Eine fehlerhafte Jahresabrechnung?! Darauf müssen Sie als Eigentümer achten!

Eine Jahresabrechnung, die Hausgeldzahlungen sowie die Zuführung zu Instandhaltungsrücklage enthält, ist nicht selten fehlerhaft, unvollständig oder gar falsch.

Jede Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) erhält einmal im Jahr die Jahresabrechnung von ihrem Hausverwalter. Dieses Dokument ist aufgrund der aktuellen Rechtsprechung sehr umfangreich und kann auch gut und gerne einmal 10 Seiten umfassen. Zu den Pflichtaufgaben der Hausverwaltung gehörend, ist die Erstellung der Jahresabrechnung für die WEG in Verbindung mit der Vorlage zur Beschlussfassung eine sehr wichtige Angelegenheit. Bei der Darstellung der Einnahmen und Ausgaben der Wohnungseigentümergemeinschaften ist Transparenz oberste Pflicht: Die Jahresabrechnung der WEG muss unter anderem die geschuldeten sowie die tatsächlichen Zahlungen der Eigentümergemeinschaft auf deren Instandhaltungsrücklage sowohl in der Einzelabrechnung, als auch in der Jahresgesamtabrechnung abbilden. Sie werden als Wohnungseigentümer über mögliche Rück- oder Nachzahlungen informiert. Wichtig für Eigentümer, die ihre Wohnung vermieten: Die Jahresabrechnung stellt die Grundlage für die für Mieter anzufertigende Betriebskostenabrechnung dar. Kommt die Jahresabrechnung der WEG jedoch zu spät, schafft dies nur Probleme für den vermietenden Eigentümer, der schließlich gesetzlich an die Abrechnungsfrist gegenüber seinem Mieter gebunden ist. Umlagefähige Betriebskosten, zu denen etwa die Grundsteuer gehört, muss der Vermieter mit seinem Mieter abrechnen. In der Praxis wird also klar, wie wichtig eine korrekte und fristgerechte Übermittlung der Jahresabrechnung an die Eigentümer ist – und welche Konsequenzen es hat, wenn eine Wohnungseigentümergemeinschaft von einem unseriösen Verwalter betreut wird, der seine Pflichten vernachlässigt oder eine grottenschlechte Buchführung darbietet!

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Keine Jahresabrechnung für die WEG oder nur eine lückenhafte Abrechnung?

Tipps, um die Jahresabrechnung für Ihre WEG bzw. für Ihre Eigentumswohnung auf Fehler zu überprüfen.
Um eine Jahresabrechnung eines WEG-Verwalters vernünftig zu prüfen, benötigt es mehr als einen Taschenrechner. Neben den laufenden Kosten gilt es, die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage nachvollziehen zu können.

Erstellt eine Hausverwaltung überhaupt keine Jahresabrechnung für die Wohnungseigentümergemeinschaft, dann entzieht diese sich einer ihrer konkreten Pflichten: Jeder Eigentümer hat laut Wohnungseigentümergesetz einen Anspruch auf die Jahresabrechnung. Und was passiert, wenn der Verwalter die Jahresabrechnung erstellt, diese jedoch sehr nachlässig zusammenschustert ist? Wer blickt dann noch genau durch, wenn es darum geht, die Zahlen akkurat zu prüfen?
Von den laufenden Konten kann ein geschickter Verwalter, der über viel kriminelle Energie verfügt, Gelder abzweigen – ohne, dass es auffällt! Die Möglichkeiten, Geld zu veruntreuen, sind schlichtweg vorhanden und aufgrund der Unübersichtlichkeit der einzelnen Positionen in der Jahresabrechnung gar nicht so leicht zu erkennen. Bei einer schlechten Buchhaltung samt Jahresabrechnung ist dann auch der unerfahrene Verwaltungsbeirat – oder eine andere Person, welche die Rechnungsprüfung durchführt, vielleicht schon restlos überfordert. Allein aufgrund des Umfanges kann es sogar für Miteigentümer aus einschlägigen Berufen wie etwa aus der Steuerberatung oder für Beiräte mit jahrelanger Erfahrung mitunter recht anspruchsvoll sein, für sich selbst und für die Miteigentümer Licht in das Dunkle zu bringen.

Zahlreiche Hausverwalter zweigen seit Jahren unentdeckt Gelder von ihren Kunden, also den Eigentümern, ab. Die Chancen, tatsächlich stichhaltige Beweise in den Verwaltungsunterlagen der WEG oder in der Jahresabrechnung zu finden, sind nicht sonderlich groß. Steuern Sie rechtzeitig dagegen, wenn Ihnen die Jahresabrechnung nicht plausibel vorkommt!

Wie unseriöse Hausverwalter bei der Jahresabrechnung die WEG austricksen!

Manche der üblichen Tricks unseriöser Hausverwaltungen bei der Jahresabrechnung sind natürlich bekannt, sodass es nie verkehrt ist, sich mit diesen auseinanderzusetzen, wenn man berechtigte Zweifel an der Seriosität des WEG-Verwalters hat. Ebenso kommen manche Fehler häufig vor, wenn die Jahresabrechnung nachlässig erstellt wird.

Die typischen Fehler in der Jahresabrechnung für eine WEG im Überblick!

Tipps und Hilfe, um die Jahresabrechnung für Ihre Wohnung bzw. für Ihre Wohnungseigentümergemeinschaft auf Fehler hin zu überprüfen.
Als Wohnungseigentümer kann es einem durchaus passieren, dass man bei der Jahresabrechnung der Hausverwaltung einfach nicht durchblickt. Dennoch sollten Sie Ihre Einzelabrechnung sowie die Gesamtabrechnung für die WEG auf Plausibilität prüfen. Gerade unseriöse Verwaltungen sind dafür bekannt, Jahresabrechnungen mit vielen Fehlern an die Eigentümer zu verschicken. Dies kann schlichtweg der Bequemlichkeit geschuldet sein – schlimmstenfalls jedoch dem Versuch, Untereuhandlungen zu verschleiern.
  • Besonders beliebt: Zahlendreher! Schnell wird aus dem Betrag € 4.253,32 € mal eben € 4.523,32 – natürlich zu Ungunsten der WEG. Viele kleine Abzweigungen bei mehreren Dutzend oder sogar Hunderten von Eigentümergemeinschaften ergeben am Ende eben auch eine große Summe! Bei Zahlendrehern ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie entdeckt werden, recht gering.
  • Ständiges Hin- und Herbuchen zwischen unterschiedlichen Konten (siehe WEG-Eigenkonto). Am Ende kann bei so vielen Umbuchungen kaum jemand nachhalten, ob tatsächlich all das Geld wieder zurückgeflossen ist, welches ursprünglich entnommen wurde. Werden die Kontobestände z. B. am Anfang und am Ende eines Abrechnungsjahres nicht angegeben, so kann die Jahresabrechnung angefochten werden – wie immer bis zu einen Monat nach Beschlussfassung. Die Rechnung muss für jeden Eigentümer so verständlich und plausibel dargestellt werden, dass kein externer Berater notwendig ist, um diese zu durchdringen.
  • Es wird ein völlig falscher Abrechnungszeitraum genannt. Für das Wirtschaftsjahr 2017 etwa sind die Kontostände zum 1. Januar 2017 und zum 31. Dezember 2017 zu benennen!
  • Die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage passt nicht zu den Einnahmen und es kommt zu einer sogenannten rechnerischen Unschlüssigkeit.
  • Sie wissen nach Erhalt der Jahresabrechnung Ihrer WEG nicht, ob Sie etwas nachzahlen müssen oder ob Ihnen sogar ein Guthaben zusteht.
  • Einer oder mehrere Verteilungsschlüssel wurden nicht korrekt angewandt und / oder Kosten wurden auf einen einzelnen Eigentümer abgewälzt (z. B. für eine Sanierung von Teilen des Gemeinschaftseigentums, die aber alle Eigentümer gemäß ihren Miteigentumsanteilen zu zahlen haben).
  • Die Belege z.B. zu den Handwerkerdienstleistungen sind in der Rechnungsprüfung nicht auffindbar oder die Zahlen weichen von den Angaben in der Jahresabrechnung ab.
  • Große wie kleine Beträge werden einfach von der Instandhaltungsrücklage abgebucht. Diese ist jedoch ein zweckgebundenes Bestandskonto, sodass z.B. laufende Zahlungen sowie finanzielle Engpässe der WEG keine Entnahme rechtfertigen. Wird in der Jahresabrechnung ersichtlich, dass immer wieder große Beträge aus der Instandhaltungsrücklage für laufende Kosten genutzt werden, müssen Sie wachsam sein – besonders, wenn die Instandhaltungsrücklage immer geringere Endstände aufweist, obwohl keine Sanierungsmaß
    So identifizieren Sie eine falsche Jahresabrechnung für Ihre Wohnungseigentümergemeinschaft (Einzelabrechnung, Gesamtabrechnung, Entwicklung der Instandhaltungsrücklage).
    Eine Jahresabrechnung für eine WEG kann mitunter sehr komplex sein und mehrere DIN A4-Seiten umfassen. Es ist dabei jedoch unerlässlich, dass Sie einen Überblick über die Finanzen Ihrer Eigentümergemeinschaft haben.

    nahmen durchgeführt worden sind.

  • Sie bekommen keine einzelne Abrechnung für Ihre Eigentumsanteile, sondern lediglich eine grobe Gesamtübersicht aller Einnahmen und Ausgaben der WEG zur Verfügung gestellt.
  • Es fehlen Gelder aus der Instandhaltungsrücklage, die schon für zukünftige Sanierungen abgezogen wurden. Die tatsächlich erfolgten Ausgaben und Einnahmen sind in der Jahresabrechnung aufzuführen, zukünftige Verbindlichkeiten jedoch nicht!
  • Die Jahresabrechnung enthält lediglich die an den Energieanbieter entrichteten Abschläge, aber nicht den tatsächlichen Verbrauch. Viele Verwalter nehmen in die Heizkostenabrechnung die gezahlten Abschläge statt der Kosten für die verbrauchten Brennstoffe auf. Das ist verständlich, wenn der Versorger abweichend vom Kalenderjahr abrechnet – aber unvereinbar mit der Heizkostenverordnung.
  • Hausgeldrückstände von insolventen oder nicht mehr zahlungsfähigen bzw. zahlungswilligen Miteigentümern werden nicht in der Jahresabrechnung erwähnt.
  • Die Verwaltung stellt der WEG mitten im Abrechnungsjahr eine höhere Verwaltervergütung in Rechnung, ohne die Eigentümer darüber zu informieren. Dabei liegt unter Umständen nicht einmal eine Erhöhungsklausel im Verwaltervertrag vor oder es wurde darauf verzichtet, die Erhöhung von der WEG mehrheitlich beschließen zu lassen.

Was kann man als Eigentümer gegen fehlerhafte Jahresabrechnungen tun?

Tipps zur Jahresabrechnung in Bezug auf die Instandhaltungsrücklage und deren Anlage auf einem WEG-Eigenkonto, anstatt auf einem Treuhandkonto.
Die Gelder einer WEG sollten auf sichere WEG-Eigenkonten angelegt sein. Diese Konten gehören der WEG und nicht dem Verwalter, wie dies etwa bei den nicht zulässigen Treuhandkonten der Fall ist. Eine seriöse Hausverwaltung würde im Jahr 2018 niemals mit Treuhandkonten arbeiten.

Enthält die Jahresabrechnung Ihrer WEG ganz grundlegende Fehler und widerspricht sie ordnungsgemäßer Verwaltung, dann ist sie anfechtbar. Wird in der Eigentümerversammlung über die Annahme der Jahresabrechnung abgestimmt, dann stimmen Sie nicht dafür, sondern äußern Sie Ihre Bedenken und legen Sie Beweise auf den Tisch. Erscheinen Ihnen und / oder dem Rechnungsprüfer viele Positionen nicht plausibel, ist die Jahresabrechnung auf unterschiedlichen Papieren und Programmen zusammengeschustert oder völlig chaotisch, dann sollten Sie hellhörig werden und der WEG Ihre Erkenntnisse mitteilen. Nehmen Sie zunächst vor dem Termin der Eigentümerversammlung Ihr persönliches Einsichtsrecht wahr, welches jedem Wohnungseigentümer zusteht. Zudem können Sie erst einmal Ihren Verwaltungsbeirat fragen, der im Normalfall vor der Eigentümerversammlung die Rechnungsprüfung für die WEG wahrnimmt, sofern kein anderer Rechnungsprüfer bestimmt wurde. Vereinbaren Sie einen Termin zur Einsichtnahme und fertigen Sie dann Fotos von allen Unterlagen an. Das kostet Zeit – unter Umständen wirklich sehr viel Zeit – hat aber den Vorteil, dass Sie die Verwaltungsunterlagen in Ruhe zu Hause durchsehen können. In den Räumen der Hausverwaltung will man Sie unter Umständen nicht in Ruhe arbeiten lassen. Eine Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen bei einer unseriösen Verwalter ist nicht selten überaus unangenehm und von einer sehr negativen oder gar aggressiven Stimmung geprägt.

Selbst wenn Sie in administrativen Angelegenheiten routiniert sind: Die Vielfalt der Positionen in einer möglicherweise fehlerhaften Jahresabrechnung sind nicht so schnell und gründlich zu durchleuchten. Eine gründliche Prüfung ist immer empfehlenswert!

Die Prüfung der Jahresabrechnung inklusive der Belege durch den in einer Eigentümerversammlung bestellten Rechnungsprüfer ist sehr wichtig.
„Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.“: Dieses Motto gilt auch für die Finanzen einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie wissen nie, wie Ihr Verwalter die Jahresabrechnung erstellt hat und ob er dabei zu 100 % ehrlich war. Genau aus diesem Grund ist die Rechnungs- bzw. Belegprüfung im Rahmen der Jahresabrechnung überaus wichtig. Ein guter Verwalter ist dankbar, für sachliche Kritik, da ihm an eine einwandfreie Arbeitsweise gelegen ist. Ein fragwürdiger Verwalter wird hingegen immer wieder Ausreden finden, warum etwas in der Jahresabrechnung falsch ist oder warum die Belege nicht vollständig vorliegen. Ein kompetenter Rechnungsprüfer ist für eine WEG also Gold wert!

Jetzt wird auch klar, warum nicht jeder Eigentümer Mitglied des Verwaltungsbeirates werden sollte. In der Eigentümerversammlung ist es wichtig, bei den Fakten zu bleiben. Viele Fragen lassen sich bestimmt schon vorab ohne Weiteres klären, wenn der Hausverwalter seriös ist. Falls der negative Eindruck der Verwaltungsunterlagen nur durch ausweichende Antworten und unschlüssige Behauptungen seitens der Hausverwaltung nochmals verschlimmert wurde, dann erteilen Sie auf keinen Fall Entlastung! Die Problematik besteht nicht selten darin, dass der Großteil der Eigentümer sich voll und ganz auf den Beirat verlässt oder aber dem Verwalter blind vertraut. Genau davon leben unseriöse Hausverwalter, die für Ihre Liegenschaften fehlerhafte Jahresabrechnungen erstellen!
Ob überteuerte Handwerkerdienstleistungen von immer den gleichen Betrieben, bei denen nebenbei ein bisschen Extrageld für den Verwalter abspringt oder fehlende Einzelabrechnungen, die auf Ihren Anteil bezogen sind – es gibt sehr viele Ursachen für eine inkorrekte Jahresabrechnung.
Leider verstehen es zahlreiche fragwürdige Hausverwalter sehr gut, von den Fakten abzulenken und Augenwischerei zu betreiben. So wird den Wohnungseigentümern gerne einmal eine sehr detailliert erscheinende Jahresabrechnung übersandt, aus der wesentliche Aspekte wie die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage oder die Anfangs- und Endbeträge der Konten (hoffentlich nicht Treuhandkonten, sondern WEG-Eigenkonten!) nicht hervorgehen. Schlimmstenfalls bringt die Hausverwaltung zur Eigentümerversammlung die Unterlagen Ihrer WEG gar nicht mit – und ist auch nicht fähig oder willens, Fragen zur Jahresabrechnung für das Wirtschaftsjahr im Ansatz zu beantworten.

Ein beliebter Trick: Mehrkosten in der Jahresabrechnung für Ihre WEG!

Tricks unseriöser Hausverwaltungen bei falschen Jahresabrechnungen.
Die Jahresabrechnung einer unseriösen Hausverwaltung kann ungerechtfertigte Kosten enthalten – beispielsweise, wenn der Verwalter sein Entgelt „einfach mal so“ ohne Beschluss und unbemerkt erhöht. Doch es gibt Tätigkeiten, für die eine Verwaltung berechtigterweise Mehrkosten verlangen kann. Die Einzelheiten sind im Verwaltervertrag zwischen dem Hausverwalter und der WEG geregelt.

Es hat schon Verwalter gegeben, die eigenmächtig ein Sonderhonorar für die Aufstellung des jährlichen Wirtschaftsplanes und / oder für die Erstellung der jeweiligen Jahresabrechnung verlangt haben. Diese Tätigkeiten gehören jedoch ganz klar zu den Aufgaben und Pflichten des Verwalters und zählen laut Wohnungseigentümergesetz (WEG) zu den üblichen Verwaltungsaufgaben, die nicht extra in Rechnung gestellt werden dürfen. Führt der Verwalter für sich selbst in der Jahresabrechnung noch ein Honorar für weitere derartige Punkte – wie etwa für die Einholung von Handwerkerangeboten oder für die Durchführung von Beschlüssen in der Jahresabrechnung auf, stimmt in der Regel etwas mit Ihrer Hausverwaltung nicht.
Es gibt dennoch zahlreiche Tätigkeiten, die ein Hausverwalter gesondert in Rechnung stellen darf und dann in der Jahresabrechnung in Ergänzung zu seinen Verwalterkosten aufführen kann. Genaueres dazu finden Sie in dem Verwaltervertrag, den Ihre WEG mit der Hausverwaltung abgeschlossen hat. Meist handelt es sich um folgende Tätigkeiten eines WEG-Verwalters:

  • Teilnahme an Gerichtsterminen, etwa bei einem nicht-zahlenden Miteigentümer
  • Mehraufwand durch das Mahnwesen, z.B. bei ausstehenden Zahlungen eines Eigentümers
  • Durchführung von außerordentlichen Eigentümerversammlungen
  • Begleitung von komplexen Sanierungsmaßnahmen
  • Zustimmung zum Verkauf einer Eigentumswohnung
  • Mehraufwand durch die Bescheinigung von haushaltsnahen Dienstleistungen / der Mehrwertsteuer

Manche Tätigkeiten kann eine Hausverwaltung den Eigentümern in Rechnung stellen. Das ist gut so und auch absolut berechtigt, wenn man den Aufwand berücksichtigt, der dafür erforderlich ist. Man denke hier nur an die Begleitung sehr aufwendiger Sanierungsvorhaben für eine WEG.

Tipps für Wohnungseigentümer in Bezug auf die Jahresabrechnung und auch mögliche Fehler in der Hausverwaltung.
Es ist grundsätzlich immer empfehlenswert, als Besitzer einer Eigentumswohnung mit den wichtigsten Grundlagen der Verwaltung vertraut zu sein. Es ist keine Selbstverständlichkeit, durch einen kompetenten und engagierten Hausverwalter betreut zu werden!

Der Vertrag einer WEG mit einer Hausverwaltung regelt also de facto individuell, was der Verwalter der WEG in Rechnung stellen darf und was nicht. Grundlegende Tätigkeiten wie die Erstellung der Jahresabrechnung gehört jedoch zu den Kernaufgaben einer WEG-Verwaltung und dürfen daher nicht zusätzlich zum Verwalterentgelt berechnet werden.
Schauen Sie bei der Jahresabrechnung also besser zweimal hin, sollten sich dort nicht plausible Positionen wiederfinden. Oft regelt sich alles vorab mit einem Blick in den Verwaltervertrag – muss es aber nicht.
Die Lösung für z.B. große Wohnungseigentümergemeinschaften, bei denen es um sehr hohe Rücklagen sowie um überaus vielschichtige Dokumente und Sachverhalte geht, könnte in der Bestellung eines externen Fachmannes liegen. Das ist keine günstige Alternative, wenn die Kosten jedoch auf viele Eigentümer verteilt werden, kann es unter Umständen jedoch eine sehr sinnvolle Investition sein!

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