So bereiten Sie sich optimal auf die Eigentümerversammlung vor!

Tipps, Hilfen und Informationen, um die Eigentümerversammlung Ihrer WEG optimal vorzubereiten.

Als Wohnungseigentümer sollte man stets versuchen, an allen Eigentümerversammlungen der WEG teilzunehmen. Es ist dabei immer wichtig, dass Sie gut informiert sind und sich auf die Tagesordnung vorbereitet haben!

Die Eigentümerversammlung ist für eine WEG ein wichtiger wiederkehrender Termin, der mindestens einmal im Jahr stattfinden muss. Es handelt sich dann um die sogenannte ordentliche Eigentümerversammlung. Außerordentliche Eigentümerversammlungen werden in der Regel deutlich seltener einberufen, da hierfür ein besonderer Anlass vorliegen muss, der eine Dringlichkeit begründet. In diesem Artikel wollen wir uns jedoch der Vorbereitung der ordentlichen Eigentümerversammlung widmen – und Ihnen wichtige Tipps für eine optimale Vorbereitung geben.

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Die ordentliche Eigentümerversammlung findet mindestens einmal im Jahr statt.

Mindestens einmal pro Jahr findet eine Eigentümerversammlung statt, sofern es keine wichtigen Beschlüsse gibt, die außerordentlich gefasst werden müssen. Tagesordnungspunkte sind mindestens die Genehmigung der Jahresabrechnung sowie des Wirtschaftsplans und oftmals auch die Entlastung von Verwaltung und Verwaltungsbeirat.

Die Vorbereitung auf eine Eigentuemerversammlung kann Zeit in Anspruch nehmen.
Ihr Verwaltungsbeirat hat sich als unzuverlässig erwiesen und Ihr Hausgeld erscheint Ihnen zu hoch? Dann ist es Zeit, sich vor der Eigentümerversammlung in Ruhe die Unterlagen der WEG anzusehen.

Laut § 24 Abs. 1 WEG ist der Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft verpflichtet, mindestens einmal im Jahr eine ordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen. Das Gesetz schreibt nicht vor, bis wann die Eigentümerversammlung stattgefunden haben muss. Betrachtet man jedoch die Rechtsprechung, so sollte die ordentliche Eigentümerversammlung jedoch in den ersten Monaten eines neuen Jahres durchgeführt werden. Dies liegt daran, dass die ordentliche Eigentümerversammlung dazu dient, den Wirtschaftsplan zu beschließen und die Jahresabrechnung für das vergangene Wirtschaftsjahr beschließen zu lassen. Es würde also nur wenig Sinn ergeben, wenn der Wirtschaftsplan für ein Jahr beschlossen werden würde, das bereits fast abgelaufen ist. Dies würde nicht dem Leitbild der ordnungsgemäßen Verwaltung entsprechen, an das sich Hausverwaltungen wie Wohnungseigentümergemeinschaften zugleich halten müssen. Anfang des Jahres ist also die optimale Zeit, um sich auf eine kommende Eigentümerversammlung vorzubereiten. Haben Sie die Einladung des WEG-Verwalters erhalten, bleiben Ihnen ohnehin mindestens zwei Wochen Zeit für die Vorbereitung, denn dies entspricht der Ladungsfrist für eine Eigentümerversammlung. Erscheinen nicht alle Eigentümer und geben die Nichtanwesenden keine Vollmachten ab, müssen Sie zudem wissen, ab wann überhaupt eine Beschlussfähigkeit vorliegt. Des Weiteren werden ständig Beschlüsse gefasst, die etwa gegen die Teilungsordnung oder Gemeinschaftsordnung verstoßen und schlichtweg nichtig sind. Kommen wir nun dazu, wie Sie sich auf die bevorstehende ordentliche Eigentümerversammlung am besten vorbereiten!

Vor der Eigentümerversammlung: Prüfen Sie die Jahresabrechnung und den Wirtschaftsplan!

Kernthemen der ordentlichen Eigentümerversammlung sind die Genehmigung der Jahresabrechnung sowie die Beschlussfassung über den von der Hausverwaltung vorgelegten Wirtschaftsplan!

Eine gelungene und gründliche Vorbereitung bereits vor der Einladung zur Eigentümerversammlung zahlt sich aus.
Was kann ich wissen? Was muss ich wissen? Wie prüfe ich die Unterlagen der WEG wie etwa die Handwerkerrechnungen zeitsparend und gründlich?

Die Jahresabrechnung und der Entwurf des Wirtschaftsplans werden beide durch die Hausverwaltung erstellt und stellen wichtige Dokumente für die gesamte WEG dar. Es geht schließlich um Ihr Geld! Da lohnt es sich, genau hinzuschauen. Leider folgen in Deutschland viel zu viele Eigentümerversammlungen noch dem gleichen Muster: Schlecht informierte und zu gutgläubige Eigentümer folgen ohne Widerspruch einem fragwürdigen Hausverwalter, der eventuell noch durch einen inkompetenten Verwaltungsbeirat unterstützt wird. Es ist klar, dass unbegründete Kritik in einer Veranstaltung wie einer Eigentümerversammlung nicht hilfreich ist, doch berechtigte Fragen gilt es zu stellen. Diese können jedoch nur dann formuliert werden, wenn sich die Eigentümer im Vorfeld des Termins ausführlich mit den Ihnen übersandten Dokumenten auseinandersetzen. Sie müssen also die Jahresabrechnung und den vorgeschlagenen Wirtschaftsplan prüfen. Dies mag zwar mit Arbeit und der Notwendigkeit, sich zusätzliche Informationen einholen zu müssen, verbunden sein – doch der Aufwand lohnt sich. Schließlich möchten Sie Ihr Eigentum gut verwaltet wissen!

So prüfen Sie die Jahresabrechnung!

  • Haben Sie die Gesamtjahresabrechnung sowie die Einzeljahresabrechnung für Ihre Wohnung erhalten?
  • Ist die Jahresabrechnung übersichtlich und geordnet erstellt?
  • Sind die Jahresabrechnung und der Wirtschaftsplan wie aus „einem Guss“ oder wirkt die Jahresabrechnung so, als wäre sie mit einer eigenen Excel-Liste des Verwalters erstellt worden?
  • Stimmen die Zahlen mit dem im vorherigen Jahr beschlossenen Wirtschaftsplan überein bzw. finden sich möglicherweise Diskrepanzen?
  • Sind Kostenpositionen deutlich erhöht – und wenn ja, warum?
  • Wurden all Ihre Hausgeldzahlungen in der Jahresabrechnung berücksichtigt?
  • Sind die Zahlenwerte der Jahresabrechnung sachlich wie rechnerisch richtig?
Sie sollten die wirtschaftliche Entwicklung der Instandhaltungsruecklage im Auge behalten, wenn Sie sich auf die Eigentuemerversammlung vorbereiten moechten.
Sehr beliebt bei unseriösen Hausvewaltern ist eine lose Zettelsammlung sowie eine nicht nachvollziehbare Entwicklung der Instandhaltungsrücklage. Fehlen in den Unterlagen ganze Monate und sind Buchungen nicht plausibel und fehlen komplette Belege, sollten Sie noch genauer hinsehen. Dies geht ohne eine gute Vorbereitung nicht.

Erscheint Ihnen die Jahresabrechnung von der Rechnung bzw. den Zahlen her merkwürdig, können Sie dem Verwalter spätestens in der Eigentümerversammlung Rückfragen stellen. Auch der Verwaltungsbeirat und / oder der Rechnungsprüfer können als Ansprechpartner dienen, um vorab Unklarheiten zu beseitigen. Lassen sich Ihre Fragen nicht zufriedenstellend beantworten, sollten Sie in der kommenden Eigentümerversammlung gegen die Annahme der Jahresabrechnung stimmen. Die Jahresabrechnung muss ordentlich erstellt worden sein, sodass Sie diese auch ohne die Hilfe eines Steuerberaters oder Anwalts verstehen. Zudem muss sie sachlich wie rechnerisch korrekt sein. Alles andere ist nicht mit den Maßstäben einer ordnungsgemäßen Verwaltung zu vereinbaren. Fehlerhafte Jahresabrechnungen sind viel häufiger als man denkt, dabei muss die Hausverwaltung nicht einmal Böses im Schild führen.

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So prüfen Sie den Wirtschaftsplan!

  • Stimmen Aufbau und Layout mit der Jahresabrechnung und dem Wirtschaftsplan für das letzte Wirtschaftsjahr überein bzw. wurde offensichtlich eine Verwaltungssoftware für die Erstellung genutzt?
  • Gibt es Veränderungen zum vorherigen Wirtschaftsplan – wenn ja, welche?
  • Wurden die Ergebnisse der Jahresabrechnung im neuen Wirtschaftsplan berücksichtigt (z. B. Preissteigerungen, Einsparungen etc.)?
  • Ist eine für den Bauzustand der Gemeinschaftsimmobilie angemessene Rücklagenbildung gewählt worden (Instandhaltungsrücklage)?

Der Wirtschaftsplan ist die Grundlage für Ihre monatlichen Zahlungen, die auch als Hausgeld bezeichnet werden. Ein Anteil des Hausgeldes ist zur anteilsmäßigen Begleichung der laufenden Kosten, der kleine Teil für die anteilige Zuführung zur Instandhaltungsrücklage vorgesehen. Die Zahlen im Wirtschaftsplan bestimmen also größtenteils, ob Sie günstig wohnen bzw. wie hoch die Rendite einer vermieteten Wohnung ist. Ein zu niedriges Hausgeld ist aber auch zu vermeiden, wenn dadurch Renovierungsstau z.B. an den Balkonen entsteht, sodass diese Ausgaben nicht mehr von der Instandhaltungsrücklage gedeckt sind. Setzt eine WEG per Beschluss in der Eigentümerversammlung über den Wirtschaftsplan die anzusparende Instandhaltungsrücklage für das Wirtschaftsjahr zu niedrig an, kann es in der Zukunft zu unschönen Sonderumlagen kommen, vor allem, wenn über Jahre hinweg zu wenig angespart wurde.

Wenn Sie den Verdacht haben, dass es Unstimmigkeiten mit der Jahresabrechnung oder dem vorgeschlagenen Wirtschaftsplan gibt, kann es notwenig werden, Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen zu nehmen.

Weitere Tagesordnungspunkte (TOP) für die Eigentümerversammlung beantragen!

Ihr Informationsvorsprung bei der Vorbereitung der Eigentümerversammlung ist wichtig, wenngleich auch hart erarbeitet.
Einige Verwalter laden sehr kurzfristig zur Eigentümerversammlung ein. Seien Sie vorher schon gut vorbereitet und versenden Sie wichtige Tagesordnungspunkte am besten sowohl per Brief als auch per E-Mail.

Oftmals gibt es jedoch neben den oben genanten Punkten auch weitere Themen, die im Rahmen der Eigentümerversammlung besprochen werden sollten. So müssen auch Instandhaltungsmaßnahmen, die von der Instandhaltungsrücklage beglichen werden, durch eine Eigentümerversammlung beschlossen werden. Die ordentliche Eigentümerversammlung ist dafür der richtige Ort. Möchten Sie, dass die Eigentümergemeinschaft einen Beschluss zu einem bestimmten Thema fasst, müssen Sie bei der Hausverwaltung einen entsprechenden Tagesordnungspunkt beantragen. Bitte beachten Sie dabei die Frist von zwei Wochen vor der Eigentümerversammlung. Am besten ist es, einen gewünschten Tagesordnungspunkt direkt in den ersten beiden Januarwochen zu beantragen. Nicht immer versenden die Hausverwalter die Einladung zur Eigentümerversammlung mit viel Vorlauf. Gehen Sie also auf Nummer sicher – und reichen Sie den von Ihnen gewünschten Tagesordnungspunkt rechtzeitig ein. Sofern Ihr Tagesordnungspunkt ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht, muss die Hausverwaltung diesen berücksichtigen und auf die Tagesordnung setzen. Ausreden hierfür gibt es nicht, sind in der Praxis aber sehr gängig! Nur ein unseriöser Verwalter wird versuchen, Tagesordnungspunkte zu unterdrücken, die ihm nicht genehm sind. Am besten versenden Sie die TOP parallel mit einem Einschreiben und einer E-Mail. So können Sie die Einhaltung der Frist notfalls zu einen späteren Zeitpunkt belegen.

Oftmals entwickeln sich Probleme am Bauzustand einer Immobilie schleichend und fallen dann zunehmend auf. So kann man dann rechtzeitig als Eigentümer einen entsprechenden Tagesordnungspunkt für die nächste Eigentümerversammlung einreichen, sofern der WEG-Verwalter diesen nicht bereits von sich aus im Rahmen der Einladung berücksichtigt hat.

Wann es sich lohnt, Tagesordnungspunkte zu beantragen (Beispiele):

  • Schlechter Zustand des Dachs (angestrebter Beschluss: Einholen von Angeboten zur Dachsanierung).
  • Baufällige Balkone (angestrebter Beschluss: Einholen von Angeboten und nach Rücksprache mit dem Beirat Beauftragung eines Unternehmens).
  • Feuchtigkeits- bzw. Schimmelprobleme im Keller (angestrebter Beschluss: Einholen von Angeboten).
  • Ungenügende Arbeiten eines Gartendienstes (angestrebter Beschluss: Wechsel des Dienstleisters).
  • Regelmäßig fremder Abfall in den Mülleimern der WEG (angestrebter Beschluss: Versehen der Mülleimer mit Schlössern).

Eine schwierige Eigentümerversammlung vorbereiten!

Bereiten Sie sich auf schwierige Eigentümerversammlungen besonders gut vor. Sachliche Argumente lassen sich nur durch Wortentzug oder Gebrüll unterdrücken. Doch haben Sie ein Recht auf eine ordnungsgemäße Verwaltung – und wenn Sie dieses erst nach einer unangenehmen Eigentümerversammlung durchsetzen lassen.

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Nicht viele Eigentümer sind auf die Versammlungen gut vorbereitet.
Zahlreiche Eigentümer erscheinen erst gar nicht zur Eigentümerversammlung. Jetzt ist es wichtig zu wissen, wann eine WEG überhaupt beschlussfähig ist.

In der Geschäftsbeziehung einer WEG zu einer Hausverwaltung gibt es leider viel zu oftMeinungsverschiedenheiten die dann auch ausgetragen werden. Das passiert dann spätestens in der nächsten Eigentümerversammlung und kann leicht eskalieren. Ist der WEG-Verwalter und / oder der Verwaltungsbeirat unseriös und / oder inkompetent, müssen Sie sich darauf einstellen, dass Sie sich in der Eigentümerversammlung zu Wort melden müssen. Es kann passieren, dass man Ihnen dann das Wort entziehen möchte oder Sie sogar niederbrüllt. Sofern Sie sich selbst nichts vorzuwerfen haben, sollten Sie sachlich und ruhig dagegenhalten. Das können Sie mündlich in der Eigentümerversammlung, schriftlich im Vorfeld / im Nachgang oder Sie gehen zu einem entsprechenden Fachnwalt, den Sie mit der Durchsetzung Ihrer Interessen beauftragen, etwa mit einer Anfechtung eines unsinnigen Beschlusses. Werden Sie misstrauisch, wenn sachliche Argumente nicht mehr zählen, sondern allein die Gefühle maßgeblich sind. Wenn Sie das Wort haben und nicht brüllen oder beleidigend sind, darf der Hausverwalter Sie nicht der Versammlung verweisen. Lassen Sie sich gerade von einer fragwürdigen Hausverwaltung, welche die Eigentümer lediglich als Stimmvieh betrachtet, nicht unterkriegen! Gleiches gilt für den Beirat, wenn dieser durch Inkompetenz und charakterliche Nichteignung glänzt!

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