Gebäudemanagement: Ein Teil des Facility Managements

Das Gebäudemanagement umfasst verschiedenste Aufgaben, die vier Teilbereichen zugeordnet werden.

Ob es sich nun um Immobilienmanagement, Facility Management, Hausverwaltung oder Gebäudemanagement handelt: Wer im Bereich Immobilien recht neu ist, kann bei der Vielzahl an Begrifflichkeiten leicht durcheinander kommen. Muss man sich beruflich oder privat mit Immobilien auseinandersetzen, benötigt man ein solides Grundwissen rund um die verschiedenen Managementformen, denn unterschiedliche Anbieter vom Immobiliendienstleistungen haben diverse Angebote, die sich zum Teil immens vom Umfang und von der Qualität her unterscheiden. Dabei werden die verschiedenen Begriffe teilweise sehr unterschiedlich und nicht immer klar abgrenzbar verwendet. In diesem Artikel wollen wir Ihnen daher das Gebäudemanagement auf leicht verständliche Weise informieren – ohne Sie mit der entsprechen DIN-Norm (DIN 32736) zu langweilen – und zugleich den Unterschied zu anderen Managementformen aufzeigen.

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Gebäudemanagement: Was ist das und was beinhaltet es?

Der Begriff „Gebäudemanagement“ wird leider sehr oft recht schwammig verwendet, was die Auswahl von Dienstleistern und den damit verbundenen Angeboten erschweren kann. Eine klare Definition liefert die DIN 32726, aber daran muss sich eine Hausverwaltung nicht halten, wenn sie Angebotspakete zusammenstellt.

Das Gebäudemanagement gehört zum Facility Management
Das Facility Management umfasst den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie und beinhaltet damit auch das Gebäudemanagement. Das Gebäudemanagement befasst sich mit der Nutzungsphase.

Während das Facility Management den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie – von der Bauplanung bis zum Nutzungsende – begleitet und es sich gewissermaßen auch um Lifecycle Management handelt, befasst sich das Gebäudemanagement nur mit der eigentlichen Nutzungsphase. Gerade größere Gebäude wie etwa Bürogebäude, Hotels, Lagerhallen, Schwimmbäder oder Fertigungsstätten haben heutzutage ein Maß an Komplexität erreicht, das ohne ein solides Management einfach nicht mehr zu bewältigen ist.
Man denke hier an aufwendige Installationen für Strom, Wasser, Gas und Heizung oder an moderne IT-Netzwerke und Lüftungs- sowie Feuerschutzeinrichtungen. Diese Anlagen eines Gebäudes wollen nicht nur geplant und installiert, sondern instandgehalten, gewartet und gegebenenfalls erweitert oder modernisiert werden. Dies setzt Tätigkeiten in den Bereichen Planung, Controlling und natürlich vielfältige Abnahmen voraus, damit eine optimale Nutzung zu jedem Zeitpunkt gewährleistet ist. Ist eine Klimaanlage defekt oder erfüllt ein Gebäude nicht mehr die erforderlichen Brandschutzrichtlinien, kommt also das Gebäudemanagement zum Einsatz.
Schauen wir uns nun die verschiedenen Teilbereiche des Gebäudemanagements an!

Facility Management

Gebäudemanagement – Teilbereiche

Die Aufgaben im Gebäudemanagement unterteilen sich in 4 Teilbereiche.
Das Gebäudemanagement setzt sich aus vier Teilbereichen zusammen: Flächenmanagement, technisches Gebäudemanagement, kaufmännisches Gebäudemanagement und infrastrukturelles Gebäudemanagement. Das Aufgabenspektrum ist also breit gefächert und erfordert viel Fachwissen.
  1. Flächenmanagement
  2. Technisches Gebäudemanagement
  3. Kaufmännisches Gebäudemanagement
  4. Infrastrukturelles Gebäudemanagement

An dieser Liste erkennt man, wie vielfältig Immobilienmanagement in der Praxis wirklich ist: Das Gebäudemanagement ist „nur“ ein Teilbereich des Facility Managements und teilt sich selbst wiederum in vier Teilbereiche, die man ebenfalls erneut unterteilen kann.

Gebäudemanagement – Teilbereich Flächenmanagement

Teilbereiche des Gebäudemanagements sind u.a. infrastruktuell und Flächenmanagenent.
Eine gute Planung ist im Gebäudemanagement essenziell. Das Flächenmanagenent kümmert sich um die Aufteilung der zur Verfügung stehenden Nutzfläche.

Allein von Flächenmanagement zu sprechen, wäre an dieser Stelle falsch, da wir das sogenannte „gebäudebezogene Flächenmanagement“ thematisieren, da wir uns im Bereich des Gebäudemanagements bewegen. Dieser Teilbereich besteht vor allem darin, die zur Verfügung stehende Nutzfläche auf optimale Weise zu belegen und einzuteilen und somit das Maximum für den Nutzer „herauszuholen“ – unter Berücksichtigung aller relevanten gesetzlichen Auflagen und des Werterhaltes der Immobilie. Nicht alle Teile eines Gebäudes eigenen sich zum Beispiel als Büroflächen, während zum Beispiel Serverräume wiederum andere Auflagen haben. Das Flächenmanagement kümmert sich also darum, die Anforderungen des Nutzers oder Auftraggebers bestmöglich umzusetzen. Beispiel: Nutzung eines Gebäudes für 100 Büroarbeitsplätze inklusive Betrieb eigener Server und einer kleinen Firmenkantine sowie Bereitstellung von Räumlichkeiten für die Archivierung von 5.000 Aktenordner. Hierzu sind viele Planungs- und Umsetzungsarbeiten nicht nur im gebäudebezogenen Flächenmanagement erforderlich!

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Gebäudemanagement – Teilbereich Technisches Gebäudemanagement

Haustechnik ist ein komplexes Arbeitsfeld und viele Installationen benötigen eine regelmäßige Wartung und Instandsetzung. Das technische Gebäudemanagement ist daher stark abhängig von externen Partnern und Dienstleistern.

Das Gebäudemanagement setzt sich mit komplexer auf aufwendiger Haustechnik auseinander.
Die Betreuung der Haustechnik einer Immobilie ist eine klassische Aufgabe des Gebäudemanagements.

Wie wir bereits oben festgestellt haben, verfügen größere und neuere Gebäude über eine komplexe Haustechnik und es müssen im Laufe der Jahre stetig mehr gesetzliche Auflagen erfüllt sowie eine hohe Betriebssicherheit erreicht werden. So kann der Ausfall eines IT-Netzes aufgrund schlechten Managements im Jahr 2020 durch einen Nutzer, dessen Geschäftsmodell im Internet zu suchen ist, einfach nicht toleriert werden. Aber nicht nur die IT-Infrastruktur fällt in den Bereich des technischen Gebäudemanagements, sondern natürlich auch andere Aufgabenfelder. Zum technischen Gebäudemanagement gehören alle Maßnahmen, die erforderlich sind, um ein Gebäude und dessen technische Anlagen zu betreiben. Dazu gehören unter anderem die folgenden Aufgaben:

  • Energiemanagement
  • Umweltmanagement
  • Instandhaltung und Instandsetzung
  • Sanierungen und Modernisierungen (z. B. Einbau neuer Heizungs- oder Lüftungsanlagen)
  • Erweiterung der Nutzungsmöglichkeiten
  • Regelmäßige Begehungen und Abnahmen (z. B. regelmäßige Überprüfung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel gem. DGUV Vorschrift 3 / BGV A3)

Gebäudemanagement – Teilbereich Kaufmännisches Gebäudemanagement

Die Qualität des kaufmännischen Gebäudemanagements bestimmt maßgeblich, wie teuer die Nutzung einer Immobilie ist und ob es sich überhaupt lohnt, diese zu nutzen.

Im Gebäudemanagement gibt es vielfältige kaufmännische Aufgaben, die einen eigenen Teilbereich bilden.
Selbstverständlich kommt das Gebäudemanagement nicht ohne kaufmännische Tätigkeiten aus. Eine gutes Gebäudemanagement macht eine solide Kostenplanung erforderlich.

Schlechte wirtschaftliche Entscheidungen im kaufmännischen Bereich kosten den Nutzer Geld – und zwar unabhängig davon, ob dieser die Immobilie angemietet hat oder diese besitzt. Handelt es sich um ein Wirtschaftsunternehmen, schmälert ein schlechtes bzw. ineffizientes Gebäudemanagement das operative Ergebnis. Die Kernfrage eines Unternehmens oder einer Organisation, welche mindestens ein größeres Gebäude betreibt, ist die übliche Make-or-Buy-Frage. Entscheidet man sich für einen externen Dienstleister, muss die Auswahl sorgfältig und unter Berücksichtigung des Preis-Leistungs-Verhältnisses getroffen werden. Klassische To-Dos im kaufmännischen Gebäudemanagement sind:

  • Buchhaltung
  • Planung und Überwachung der Betriebskosten
  • strategisches Investitionsmanagement
  • Verwaltung aller Verträge zum Gebäudemanagements
  • ggf. Mietverwaltung (sofern Teile des Gebäudes vermietet werden)
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Gebäudemanagement – Teilbereich Infrastrukturelles Gebäudemanagement

Die Infrastruktur eines größeren Gebäudes muss funktionieren und alle Services bereitstellen, welche der Nutzer erwartet. Von der Reinigung, über die Verhinderung eines unbefugten Zutritts bis hin zur Müllabholung sind viele Dienste notwendig, damit ein Nutzer sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann.

Ein Bürogebäude als Hochhaus erfordert eine aufwendige Infrastruktur.
Gerade moderne Hochhäuser verfügen über eine aufwendige Infrastruktur, die betrieben werden muss.

Zum Betrieb und zur Nutzung eines Gebäudes ist stets eine Infrastruktur erforderlich. Benötigt eine WEG zum Beispiel einen Gartendienst und ggf. einen Hausmeisterservice, ist dies bei einem größeren Gebäude ein absolutes Muss. Hinzu kommen weitere Maßnahmen, um die Infrastruktur zu gewährleisten, darunter beispielsweise:

  • Gebäudereinigung
  • Objektsicherheit
  • Pflege des Gebäudes
  • Interne Post
  • Entsorgung von Abfall und Sondermüll

An diesen einzelnen Aufgaben sind in der Regel externe Dienstleister, und damit mehrere Personen, beteiligt. Dementsprechend müssen diese Dienstleistungen geplant, beauftragt, koordiniert und überwacht werden – alles klassische Aufgaben im Gebäudemanagement!

Für welche Liegenschaften kommt ein professionelles Gebäudemanagement in Frage?

Erst ab einer bestimmten Größe und Ausstattung eines Gebäudes lohnt sich die Beauftragung eines externen Anbieters für Gebäudemanagement. Das Gebäudemanagement muss stets eine kostenoptimierte und gesetzeskonforme Nutzung gewährleisten.

Die Betreuung komplexer Gebäude im Immobilienmanagement durch externe Dienstleister bzw. Hausverwaltungen ist der Normalfall.
Logistikgebäude und Fabriken werden nicht selten von externen Dienstleistern im Bereich des Gebäudemanagements betreut.

Nachdem wir uns einen Überblick über das Gebäudemanagement verschafft und die Teilbereiche beleuchtet haben, ist es offensichtlich, dass ein professionelles Gebäudemanagement nur ab einer gewissen Größe und Komplexität einer Liegenschaft bzw. einer Immobilie Sinn ergibt. Für eine WEG mit acht Parteien bzw. Sondereigentum reicht eine „normale“ Hausverwaltung aus. Dennoch sind die Grenzen fließend. Kann ein kleiner Handwerksbetrieb seine Betriebsstätte selbst verwalten, muss ein anderes mittelständisches Unternehmen mit 40 Mitarbeitern aufgrund der Größe seiner Immobilie das Gebäudemanagement outsourcen und auf einen professionellen Anbieter zurückgreifen. In der nachfolgenden Liste sind ein paar Beispiele für Immobilien bzw. Liegenschaften, die ein aufwendiges Gebäudemanagement benötigen:

  • Bürogebäude
  • Schulen und Universitäten
  • Krankenhäuser
  • Labors
  • Hotels
  • Schwimmbäder
  • Öffentliche Amtsgebäude und Liegenschaften (Rathäuser, Stadtverwaltungen, Kasernen etc.)
  • Konzernstandorte
  • Hochhäuser
  • Flugplätze
  • Fabriken
  • Serverstandorte
  • Große Mietshäuser
  • Kraftwerke
  • Kinos und weitere Freizeiteinrichtungen
Immobilienverwaltungen bzw. Hausverwaltungen bieten Gebäudemanagement an.
Die Nutzer größerer Immobilien schauen sich die Anbieter von Dienstleistungen im Bereich des Gebäudemanagements genau an. Es wird viel Service erwartet und die entsprechenden Fachkenntnisse.

Ob sich das Gebäudemanagement outsourcen lässt, ist stets eine Frage, welcher der Nutzer im Einzelfall entscheiden muss. Im öffentlichen Bereich hat man zum Teil ein eigenes Gebäudemanagement, wie dies bei der Bundeswehr mit der Standortverwaltung (StOV) bzw. dem Bundeswehrdienstleistungszentrum (BwDLZ) der Fall ist. Gebäudenutzer aus der Wirtschaft tendieren hingegen eher zum Outsourcing. Ganz gleich, welche Option ein Nutzer wählt, die Aufgaben im Gebäudemanagement bleiben die gleichen und eine optimale Nutzungsphase ist nur mit einem gutem Management zu realisieren. Facility Management und Gebäudemanagement bieten aufgrund der Vielfalt an Tätigkeiten im Übrigen auch interessante Berufsfelder und erfreuen sich einer großen Beliebtheit bei Bewerbern im Immobiliensektor. Dort werden Kaufleute und Manager ebenso gesucht wie Handwerker oder Ingenieure.

Gebäudemanagement im Kleinen: Wohnungseigentümergemeinschaften

Auch für WEGs müssen Hausverwaltungen alle erforderlichen Aufgaben aus dem Gebäudemanagement erfüllen.
Für WEGs gilt im Allgemeinen, dass Sonderausstattungen wie Fahrstühle das Hausgeld erhöhen. Der Aufwand im Gebäudemanagement ist schlichtweg von der Art und der Ausstattung einer Immobilie abhängig.

Für kleinere Objekte, wie etwa die Immobilie einer durchschnittlichen WEG, ist das Gebäudemanagement natürlich weniger umfangreich als beispielsweise für ein Bürogebäude. Dennoch darf eine Hausverwaltung dieses Aufgabenfeld keineswegs vernachlässigen. Ein Mehrfamilienhaus benötigt dennoch Maßnahmen, die dem Gebäudemanagement zuzurechnen sind. Kommen Sonderausstattungen wie zum Beispiel ein gemeinschaftliches Schwimmbad, eine Sauna oder auch nur ein Fahrstuhl hinzu, steigt der Aufwand deutlich. Entsprechende WEGs haben dann in der Regel auch ein höheres Hausgeld. Typische Beispiele für das Gebäudemanagement in einer WEG sind:

  • Reinigung von Treppenhäusern und Räumlichkeiten, die dem Gemeinschaftseigentum zugerechnet werden
  • Wartung und Instandsetzung von zentralen Heizanlagen oder Aufzügen
  • Gartendienste
  • Modernisierende Instandsetzung
  • Sicherstellung der Überprüfung von Rauchwarnmeldern

Die Liste lässt sich fast beliebig erweitern. Zudem muss man auch bedenken, dass es WEGs gibt, die aus mehreren dutzend oder gar über hundert Wohnungen (Sondereigentum) bestehen. Eine kleine Hausverwaltung, die zum Beispiel aus zwei bis drei Personen besteht, kann die Verpflichtungen im Gebäudemanagement für eine große WEG gar nicht gewährleisten. Unabhängig von der Qualität ist Hausverwaltung also nicht gleich Hausverwaltung!