, Bausachverständiger und Buchhalter nur schlecht zu beantworten sind. Daher stellen wir unseren Kunden diese Experten an die Seite! So haben wir zum Beispiel Experten, welche sich der Buchhaltung annehmen und die notwendigen Schritte vornehmen, damit die Buchhaltung den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Sie erreichen unsere Experten von Montag bis Freitag in der Zeit von 9:00 Uhr bis 19:00 Uhr. Außerdem helfen wir unseren Kunden dabei, Ihre Verträge zu optimieren und Unterlagen für die Beantragung von Fördermitteln vorzubereiten. Auch bei Notfällen wie unerwarteten Reparaturmaßnahmen oder Hausgeldrückstände sind wir immer für sie da und helfen bei der Bewältigung des Problems. Dieses Angebot ist für Eigentümergemeinschaften revolutionär und stellt eine echte Alternative zur Betreuung einer WEG durch eine klassische Hausverwaltung dar!

5. Fazit: Jetzt Matera kennenlernen!

Falls Sie schon länger überlegen, Ihre WEG selbst zu verwalten, aber bisher aufgrund des fehlenden Expertenwissens noch gezögert haben, dann ist jetzt genau der richtige Zeitpunkt. Wir von Matera helfen Ihnen bei der Vorbereitung des Wechsels, übernehmen Ihre Buchhaltung und schulen Sie ausführlich zum Umgang mit unserer Plattform. Nutzen Sie die Chance, die Verwaltung Ihrer WEG einfacher, kostengünstiger und transparenter für alle Eigentümer zu gestalten! Fordern Sie noch heute Ihr persönliches Angebot an. Wir freuen uns auf Sie!

Dieser Artikel wurde vom Team rund um die Hausverwaltungssoftware Matera verfasst. Besuchen Sie für weitere Informationen die Featured Page zu Matera.

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