Facility Management

Das Facility Management – die optimale Betreuung für Ihre Liegenschaft

Das Facility Management kümmert sich ganzheitlich um die Wartung und Instandsetzung.
Am besten bindet man das Facility Management direkt schon in der Konzeptionierungsphase einer Wohnungseigentümergemeinschaft ein. Später handelt es sich meist um Gebäudedienstleistungen unterschiedlichster Natur.

Was nach einem aufgesetztem englischen Begriff klingt, ist in Wahrheit viel komplexer und hat nichts mit einer hochtrabenden Bezeichnung für einen Hausmeisterdienst zu tun. Besonders große Liegenschaften mit einer entsprechenden weit verzweigten und modernen technischen Infrastruktur sind aufwändig und teilweise teuer in der Instandhaltung. Für sehr große WEGs, in denen viel Technik verbaut ist, kann das Hausgeld ohne ein optimales Facility Management sehr teuer werden. Eigentümergemeinschaften, die gleichzeitig einen Pool, mehrere Aufzüge oder gar Klimaanlagen in der Anlage haben, sind natürlich wartungsintensiv. Ein unwilliger oder inkompetenter WEG-Verwalter kann leicht den Überblick verlieren und Sanierungsstau entsteht.

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Die monatlichen Kosten für die Eigentümer können bei Misswirtschaft durch eine inkompetente und/oder unwillige Hausverwaltung geradezu explodieren. Steuern Sie rechtzeitig entgegen!

Dies ist oft der Fall, wenn es dann statt eines durchdachten Instandhaltungsplans oder Facility Managements zahlreiche teure Kleinaufträge sind, durch welche die Beiträge zur Instandhaltungsrücklage oder zum reinen Hausgeld in die Höhe schnellen. Bedenkt man, dass mit dem zunehmenden Alter der technischen Ausstattung immer auch mit Neuanschaffungen oder Reparaturkosten zu rechnen ist, benötigen Sie eine vorausschauend denkende WEG-Verwaltung mit viel Erfahrung und/oder ein passendes Facility Management, um die Liegenschaft im Hinblick auf die Technik, die Infrastruktur oder auch kaufmännisch gut betreut zu wissen. Am besten lassen Sie sich Referenzobjekte zeigen, um einen ersten Eindruck zu gewinnen!

Das Facility Management ist mehr als nur reine Haustechnik

Grosse Liegenschaften und Eigentümergemeinschaften werden durch ein Facility Management im Wert erhalten.
Besonders große Eigentümergemeinschaften mit moderner technischer Ausstattung sowie Sonderausstattung sind sehr wartungsintensiv.

Die immer komplexer werdenden technischen Möglichkeiten, die in Gebäuden bzw. in den Wohnungseigentümergemeinschaften zur Anwendung kommen können, benötigen vielfältiges Wissen. Bereits seit mehreren Jahren gibt es sogar Hochschulen, die den Studiengang Facility Management anbieten. Im Facility Management sind betriebliche und organisatorische Abläufe miteinander kombiniert und werden nicht einzeln betrachtet. Es gibt Beispiele aus der Praxis, in denen etwa mit Handwerkern teure Wartungsverträge für unsinnige Tätigkeiten abgeschlossen werden, bei denen die Eigentümer nur draufzahlen: Nicht selten kommt es vor, dass z.B. Rauchwarnmelder jährlich zu einem horrenden Preis gewartet werden und sich statt der teuren abgerechneten Batterien  auch noch Produkte aus dem Discounter in den Geräten wiederfinden. Letzteres ist bei einer schlechten Hausverwaltung leider nicht die ausnahme, sondern gängig. Eine unseriöse Hausverwaltung lässt deratige Nachlässigkeiten einfach zu und vernachlässigt schlichtweg gerne den Kostenrahmen, vom eigentlichen Nutzen ganz zu schweigen. Für wirklich wichtige Wartungs- und Instandsetzungsaufgaben und ein durchdachtes Facility Management ist dann meist kein Geld mehr in der WEG-Kasse. Ein gutes Facility Management berücksichtigt natürlich stets auch die Kosten für die Beauftragung z.B. von externen Gebäudedienstleistungen. Die Schnittstellen und Zuständigkeiten, die sich hieraus ergeben, sind ähnlich wie die von einer Hausverwaltung, und zwar organisatorisch-administrativ, planerisch-strategisch sowie technisch. Oft bieten WEG-Verwaltungen auch ein eigenes Facility Management an, um Dienstleistungen wie etwa die Gartenpflege aus einer Hand anzubieten. Das betrifft jedoch nur größere Verwaltungen, die durch einen Pool von eigenen Mitarbeitern schnell reagieren können, wenn es weitläufige Anlagen mit vielen Eigentümern und aufwendiger technischer Infrastruktur sind. Das Ziel sollte, wie bei der WEG-Verwaltung ganz allgemein, der Werterhalt der Gebäude oder der jeweiligen technischen Einrichtung/Anlage sein. So gliedern viele Unternehmen, WEGs oder auch Privathaushalte zahlreiche Aufgaben wie die Fassadenreinigung einfach aus. Oft werden die Begrifflichkeiten Facility Management und Gebäudemanagement oder Hausmeisterdienstleistungen miteinander verwechselt. Die reinen Serviceleistungen im Facility Management im operativen Tagesgeschäft verstehen sich als Gebäudemanagement, während hingegen das Facility Management selbst der übergeordnete Begriff ist.

Grob gesagt beinhaltet das Facility Management die folgenden Bereiche:

  • Management der Infrastruktur
  • Technisches Management
  • Kaufmännisches Management
  • Querschnittstätigkeiten interdisziplinärer Natur

Für Wohnungseigentümergemeinschaften stellen Teilbereiche des Facility Managements wie das Gebäudemanagement im Rahmen der Nutzung wert- und nutzungserhaltende Maßnahmen bereit.

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Dies betrifft unter anderem schwerpunktmäßig:

  • Die Glas- und Außenreinigung wie etwa Fassadenreinigung
  • Die Reinigung der Flure, Keller und Gemeinschaftsräume
  • Die Wartung und Reparatur von technischen Anlagen wie Heizungsanlagen oder Aufzügen inklusive Beschaffung von Ersatzteilen
  • Die Pflege und Bepflanzung von Garten- und Außenanlagen
  • Unterschiedliche Hausmeisterdienste wie das Wechseln von Glühbirnen oder Malerarbeiten
  • Die Wahrnehmung des Winterdienstes wie Schneeräumung und Streuen
Damit kein Sanierungsstau in der WEG entsteht, ist ein gutes Facility Management wichtig.
Viele Hausverwalter lassen das Thema Wartung und Instandsetzung über Jahre hinweg schleifen. Lassen Sie es nicht zum Sanierungsstau kommen und wirken Sie dem entgegen! Bringen Sie Punkte zur Sanierung auf die TOP-Liste!

Wie man sehen kann, sind die einzelnen Teilbereiche des Facility Managements überaus vielseitig und die Begrifflichkeiten sind nicht immer klar begrenzt oder werden ein wenig durcheinander gebracht. Besondere Wichtigkeit entfaltet ein gutes und durchdachtes Facility Management im Immobilienbereich für Wohnungseigentümergemeinschaften immer auch dann, wenn es um den Werterhalt geht und wenn Sie die Kombination aus unfähiger Verwaltung und inkompetentem Beirat ertragen müssen. Werden die entsprechenden technischen Anteile einer Liegenschaft nicht ausreichend oder nicht fachmännisch gewartet, entstehen den Eigentümern mitunter über Jahre hinweg wesentliche Nachteile. Dies äußert sich unter anderem in einem stetig wachsendem Hausgeld und in einem ungünstigen Sanierungsstau. In ewig langen Eigentümerversammlungen werden dann die einzelnen Angebote vorstellt, ausdiskutiert und es werden Beschlüsse gefasst. Bei sehr großen Wohnungseigentümergemeinschaften können sich diese Diskussionen endlos ziehen und wenig ergebnisorientiert ablaufen. Bei größeren Instandhaltungs- oder Sanierungsarbeiten, etwa an den Balkonen, sollten den Eigentümern  drei Angebote vorgelegt werden.

Facility Management – nur Eigen- oder auch Fremdfirmen?

Das Facility Management beinhaltet als Überbegriff viele Dienstleistungen und Gewerke in unterschiedlichen Phasen des Wohnens.
Aufgrund der Vielseitigkeit der Aufgaben und da das Facility Management einen Überbegriff bildet, müssen ab und an externe Dienstleistungen hinzugekauft werden. So sind dann auch genau jene Handwerker mit der Instandhaltung der WEG beschäftigt, die für die jeweilige Aufgabe hoch spezialisiert sind.

In der Praxis ist es so, dass ein Unternehmen im Bereich des Facility Managements nicht alle Leistungen bereitstellen kann. Üblich ist es, dass einige Dienstleistungen extern dazugebucht werden – meist geschieht dies über eine Ausschreibung. Dies garantiert eine gewisse Flexibilität im Facility Management, da immer auch die Kosten in Betracht gezogen werden. Eine Hausverwaltung, die eng mit einem guten Facility Management Betrieb zusammenarbeitet, hat einige Vorteile. Dies setzt jedoch eine gewisse Transparenz und Vergleichbarkeit der Angebote voraus und nicht nur den reinen Abverkauf von überteuerten Zusatzdienstleistungen, damit irgendetwas gemacht wird.

Die Vorteile des Facility Managements im Überblick

Mit der fortschreitenden technischen Entwicklung von Gebäuden steigt auch die Nachfrage nach entsprechenden Dienstleistungen rund um die Planung, Wartung und Instandhaltung sowie Administration von Liegenschaften. Dabei werden alle Phasen von der Neubauplanung und der Einrichtung bis hin zur Sanierung oder gar zum Abriss berücksichtigt. In der Nutzungsphase der Immobilie fallen viele Reparaturen und Wartungen an, sodass ein Blick auf die Kosten für die Eigentümer, aber auch für die Mieter unerlässlich ist – ganz gleich, ob es sich um selbstgenutztes Sonder- und Gemeinschaftseigentum handelt, oder um die Vermietung. Ein auf die WEG und die Nutzung sowie auf das Gebäude abgestimmtes Facility Management sorgt durch die Administration/das Management und die damit verbundene strategische Planung, aber auch durch die operativen Aufgaben vor Ort für eine einwandfreie Nutzung und für den Werterhalt. Stellen Sie sich vor, Sie erwerben in einer Großstadt eine Eigentumswohnung in einer WEG mit einem Quadratmeterpreis von €4.000. Hinzu kommen die hohen Kaufnebenkosten in Form von Notarkosten sowie Grunderwerbsteuer und Maklergebühr. In den ersten beiden Jahren arbeitet die Verwaltung noch engagiert bis ein wichtiger Mitarbeiter ausfällt und von da an werden keine wichtigen Instandhaltungen und Reparaturen mehr angegangen: Der Heizkessel ist marode, die Leitungen im Keller sind undicht und dies wiederum führt zu Feuchtigkeitsschäden, um die sich niemand kümmert. Der Aufzug hat ständig Aussetzer und ist über Monate hinweg defekt. All dies ist ärgerlich, wenn Sie eine Wohnung vermieten und ebenso ungünstig, wenn Sie unerwartet z.B. aus privaten Gründen umziehen müssen. Zudem geht aus den letzten Protokollen der Eigentümerversammlungen hervor, ob der Verwalter überhaupt tätig geworden ist und der WEG entsprechende Angebote vorgelegt hat. Ein erfahrener Käufer wird dies wissen und direkt bemängeln. Mit einem allumfassenden Ansatz, den das Facility Management verfolgt, wäre es nicht soweit gekommen: zum Wertverlust. Denn sofern die Nachfrage nicht den Rahmen sprengt, haben Sie vielleicht schlechte Chancen auf einen schnellen und reibungslosen Verkauf, wenn die Bausubstanz verfällt.

Die Vorteile, die durch ein gutes Facility Management entstehen:

  • Finden und Anwenden kostensparender Lösungen z.B. in den Bereichen Energie, Versorgung, Wartung und Reparatur sowie Gebäudemanagement.
  • Wahrung von Werten der Eigentümer sowie ggf. sogar Aufwertung der Immobilie durch Einbindung neuer, energiesparender und umweltverträglicher Lösungen.
  • Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs in Abstimmung mit ganz unterschiedlichen Handwerkern/externen Dienstleistern, Architekten, WEG- und Miethausverwaltern und ggf. öffentlichen Stellen.
  • Bereits in der Planungsphase können durch das Facility Management baubegleitend wartungsarme und im Unterhalt kostengünstige Lösungen eingebunden werden, die für ein niedriges Hausgeld sorgen.
Gebäude und Facility Management sichert den Werterhalt von Wohnungseigentum über Jahre.
Vor allem bei größeren Liegenschaften ist immer etwas zu tun – besonders, wenn diese in die Jahre kommen. Ein gutes Facility Management sichert den Wert, die Infrastruktur und die Bausubstanz und deren Nutzung auf viele Jahre. Lassen Sie die Liegenschaft nicht verfallen!

Vor allem große Wohnungseigentümergemeinschaften können von einem erfahrenen Facility Management profitieren – denn irgendwas ist immer. Dies setzt aber voraus, dass in den Eigentümerversammlungen die Sanierungs- und Reparaturmaßnahmen vorgestellt, diskutiert und beschlossen werden, sondern im Nachhinein auch abgenommen werden. Eine Abnahme kann nicht durch einzelne Eigentümer erfolgen, die sich dazu berufen fühlen, denn dies ist nicht im Einklang mit einer ordnungsgemäßen Verwaltung. Zudem kann es passieren, dass die WEG-Verwaltung immer nur mit den eigenen Dienstleistern des Facility Managements zusammenarbeitet und es so an einer Vergleichbarkeit von Leistungen fehlt. Besonders der Verwaltungsbeirat muss dann aufpassen, da die Empfehlung zu einem restlos überteuerten Angebot unangenehme Folgen haben kann, für die nur manchmal eine Versicherung einspringt. Eine unglückliche Konstellation von unseriösem oder unfähigem Verwalter plus desinformiertem Beirat mit einem nicht sauber und transparent arbeitendem Facility Management ist zu vermeiden. Es drohen nicht nur Geld- und Wertverluste, sondern mitunter auch unbequeme Nutzungseinschränkungen etwa hinsichtlich des Trinkwassers oder der Wärmeversorgung des Sondereigentums. Begegnen kann man dem als Eigentümer nur, indem man sich grob einen Überblick über notwendige und überflüssige Reparaturen im Bereich des Gebäudemanagements verschafft und im Zweifelsfall nicht entlastet. Schauen Sie beispielsweise in den Verwaltervertrag, in dem meist vermerkt ist, ab wann drei Angebote zur Sanierung eingeholt werden müssen.

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Geld sparen durch Facility Management ist in der Immobilienverwaltung ein wichtiger Punkt.
Ein gutes Facility Management spart am Ende Geld – manchmal bewahren kleine Reparaturen die Eigentümer vor größeren Schäden. Besodners im Bereich der Energietechnik ist viel Potenzial, Geld für die WEG einzusparen!

Ebenfalls ist die aktuelle Rechtsprechung eine gute Informationsquelle, da dort etwa die Austauschpflicht für Wasseruhren oder auch die Wartung von zentralen Warmwasseranlagen im Hinblick auf Legionellen erläutert werden. Leider ist nicht jeder Hausverwalter auf dem aktuellen Stand und kennt sich im Facility oder besser gesagt im Gebäudemanagement nicht mit den Vorgaben aus. So ist es nicht verwunderlich, dass in vielen WEGs noch  alte Wasseruhren aus den 1970er Jahren zu finden sind, aber unnütze Dienstleistungen den ahnungslosen Eigentümern am laufenden Band verkauft werden. Auch bei den Rechnungen, die Ihre WEG-Verwaltung mit den externen Dienstleistern im Facility Management abrechnet, sollten Sie genau hinsehen! Auch wenn Sie nicht im Verwaltungsbeirat der WEG sind, haben Sie ein Einsichtsrecht in den Räumlichkeiten der Verwaltung. Werden Sie bei überhöhten Rechnungen stutzig und bleiben Sie wachsam. Nicht jeder WEG-Verwalter geht mit Ihrem Geld so um, als wäre es sein eigenes. Viele Eigentümergemeinschaften geben unnötig hohe Beträge aus, während wirklich wichtige Reparaturmaßnahmen völlig auf der Strecke bleiben. Um den Werterhalt und ein lebenswertes Wohnen dauerhaft zu gewährleisten, bedarf es manchmal guter Nerven!