Das Telefonat ist im Zeitalter von Homeoffice und trotz E-Mail und Videokonferenz noch immer ein wichtiges Kommunikationsmittel im geschäftlichen Kontext. Wie auch in der allgemeinen Arbeitswelt wird im Rahmen der Hausverwaltung viel telefoniert: Hausverwalter oder deren Mitarbeiter rufen einzelne Verwaltungsbeiräte oder auch einzelne Eigentßmer an. Hausmeister versuchen Kontakt mit Ansprechpartnern vor Ort aufzunehmen und auch zwischen der zuständigen Hausverwaltung und externen Dienstleistern finden in der Regel Telefonate auf wÜchentlicher Basis statt. Dabei werden nicht nur angenehme Themen besprochen, sondern oftmals Probleme thematisiert und weitere Vorgehensweisen abgestimmt. Daher ist es fßr Eigentßmer genauso wichtig wie fßr Mitarbeiter einer Hausverwaltung, zielfßhrende Telefonate fßhren und vor allem auch mittels einer Mitschrift richtig dokumentieren zu kÜnnen. Hierzu gibt es die klassische Telefonnotiz, die einer Gesprächsnotiz / Aktennotiz sehr ähnlich ist. Diese kann elektronisch oder eben auch handschriftlich erstellt werden. Dabei gibt es natßrlich persÜnliche Präferenzen. Der eine nutzt eine entsprechende Software, während der andere vielleicht die Papierversion favorisiert. In diesem Artikel wollen wir Ihnen daher nicht nur Tipps fßr ein gelungenes Telefonat geben, sondern zugleich eine ansprechende Auswahl an Vorlagen und Mustern fßr eine professionelle Telefonnotiz zur Verfßgung stellen.
Inhaltsverzeichnis
Tipps fĂźr ein gelungenes Telefonat
Das Fßhren professioneller Telefonate ist eine wichtige Fähigkeit im Berufsleben. Die Verwendung von Telefonnotiz-Vorlagen ist empfehlenswert.
Telefonieren ist gar nicht so einfach wie man denkt. Vor allem in einem beruflichen Kontext â beispielsweise in einer Hausverwaltung â muss man oft telefonieren und dabei verschiedene Rollen einnehmen: Mal ist man Dienstleister, mal ist man Kunde und ein anderes Mal einfach nur Kollegin oder Kollege. Man unterscheidet auch grundsätzlich zwischen inbound und outbound Calls. Inbound bedeutet, dass man angerufen wird, während von outbound dann die Rede ist, wenn man jemanden anruft. Wichtig ist in jeder Situation, dass man Informationen im Gespräch auf den Punkt bringt und dass das Telefonat zu keinen Missverständnissen fĂźhrt. Das klingt einfacher als es manchmal ist.
Anbei die wichtigsten Tipps fĂźr eine gutes Telefonat:
Bei vielen Telefonanten lohnt es sich, Notizen zu machen. Mit Hilfe einer Vorlage kĂśnnen Sie diese auf leichte Weise anfertigen und vergessen keine wichtigen Informationen.
Manche Telefonate bedĂźrfen einer guten Vorbereitung: Dies bedeutet, dass im Vorfeld Unterlagen herausgesucht werden mĂźssen und dass es empfehlenswert ist, sich Notizen zu machen.
Schreibmaterial sollte bei einem Telefonat stets bereitliegen. Sie kĂśnnen eine Telefonnotizvorlage verwenden. Notfalls reicht aber auch ein einfacher Block oder ein Klebezettel.
Unabhängig davon, ob Sie selbst anrufen oder angerufen werden, ist ein Telefonat stets mit einer freundlichen BegrĂźĂung und der Nennung Ihres Namens einzuleiten.
Auch eine Nennung Ihrer Firma bzw. Organisation und Ihres Anliegens ist empfehlenswert.
Sprechen Sie stets klar und deutlich und versuchen Sie zugleich Informationen auf den Punkt zu bringen.
Merken Sie sich den Namen Ihres Gesprächspartners oder fragen Sie notfalls noch einmal nach. Manchmal ist es auch erforderlich, sich diesen buchstabieren zu lassen. Dies gilt besonders fßr das Niederschreiben von richtigen E-Mail-Adressen.
Scheuen Sie sich nicht, bei Ihrem Gesprächspartner nachzufragen, wenn Sie etwas nicht verstanden haben oder nicht einordnen kÜnnen.
Unabhängig von einer mÜglichen Eskalation ist es stets wichtig, dass Sie ruhig und sachlich bleiben. Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, laut und unsachlich zu werden.
Sollte Kritik im Rahmen eines Telefonats erforderlich sein, ist es empfehlenswert, diese mĂśglichst positiv zu verpacken. So vermeiden Sie oft eine unnĂśtige Eskalation.
Am Ende des Telefonats lohnt es sich, das Gesagte sowie mÜgliche Aufträge zusammenzufassen und so sicherzustellen, dass von beiden Seiten alles richtig verstanden worden ist.
Die obigen Tipps sind relativ allgemein gehalten und in manchen Situationen kann aus taktischen Grßnden eine Abweichung erforderlich sein. Eine Eskalation kann in manchen Fällen gar gewollt sein.
Der Aufbau einer Telefonnotiz
Die meisten Telefonnotizen folgen einem ähnlichen Aufbau und ermÜglichen eine Erfassung aller wichtigen Informationen.
Eine Telefonnotiz sollte im Allgemeinen so aufgebaut sein, dass sich die folgenden Informationen darin wiederfinden:
Viele Vorlagen fßr eine Telefonnotiz sind ähnlich aufgebaut. Sie erfassen vor allem Informationen zum Gesprächspartner, mit denen man zukßnftig an das Telefonat anknßpfen kann. Der Inhalt des Telefonats wird ßblicherweise stichpunktartig notiert.
Datum und Uhrzeit
Name des Anrufers oder des Angerufenen
Firma / Organisation des Anrufes bzw. des Angerufenen
Telefonnummer des Anrufers / des Angerufenen
Grund fĂźr das Telefonat
Inhalt (stichpunktartig)
Unterschrift
Die Vorlage fĂźr eine Telefonnotiz lässt sich natĂźrlich auch weiter ergänzen bzw. individualisieren. So kann man Punkte fĂźr den Zweck (z. B. âZur Kenntnisnahmeâ, âAuftragâ usw.) hinzufĂźgen oder auch ein Feld fĂźr die Frage, ob ein RĂźckruf erbeten wird. Wird kein Mustervordruck hierfĂźr verwendet, sollte man beim Schreiben die obige Liste im Hinterkopf haben, damit man alle erforderlichen Informationen vollständig erfasst.
Kostenlose Vorlagen und Muster â Telefonnotiz (Word)
Eine Telefonnotiz kÜnnen Sie mit oder ohne Vorlage schreiben. Wichtig ist, dass Sie alle notwendigen Informationen vollständig und korrekt erfassen. Dazu gehÜren insbesondere:
Eine Telefonnotiz ist ein Dokument mit dem der Inhalt eines Telefonates schriftlich festgehalten wird. Es enthält die Informationen stichpunktartig und hat aufgrund von Datum und Unterschrift einen Nachweischarakter. Kostenlose Vorlagen
Welche Fragen sollte eine Telefonnotiz beantworten?
Die Telefonnotiz sollte die Kontaktdaten zum Anrufer bzw. zu Angerufenen vollständig erfassen. DarĂźber hinaus ist der Zweck einer solchen Notiz, die Frage âWas wurde im Telefonat besprochen?â beantworten zu kĂśnnen. Dies bedeutet, dass alle wichtigen Informationen in Stichpunkten notiert werden. Kostenlose Vorlagen
Warum ist eine Telefonnotiz wichtig?
Eine Telefonnotiz ist wichtig, da sie einen Nachweischarakter hat und sich damit die Inhalte eines Telefonats nachvollziehen lassen. Eine solche Notiz ist archivierbar und kann darßber hinaus als Anlass genommen werden, um bestimmte Tätigkeiten durchzufßhren. Die Telefonnotiz ist aus der Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken.
Lisa BÜnemann hat ßber mehrere Jahre hinweg als Eigentßmerin die verschiedensten Hausverwaltungen kennengelernt: engagierte und kompetente Verwaltungen sowie leider auch weniger gute, bei denen die Post monatelang auflief. In dieser Zeit hat sie sich intensiv in das Thema Hausverwaltung einarbeiten mßssen und festgestellt, dass es im Internet nur wenig Informationen fßr Wohnungseigentßmer gibt. Um dies zu ändern, hat sie das Portal Hausverwaltung-Ratgeber.de gegrßndet.
