Hausverwaltung – was darf und soll sie kosten?

Die Kosten für die Hausverwaltung variieren je nach Alter, Strukur, Größe, Lage und Ausstattung der WEG deutlich.

Was kostet eine Hausverwaltung pro qm oder pro Wohnung? Warum es oft nicht der richtige Weg ist, den günstigsten Hausverwalter zu wählen – Informationen rund um die Kosten einer WEG-Verwaltung. Keine Frage – es ist immer wesentlich leichter, sich mit dem eigentlichen Immobilienkauf und der Finanzierung auszukennen, als mit der anschließenden Verwaltung. Zahlreiche Ratgeber erklären mehr oder weniger im Detail, worum es genau beim Immobilienkauf geht. Und wenn die Eigentumswohnung dann erst einmal im Grundbuch auf den neuen Eigentümer eingetragen wurde? Was dann? Wer verwaltet das Sonder- und Gemeinschaftseigentum? Welche Kosten entstehen dann für die Eigentümer? Kann man diese auf den Mieter umlegen? Nicht alle Eigentümer haben eine Mietverwaltung beauftragt, sondern verwalten selbst. Es ist daher vorteilhaft, sich auszukennen.

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Fragen über Fragen. Schaut man sich die Tätigkeiten an, denen ein gut ausgebildeter und im besten Fall auch motivierter und seriöser Hausverwalter nachgehen muss, dann fällt auf, dass das Aufgabenspektrum breit gefächert ist. Ohne gewisse Kosten geht das nicht – wer bei der Verwaltervergütung spart, zahlt oft anderweitig drauf.

Die Kompetenz der Hausverwalters ist nicht kostenlos zu haben!

Es gibt viele Pflichten, die ein WEG-Verwalter übernehmen muss, ohne weitere Kosten zu berechnen.
Wer günstig kauft, zahlt zweimal. Diese alte Weisheit ist bei der Verwaltung von Immobilien kein schlechter Rat. WEG-Verwalter, die sich gegenseitig mit Billigpreisen unterbieten, haben sicher ihren Haken. Es gibt durchaus auch Staffelverträge, in denen sich das Entgelt jährlich erhöht und in denen jede Kleinigkeit wie das Einholen von Angeboten für Handwerkerdienstleistungen berechnet wird. Ein derartiger Vertrag wäre überaus ungünstig, kommt in der Praxis aber leider vor, weil viele Beiräte und Eigentümer sich nicht mit der ordnungsgemäßen Verwaltung auseinandersetzen können oder möchten.

Neben den sozialen Fertigkeiten, die für ein mitunter konfliktbeladenes WEG-Gefüge unerlässlich sind, benötigt ein guter Verwalter detaillierte rechtliche, technische und kaufmännische Kenntnisse, um eine Liegenschaft kompetent zu betreuen. Und was kostet eine Hausverwaltung nun, wie hoch darf die Verwaltervergütung einer WEG überhaupt angesetzt sein? Wie so oft ist das günstigste Angebot nicht immer die beste Option, von der Ihre Immobilie bzw. Ihr Sonder- und Gemeinschaftseigentum auf Dauer etwas hat! Eine hohe Relevanz entfaltet das Thema Kosten für den WEG-Verwalter besonders auch dann, wenn Sie planen, die Eigentumswohnung zu vermieten: Die Kosten für den WEG-Verwalter dürfen nicht an den Mieter weitergegeben werden. Es handelt sich dabei nicht um umlegbare Nebenkosten!

Viele Faktoren spielen bei den Kosten für die WEG-Verwaltung eine Rolle!

Es gibt grobe Richtwerte, die je nach Bundesland, Lage, Ausstattung/Größe der Liegenschaft stark variieren. Hausverwalter haben in einer Großstadt natürlich höhere Fixkosten als in einer ländlichen Umgebung, wobei weite Strecken zum Objekt ebenfalls berücksichtigt werden. Die Kosten für die WEG-Verwaltung werden meist pro Wohnung bzw. Einheit und Monat angegeben, dabei sind Preise von 12,00 € bis 30 € möglich. Wie immer steht in den Verträgen der Hausverwalter das Kleingedruckte und das ist tatsächlich nicht nur sehr relevant für die Wohnungseigentümer inklusive Beirat, sondern ebenfalls sehr interessant zur Einschätzung.

Es kommt häufig vor, dass Hausverwalter einen sehr niedrigen Basispreis von etwa 12 € anbieten und sich dann jedoch sämtliche Kleinigkeiten wie Telefonkosten und das Einholen von Kostenvoranschlägen bezahlen lassen. Dies ist nicht im Einklang mit einer ordnungsgemäßen Verwaltung, aber das muss man zunächst einmal überhaupt erst wissen.

Nicht wenige Hausverwalter jubeln ihren Kunden einfach weitere Kosten unter. Dies ist oft der Fall, wenn ein unfähiger Beirat einen ungünstigen Vertrag unterzeichnet hat, in dem der Verwalter sich die Kardinalpflichten wie Porto- und Telefonkosten noch extra berechnet. Was mit den Kosten für die Hausverwaltung abgedeckt sein muss, sind die folgenden Leistungen:

Wofür die Hausverwaltung zusätzliche Kosten berechnen darf:

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  • Einladung und Abhalten einer außerordentlichen Eigentümerversammlung (sofern diese nicht vom Verwalter verursacht wurde).
  • Abrechnung von haushaltsnahen Dienstleistungen [§ 35a EStG.].
  • Erstellen der Verwalterzustimmung, wenn ein Eigentumswechsel ansteht.
  • Mahnwesen wie etwa Einforderung von ausstehenden Wohngeldbeträgen sowie geltend machen von Rückständen bei Gericht.
  • Administrativer Aufwand rund um die Verweigerung der Lastschrift.
  • Aufwändige Sanierungsmaßnahmen oder bauliche Veränderungen, die über das übliche Maß hinausgehen (ab 5.000 € Richtwert, OLG Düsseldorf 10.1998).
  • Erhöhter administrativer Aufwand bei Übernahme einer neuen WEG von einem vorherigen Verwalter, der z.B. nur über eine lose Zettelsammlung verfügte.

Wofür der Verwalter beispielsweise keine Zusatzkosten verlangen darf:

  • Einsichtnahme in die Unterlagen der WEG durch Wohnungseigentümer im Verwalterbüro.
  • Pflege der Beschlusssammlung.
  • Planung und Abhaltung ordentliche Eigentümerversammlung nebst Anfahrt.
  • Anfertigen und Verschicken der Einladungen und Protokolle der einmal jährlich stattfindenden Eigentümerversammlung.
  • Einholung von Angeboten bei Handwerkern / externen Dienstleistern sowie für deren Auftragsvergabe.
  • Sondervergütungen ohne Beschluss und solche, die über ein übliches Maß bzw. einen üblichen Stundensatz hinausgehen. Eigentümer müssen also keinen Stundenlohn von € 500 für eine außerordentliche Eigentümerversammlung dulden!

Warum geringe Kosten für eine Hausverwaltung fatal sein können!

Eine gute Hausverwaltung ist Ihren Preis durchaus wert, auch wenn er etwas höher angesetzt ist.

Wie motiviert kann ein Hausverwalter sein, der nur einen geringen Preis für eine renovierungsbedürftige mit schwierigem Klientel ansetzt? Nachlässigkeiten hinsichtlich Reparaturen und Instandhaltungen sowie der damit verbundene Sanierungsstau sind echte Vermögens- und Renditeschädlinge! Eine unseriöse Hausverwaltung wird Ihnen für Kleinigkeiten wie für das Einholen von Angeboten kleinerer Reparaturen einen Zusatzbetrag berechnen. Leider wissen nur wenige Eigentümer, was genau in den Kosten für die Verwaltung abgedeckt sein muss und was im Verwaltervertrag eigentlich steht. Im ungünstigsten Fall weiß auch der Verwaltungsbeirat nicht weiter und hat einen Vertrag unterzeichnet, der überaus nachteilig ist. Natürlich stellt sich dann auch die Frage nach der Kompetenz der Hausverwaltung und ob diese trotz horrender Kosten für die WEG-Verwaltung noch den Überblick bewahren kann. Eine gute WEG-Verwaltung kennt sich in vielen Bereichen sehr gut aus und es arbeiten qualifizierte und/oder erfahrene Mitarbeiter dort, deren Aus- und Weiterbildung z.B. zum Immobilienfachwirt war unter Umständen nicht kurz. Kann ein Verwalter, der gerne und mit hoher Motivation verwalten soll, dies für einen Preis von 13 € tun?

Besonders zu Beginn der Selbstständigkeit kann es sein, dass ein Verwaltungsunternehmen oder ein eingetragener Kaufmann die Kosten viel zu niedrig ansetzt. Unterschätzt werden meist die doch recht hohen Nebenkosten, die in der Selbstständigkeit anfallen sowie auch die schwierigen Eigentümer in zahlreichen WEGs, die sehr viel Zeit und Mühe kosten.

Nicht selten verkalkulieren sich selbst Kaufleute bei der Angebotserstellung für eine WEG deutlich! Gibt es jedoch bereits ein eingespieltes Verwaltungsteam vor Ort, welches die Handwerker gut kennt und über optimierte innerbetriebliche Prozesse viel einsparen kann, so kann es durchaus sein, dass die Kosten für die WEG nicht so hoch angesetzt werden müssen.Um zu verstehen, welche Faktoren alle in die Kosten für die Hausverwaltung hineinspielen, müssen viele Aspekte berücksichtigt werden. Eine allgemeine Auskunft, wie hoch Verwalterkosten sein können, gibt es demnach nicht.

Bezüglich der Kosten für die WEG-Verwaltung müssen die folgenden Punkte bedacht werden:

  • Größe der WEG: Eine kleine Liegenschaft mit drei Eigentümern wird höher angesetzt als eine Eigentümergemeinschaft mit über 100 Wohnungen.
  • Baujahr und Zustand der Immobilie(n) der WEG: Ist mit vielen Sanierungen und Reparaturen zu rechnen, erhöhen sich die Verwalterkosten durch die damit verbundene Arbeit.
  • Lage der Liegenschaft: Im ländlichen Norden oder Osten ist es günstiger als in den Ballungsgebieten Süd- oder Westdeutschlands. In Düsseldorf z .B, wird es teurer sein als in Erfurt.
  • Struktur der Eigentümer/Bewohner der WEG. Sind Konflikte z.B. schon aus den früheren Protokollen der Eigentümerversammlungen ersichtlich, weil etwa der Beirat bereits viele Gartendienste vergrault hat, dann wird mehr Geld angesetzt.
  • Art der Verwaltung: Ist es nur ein reines von Eigentümern bewohntes Haus oder ist auch ein Mehraufwand durch die Mietverwaltung zu erwarten?

Weitere Einflussfaktoren auf die Kosten für den WEG-Verwalter…

Eine gute Hausverwaltung hält die Kosten wie das Hausgeld niedrig und sorgt für den Werterhalt der Immobilie.
Ein Hausverwalter, der angemessene Kosten für seine Arbeit ansetzt, sorgt für den Werterhalt der Immobilie, setzt Einsparpotenzial um und hat einen kurzfristigen wie langfristigen Plan für die Liegenschaft!

Sie sehen, dass eine allgemeingültige Aussage über die Kosten einer WEG-Verwaltung nicht möglich ist. Der Verwaltervertrag, der bei der Neubestellung eines WEG-Verwalters unterzeichnet wird, gibt Aufschluss über die tatsächlichen Kosten, die für die Eigentümer anfallen. Nicht einfach so werden Hausverwaltungen gerne auch mal als Renditekiller bezeichnet, wenn man plant, das Eigentum zu vermieten. Bedenken Sie auch, dass ein Verwalter, der zunächst teuer erscheint, einer WEG durch gute Kontakte zu Handwerkern sowie durch ein fundiertes technisches wie juristisches Wissen einer Liegenschaft viel Geld einsparen kann!

Wenig engagierte oder restlos unseriöse Verwalter, die Beschlüsse nicht umsetzen, weil sie wissen, dass es niemanden in der WEG gibt, den das interessiert, richten teilweise sehr viel Schaden an. Einfache Reparaturen oder Instandhaltungsmaßnahmen werden nicht umgesetzt und nicht fachmännisch von ihm abgenommen, der Sanierungsstau wächst und irgendwann wird es richtig teuer!

Gleiches gilt für den Fall, wenn eine Verwaltung schon vorher weiß, dass es schwierige Miteigentümer gibt, die nichts (mehr) verstehen können oder wollen und die untereinander zerstritten sind bzw. regelmäßig Dienstleister vergraulen. Wenn schon vorab klar ist, dass keine Eigentümerversammlung unter fünf Stunden dauert, dann macht sich das sicher in den Kosten für die Verwaltung bemerkbar. Die große Spanne von rund 13 € bis zu 30 € ergibt sich aus vielen Faktoren, die Sie als Eigentümer nur bedingt beeinflussen können. Ist die Konkurrenz groß und handelt es sich um eine ländliche Gegend sowie um eine größere Liegenschaft, die gut gepflegt ist, dann kann eine etablierte Verwaltung das Geld unter Umständen niedriger ansetzen. Kleine Objekte mit nur zwei, drei Eigentumswohnungen in München etwa müssen deutlich mehr zahlen und bewegen sich sicher um die 30 €.

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Tipps für die Einschätzung der Kosten eines WEG-Verwalters:

  • Lassen Sie sich unbedingt Referenzobjekte zeigen und sprechen Sie Verwandte, Bekannte und Kollegen an, die in einer gepflegten Liegenschaft wohnen, wer dort verwaltet. Lassen Sie sich ggf. Verträge und Protokolle von den Eigentümerversammlungen zeigen, um ein genaues Bild zu erhalten.
  • Viele Verwaltungen stellen schon eine Weile vor der Vorstellung zur Wahl des Verwalters einen Mustervertrag mit den genauen Konditionen zur Verfügung. Bitten Sie Ihren Verwaltungsbeirat um eine Kopie/Weiterleitung der E-Mail, sollte dieser den anderen Eigentümern noch keine Vorabinformation gegeben haben. So können Sie sich die Vertragsdetails und die genauen Kosten für die Verwaltung ansehen.
  • Informieren Sie sich bereits vorab ein wenig und in Ruhe, welche Leistungen berechnet werden dürfen und welche nicht. Es wäre gut für Ihre WEG, wenn Sie einen untauglichen und unseriösen Verwalter bereits vorab identifizieren können.
  • Gibt es viel Konkurrenz, werden viele WEG-Verwalter gezwungen sein, ihr Entgelt niedrig anzusetzen. Umgekehrt, wenn es eben keinerlei Konkurrenz in der Region gibt, schnellt der Preis für die Hausverwaltung gerne einmal in die Höhe.
  • Thematisiert der Verwalter, dass er Sondervergütungen wünscht, dann geht dies nur durch einen Beschluss, den Sie im Rahmen einer Eigentümerversammlung (alternativ und bei kleinen WEGs im Umlaufverfahren) fassen.
  • Ohne Beschluss darf der Verwalter sein Entgelt im Rahmen z.B. einer Vertragsverlängerung nicht einfach erhöhen – es sei denn, er hat einen veränderten/erhöhten Satz bereits im Vertrag vermerkt.

3 Kommentare

  1. Vielen Dank für den Tipp, nicht auf den günstigsten Preis zu achten. Ich kann nachvollziehen, dass man nicht sehr motiviert arbeitet, wenn man nur eine sehr geringe Vergütung bekommt. Ich werde darauf achten, dass eine gute Hausverwaltung einen Mustervertrag mit den genauen Konditionen zur Verfügung stellt.

  2. Danke für den ausführlichen Aufklärung von den Kosten einer Hausverwaltung. Ein 12€ Basispreis ist sehr attraktiv aber es lohnt sich wahrscheinlich ein bisschen mehr zu bezahlen, wenn man keine Überraschungen bei einer Nebenkostenabrechnung haben möchte.

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