Infos zum Verwalterwechsel der WEG – das sollten Sie beachten!

Eine WEG muss den Verwalterwechsel gut vorbereiten und rechtzeitig auf Verwaltersuche gehen.

Nicht immer ist allein der Verwaltungsbeirat für die Vorauswahl und die Einladung der potenziellen neuen Kandidaten zuständig. In Liegenschaften ohne Beirat kann es aufwändig sein, einen Verwalterwechsel über die Bühne zu bringen.

Der Wechsel einer WEG-Verwaltung – so klappt es reibungslos!

Der Verwaltungsbeirat der WEG nimmt zunächst Kontakt zu passenden Verwaltern für die WEG auf, wenn ein Wechsel gewünscht ist.
Ohne ausreichendes Einlesen geht ein Verwalterwechsel nicht von statten: Besonders, wenn eine WEG keinen Beirat hat und vielleicht dazu noch einen unseriösen Verwalter, ist der Ärger groß.

Bereiten Sie sich zunächst, sollte Ihnen Zeit dazu bleiben, gründlich vor, damit Sie im Idealfall aus mehreren gut qualifizierten und motivierten WEG-Verwaltern wählen können. Ein Angebot reicht laut (BGH-Urteil vom 1. April 2011, Az.: V ZR 96/10) nicht aus. Ein Verwalterwechsel kann gemäß § 26 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz durch einen Mehrheitsbeschluss erfolgen – denken Sie also daran, dass der Tagesordnungspunkt unbedingt in die Liste aufgenommen wird und lassen Sie sich von dem amtierenden Verwalter nicht darauf vertrösten, diesen Beschlusspunkt unter „Verschiedenes“ laufen zu lassen. Schauen Sie vor dem Wechsel des WEG-Verwalters immer noch einmal in den Verwaltervertrag, was dort genau vereinbart wurde: Ist eine Abberufung nur aus wichtigem Grund“ möglich, müssen Sie diese besagten wichtigen Gründe auch kennen und schlüssig begründen, wenn vor der vereinbarten Laufzeit seitens der WEG gekündigt werden soll. Zudem liefert die Teilungserklärung zu der Verwalterbestellung ebenfalls meist ebenfalls einige Hinweise. Um beim Verwalterwechsel nicht vom Regen in die Traufe zu kommen, ist es gut zu wissen, was eine seriöse Hausverwaltung grundsätzlich ausmacht und woran Sie eine solche überhaupt erkennen können. Hier geht es zum Artikel Verwaltersuche.

Werbung

Gründe für den Wechsel der WEG-Verwaltung

Informieren Sie sich vorher gründlich, ob die von Ihnen angenommenen Gründe auch tatsächlich schwere Pflichtverletzungen darstellen. Nicht jeder Verwalter meint es schlecht mit Ihrer WEG und nach einem Wechsel muss es nicht zwingend viel besser werden.

Es gibt viele denkbare Gründe, warum eine WEG sich für einen neuen Verwalter entscheiden möchte – oder auch umgekehrt, warum ein Verwalter nicht mehr für die Wohnungseigentümergemeinschaft tätig sein kann oder will.

Einige Beispiele, die einen Wechsel der WEG-Verwaltung unumgänglich machen:

  • Unzufriedenheit mit der Arbeit des Verwalters. Die Eigentümer warten z. B. vergeblich auf die Umsetzung der Beschlüsse.
  • Verletzung der Kardinalpflichten wie etwa eine fehlende Beschlusssammlung oder das Führen von Treuhandkonten. Es gibt wichtige Gründe, die eine sofortige Kündigung und Abberufung erforderlich machen können: Verschweigen von aktuellen Vorstrafen des Verwalters, keine Jahresabrechnung, keine Trennung der WEG-Gelder und dem eigenen Vermögen. Weiteres dazu hier:
  • Die Zusammenarbeit mit den Wohnungseigentümern und/oder mit dem Beirat ist für den Verwalter unzumutbar geworden und ein Wechsel ist unvermeidbar.
  • Der Verwalter ist erkrankt, insolvent, oder es ist ihm aus Altersgründen nicht mehr möglich, die WEG weiterhin zu betreuen.
Gründe für den Verwalterwechsel in einer WEG gibt es viele, die Eigentümer müssen abwägen.
Kontakt mit Verwaltern aufnehmen, Verträge sichten und die wichtigsten Punkte vorab abklopfen: Ein Verwalterwechsel ist viel Arbeit.

Dies ist nur ein kleiner Überblick über mögliche Gründe für einen Verwalterwechsel in einer WEG. In der Praxis kommt es am häufigsten vor, dass der noch laufende Verwaltervertrag in Ihrer WEG eine Option zur fristgemäßen/ordentlichen Kündigung vorsieht. In diesem Fall ist geplant, den noch amtierenden Verwalter durch einen neuen WEG-Verwalter zu ersetzen. Alternativ muss Ihr aktueller Verwalter vorzeitig aus wichtigem Grund abberufen und gekündigt sowie durch eine neue WEG-Verwaltung ersetzt werden.

Zur Erinnerung – diese nachfolgenden Pflichtverstöße können eine sofortige außerordentliche Kündigung und Abberufung des Verwalters rechtfertigen (Auszug):

  • Verweigerung der Einsichtnahme in die Abrechnungen bzw. in die Unterlagen der WEG.
  • Strafbares Verhalten (z. B. Betrug, Unterschlagung usw.)
  • Eigenmächtiges Überweisen eines Sonderhonorars
  • Übertragung des Verwalteramtes auf einen Dritten entgegen des Vertrags
  • Fälschung von Protokollen zur Verbreitung unwahrer Aussagen
  • Äußerung von Beleidigungen gegenüber einem oder mehrerer Wohnungseigentümer
  • Nicht getilgte Vorstrafen werden verschwiegen
  • Nachlässige Führung der Verwaltungsunterlagen inkl. Vernachlässigung der Beschlusssammlung
  • keine Weitergabe von Informationen bezüglich Mängel am Sonder- und Gemeinschaftseigentum
  • Bewusstes Herbeiführen einer Beschlussunfähigkeit im Rahmen einer Eigentümerversammlung
  • Bereits eröffnetes Insolvenzverfahren gegen den WEG-Verwalter
  • Initiierung einer Abwahl des Verwaltungsbeirates oder Weigerung, mit diesem zusammenzuarbeiten
  • Erhalt von Versicherungsprovisionen z. B. bei gleichzeitiger Versicherungsmaklertätigkeit für Gebäudeversicherung der von ihm verwalteten WEG

Dies ist nur ein kleiner Ausschnitt möglicher grober Verfehlungen und Pflichtverstöße, die eine sofortige Abwahl und Kündigung des aktuellen Verwalters rechtfertigen. Meist bleibt es nicht bei einer Verfehlung allein, die einen Wechsel der WEG-Verwaltung unabdingbar macht.

Die Vorbereitung Ihrer WEG auf den Verwalterwechsel!

Wie so oft im Kontext WEG geht es ohne ein vorheriges Einlesen nicht. Das gilt vor allem dann, wenn Sie keinen Beirat in Ihrer WEG haben, dafür jedoch schwierige Miteigentümer und einen unseriösen Verwalter.

Auf den Eigentümerversammlungen geht ein Wechsel der WEG-Verwaltung nicht ohne vorherigen Tagesordnungspunkt.
Viele Verwalter, die mit ihrer eigenen Abwahl konfrontiert werden, möchten diesen Tagesordnungspunkt auf die Liste setzen. Besonders Wohnungseigentümergemeinschaften ohne Beirat sind dann im Nachteil.

Wenn ein Wechsel der WEG-Verwaltung gewünscht oder sogar unvermeidbar ist, sollte dieser Punkt auf der TOP-Liste Ihrer nächsten ordentlichen oder außerordentlichen Eigentümerversammlung vermerkt werden. Es gibt Verwalter, die diese Wünsche der Eigentümer gerne ignorieren und natürlich auch besonders dann, wenn es um ihre eigene Abwahl geht. Achten Sie daher darauf, dass Sie bzw. Ihr Beirat den Punkt mindestens 3 Wochen vorher schriftlich – am besten sowohl per Einschreiben als auch per E-Mail gleichzeitig – übermittelt. So kann Ihnen kein Verwalter vermitteln, dass Sie Ihre Punkte nicht fristgerecht eingereicht hätten. Leider gehört dieses Abwiegeln zu den Spezialitäten unseriöser Verwalter. Jeder Beschlussantrag muss sachlich begründet und rechtzeitig erstellt werden (Urteil des Landesgerichts München I, S 5166/11 vom 16. Mai 2011). Notfalls können Sie die Aufnahme der TOPs gerichtlich durchsetzen lassen – und zwar im Rahmen einer einstweiligen Verfügung bei dem zuständigen Amtsgericht. Nach § 24 Abs. 3 WEG kann auch der Vorsitzende Ihres Verwaltungsbeirates  die Tagesordnungspunkte mitzubestimmen, sollte sich Ihr jetziger Verwalter weigern (Urteil OLG Frankfurt/Main, Az.: 20 W 426/05 vom 18. August 2008). Es ist somit günstig, wenn Ihre WEG einen Beirat hat, der sich auskennt!

Werbung

Viele WEG-Verwalter möchten ihre eigene Abwahl nicht auf der TOP-Liste sehen. Steuern Sie rechtzeitig gegen und informieren Sie sich! Es gibt nicht wenige WEG-Verwalter, die ihre eigene Abwahl verhindern möchten und die jedes Mittel kennen – bis hin zur Handlungsunfähigkeit der WEG.

Die Abwahl und Kündigung des Verwalters sind zwei unterschiedliche Rechtsakte.
Beachten Sie unbedingt, dass sowohl die Kündigung des Verwaltervertrages, als auch die Abberufung des Verwalters auf den Tagesordnungspunkten erscheinen.

Grob kann man zwischen dem Auslaufen des Vertrags unterscheiden sowie unter einer Abberufung des Verwalters und Kündigung aus wichtigem Grund. Bitte beachten Sie, dass bei einem Verwalterwechsel das Wohnungseigentümergesetz zwei juristische Vorgänge parallel laufen und folglich beide auch gekündigt werden müssen: Zum einen ist dies die Kündigung des Verwaltervertrages sowie andererseits die Beendigung des Verwalteramtes! Es ist wichtig, diese Punkte auch so in den Tagesordnungspunkten zu berücksichtigen! Eine Abberufung des Verwalters alleine reicht nicht, denn wenn der Verwaltervertrag weiterhin besteht, zahlen Sie unter Umständen den alten und unwilligen Verwalter trotzdem weiter. So sollte ein Verwalterwechsel nicht vonstatten gehen. Gerade ein Verwaltungsbeirat sollte über diesen wichtigen Unterschied informiert sein, wenn es in Ihrer WEG einen solchen gibt. Hinzu kommen zwei weitere unabhängig voneinander stattfindende Rechtsakte: Die Bestellung der neuen WEG-Verwaltung sowie der Abschluss des neuen Verwaltervertrages. Ganz wichtig ist, dass Sie diese Punkte separat auf der TOP-Liste (Tagesordnung / Agenda) aufnehmen lassen.

Idealerweise stehen auf der Tagesordnung (Agenda) nun die folgenden Tagesordnungspunkte (TOP) nun:

  • Beschlussfassung zur Abberufung des amtierenden WEG-Verwalters
  • Kündigung des bestehenden Verwaltervertrages mit dem amtierenden WEG-Verwalter
  • Bestellung einer neuen WEG-Verwaltung
  • Abschluss eines Verwaltervertrags mit der neuen WEG-Verwaltung

Werbung
Werbung

Lassen Sie sich nie auf die Diskussion ein, dass eine Abberufung alleine reicht. Viele Verwalter tricksen leider mit dieser Option, um offiziell abberufen, aber nicht gekündigt zu werden. Im schlimmsten Fall heißt dies wie erwähnt, dass Ihre WEG den unwilligen oder unfähigen Verwalter weiter bezahlt.

Sichten Sie die Angebote der Verwalter gründlich!

Einen einzelnen Verwalter vorzustellen, reicht nicht. Es müssen mehrere Angebote eingeholt werden. Das kann mühselig sein, wenn es keinen Beirat gibt und sich die Eigentümer nicht einig sind.

Ohne Tagesordnungspunkt in der Eigentümerversammlung können die Eigentümer nicht über den Verwalterwechsel abstimmen.
Verwalter, die gar nicht erst wie versprochen an der Vorstellungsrunde teilnehmen oder deren Vertragsinhalte völlig anders sind als die mündlichen Zusagen: Das gibt es alles. Nicht immer wird durch einen Verwalterwechsel alles automatisch besser.

Nun geht es daran, drei passende Verwalter für die Vorstellung für das Verwalteramt ausfindig zu machen. Nehmen Sie sich dafür ausreichend Zeit, denn gute Verwalter sind oft ausgelastet und können keine neuen WEGs aufnehmen. Dies ist überaus positiv, schließlich möchten sich diese WEG-Verwaltungen gründlich um ihre Bestandskunden kümmern – und bevor es ihnen zu viel wird mit der Instandhaltung der Gebäude, sagen sie nein. Die gute Arbeit spricht sich oft herum und so haben die empfehlenswerten WEG-Verwaltungen unter Umständen gar keine Kapazitäten mehr frei. Weniger gute Verwalter nehmen wahllos einfach alle Interessenten an und übernehmen sich am Ende. Folglich ist es ratsam, so früh wie möglich mit der Suche nach einer neuen Verwaltung anzufangen, wenn ein Verwalterwechsel in Ihrer WEG anstehen sollte. Bedenken Sie auch, dass der Verwaltungsbeirat bei der Angebotseinholung erst einmal herumtelefonieren muss und Informationen einholen sollte, zu denen auch immer Musterverträge einer neuen Verwaltung gehören. Oft weicht im Verwaltungskontext das gesprochene Wort stark von der Verschriftlichung ab: Die Musterverträge, die man im Rahmen des Verwalterwechsels zu Gesicht bekommt, können unter Umständen einige Fallstricke wie „Hinterlegen der Gelder der WEG auf Treuhandkonten“ enthalten, auch wenn Ihnen vorher mündlich offene Fremdgeldkonten zugesichert wurden. Um all diese Eventualitäten zu umgehen und um das richtige Verwalterangebot beim Wechsel einschätzen zu können, müssen Sie sich einlesen – schließlich geht es um den Werterhalt der Liegenschaft.

Verwalterwechsel in der WEG – Referenzobjekte und Empfehlungen sind ideal!

Mit einem Verwalterwechsel in einer WEG ist oft der Wunsch verbunden, dass dringende Sanierungsmaßnahmen endlich getätigt werden.
Oft sind es die fehlenden Umsetzungen von Beschlüssen, die einen Verwalterwechsel nötig machen. Sehen Sie nicht zu, wie Ihre Immobilie verfällt. Ist ein Verwalter nachweislich untätig und setzt er keinerlei Beschlüsse zur Sanierung um, kann es Zeit werden für einen Wechsel.

Besonders dann, wenn Sie Ihre Eigentumswohnung vermieten und sie keinen oder keinen kompetenten Beirat haben, ist ein Wechsel der WEG-Verwaltung immer auch ein gewisses Risiko. Nicht immer ist das günstigste Angebote gleichzeitig auch das beste. Viele WEGs suchen ihren neuen Verwalter leider nur nach dem Verwalterentgelt aus, nicht nach dem Kleingedruckten in den Verträgen. Mitgliedschaften in Verbänden sagen zudem leider genauso wenig über die Arbeitsqualität eines Verwalters aus wie Rezensionen im Internet. Schauen Sie auf Referenzobjekte und sprechen Sie ggf. mit anderen Eigentümern in der Nachbarschaft, ob diese mit ihrer Verwaltung zufrieden sind. Es sieht in der Regel so aus, dass sich an dem Tag der ordentlichen oder außerordentlichen Eigentümerversammlung die drei Nachfolgekandidaten den Eigentümern vorstellen. Nach einem BGH-Urteil vom 1. April 20011 (Az.: V ZR 96/10) sind mehrere Angebote zwecks Vergleich einzuholen. Damit die Eigentümergemeinschaft sich in Ruhe ein Bild von den einzelnen WEG-Verwaltern machen kann, müssen den Eigentümern vorab mit der Einladung die wichtigsten Eckpunkte der jeweiligen Verträge bekannt sein. So können sich auch jene Eigentümer, die nicht vor Ort sein können und eine Vollmacht vergeben, entsprechend einlesen und entscheiden. Zu den wesentlichen Details des Vertrages gehören unter anderem die Angaben zu Laufzeit des Vertrages und zu der Verwaltervergütung.

Mit ausreichend Zeit und Information klappt der Verwalterwechsel in Ihrer WEG!

Der Beschluss zum Wechsel der WEG-Verwaltung wird auf der Eigentümerversammlung getätigt.
Zeit, Zeit, Zeit – ohne ein ausreichendes Zeitfenster und gründliches Einlesen in die juristischen wie kaufmännischen Aspekte des WEG-Lebens geht es kaum. Ungünstig ist es immer, wenn ein Verwalter kurzfristig sein Verwalteramt niederlegen will oder muss.

Idealerweise hat Ihre WEG einen fähigen Verwaltungsbeirat und mündige, faktenorientierte Miteigentümer. Selbstverständlich ist dies nicht. Oft versprechen die Verwalterkandidaten sehr viel und schon der Mustervertrag lässt aufhorchen, aber Ihre Miteigentümer verstehen das inhaltlich nicht. Einigen Wohnungseigentümergemeinschaften ist es durchaus passiert, dass potenzielle neue WEG-Verwalter zur vereinbarten Vorstellung auf der Eigentümerversammlung gar nicht erst erscheinen oder, bevor sie sich selbst präsentieren können, einfach verschwinden. Kurzfristige Absagen einen Tag vor der Eigentümerversammlung sind ebenfalls beliebt. Dies ist besonders ärgerlich, wenn es in Ihrer Region keine wirklich große Auswahl an fähigen Verwaltern gibt, die freie Kapazitäten haben und Sie mit Mühe und Not drei einigermaßen passende Kandidaten für den Verwalterwechsel in Ihrer WEG ausfindig gemacht haben. Fangen Sie daher, sollte etwa Ihr Vertrag mit dem aktuellen WEG-Verwalter in einem Jahr auslaufen, wirklich rechtzeitig an zu suchen! Viel aufwändiger wird die Suche immer dann, wenn der WEG-Verwalter plötzlich erkrankt oder einfach nicht mehr auffindbar ist.

Werbung

Die Unterzeichnung des Verwaltervertrags: Ohne Unterschrift geht nichts!

In vielen Wohnungseigentümergemeinschaften gibt es einen Verwaltungsbeirat, bestehend aus dem Vorsitzenden des Beirates sowie zwei weiteren Mitgliedern. Diese drei Personen unterschreiben in der Regel den neuen Vertrag für die WEG bei einem Verwalterwechsel. Hat eine WEG keinen Beirat, werden üblicherweise drei Personen von der Eigentümergemeinschaft gewählt und per Beschluss ermächtigt, den Verwaltervertrag zu unterschreiben. Für diesen Fall sollten Sie den Tagesordnungspunkt vorher unbedingt einreichen. Vor der Unterschrift werden im Rahmen des Verwalterwechsels meist noch kleinere Details diskutiert und beschlossen, dazu gehört unter anderem meist die Höhe der Summe, über die der Verwalter ohne Beschluss verfügen darf. Ein guter Verwalter wird stets darauf hinweisen, dass der Mustervertrag immer auf die Wünsche der WEG angepasst werden sollte und nicht einfach schnell auf eine Unterschrift drängen. Beachten sollten Sie unbedingt auch die Laufzeit der Bestellung Ihres neuen Verwalters. Verträge, die Sie direkt auf fünf Jahre festlegen oder die jährlich teurer werden, sollten Sie kritisch beäugen.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.