Das Protokoll der Eigentümerversammlung ist falsch – was ist zu tun?

Was sollte man als Miteigentümer einer WEG tun, wenn das Protokoll der Eigentümerversammlung falsch ist.

Es ist wieder soweit: Die jährlich stattfindende Eigentümerversammlung hat stattgefunden und ist entweder recht harmonisch abgelaufen oder mit viel Geschrei und unsachlichen Äußerungen. Der Wirtschaftsplan wurde vorstellt, die Jahresabrechnung beschlossen sowie unter Umständen auch die Entlastung von Verwalter und Verwaltungsbeirat. Mitunter dauern die Eigentümerversammlungen recht lange, bei großen Liegenschaften teilweise viele Stunden – dementsprechend lang kann das Protokoll der Eigentümerversammlung ausfallen.

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Um sicherzugehen, mit welcher Stimmenmehrheit über welches Thema ein Beschluss gefasst wurde, sollten Eigentümer, die ihrem Verwalter nicht vertrauen können, mitschreiben und sich in der Eigentümerversammlung Notizen machen. Günstig wäre es, wenn zwei, drei Eigentümer wichtige Stichpunkte und Beschlüsse notieren, um später gegebenenfalls gegen ein falsches Protokoll der Eigentümerversammlung vorgehen zu können.

Wie man im Protokoll der Eigentümerversammlung Fehler findet und ob man dieses anfechten kann.
Wenn Sie das Protokoll einer Eigentümerversammlung erhalten, sollten Sie sich zunächst Zeit nehmen. Nutzen Sie einen ruhigen Moment, um das Protokoll auf inhaltliche Fehler zu prüfen. Manche Fehler im Protokoll müssen durch die Hausverwaltung korrigiert werden – andere jedoch nicht. Infos dazu finden Sie in diesem Artikel.

Am Ende der Veranstaltung unterschreiben die drei Mitglieder des Verwaltungsbeirates oder, falls es in Ihrer WEG keinen Beirat gibt, in der Regel zwei bis drei Miteigentümer die Rohfassung des Protokolls. Laut § 24 Abs. 6 WEG muss eine Niederschrift zu den gefassten Beschlüssen, die in der Eigentümerversammlung vorab besprochen wurden, erstellt werden. Nur welcher Eigentümer schreibt genau mit, mit welcher Stimmenmehrheit welche Beschlüsse gefasst wurden? Eben! Wie gehen Sie vor, wenn das Protokoll der Eigentümerversammlung ganz offensichtlich falsch ist?
Sie müssen sich bezüglich der sachlichen wie rechnerischen Richtigkeit der Angaben im Protokoll zunächst voll und ganz auf die Verwaltung bzw. den Protokollführer verlassen. Zum einen ist damit die richtige Auszählung gemeint, zum anderen die Wirksamkeit der Beschlüsse durch etwa die einfache, die qualifizierte oder die doppelt qualifizierte Mehrheit und die anschließende schriftliche Festlegung. Dazu müssen Sie als Eigentümer sicher wissen, ob Sie für den beantragten Tagesordnungspunkte beispielsweise eine Allstimmigkeit aller Betroffenen benötigen, wenn Sie z. B. über die Anbringung einer Markise abstimmen. Steht am Ende etwas anderes im falsch erstellten Protokoll, Sie sind sich nicht sicher und hat auch sonst niemand mitgeschrieben und aufgepasst, haben Sie schlechte Karten: Der Verwalter führt die Beschlusssammlung und fertigt das Protokoll an. Sorgen Sie vor und schreiben Sie mit!

Wann muss das Protokoll einer Eigentümerversammlung vorliegen?

Eine Übersicht typischer Fehler im Protokoll der Eigentümerversammlung einer Wohnungseigentümergemeinschaft.
Bei manchen Fehlern im Protokoll einer Eigentümerversammlung haben Sie einen Anspruch auf eine Korrektur. Kleine Rechtschreibfehler fallen nicht darunter. An der Qualität eines Protokolls erkennt man auch oftmals die Kompetenz der Hausverwaltung. Ein unseriöser Verwalter wird sich in der Regel wenig um ein Protokoll kümmern – außer er versucht damit, sich selbst Vorteile zu verschaffen. Alles andere würde nicht zu seiner Geschäftsstrategie passen, die dafür sorgen soll, dass er möglichst wenig Arbeit hat.

Im Wohnungseigentümergesetz gibt es bedauerlicherweise keine Pflicht, das Protokoll an die Eigentümer zu versenden! Es erscheint lediglich die schwammige Formulierung, dass jeder Wohnungseigentümer berechtigt ist, die Niederschrift laut §24 Abs. 6 S. 3 WEG, einzusehen. So muss das Protokoll mindestens eine Woche vor dem Ablauf der Anfechtungsfrist fertig gestellt werden, damit die Möglichkeit besteht, Beschlüsse anzufechten. Ist das Protokoll Ihrer Eigentümerversammlung falsch und ist Ihre Verwaltung unseriös oder unwillig, kann das viel Arbeit für die Eigentümer bedeuten. Wichtig ist für Eigentümer, dass sie wissen, dass sie Einsicht in die Beschlusssammlung nehmen sollten und können, wenn eine Anfechtungsklage geplant ist. Ein Problem gibt es, wenn der Verwalter Ihnen keine Einsicht in die Unterlagen gibt und die Eigentümer mit Ausreden abweist („Eine Einsichtnahme in die Beschlusssammlung ist nicht möglich, da sich die Unterlagen im Archiv befinden und die zuständige Mitarbeiterin erst in vier Wochen wieder aus dem Urlaub wiederkommt.“).
Sie sehen nun, in welche Schwierigkeiten sich eine WEG manövrieren kann, wenn Sie einen inkompetenten oder unseriösen WEG-Verwalter bestellt haben. Zudem kann es passieren, dass Fakten am Ende ganz anders ausgelegt werden und sich der Verwalter um die Beschlussfassung herumdrückt, weil er beispielsweise keine Lust hat, Handwerkerangebote einzuholen. Schauen Sie genau hin, ob das Protokoll vollständig ist! Weglassungen von in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüssen bedingen einen Korrekturbedarf.

Nachfolgend eine Aufstellung, wann Sie als Eigentümer eine Korrektur einfordern können, wenn das Protokoll der Eigentümerversammlung falsch ist:

  • Zu korrigieren ist ein Protokoll, dessen Inhalt nicht der ordnungsgemäßen Verwaltung entspricht
  • Sollten Persönlichkeitsrechte verletzt werden, [siehe §§832, 1004 BGB], besteht ein Anspruch auf die Korrektur eines falschen Protokolls der Eigentümerversammlung.
  • Beschlussanträge oder Abstimmungsergebnisse sind fehlerhaft im Protokoll Ihrer letzten Eigentümerversammlung notiert? Dann haben Sie einen Anspruch auf Berichtigung.
  • Die Bedingung, dass ein Nachteil durch die falsche Darstellung im Protokoll entstanden ist, muss erfüllt sein! Kleinigkeiten reichen nicht aus. Der Versammlungsleiter hat einen großen inhaltlichen, sprachlichen sowie auch formalen Ermessensspielraum, was ihn aber nicht zu unvollständigen oder falschen Wiedergabe verleiten lassen darf. Auch das Weglassen von Beschlüssen ist nicht in Ordnung.
Wann Sie ein Protokoll einer Eigentümerversammlung mit Fehlern korrigieren lassen können.
Bei bestimmten Fehlern, können Sie das Protokoll durch die Hausverwaltung korrigieren lassen. Kein guter Hausverwalter möchte ein Protokoll mit wesentlichen Fehlern stehen lassen.

Wenn ein Protokoll der Eigentümerversammlung falsch ist und korrigiert werden muss, greift das sogenannte Rechtsschutzbedürfnis. Allerdings gibt es keinen Korrekturbedarf seitens der Eigentümer, sollte ein Protokoll nur in Kleinigkeiten falsch verfasst worden sein. Stimmen die Angaben zu den Beschlüssen und wurde nichts weggelassen, wird ein Protokoll in der Regel nicht berichtigt. Bitte achten Sie darauf, dass der Verwaltungsbeirat oder drei Eigentümer auch das korrigierte Protokoll noch einmal unterschreiben. In manchen Wohnungseigentümergemeinschaften steht Näheres zum Protokoll auch in der Gemeinschaftsordnung vermerkt. Ob ein Protokoll der Eigentümerversammlung falsch ist oder nicht, ändert nichts an der Wirksamkeit eines Beschlusses. Ein Beschluss einer WEG ist mit seiner Verkündung wirksam, worauf das Protokoll keinen Einfluss hat. Nur selten sind in Gemeinschaftsordnungen oder Teilungserklärungen Vermerke zu finden, dass ein Beschluss in seiner Wirksamkeit von einer ordnungsgemäßen Protokollierung abhängig ist. Dies sollten Sie jedoch vorher wissen und deswegen immer die Teilungserklärung bzw. die Gemeinschaftsordnung bereithalten.

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Wie können [Neu-]Eigentümer einer WEG ein falsches Protokoll von einem korrekt erstellten unterscheiden?

Es gibt verschiedene Gründe, warum einer Hausverwaltung ein fehlerhaftes Protokoll mit inhaltlichen Fehlern erstellt und dieses an die Eigentümer verschickt.
Bei einer guten Hausverwaltung werden die Protokolle keine wesentlichen Fehler enthalten. Chaos in der Hausverwaltung ist natürlich etwas, worüber man als Wohnungsbesitzer natürlich nicht glücklich sein kann. Ein Protokoll mit wesentlichen Fehlern zu Ihrem oder zu dem Nachteil der WEG kann auf eine wenig seriöse Hausverwaltung hinweisen – muss es aber nicht.

Um interne Querelen rund um das Protokoll von vornerein zu vermeiden, sollte das Protokoll zunächst auf rein sachliche Gegebenheiten beschränkt werden. Auch wenn eine Eigentümerversammlung eine nichtöffentliche Veranstaltung ist und der Ton meist rauer erscheint – die Verletzung von Persönlichkeitsrechten darf nicht stattfinden. Zudem müssen Sie wissen, was genau die sogenannte ordnungsgemäße Verwaltung beinhaltet. Ein Protokoll der Eigentümerversammlung, welches Lücken zu Beschlüssen aufweist oder vielleicht gar keine Beschlüsse enthält, würde der ordnungsgemäßen Verwaltung widersprechen. Leider kommen Sie nicht drum herum, sich mit dem Wohnungseigentümergesetz und den ganzen Feinheiten auseinanderzusetzen, wenn es um wichtige Dinge wie etwa die Sanierung oder Instandhaltung geht, die auf der Eigentümerversammlung besprochen wurden.

Mögliche Gründe für ein falsches Protokoll der Eigentümerversammlung:

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Ein falsches Protokoll einer Eigentümerversammlung kann ebenfalls auf Fehler im Wirtschaftsplan und in der Jahresabrechnung hindeuten.
Nicht nur das Protokoll einer Eigentümerversammlung ist für Sie als Besitzer einer WEG-Wohnung wichtig. Gerade die Jahresabrechnung und der Wirtschaftsplan sind von größter Wichtigkeit!
  • Die Verwaltung ist schlichtweg überfordert und es schleichen sich nach Stunden der ermüdenden Diskussion um Sanierung, Instandhaltung und Co. einfach Flüchtigkeitsfehler hinein.
  • Es werden bewusst Fehler eingebaut, damit die Verwaltung anschließend weniger Arbeit hat. Klassische Beispiele sind: Abgestimmt wird, auch wenn die Eigentümerversammlung nicht beschlussfähig ist und z.B. zahlreiche Eigentümer mit ihren Stimmrechten schon die Veranstaltung verlassen haben. Umgekehrt gibt es durchaus Verwalter, die grob durchzählen und behaupten, die Eigentümer seien mit den anwesenden Stimmen nicht beschlussfähig, um wieder gehen zu können.
  • Der Verwalter verkauft eine unverbindliche Umfrage gleich als Beschluss und gibt dies anschließend fehlerhaft im Protokoll wieder. Die WEG-Verwaltung macht gemeinsame Sache mit Handwerksfirmen und verkauft überteuerte Dienstleistungen, an denen jeder ordentlich verdient – nur die WEG nicht.
  • Der Protokollführer lässt bewusst wichtige Beschlüsse komplett unerwähnt und die Verwaltung führt die Beschlusssammlung nicht ordentlich, da kein Interesse besteht, das Gemeinschaftseigentum überhaupt verwalten zu wollen. Gibt es keinen notierten Beschluss, muss die Verwaltung auch nicht tätig werden. In kleineren WEGs mit unkritischen Menschen, die sich nicht kümmern können oder wollen, fatal und leider häufig anzutreffen.

Die gute Nachricht an dieser Stelle: Es gibt keine Anfechtungsfrist zur Einforderung einer Korrektur, wenn das Protokoll Ihrer Eigentümerversammlung falsch ist! Während bei Beschlüssen eine einmonatige Anfechtungsfrist gilt, können Sie auch später noch eine Korrektur des falschen Protokolls verlangen. Schauen Sie immer genau hin, wenn es um wichtige Beschlüsse geht und verlassen Sie sich nicht allein auf die Aussagen von der WEG-Verwaltung oder Ihrem Beirat!

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