Der Umlaufbeschluss: Wenn mit dem Umlaufverfahren ohne Eigentümerversammlung eine Beschluss gefasst werden soll!

Tipps zum Umlaufbeschluss einer WEG, der als schriftlicher Beschluss per Umlaufverfahren gefasst wird.

Beschlüsse sind ein wichtiges Mittel im Bereich der Hausverwaltung, um überhaupt „arbeitsfähig“ zu sein. Eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) kann ohne Beschlüsse keine Entscheidungen treffen und wäre damit handlungsunfähig. Daher sieht das Wohnungseigentumsgesetz die Einberufung von Eigentümerversammlungen vor, auf denen die anwesenden Miteigentümer dann auf demokratische Weise Beschlüsse fassen können. Mindestens einmal jährlich findet eine Eigentümerversammlung statt, mit der Beschlüsse zur Jahresabrechnung sowie zum Wirtschaftsplan für das nächste Jahr gefasst werden sollen. Ebenso wünschen sich viele Hausverwalter einen jährlichen Beschluss zur Entlastung. Neben diesen „üblichen Themen“ kommt es immer wieder zu Situationen, in denen eine WEG zeitnah Entscheidungen per Beschluss treffen muss. Hier kann nun der Zeitraum bis zur nächsten planmäßigen (oder ordentlichen) Eigentümerversammlung schlichtweg zu lang sein. In diesem Fällen gibt es zwei Möglichkeiten, um Abhilfe zu schaffen: Die außerordentliche Eigentümerversammlung und das Umlaufverfahren. Um das Umlaufverfahren bzw. den Umlaufbeschluss geht es in diesem Blogpost!

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Beim Umlaufbeschluss spricht man auch vom schriftlichen Beschluss. Diese Möglichkeit zur Beschlussfassung regelt § 23 Abs. 3 WEG. Dort heißt es: „Auch ohne Versammlung ist ein Beschluß gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung zu diesem Beschluß schriftlich erklären.“.

Das Umlaufverfahren: Wer darf den schriftlichen Beschluss einleiten?

Das Umlaufverfahren ist für eine Wohnungseigentümergemeinschaft eine alternative zur außerordentlichen Eigentümerversammlung.
In manchen Situationen ist das Umlaufverfahren genau das richtige Mittel, um eine wichtige Entscheidung der Wohnungseigentümergemeinschaft herbeizuführen.

Für Sie als Wohnungsbesitzer stellt sich vor allem die Frage, wer das Umlaufverfahren initiieren darf. Die Antwort ist eigentlich recht einfach: Der Verwalter, jeder Wohnungseigentümer und der Vorsitzende des Verwaltungsbeirates sowie dessen Stellvertreter. In der Praxis ist es am ehesten die Hausverwaltung, von der ein Umlaufverfahren zur Erreichung eines schriftlichen Beschlusses ausgeht. Nur selten ist ein Wohnungseigentümer bzw. ein Mitglied des Verwaltungsbeirates die Quelle eines solchen Vorhabens. Doch auch hier gilt die Feststellung, dass Ausnahmen die Regel bestätigen.

Wie funktioniert das Umlaufverfahren zum schriftlichen Beschluss?

Der Initiator eines Umlaufverfahrens mit dem Ziel, einen schriftlichen Beschluss herbeizuführen, muss einige Dinge beachten, um den Prozess auf korrekte Weise einzuleiten. Erfolgreich ist der Umlaufbeschluss, wenn dieser mit sogenannter „Allstimmigkeit“ gefasst wird. Eine einfache Mehrheit reicht nicht aus.

Im Wesentlichen gibt es zwei Möglichkeiten, wie ein Umlaufverfahren umgesetzt werden kann:

Optionen für eine WEG gibt es viele, um Beschlüse zu fassen, so auch den Umlaufbeschluss oder die außerordentliche Eigentümerversammlung.
Wenn es schnell gehen muss, stehen den Eigentümern einer WEG Möglichkeiten offen. Das Umlaufverfahren, das zu einem schriftlichen Beschluss führen soll, gehört dazu.
  1. Das Schreiben für den Umlaufbeschluss wird an jeden einzelnen Miteigentümer der WEG adressiert und muss somit natürlich entsprechend oft ausgedruckt, unterschrieben und verteilt bzw. versandt werden.
  2. Es wird nur ein Schreiben für den schriftlichen Beschluss erstellt, das von Eigentümer zu Eigentümer wandert, bis Sie es der Initiator vom letzten Unterschreibenden zurückerhält.

Welche Option am sinnvollsten ist, kann nicht pauschal gesagt werden, da es verschiedene Vor- und Nachteile gibt. Wenn Sie ein Umlaufverfahren einleiten möchten, sollten Sie sich zunächst die Frage stellen, wer eventuell nicht unterschreiben würde. Manchmal lohnt es sich, das Rundschreiben zuerst jenem Miteigentümer zuzustellen / zu schicken, von dem auszugehen ist, dass er am ehesten nicht unterschreiben wird. Erhalten Sie keine Unterschrift, lohnen sich weitere Mühen nicht, denn der Umlaufbeschluss kommt nicht zustande. Kommt es tatsächlich zur Unterzeichnung, kann das Umlaufverfahren seinen Weg gehen und die Chancen stehen nicht bei Null, dass es zu einem schriftlichen Beschluss kommt. Berücksichtigen Sie aber bitte ebenfalls die folgenden Punkte:

Damit ein Umlaufbeschluss gefasst wird, müssen alle Eigentümer gemäß Grundbuch unterschreiben.
Einstimmigkeit ist das Motto, wenn ein Umlaufbeschluss Erfolg haben soll. Eine einzige Gegenstimme – also fehlende Unterschrift – reicht aus, um ein solches Vorhaben scheitern zu lassen.
  • Menschen sind vergesslich und arbeiten nicht immer sauber. Haben Sie ein Schreiben aufgesetzt, dass von Eigentümer zu Eigentümer weitergereicht werden soll, geben Sie natürlich Kontrolle ab und wissen oftmals gar nicht, bei wem es sich aktuell befindet. So kann es passieren, dass ein Eigentümer einfach nicht mehr an das Weitereichen denkt und das Schreiben zum Umlaufbeschluss über einen längeren Zeitraum liegen bleibt. Ebenso kann ein Rundschreiben verloren gehen, was die ganze Arbeit teilweise oder ganz zunichte macht. Nicht jeder Miteigentümer ist beispielsweise dauerhaft an einem Wohnsitz erreichbar.
  • Wenn Sie alle Miteigentümer parallel anschreiben und diesen um Unterschrift bis zu einem konkreten Termin bitten, kann das Umlaufverfahren rein organisatorisch einfacher ablaufen. Kein Eigentümer muss auf den anderen warten, um die Unterschrift leisten zu können. Dies ist ein klarer Vorteil.
  • Beim Rundschreiben kann ist bei allen möglichen Nachteilen vor allem der Umstand vorteilhaft für den Initiator des schriftlichen Beschlusses, dass ein Schriftstück mit mehreren Unterschriften andere Eigentümer dazu verleiten kann, auch selbst zu unterschreiben. So kann es ebenfalls eine Option sein, das Schreiben dem schwierigsten Eigentümer erst dann über einen dritten Eigentümer zukommen zu lassen, wenn bereits zahlreiche Unterschriften auf dem Schriftstück enthalten sind. So gewinnt das Rundschreiben unter Umständen mehr Bedeutung. Eine Garantie dafür, dass der gewünschte Beschluss zustande kommt und die Einberufung einer Eigentümerversammlung vermieden werden kann, ist dies natürlich nicht. Sie kennen die „Problemfälle“ in Ihrer WEG am besten – und sollten beim Initiieren eines schriftlichen Beschlusses die aus Ihrer Sicht geeignetste Form wählen.

Was ist bei der Formulierung des Schreibens zum Umlaufbeschluss zu berücksichtigen?

Ein Umlaufverfahren kann sich zum Beispiel dann lohnen, wenn man einen untätigen Verwalter, der sich weigert, eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen, abberufen und kündigen möchte. Sind sich alle Eigentümer einer WEG einig, erhält die Hausverwaltung die Entscheidung dann eben Schwarz auf Weiß. Dringender Instandsetzungsbedarf kann natürlich ebenfalls ein Auslöser für ein Umlaufverfahren sein.

Nachdem wir das Organisatorische zum Umlaufverfahren beleuchtet haben, geht es nun um den formellen Teil. Derjenige, der einen Umlaufbeschluss anstrebt, möchte natürlich auf Nummer sicher gehen und nur ein solches Schreiben in Umlauf bringen, das rechtlich nicht beanstandet werden kann. Die ganze Arbeit wäre zu schade, wenn ein Beschluss nur wegen eines Formfehlers im Nachhinein nicht gültig ist und dementsprechend nicht umgesetzt werden kann. Hier die wichtigsten Punkte:

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Sollten Sie selbst mit dem Gedanken spielen, ein Umlaufverfahren zu initiieren, ist es wichtig, dass Sie alle Formalitäten kennen. Das entsprechende Schreiben muss genau formuliert sein und genug Platz für alle erforderlichen Unterschriften haben.
  • Ein Umlaufbeschluss kann keine Vereinbarung der WEG ersetzen. Eine Vereinbarung regelt Sachverhalte, die einen grundlegenden Charakter haben und langfristig gelten sollen. Dazu gehört beispielsweise die Festlegung anderer Stimmmehrheiten für konkrete Beschlüsse oder die Abänderung von Einzelheiten rund um die Einladung zur Eigentümerversammlung. Eine „Umlaufvereinbarung“ ist also im Geltungsbereich des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) nicht möglich.
  • Das Schreiben mit dem Umlaufbeschluss muss händisch durch alle Eigentümer unterzeichnet werden. Andere Formen der Zustimmung wie etwa per E-Mail oder per Telefon sind unwirksam. Dementsprechend muss das Schriftstück ausreichend Platz für die Unterschriften aller Miteigentümer (gemäß Grundbuch) der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) bieten. Dabei muss man bedenken, dass manche Wohnungen mehreren Personen – meistens Ehepaaren – gehören, und dass damit beide unterschreiben müssen. Ist eine von diesen Personen verhindert, kann diese dem anderen Eigentümer natürlich eine Vollmacht erteilen, sodass trotzdem die Zustimmung zu einem Umlaufbeschluss gegeben werden kann.
  • Aus dem Schreiben für das Umlaufverfahren muss eindeutig hervorgehen, dass man als Eigentümer mit seiner Unterschrift für einen Beschluss abstimmt und dass man nicht bloß nach der eigenen Meinung gefragt hat und der Idee eines anderen Eigentümers oder des WEG-Verwalters zustimmt. Eine eindeutige Betreffzeile ist sehr wichtig und beugt Missverständnissen vor.
  • Ebenso eindeutig wie der Zweck des Umlaufschreibens muss auch der Beschlussantrag sein. Z. B. „Beschlussantrag über die vorzeitige Abberufung und außerordentliche Kündigung des Hausverwalters xyz aus wichtigem Grund“.

Das Umlaufverfahren war erfolgreich: Das ist noch zu tun!

Bis zur Bekanntgabe eines Umlaufbeschlusses, kann ein jeder Eigentümer – trotz vorheriger Unterzeichnung – seine Zustimmung widerrufen. Damit kann das ganze Vorhaben mit einem Schlag zunichtegemacht werden.

Die Bekanntgabe des Umlaufbeschlusses ist wichtig, damit dieser wirksam wird.
War ein Umlaufverfahren erfolgreich, gibt es noch etwas zu tun: Der Beschluss muss allen Wohnungseigentümern bekanntgegeben werden. Ebenso muss ein Eintrag in die Beschlusssammlung erfolgen.

Wenn ein Umlaufverfahren zum Erfolg geführt hat, indem alle Eigentümer ihre Unterschrift geleistet haben, muss sichergestellt werden, dass der Beschluss auch wirksam wird. Dazu ist dieser zu verkünden bzw. bekanntzugeben. Normalerweise fällt diese Aufgabe dem Verwalter zu – ist dieser jedoch abberufen worden oder weigert sich dieser, kann die Bekanntgabe des Beschlusses durch den Initiator geschehen. Empfehlenswert ist ein Brief an alle Eigentümer mit einer Kopie des Schriftstückes zum Umlaufverfahren mit allen Unterschriften als Anlage. So ist sichergestellt, dass jeder diese wichtige Information sowie den Beleg für die Beschlussfassung hat. Im Anschluss an ein ein erfolgreiches Umlaufverfahren muss der Beschluss natürlich noch in der Beschlusssammlung aufgenommen werden, was zu den Regeln der ordnungsgemäßen Verwaltung gehört. Nun muss der Beschluss natürlich noch umgesetzt werden. Wurde ein Verwalter abberufen und gekündigt, muss ihm dies natürlich noch durch die Wohnungseigentümergemeinschaft bekanntgegeben werden.
Wichtig zu wissen ist zudem der Umstand, dass Umlaufbeschlüsse – wie „normale“ Beschlüsse auch – angefochten werden können. Die Frist für eine Anfechtung beträgt einen Monat.

Der Umlaufbeschluss ist in kleineren Wohnungseigentümergemeinschaften oftmals erfolgreicher als in größeren WEGs.

Die Erfolgsaussichten in Bezug auf das Umlaufverfahren sind in vielen WEGs sehr gering, da meistens ein Miteigentümer nicht bereit ist, den schriftlichen Beschluss zu unterzeichnen.Das Umlaufverfahren ist insbesondere für kleinere WEGs, in denen Einigkeit herrscht, sehr attraktiv. So kann man sich den formalen Akt einer Eigentümerversammlung sparen und schnell wichtige Beschlüsse fassen. Sobald jedoch eine Person anderer Meinung ist – oder Streit unter den Eigentümern herrscht – ist das Umlaufverfahren zum Scheitern verurteilt. Dies liegt daran, dass eben eine ausbleibende Unterschrift dazu führt, dass ein Umlaufbeschluss nicht gefasst werden kann. Dann wird die Einberufung einer Eigentümerversammlung erforderlich. In einer Wohnungseigentümergemeinschaft mit mehreren Dutzend oder gar Hundert Miteigentümern gibt es mit Sicherheit eine Person, die nicht gewillt – oder auch nur verhindert – ist, eine Unterschrift im Rahmen eines Umlaufverfahrens zu leisten. Oftmals reichen bereits fünf bis sechs Parteien in einer WEG aus, damit es zu Streit und zu Meinungsverschiedenheiten kommt. In einem solchen Fall geht es dann nicht mehr sachliche Dinge oder Notwendigkeiten, sondern nur noch um persönliche Befindlichkeiten. Ein inkompetenter Verwaltungsbeirat ist noch nicht mal erforderlich. Die Argumentation, dass ein einfacher Mehrheitsbeschluss im Zuge einer korrekt einberufenen Eigentümerversammlung ausreichen würde, bringt leider kein Umlaufverfahren zu einem erfolgreichen Abschluss.

Das Umlaufverfahren mit dem angestrebten Umlaufbeschluss lohnt sich nur dann, wenn mit hoher Wahrscheinlichkeit davon auszugehen ist, dass alle Eigentümer gewillt sind, zu unterschreiben. Ist dies nicht der Fall, wäre ein Umlaufverfahren reine Zeitverschwendung für den Initiatior. Eine außerordentliche Eigentümerversammlung wäre dann die bessere Wahl.

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