Hausverwaltungssoftware: Vereinfacht diese den Vermieter-Alltag?

Erfahren Sie in diesem ├ťberblick, worauf es bei der Auswahl einer Hausverwaltungssoftware f├╝r Verwalter und Vermieter ankommt.

Die Verwaltung von Immobilien ist mitunter zeitintensiv und kompliziert. Mittlerweile gibt es zum Gl├╝ck digitale Unterst├╝tzung: Mithilfe einer Hausverwaltungssoftware lassen sich viele Prozesse vereinfachen und gleichzeitig optimieren. Damit sparen Sie sich nicht nur Zeit und Kosten, Sie k├Ânnen gleichzeitig den Wert Ihrer Immobilien nachhaltig steigern.

Herausforderungen bei der Immobilienverwaltung

Die Immobilienverwaltung ist nicht nur inhaltlich eine Herausforderung. Neben den sich h├Ąufig ├Ąndernden Gesetzen und politischen Vorgaben nehmen die Arbeitsprozesse viel wertvolle Zeit der Vermieter in Anspruch. Alle Daten und Dokumente m├╝ssen zusammengetragen werden. Auf neue Beschl├╝sse wie die Mietpreisbremse muss sofort reagiert werden. Und die regelm├Ą├čig anfallenden Aufgaben wie die Betriebskostenabrechnung und das Vertragsmanagement sind ebenfalls nicht zu untersch├Ątzende Aufgaben.
Die Digitalisierung hat aufgrund der Corona-Pandemie zudem neue Herausforderungen geschaffen. Viele Immobilienverwalter arbeiten noch mit analogen Dokumentenablagen. Im Zuge von Remote Work und Home-Office sind viele Prozesse bereits digitalisiert. Das Ergebnis: Ein gro├čes Durcheinander und ein hoher zeitlicher Verlust.
Wie kann hier Abhilfe geschaffen werden? Ganz einfach ÔÇô mit einer passenden Softwarel├Âsung, die eine Vielzahl der Vermieterprozesse digitalisiert und optimiert.

Unterst├╝tzung durch eine Hausverwaltungssoftware

Das sind die Vorteile einer Hausverwaltungssoftware, ob als Programm, online oder als App.
Hausverwaltung ist eine zeitintensive T├Ątigkeit. Die Unterst├╝tzung durch eine entsprechende Hausverwaltungssoftware ob als lokales Programm auf dem PC oder online kann hierbei immens unterst├╝tzen. Es gibt auf dem Markt eine Vielzahl an Produkten, aus denen man das f├╝r sich beste Angebot finden muss.

Eine Hausverwaltungssoftware bietet eine hilfreiche Unterst├╝tzung f├╝r Immobilienverwalter. Doch was steckt genau dahinter und lohnt sich solch ein Tool? Ein Hausverwaltungsprogramm bietet eine professionelle Unterst├╝tzung durch Automatisierung und Digitalisierung wesentlicher Arbeitsprozesse. Dadurch wird die Verwaltung an einem zentralen Ort geb├╝ndelt. Um Ihnen einen ├ťberblick zu verschaffen, bei welchen Aufgaben eine solche Software gezielt unterst├╝tzen kann, haben wir Ihnen hier die wichtigsten Funktionen aufgelistet. Diese werden von den meisten am Markt verf├╝gbaren Verwaltungstools unterst├╝tzt. Mitunter werden auch weitere Features bereitgestellt.

1. Die Objektverwaltung:

Mithilfe der Objektverwaltung werden relevante Stammdaten einer Immobilie wie Adresse, Objekt- und Eigent├╝merverh├Ąltnisse an einem zentralen Ort erfasst. Dadurch sind diese wichtigen Daten jederzeit ├╝ber die Hausverwaltungs-App abrufbar.

2. Die Verwaltung der Mieter:

Neben relevanten Daten zum Objekt sind die Mieterdaten von wesentlicher Bedeutung. Auch diese werden in der Immobilienverwaltungssoftware zentral hinterlegt. Dadurch kann nichts verloren gehen und bei einem Mieterwechsel haben Sie schnell die wichtigsten Informationen zur Hand.

3. Wichtige Buchhaltungsfunktionen:

Die Buchhaltung geh├Ârt f├╝r viele Verwalter zum leidigsten Thema. Dabei sollte der Werterhalt eines Objekts im Vordergrund stehen, damit sich die Investition auch langfristig lohnt. Dank eines Instandhaltungsmanagements wird der gegenw├Ąrtige Objektzustand ├╝berwacht. Auf Grundlage dessen k├Ânnen Instandhaltungsma├čnahmen geplant und die Durchf├╝hrung von Bauarbeiten ├╝berwacht werden.

4. Finanzverwaltung:

Die Auswahl einer Hausverwaltungssoftware f├╝r Ihre Verwaltung ist ein gr├Â├čeres Vorhaben. Sie sollten sich daher im Detail mit Ihren Anforderungen sowie mit den L├Âsungen der verschiedenen Anbieter auseinandersetzen. Viele Programme kann man zun├Ąchst kostenlos testen, um sich einen ersten Eindruck zu verschaffen.

Die Erfassung sowie ├ťberwachung der Mietzahlungen ist ebenfalls eine wichtige Grundfunktion, die in keiner Hausverwaltungssoftware fehlen sollte. Dadurch vers├Ąumen Sie es nicht, wenn ein Mieter mal nicht p├╝nktlich oder gar nicht zahlt. Idealerweise ist die Software so konstruiert, dass Sie in einem solchen Fall direkt ein Erinnerungsschreiben an den Mieter verfassen und versenden k├Ânnen.

5. Vernetzung aller Beteiligten:

Wer seine Hausverwaltung online erledigt, w├╝nscht sich in erster Linie eine zeitsparende, digitale L├Âsung. Damit dies umsetzbar ist, ergibt die Vernetzung von Vermietern, Mietern und Dienstleistern einen gro├čen Sinn. Dadurch werden die Kommunikation sowie der Austausch von beispielsweise Dokumenten wesentlich vereinfacht.

6. Zusatzfunktionen:

Eine gute Hausverwaltungssoftware bietet daneben zus├Ątzliche Funktionen an, um das Nutzererlebnis so smart wie m├Âglich zu gestalten. Dies kann beispielweise ein Shop sein, in welchem sich Dienstleistungen (z.B. Makler-Services) und Produkte (z.B. Ratgeber) f├╝r die Hausverwaltung erwerben lassen.

Die Vorteile einer digitalen Hausverwaltung

Ein Hausverwaltungsprogramm schlie├čt die Digitalisierungsl├╝cke in der Immobilienbranche. Doch nicht nur wichtige Daten werden so digitalisiert: Ganze Arbeitsprozesse lassen sich mit einem Tool zur Immobilienverwaltung automatisieren. Dabei ist es egal, ob Sie eine einzelne Immobilie vermieten und betreuen oder ein gro├čes Portfolio an Objekten. Der Einsatz einer passenden Hausverwaltungssoftware ist grunds├Ątzlich sinnvoll, damit Sie sich auf andere wichtige Aspekte als die Verwaltung k├╝mmern k├Ânnen.

F├╝r Hausverwaltungssoftware und -Apps gibt es oftmals Updates.
├ťber regelm├Ą├čige Updates kann eine Hausverwaltungssoftware in rechtlicher Hinsicht aktuell sein und zugleich in ihrer Funktionalit├Ąt erweitert werden. Pr├╝fen Sie daher vor Ihrer Entscheidung f├╝r eine konkrete Anwendung, wie oft Updates bereitgestellt werden.
  1. Die perfekte Dokumentenablage f├╝r mehr Durchblick: Dank des digitalen Ablagesystems k├Ânnen s├Ąmtliche Dokumente ├╝bersichtlich bereitgestellt und von ├╝berall aus abgerufen werden. Dadurch arbeiten Sie effektiver und Ihre Mieter sind zufriedener, wenn auch diese jederzeit Zugriff zu den relevanten Informationen (z.B. Abrechnungen und Vertr├Ąge) haben.
  2. Ebenso l├Ąsst sich der Schriftverkehr zwischen Vermieter, Mieter und mitunter auch Dienstleistern digital abwickeln. So sparen Sie sich den Gang zur Post und erledigen die Kommunikation schneller.
  3. Eine Hausverwaltung, die online vonstatten geht, spart ebenso Kosten. Allein durch die Digitalisierung der Buchhaltung sparen Sie sich Arbeitskosten und ebenso Ausgaben f├╝r Porto etc.
  4. Durch die Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen wird nicht nur der Austausch zwischen den Akteuren einfacher. Ebenso lassen sich die Datenbest├Ąnde durch die zentrale Dokumentenablage qualitativ aufwerten sowie optimieren.
  5. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist auch f├╝r eine Hausverwaltung eine Herausforderung. Beim Verwalten der Objekte haben Sie mit sensiblen Daten zu tun. Um die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen einzuhalten, ist ein Hausverwaltungsprogramm eine gro├če Hilfe. Die Pflege von pers├Ânlichen Daten ist digital einfacher und damit nicht so anf├Ąllig f├╝r Fehler. Daten k├Ânnen au├čerdem schnell gel├Âscht werden, wenn keine Aufbewahrungspflicht besteht. Sie k├Ânnen gleichzeitig dank digitaler Protokolle nachweisen, dass sie die gesetzlichen Bestimmungen einhalten.
  6. Die Wirtschaftlichkeit Ihrer Investition haben Sie jederzeit im Blick und k├Ânnen auch hier Optimierungen durchf├╝hren, um die Rentabilit├Ąt zu steigern.

Anforderungen an eine Hausverwaltungssoftware

Achten Sie darauf, dass das Hausverwaltungsprogramm Ihrer Wahl stets aktuell in Bezug auf die DS-GVO ist.
Im Bereich Objektverwaltung spielt das Thema ÔÇťDSGVOÔÇŁ eine immer wichtigere Rolle. Das Hausverwaltungsprogramm Ihrer Wahl sollte hier stets auf einem aktuellen Status sein.

Wenn Sie sich nun dazu entschieden haben, eine Hausverwaltungssoftware einzusetzen, besteht nur noch die Qual der Wahl ÔÇô denn der Markt hat mittlerweile einige Anbieter. Daher sollten Sie sich vorher ├╝berlegen, was Sie konkret ben├Âtigen. Hierf├╝r sollten Sie sich dar├╝ber Gedanken machen, welche Prozesse Sie vereinfachen und optimieren m├Âchten und dann mit dem jeweiligen Software-Anbieter vergleichen. Die meisten Tools bieten Basisfunktionen wie die digitale Dokumentenablage und Buchhaltung. Mitunter k├Ânnen Sie so die Hausverwaltungssoftware sogar kostenlos nutzen. In der Regel entstehen geringe Kosten ÔÇô insbesondere dann, wenn Sie Zusatzfunktionen w├╝nschen.

Hier finden Sie ein paar Punkte, die Ihnen bei der Entscheidung weiterhelfen. Stellen Sie sich einfach die folgenden Fragen:

Bevor Sie eine bestimmte Hausverwaltungssoftware kaufen, sollten Sie mehrere Programme und Apps testen.
Vor dem Kauf einer Hausverwaltungssoftware gilt es: Programme und Apps ausgiebig testen!
  • Wo speichert die Software Ihre Daten? Passiert dies auf dem eigenen Rechner, in einer Cloud oder auf einem externen Server?
  • Ist das Tool auf verschiedenen Endger├Ąten nutzbar? Gibt es eine mobile App?
  • Gibt es Schnittstellen, um beispielsweise CRM-L├Âsungen oder DATEV zu integrieren?
  • Sind Optionen f├╝r den Import und Export von vorhandenen Daten vorhanden?
  • Kann die Hausverwaltungssoftware durch Zusatzfunktionen erweitert werden?
  • Wie benutzerfreundlich ist das Tool? L├Ąsst dieses sich leicht und intuitiv bedienen?
  • Werden die Anforderungen an die DSGVO erf├╝llt?
  • Gibt es einen Support-Service, an den Sie sich bei Fragen und Problemen wenden k├Ânnen?

Neben Softwarel├Âsungen gibt es auch Unternehmen, die Ihnen die gesamte Verwaltungsarbeit abnehmen. Die bundesweit t├Ątige Firma upmin arbeitet zum Beispiel mit digitalen Prozessen und bietet Ihnen s├Ąmtliche Leistungen zu einem monatlichen Festpreis an. Dabei wird die Hausverwaltungssoftware eines Tochterunternehmens verwendet. Mit diesem Rundum-Paket haben Sie keinen Verwaltungsaufwand mehr und einen kompetenten Ansprechpartner zur Seite.
Tipp: Einige Softwarehersteller bieten potenziellen Kunden auch die M├Âglichkeit an, sich f├╝r das entsprechende Portal zu registrieren und kostenlose Basisfunktionen wie etwa einfache Buchhaltung, automatischer Mieteingangscheck oder Vertragsmanagement zu testen. Erweiterte Funktionen k├Ânnen oftmals hinzugebucht und f├╝r einen bestimmten Zeitraum kostenlos getestet werden.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht ver├Âffentlicht.