Mietverwaltung – Aufgaben, Kosten und Zuständigkeiten

MIetverwaltung Aufgaben Kosten

Nicht jeder Vermieter regelt alles selbst, oft wird eine Mietverwaltung mit der Abwicklung aller kaufmännischen, technischen und juristischen Angelegenheiten beauftragt. Bestellt werden wie ein WEG-Verwalter muss ein Mietverwalter nicht, es reicht eine Vertragsunterzeichnung.

Auch als Eigentümer kommt man mit dem Begriff regelmäßig in Kontakt, nicht nur Mieter kennen die Mietverwaltung oder auch Miethausverwaltung. Es gibt viele Wohnungseigentümer, die nicht selbst die Verwaltung übernehmen können oder wollen. Alle administrativen, rechtlichen, aber auch sämtliche technischen Aufgaben eines Miethauses können von einer sogenannten Mietverwaltung geregelt werden. Was jedoch explizit zur Mietverwaltung gehört, ist gesetzlich gar nicht im einzelnen definiert. Anders sieht es mit einer WEG-Verwaltung aus. All das, was ein WEG-Verwalter zu tun hat, regelt das Wohnungseigentumsgesetz. Zu den Aufgaben jedoch, die eine Mietverwaltung täglich zu erledigen hat, gibt es keine so konkrete Vorgabe. Ein Vertrag mit einer Mietverwaltung kann zudem ganz unterschiedliche Leistungen beinhalten, die dann im jeweiligen Vertrag geregelt sind. Dies ist den meisten Mietern oder Eigentümern zunächst gar nicht so klar. Neben reinen Wohnanlagen werden natürlich auch Häuser mit Mischnutzung von einer Mietverwaltung betreut, dazu auch Büro- und Praxisräume, Gewerbe- und Ladenflächen.

Werbung

Kaufmännische Betreuung – eine der vielen Aufgaben der Mietverwaltung

Abrechnungen erstellen, die Zahlungseingänge überwachen sowie die Kosten für interne wie externe Dienstleister berechnen und begleichen – all dies ist nur ein kleiner Teil der kaufmännischen Tätigkeiten im Bereich der Mietverwaltung.

Die Aufgaben der Mietverwaltung sind ebenso vielfältig wie die Probleme, die zwischen Mieter und Vermieter auftauchen.
Viel Geld für eine Mietverwaltung und dann eine gute Leistung? Wenn es doch so einfach wäre. Die Aufgaben der Miethausverwaltung sind so vielfältig wie das Spektrum zwischen kompetent und inkompetent.

Zu den Kernaufgaben einer Mietverwaltung gehört unter anderem die kaufmännisch-administrative Abwicklung, die für eine Liegenschaft anfällt. Die Annahme und Verwaltung der Mietzahlungen, aber auch die der weiteren Zahlungen, die in einer Verwaltung anfallen, zählen dazu. Die Überwachung von Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen ist dabei zu nennen, ebenso die Überwachung von Betriebskostennachzahlungen. Sollte ein Mieter seiner Zahlungsverpflichtung nicht nachkommen, wird das Mahnwesen ebenfalls den Aufgaben der Mietverwaltung zugerechnet, inklusive das Starten eines Mahnverfahrens oder die Abwicklung mit einem entsprechenden Rechtsanwalt. Die gesamten kaufmännischen Prozesse eines Mietshauses sind Teil der Aufgaben: Ob Mieterhöhung oder Anpassung und Erstellung der Betriebskostenvoraus- und Betriebskostennachzahlung, all dies regelt die Mietverwaltung für Mieter wie Vermieter. Das Feld ist natürlich weit und die einzelnen Bereiche nicht zwingend leicht trennbar, daher zählen ebenfalls die folgenden Aufgaben mindestens noch zu dem Leistungspaket:

  • Begleichen von Rechnungen und Einrichtung von Daueraufträgen für öffentliche Stellen wie Abwasserreinigung, Müllentsorgung usw. sowie für sämtliche Versicherungen
  • Entgegennahme, Verwaltung und Auszahlung von Mietkautionszahlungen
  • Bonitätsprüfung von Mietinteressenten
  • Erstellung von rechtssicheren Mietverträgen und Abschluss von Mietverträgen
  • Abwicklung von Mietminderungen und Mieterhöhungen
  • Erstellung von Zwischenabrechnungen bei Mieterwechsel
  • Bei Wohnungswechsel: Abnahme der Mietwohnung inklusive Protokollierung
  • Abwicklung von Sanierungs-, Wartungs- und Reparaturarbeiten inkl. Vorstellung von Angeboten für die Eigentümer
  • Auswahl und Beauftragung von weiteren externen Dienstleistern wie z.B. Hausmeister, Facility Management und Gärtner oder Winterdienst
  • Überprüfung von bestehenden Verträgen (Deckungssummen von Versicherungen) und Identifizierung von Einsparpotenzial

Bauliche und technische Betreuung durch die Mietverwaltung

Besonders in älteren Gebäuden oder in solchen mit aufwändiger technischer Austattung ist viel zu tun. Dementsprechend kommen dann auch mehr Aufgaben auf die Mietverwaltung zu.

Viel Technik im Haus bedeutet oft viel Arbeit für die Mietverwaltung.
Die technischen Aufgaben, die für eine Mietverwaltung anfallen, sind nicht zu vernachlässigen. Gerade aufwändig ausgestattete Häuser sind manchmal anfällig.

Ganz gleich, ob es sich um eine große Anlage handelt oder um ein Haus mit wenigen Wohnungen: Zu tun gibt es für eine Mietverwaltung immer viel. Ob es nun Mieter sind, die einen Mangel wie etwa ein tropfendes Rohr im Keller melden oder größere Instandhaltungsmaßnahmen, die anstehen, irgendetwas ist immer. Dazu gehört die Schadensabwicklung etwa mit einer Gebäudeversicherung ebenso wie die Einleitung von Notmaßnahmen. Letztere muss die Mietverwaltung natürlich in Eigenregie und zeitnah beschließen, größere Instandsetzungsmaßnahmen, die ein Gebäude betreffen, müssen von den Eigentümern begutachtet und dann in Auftrag gegeben werden. Dazu sollten mehrere Angebote vorliegen. Die Überwachung und Abnahme der Maßnahmen obliegt ebenfalls der Miethausverwaltung. Regelmäßige Hausbegehungen zur Feststellung eventueller Mängel und zur Bestandsaufnahme inklusive Erstellung eines Zustandsberichts fallen natürlich auch in den Zuständigkeitsbereich der Mietverwaltung. Größere Gebäude mit vernetzter Technik, einem Aufzug und einem Schwimmbad machen oft einen Hausmeister oder auch ein Facility Management unabdingbar. Sämtliche Dienstleister, die sich auch um die Reinigung, den Winterdienst kümmern sowie der Schornsteinfeger, sind von der Mietverwaltung zu steuern – schlichtweg alles, was den ordnungsgemäßen und möglichst störungsfreien Betrieb der Anlage beinhaltet. Einher geht die technische Betreuung, für welche die Mietverwaltung verantwortlich ist, dann stets immer auch mit der kaufmännischen Bearbeitung dieser Angelegenheiten. Eng verknüpft damit ist ebenso der nächste Punkt, die rechtliche Betreuung eines Objektes. Brandvorschriften, technische Verordnungen, Energierecht oder Dämmvorschriften – ganz ohne juristische Kenntnisse lässt sich eine Liegenschaft nicht verwalten.

Die Mietverwaltung regelt auch rechtliche Dinge

Und auch hier ist das Aufgabenspektrum, welches die Mietverwaltung in rechtlicher Hinsicht abarbeiten muss, fängt schon bei der Ermittlung der passenden Mieterhöhung an, reicht über die Abwicklung von Gewährleistungen beispielsweise mit Handwerkern, umfasst ebenfalls auch das Mahnwesen. An dem Kontakt mit Behörden kommt eine Mietverwaltung natürlich auch nicht vorbei.

Beispielhafte juristische Aspekte, welche die Aufgaben der Mietverwaltung betreffen:

Werbung
  • Korrespondenz mit Behörden und öffentlichen Stellen
  • Sicherstellung der Brandschutzordnung
  • Erstellen von rechtssicheren Mietverträgen, Abwicklung von Ein- und Auszügen
  • Im Falle einer Übertragung von Eigentümer: Vertretung in Rechtsangelegenheiten
  • Wahrnehmung von Gerichtsterminen
  • Durchsetzen der Hausordnung und Beschwerdewesen z.B. bei Ruhestörung
  • Vertragswesen für interne und externe Dienstleister und Mitarbeiter wie etwa Hausmeister
  • Einhaltung aller Fristen, etwa im Mahnwesen, bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung oder bei der Abwicklung von Mieterwechseln und Kautionsrückgaben

Kosten für die Mietverwaltung

Für eine Mietverwaltung können ganz unterschiedliche Kosten anfallen, einerseits können diese als Prozentsatz von der Kaltmiete berechnet werden oder aber als Kosten pro Einheit und Monat.

Die Kosten für die Mietverwaltung schwanken natürlich je nach Aufwand, Lage und Konkurrenz.
Die Mietverwaltung und die Kosten – für Vermieter immer ein großes Thema.

Die Kosten für die Mietverwaltung sind immer ein wichtiges Thema für Wohnungseigentümer. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie diese berechnet werden. Einerseits können die Kosten für die Miethausverwaltung pro Einheit und Monat berechnet werden. Die Preise schwanken dann etwa zwischen einem monatlichen Beitrag für die Mietverwaltung, der etwa bei 20 Euro netto startet und bis zu 28 Euro betragen kann. Mietverwalter, die ihre Kosten deutlich unter 20 Euro ansetzen, gibt es natürlich auch. Dort sollte man Vorsicht walten lassen – entweder gibt es in den Verträgen dann Extrakosten für Kleinigkeiten, die prinzipiell Teil des Leistungspaketes sein müssen, oder aber man kann wirklich keine gute Leistung erwarten. Ebenso wie bei WEG-Verwaltungen gehen Anbieter teilweise mit Preisen von 14 Euro netto an den Markt, was angesichts der vielen Aufgaben, die eine Mietverwaltung wahrnehmen muss, zu niedrig angesetzt ist. Eine andere Möglichkeit besteht darin, dass Mietverwaltungen einen Prozentsatz für Ihre Aufgaben ansetzen. In den überwiegenden Fällen sind dies Prozentsätze von der Kaltmiete. Üblich sind Kosten von fünf bis sechs Prozent. Auch hier gilt wieder, dass viele Eigentümer oft nur nach dem günstigsten Angebot schauen. Lieber nicht!

Untätige Miet- und WEG-Verwaltungen belasten das Verhältnis zwischen Vermieter und Mieter!

Untätige Mietverwaltungen sind für viele Konflikte zwischen Mieter und Vermieter verwantwortlich, aber auch nicht immer.
Nicht immer kann der Vermieter etwas dafür, wenn keine Abrechnungen erstellt werden oder Reparaturmaßnahmen nicht stattfinden. Es kann an der Arbeitseinstellung der Miethausverwaltung liegen, muss es aber nicht! Einige Verwalter sind sehr fleißig und es führt trotzdem zu nichts.

Stellen Sie sich vor, Sie mieten eine Wohnung, aber der Winterdienst kommt nicht, der Müll wird nicht abgeholt und wenn der Keller unter Wasser steht, erreichen Sie niemanden? Das ist nicht unbedingt die Schuld Ihres Vermieters! Die Klassiker unter den Konflikten zwischen Mietern und Vermietern beruhen eben auch auf nicht umgesetzten Beschlüssen(bei der WEG-Verwaltung) oder möglicher Untätigkeit seitens der Mietverwaltung. Es kann gut sein, dass beispielsweise der Vermieter auf einer Eigentümerversammlung die Änderung des Leerungsintervalls durch die städtische Abfallreinigung beschlossen hat – statt alle zwei Wochen sollen die Mülltonnen nun jede Woche geleert werden. Was geschieht nun, wenn diese Abmachung seitens der WEG- oder Mietverwaltung gar nicht umgesetzt wurde? Der Mieter ärgert sich über die nach wie vor vollen Tonnen, der Vermieter steht als untätig da, dabei kann er nichts dafür. Darin liegt der Vorteil der Mietverwaltung: Im Gegensatz zu der WEG-Verwaltung bedarf es keiner Beschlüssen auf einer ETV. Die Problematik der Untätigkeit jedoch lässt sich auf viele Konflikte zwischen Mietern und Vermietern übertragen: Denken Sie an die Jahresabbrechnungen, die einfach nicht gemacht werden! Im Endeffekt ist es für alle ärgerlich, wenn nicht oder nur sehr langsam gearbeitet wird. In einigen Regionen finden die Verwalter kaum noch Handwerker, um Reparatur- und Sanierungsarbeiten zeitnah anzugehen, an den kaufmännischen Tätigkeiten hapert es jedoch meistens ebenfalls erheblich.

Woran Sie eine gute Mietverwaltung erkennen

Was immer ihnen eine Mietverwaltung verspricht und wie gut der Webauftritt auch sein mag: Die Referenzobjekte sprechen manchmal eine andere Sprache.

Eine gute Mietverwaltung zu finden, ist manchmal eine schwierige Aufgabe für Vermieter.
Eine gute Miethausverwaltung kann viel Kosten einsparen und leistet einen großen Mehrwert für alle! Das gilt auch für ein gutes Miteinander im Haus.

Es sind nicht zwingend die Mitgliedschaft in irgendwelchen Dachverbänden, die eine gute Mietverwaltung ausmacht. Oft spricht sich eine gute Leistung herum oder aber sie schauen nach Referenzobjekten. Einige Miethausverwaltungen leisten nicht einmal das Nötigste: Kaputte Aufzüge über Wochen, defekte Klingeln, verwahrloste Vorgärten und dergleichen sprechen eine deutliche Sprache. Da kann man den Interessenten noch so viel erzählen, was die Mietverwaltung alles leistet. Beliebte Ausreden sind dann: „Wir haben keine Mitarbeiter, die sich darum kümmern können“ (alle plötzlich krank, schwanger oder verschollen) oder auch „Wir haben schon jemanden beauftragt und der kommt bald“. Mündliche Zusagen weichen selbstredend oft stark von den tatsächlichen Leistungen ab. Achtung auch bei dem Thema Konto! Viele Mietverwaltungen verwalten mit sogenannten offenen Treuhandkonten. Offen oder gar vorteilhaft ist daran nichts. Ähnlich wie bei einem Treuhandkonto für Wohnungseigentümergemeinschaften ergeben sich zahlreiche Nachteile und Risiken für Mieter: Geht die Mietverwaltung in die Insolvenz, gehört das Geld auf dem Konto der Verwaltung und wird zur Insolvenzmasse dazu gezählt. Das Geld ist weg!

Wann es sich lohnen kann, die Mietverwaltung selbst in die Hand zu nehmen!

Mietwohnungen selber verwalten? Das kann eine gute Idee sein, wenn Sie viel Zeit haben, gut eingelesen sind und eventuell am besten noch vor Ort. Für Vermieter, die in ihrem eigenen Haus ein, zwei Wohnungen vermieten, kann es durchaus sinnvoll sein, selbst zu vermieten und ganz auf eine Mietverwaltung zu verzichten. Insbesondere dann, wenn Sie keine aufwändigen technischen Anlagen im Haus haben, sollten Sie durchaus über eine Selbstverwaltung nachdenken. Anders sieht es aus, wenn Sie mehrere Wohnungen besitzen, bei denen Sie weder vor Ort sind, noch pflegeleichte Bausubstanz Ihr eigen nennen können. Dann ist eine kompetente Mietverwaltung sicher eine gute Wahl.

Mietverwaltungen oft beliebter als WEG-Verwaltungen!

WEG-Verwaltungen gelten als aufwändig und schwierig zu handhaben. Stimmt diese weitläufig verbreitete Meinung eigentlich und wenn ja, warum ist dies so?

Werbung

Miethausverwaltungen sind beliebter als WEG-Verwaltungen, da sie rechtlich weniger aufwändig sind.
Aufwändige Versammlungen mit endlosen Diskussionen, das Wohnungseigentümergesetz im Hintergrund und gegensetzte Interessen der Eigentümer? Bei der Mietverwaltung entfällt dies!

Um die WEG-Verwaltung reißen sich nicht alle Dienstleister. Warum? Was sind die Gründe, weswegen eine Mietverwaltung deutlich beliebter ist? Es beginnt schon bei dem Vertrag, bevor Mietverwalter oder WEG-Verwalter tätig werden. Während ein WEG-Verwalter meist im Rahmen einer ordentlichen oder außerordentlichen Eigentümerversammlung als Verwalter bestellt wird und danach noch die Unterschrift des Verwaltervertrages erfolgt  – dies sind juristisch gesehen zwei getrennte Akte -, benötigt man für den Abschluss eines Vertrages mit der Mietverwaltung nur Mietverwaltung und Eigentümer. Die WEG-Verwaltung ist zudem bei der Durchführung (bzw. oft auch bei der Unterlassung) ihrer Aufgaben streng an das Wohnungseigentümergesetz gebunden sowie des Weiteren an die Verbindlichkeiten, die im Verwaltervertrag vermerkt sind. Folglich zieht die Auslegung des Wohnungseigentümergesetzes, aber auch die seitens der Eigentümer wahrgenommene Pflicht des Verwalters, tätig zu werden, einige Rechtstreitigkeiten nach sich. Ob Anfechtungen bei der Bestellung des Verwalters oder nicht umgesetzte Beschlüsse: Die Themen, bei denen zivilgerichtliche Auseinandersetzungen möglich sind, ist bei der Verwaltung von Wohneigentum endlos. Anders sieht es bei der Mietverwaltung aus. Selbst eine Zustimmung zu einer umfangreichen Sanierungsmaßnahme etwa ist einfacher: Die Miethausverwaltung stimmt mit dem Eigentümer die Maßnahme ab und fertig. Ein Beschluss, der mit einer entsprechenden Mehrheit auf einer Eigentümerversammlung erst gefasst werden muss und gegebenenfalls angefochten wird, gibt es so nicht. Der schnelle und unkomplizierte Weg, mit den Eigentümern direkt zu kommunizieren, ist ein großer Vorteil für Mietverwaltungen. Langwierige und schwierige Eigentümerversammlungen, die WEG-Verwalter abhalten müssen, finden nicht statt. Der WEG-Verwalter befindet sich zudem in der Haftung, wenn wichtige Reparaturmaßnahmen nicht erfolgen oder wichtige Beschlüsse nicht umgesetzt werden. Hinzu kommt die bereits erwähnte vergleichsweise einfache Rechtslage für Mietverwaltungen. Eigentümer, die ihre Wohnung selber nutzen, haben oft entgegensetzte Interessen und legen einen Fokus auf den Werterhalt ihrer Liegenschaft. Vermieter wollen hingegen meist nur eine effiziente und kosteneinsparende Verwaltung.