Hausverwaltung Aufgaben

Nur wenige Kaufinteressenten einer Eigentumswohnung kennen die Aufgaben der Hausverwaltung im Detail. Unseriöse Verwalter profitieren von einem solchen Unwissen immens und kommen oftmals wichtigen Aufgaben ihrer Position einfach nicht nach. Informieren Sie sich bei Hausverwaltung-Ratgeber.de!

Für einen jeden Miteigentümer einer WEG ist es überaus wichtig zu wissen, welche Aufgaben der Hausverwaltung zufallen. Insbesondere, wenn Dinge im Rahmen der Verwaltung des Gemeinschaftseigentums nicht klappen, will man schießlich wissen, wer die Verantwortung trägt.

Das Konzept der Eigentumswohnung ist für viele frische Wohnungsbesitzer zunächst recht merkwürdig, denn man lernt zunächst, dass einem eben nicht die Wohnung als die eigenen vier Wände gehört. Man hat de facto Sondereigentum sowie Miteigentumsanteile am Gemeinschaftseigentum gekauft. Während man hinsichtlich der Nutzung des Sondereigentums weitgehend frei ist, solange man das Gemeinschaftseigentum nicht beeinträchtigt, gehört letzteres der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) und diese ist gezwungen, einen Verwalter zu bestellen. Schließlich kann man das Gemeinschaftseigentum nicht teilen – man denke hier an tragende Außenwände oder an das Dach – und trotzdem will es verwaltet werden. Aufgrund der Tatsache, dass dies im Normal durch eine Hausverwaltung geschieht, stellt sich direkt die Frage, welche Aufgaben diese hat und wodurch dieses Aufgabenspektrum begründet werden. Daher möchten wir Ihnen in diesem Artikel gerne die Aufgaben der Hausverwaltung praxisnah erläutern, sodass Sie als Wohnungsbesitzer auch abschätzen können, ob Ihr Verwalter seinen Pflichten gerecht wird.

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Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) legt viele Aufgaben der Hausverwaltung fest!

In §27 WEG findet man zahlreiche Aufgaben, die dem Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft obliegen. Es handelt sich um wichtige Tätigkeiten, mit denen der Wert des Gemeinschaftseigentums erhalten bleiben soll.

Die Aufgaben in der WEG-Hausverwaltung sind sehr komplex und erfordern eine entsprechende Fachexpertise sowie eine hohe Motivation.

Sowohl für die Wohnungseigentümer einer WEG als auch für den Verwalter ist es wichtig, dass man eine gemeinsame Grundlage hat, welche die Aufgaben der Hausverwaltung definiert. So entstehen keine Missverständnisse und die der WEG-Verwalter kann sich auf die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums konzentrieren, ohne dass es ständig zu Diskussionen über Aufgaben, Rechte und Pflichten mit den Eigentümern kommt. Diese Grundlage ist das Wohnungseigentumsgesetz, dass man ebenfalls wie die Wohnungseigentümergemeinschaft einfach mit „WEG“ abkürzt. Wir wollen nun nicht in die langweiligen Details eines Gesetzes eingehen, dass bereits fast 70 Jahre besteht und damit nahezu so alt wie die Bundesrepublik Deutschland selbst ist. Dennoch sollten Sie als Wohnungsbesitzer einen Paragrafen kennen: § 27 WEG. Der § 27 heißt offiziell „Aufgaben und Befugnisse des Verwalters“ und listet diverse Punkte auf, welche überaus relevant sind. Daneben muss der WEG-Verwalter den Wirtschaftsplan für die Eigentümergemeinschaft sowie die Jahresabrechnung für jedes Wirtschaftsjahr erstellen. Dies steht in § 28 WEG („Wirtschaftsplan, Rechnungslegung“).

Nicht nur hinsichtlich Hausverwaltungen kann es Probleme hinsichtlich der Wahrnehmung von wichtigen Aufgaben geben. Auch Verwaltungsbeiräte kennen ihre Rechte und Pflichten zu selten. Übergriffige Beiräte sind ein häufiges Problem und führen nicht selten zu Verwerfungen innerhalb einer Eigentümergemeinschaft.

Übersicht – Aufgaben Hausverwaltung

Diese Infografik zeigt die wichtigsten Aufgaben einer WEG-Hausverwaltung. Klicken Sie hier für eine größere Auflösung.
  • Wahrnehmung der Finanzen für die Wohnungseigentümergemeinschaft (z. B. Verwaltung der eingehenden Hausgeldzahlungen, Begleichung von Rechnungen per Überweisung, Prüfen der Kontostände).
  • Beschlüsse der WEG gemäß der Beschlusssammlung bzw. den Protokollen der Eigentümerversammlungen durchführen.
  • Sicherstellung der Instandhaltung bzw. Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums, um einen Werterhalt sowie eine Erhaltung des Bauzustandes zu gewährleisten.
  • Erstellung der Wirtschaftspläne sowie der Jahresabrechnung im Bestellungszeitraum.
  • Geltendmachung von Ansprüchen der WEG gegenüber Miteigentümern sowie gegenüber Dritten.
  • Einberufung von Eigentümerversammlungen sowie Leitung dieser Veranstaltungen (Vorsitz der Eigentümerversammlung).
  • Führen der Beschlusssammlung (Aktualisierung nach dem Fassen von Beschlüssen in den Eigentümerversammlungen erforderlich).
  • Sicherstellung, dass die Hausordnung der WEG eingehalten wird.

Im Fazit kann man also feststellen, dass eine Hausverwaltung zur Wahrnehmung aller Aufgaben über ein hohes Maß an Fachwissen sowie an Verantwortungsbewusstsein verfügen muss. Schließlich werden durch die Verwaltungstätigkeit technische, finanzielle sowie rechtliche und organisatorische Belange berührt, die nicht immer einfach sein. Je größerer und heterogener eine WEG ist, umso herausfordernder werden auch die damit verbundenen Aufgaben in der Hausverwaltung.

Weitere Aufgaben / Pflichten der Hausverwaltung: Was steht im Verwaltervertrag?

Nicht nur das Wohnungseigentumsgesetz bestimmt, welche Pflichten der WEG-Verwalter hat. Im Verwaltervertrag können auch individuell zwischen der WEG und der Hausverwaltung Aufgaben festgelegt werden.

Nicht nur das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) bestimmt die konkreten Aufgaben und Zuständigkeiten des Verwalters. So müssen in etwa die Teilungserklärung und der Verwaltervertrag berücksichtigt werden.

Bei bestimmten Fragen rund um den Verwaltervertrag können die WEG (in der Regel über den Verwaltungsbeirat) und der Verwalter Abmachungen eingehen, die verschiedene Aufgaben für die Hausverwaltung zur Folge haben. So kann eine regelmäßige Begehung des Gemeinschaftseigentums durch die Hausverwaltung ein Punkt sein, der mit dem Vertrag vereinbart wird.

Auch muss die Hausverwaltung das BGB beachten, was für den WEG-Verwalter insbesondere bedeutet, dass dieser die Verwaltungsunterlagen nach der Beendigung seiner Bestellung an die WEG herausgeben muss. Normalerweise nimmt der neu bestellte Verwalter diese entgegen. In den Verwaltungsunterlagen für eine WEG sollten sich unter anderem folgende Dokumente befinden:

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  • Teilungserklärung
  • Gemeinschaftsordnung
  • Hausordnung
  • Bankunterlagen (z. B. Eröffnung von WEG-Eigenkonten usw.)
  • Kontoauszüge samt Belege (z. B. Rechnungen von Handwerkern, Rechnungen von Dienstleistern und von öffentlichen Stellen, Verwalterrechnungen)
  • Beschlusssammlung
  • Schriftverkehr mit Eigentümern / mit Dritten
  • Wirtschaftspläne
  • Jahresabrechnungen

Wollen Sie, dass jede x-beliebige Person diese Aufgaben als Verwalter für Ihre WEG wahrnimmt?

Kostet Ihre Wohnung weniger als ein Neuwagen, den Sie Bar bezahlen können, benötigen Sie für den Kauf einer Wohnung trotzdem einen notariell beglaubigten Kaufvertrag und müssen die Kosten für entsprechende Eintragungen im Grundbuch vornehmen lassen. Im klaren Kontrast dazu steht der Umstand, dass sozusagen jeder Hausverwalter werden kann – ganz gleich, ob er das erforderliche Fachwissen sowie die notwendige Seriosität mitbringt!

Wird ein neuer Verwalter gesucht, hat man es in der Regel mit mehreren Bewerbern zu tun. In Anbetracht der wichtigen Aufgaben einer Hausverwaltung und der Tatsache, dass es um Ihr (Mit)Eigentum geht, möchten Sie natürlich von einer kompetenten und seriösen Person betreut werden.

Anhand der vielfältigen und verantwortungsvollen Aufgaben, die einem bestellten Verwalter obliegen, möchte man als Miteigentümer einer WEG der Hausverwaltung trauen können. Fahren ohne Sitzgurt ist in Deutschland genauso verboten wie das Befahren einer Umweltzone ohne Umweltplakette, doch kann quasi jeder Hausverwalter werden und Wohnungseigentümergemeinschaften verwalten. Die Voraussetzungen, um Hausverwalter zu werden sind denkbar gering und ein Sachkundenachweis ist bis dato nicht gefordert. Die Politik lässt den Bürger trotz bekannter Probleme im Regen stehen. Dementsprechend ist es für Sie als Wohnungsbesitzer wichtig, dass Ihre WEG von einer guten Hausverwaltung betreut wird, die ihre Aufgaben ernst nimmt und auf seriöse Weise agiert.
In Deutschland gibt es derzeit eine viel zu große Anzahl an schlechten Hausverwaltungen, die jährlich immense Werte zerstören und die Gelder der von ihnen betreuten WEGs geradezu vernichten. Da auch Sie die Aufgaben eines Hausverwalters vermutlich nur in den Händen einer kompetenten Person wissen wollen, haben wir für Sie die Merkmale einer guten Hausverwaltung zusammengefasst. Unabhängig davon ist es für Sie immer vorteilhaft, wenn Sie sich mit den Aufgaben der Hausverwaltung per Gesetz sowie gemäß Teilungserklärung und dem abgeschlossenen Verwaltervertrag kennen. Auch sollten Ihnen die Grundlagen der sogenannten „ordnungsgemäßen Verwaltung“ bekannt sein, sodass Sie wissen, wann etwas nicht stimmt. So kann man Ihnen nichts vormachen, mögen die Aussagen noch so plausibel und freundlich vorgetragen werden!

Die Merkmale einer guten Hausverwaltung, die sich um ihre Aufgaben kümmert!

Bei der Wahl einer Hausverwaltung sollte jede WEG auf Qualität setzen. Leider gibt es in Deutschland noch zu viele schwarze Schafe unter den Verwaltern, aber wenn man sich an bestimmte Regeln hält, kann man sich selbst keine Vorwürfe machen.

Sind Sie auf der Suche nach einem neuen WEG-Verwalter? Dann müssen Sie wissen, was eine gute Verwaltung ausmacht!

In jedem Wirtschaftszweig gibt es gute und weniger gute Anbieter, was auch für den Bereich Hausverwaltung gilt. Das ist nichts Besonderes und kann als normal bezeichnet werden. Meine eigenen Erfahrungen mit Hausverwaltungen in Goslar haben mich jedoch dazu motiviert, diesen Blog ins Leben zu rufen, da ich als Wohnungsbesitzer fassungslos war, wie unseriös WEG-Verwalter sein können und welche Ausreden sie parat haben, um sich vor ihren Aufgaben zu drücken. Eine Unterstützung durch eine Ansprechstelle für Wohnungseigentümer oder durch lokale Kreditinstitute war einfach nicht vorhanden. Die vielen Vorfälle, die mitsamt viel Nerven und Geld gekostet haben, führten jedoch dazu, dass ich mich intensiv mit dem Thema Hausverwaltung für WEGs auseinandergesetzt habe und somit wichtige Merkmale ausmachen konnte, die für eine gute Hausverwaltung sprechen.

Das macht einen guten WEG-Verwalter aus: Eine Auswahl an Merkmalen

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  • Eine solche Hausverwaltung verfügt über gute Referenzen und genießt auch einen entsprechenden Ruf bei Handwerkern und / oder bei anderen Dienstleistern.
  • Die Internetseite vermittelt klar und deutlich, mit wem man es zu tun hat (z. B. eindeutiges Impressum).
  • Bei kritischen Fragen reagiert der Verwalter oder dessen Mitarbeiter in der Verwaltung nicht aggressiv oder ausweichend. Solche Fragen werden ruhig und sachlich beantwortet.
  • Die Hausverwaltung ermöglicht eine Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen der WEG.
  • Ein guter Hausverwalter hat es nicht nötig zu lügen oder Eigentümer gegeneinander auszuspielen.
  • Übereifrige Verwaltungsbeiräte, die ihre Aufgaben und Kompetenzen völlig falsch verstehen, werden durch einen solchen Verwalter wieder „eingefangen“.
  • Die Akten werden ordentlich geführt und die Wirtschaftspläne sowie Jahresabrechnungen sind ordentlich erstellt worden.
  • Die Hausverwaltung nutzt zur Anlage der Gelder der Gemeinschaft WEG-Eigenkonten bzw. offene Fremdgeldkonten und verzichtet bewusst auf unsichere Treuhandkonten, die im Übrigen keiner ordnungsgemäßen Verwaltung entsprechen.

Hören Sie bei der Verwaltersuche bitte auch immer auf Ihre Bauchgefühl. Das was der WEG-Verwalter sagt muss auch mit dem übereinstimmen, was er tut. Die Fakten müssen stimmen und Abmachungen müssen eingehalten werden!