Wissen Sie, was genau zu den Mietnebenkosten gehört?

Mietnebenkosten für Wohnungen werden oft falsch angesetzt und nicht korrekt berechnet.

Ob von Vermieter– oder Mieterseite um das Thema Mietnebenkosten ranken sich viele Halbwahrheiten und nicht immer sind die aufgeführten Kosten in der eigentlichen Abrechnung korrekt. Glaubt man den zahlreichen Mietervereinen, kann man davon ausgehen, dass etwa jede zweite Nebenkostenabrechnung Fehler aufweist. Viel Ärger für Mieter wie Vermieter ist damit vorprogrammiert. In der Regel sind die Nebenkosten im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart – mit Ausnahme der Heizkosten, die verbrauchsabhängig abzurechnen sind. Die Abrechnung über die Mietnebenkosten, auch Nebenkosten oder Betriebskosten genannt, erfolgt einmal im Jahr – mit Ausnahme von Pauschalvereinbarungen. Mietnebenkosten machen mittlerweile einen recht großen Anteil der Miete aus. Die Energiekosten sind, wie zahlreiche weitere Kosten, über die letzten Jahre stetig gestiegen. Hinzu kommt, dass die Mietnebenkosten grundsätzlich aus ganz vielen einzelnen Positionen bestehen. Erhöhen sich nur einige wenige, beeinflußt dies direkt die Gesamtsumme deutlich. In weniger beliebten Gebieten fernab der Ballungsgebiete, locken viele Wohnungsgeber zudem mit relativ niedrig angesetzten Mietnebenkosten. Die Warmmiete sieht, am Anfang zumindest, recht budgetfreundlich aus. Dies hat jedoch den Nachteil, dass nach der ersten Abrechnung hohe Beträge zurückzuzahlen sind und die Vorauszahlung für die Betriebskosten ebenfalls drastisch erhöht werden muss. Positiv ist dies für keine Seite! Zeit also, sich dem Thema Mietnebenkosten zu widmen. Alles zum Thema Mietnebenkosten, deren und Fristen hier!

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Definiert werden Betriebskosten nach § 556 Abs. 1 BGB wie folgt: Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.

Wann werden Mietnebenkosten abgerechnet, welche Frist gilt?

Die Frist für den Abrechnungszeitraum für Mietnebenkosten liegt bei 12 Monaten.
Einfach mal irgendwann nach zwei Jahren abrechnen, weil es vorher irgendwie nicht passt? Nein, das geht leider nicht. Vermieter schaffen sich damit große Probleme, wenn die Fristen für die Erstellung der Abrechnung nicht eingehalten werden.

Geregelt wird die Frist, wann die Nebenkosten zu erstellen sind, durch den § 556 Abs. 3 des BGB. Dort heißt es, dass „die Abrechnung dem Mieter bis spätestens zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen ist.“ Dies heißt folglich, dass ein Vermieter einen Zeitraum von höchstens 12 Monaten für die Nebenkostenabrechnung berücksichtigen kann. Für Mieter bedeutet dass beispielsweise, dass die Abrechnung für das Jahr 2018 spätestens am 31. Dezember 2019 vorliegen muss. Diese Frist ist vor allem deswegen wichtig, weil ein Vermieter für später eingereichte Abrechnungen seine Kosten unter Umständen nicht erhalten darf: Er bleibt auf seinen Nebenkosten, die natürlich auch die im Schnitt steigenden kommunalen Gebühren umfassen, sitzen, wenn die Abrechnung formelle Fehler enthält. Dies regelt ein BGH-Urteil von 2012. Zahlen müssen Mieter nur dann, wenn der Vermieter nachweisen kann, dass er die Verspätung nicht verschuldet hat. Aber: Was ein materieller Fehler oder ein formeller Fehler ist, das entscheiden die einzelnen Gerichte ganz unterschiedlich.

Formale Vorgaben für die Mietnebenkosten

Formelle Fehler in der Abrechnung der Mietnebenkosten sind für Mieter wie Vermieter ein großes Ärgernis.
Leider werden immer noch Mietnebenkosten berechnet, ohne dass formelle Vorgaben auch nur Ansatzweise berücksichtigt werden. Das ist für alle Parteien am Ende ein großes Ärgernis.

Strikt einzuhaltende Formalien gelten für die Abrechnung der Mietnebenkosten. Eine gute Miethausverwaltung oder ein fähiger Vermieter wird diese einhalten und eine Abrechnung im Einklang mit den Einzelheiten des jeweiligen Mietvertrags und der aktuellen Rechtsprechung sowie der grundlegenden Gesetze erstellen. Es gibt einige recht einfache Aspekte in Bezug auf die Mietnebenkosten, die Mieter selbst relativ einfach abgleichen können. Dazu gehören etwa die Kontrolle der Zählerstände und Verbrauchsmengen. Komplizierter hingegen wird es bei den Details zu der Heizkostenverordnung oder zu der Umlagefähigkeit von Nebenkostenpositionen wie etwa Hausmeisterkosten oder Wartungsverträge.

Ein wenig aussagekräftiges und formloses Blatt zur Darstellung der jährlichen Mietnebenkosten ist nicht genug, wenn die Rechnung für einen Laien nicht nachvollziehbar ist. Auch Abrechnungen, in denen der genaue Zeitraum gar nicht erst genannt wird, reichen formell nicht aus.

Erhalten Sie nur einen einfachen, formlosen Wisch von Ihrem Vermieter, in dem vier, fünf Positionen für die Mietnebenkosten aufgeführt sind und eine Gesamtsumme, reicht dies nicht aus. Die Mietnebenkostenabrechnug wäre mindestens formell falsch. Man unterscheidet formelle Fehler und materielle Fehler.

Zu den formellen Fehlern gehören unter anderem:

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  • äußere Form: Die Rechnung ist für einen Laien nicht nachvollziehbar und enthält keine Angabe sowie keine Erläuterung zum Verteilerschlüssel
  • falscher Abrechnungszeitraum (statt 1. Januar 2017 bis 31. Dezember 2017 wählt der Vermieter oder Verwalter 1. Januar 2017 bis 1. März 2018)
  • fehlende Elemete wie das Weglassen von den Positionen für die Gartenpflege
  • Zusammenfassung von Wartung von Reparatur

Beispiele für materielle Fehler einer Betriebskostenabrechnung:

  •  fehlerhafte Anwendung des Verteilerschlüssels
  • Angabe nicht umlagefähiger Positionen
  • Rechenfehler
  • Darstellung einer falschen Wohnfläche
Zu den festen Positionen bei den Mietnebenkosten gehören kommunale Gebühren, dazu Straßenreinigung und Kosten für Wasser.
An den Müllgebühren kommt kein Mieter vorbei. Als fester Bestandteil der Mietnebenkosten steigen auch diese Beiträge oft, sodass eine große Summe an Nebenkosten zusammenkommt.

Als Zusammenstellung der einzelnen Kostenarten bietet eine Nebenkostenabrechnung einen Überblick auch über die Gesamtbeträge. Aufgeteilt werden die Kosten durch einen Verteilerschlüssel, mit dessen Hilfe der jeweilige Kostenanteil eines Mieters aufzeigt. Eine Gegenüberstellung von geleisteten Vorschüssen und dem Gesamtanteil muss in der Nebenkostenabrechnung ersichtlich sein. Gibt es Beanstandungen, dann kann der Mieter die ausstehenden Nachforderungen zurückhalten – jedoch nur den zu beanstandenden Kostenanteil. Auch gibt es für Mieter analog wie bei einer Jahresabrechnung für Wohnungseigentümer das Recht, die Belege im Original einzusehen.

Wenn gar nichts mehr stimmt und Sie den Eindruck haben, dass sich die Kosten weit über die Durchschnittswerte der letzten Jahre entwickeln, können Mieter die Rechnungsbelege im Orginal einsehen.

Damit keine weiteren Fragen entstehen, empfiehlt es sich, dass mit dem Mobiltelefon Fotos der Belege erstellt werden, wenn der Verdacht entsteht, dass die Zahlen nicht passen. Gibt es ein Guthaben für den Mieter, ist dieses sofort auszuzahlen. Der Betrag für die Nachzahlung ist nach maximal einem Monat fällig, denn das Verstreichen einer einmonatigen Prüfungsfrist ist zu beachten.

Die Betriebskostenverordnung regelt die Mietnebenkosten

Um genau zu wissen, was in der Betriebskostenverordnung enthalten ist, hier die unterschiedlichen Kostenarten im Detail. Zu den Betriebskosten gehören:

  • Grundsteuer
  • Abwasser (Entwässerung)
  • Wasserversorgung
  • Warmwasserversorgung (dazu zählt u.a. auch die Wartung und Reinigung von Warmwassergeräten)
  • Müllentsorgung
  • Straßenreinigung
  • Heizung (u.a. auch Wartung und Reinigung von z.B. Etagenheizungen, gewerbliche Wärmelieferung usw.)
  • Gartenpflege
  • Gebäudereinigung sowie Schädlingsbekämpfung und deren Vorsorge
  • Wartung und Pflege von Aufzügen
  • Beleuchtung (Außenbeleuchtung, Keller- und Flurbeleuchtung usw.)
  • Schornsteinfeger
  • Versicherungen rund um das Gebäude
  • Hausmeisterkosten
  • Kosten für gemeinschaftliche genutzte Waschküchen und/oder Sauna, Swimmingpool usw.
  • gemeinschaftliche Antennenanlagen und/oder Breitbandnetzbetrieb
  • Reinigung der Dachrinnen
  • Wartungskosten für Rauchwarnmelder

Unter dem Punkt „Sonstiges“ müssen genaue Angaben gemacht werden. Oft finden sich unter diesem Punkt beispielsweise die Wartungskosten für Rauchwarnmelder. Einfach nur alle Kosten unter „Sonstiges“ zu sammeln, ist ein beliebtes Mittel, um bei den Mietnebenkosten verdeckte Beträge einzuschleusen.

Positionen, die in den Mietnebenkosten nichts zu suchen haben!

Mietnebenkosten dürfen keine Reparaturkosten enthalten, was leider zu den typischen Fehlern in der Abrechnung zählt.
Sind Reparaturkosten in den Mietnebenkosten enthalten, ist dies nicht zulässig. Leider gibt es auch viele Vermieter, die nicht davor zurückschrecken, die Kosten für die Instandhaltungsrücklage auf die Mieter umzulegen. Teils geschieht dies auch aus reiner Unwissenheit heraus.

Mieter sollten nachprüfen, ob die Vorauszahlungen in voller Höhe berücksichtigt wurden. Besonders bei Staffelmieten oder Mietänderungen schleichen sich Fehler ein. Sind Reparaturkosten enthalten, dann gehören diese nicht in die Betriebskostenabrechnung! Kosten für Reparaturen rund um Wohnung und Haus sind Sache des Vermieters und können nicht umgelegt werden. Dies gilt auch für Verwaltungskosten und den damit verbundenen Porto- und Bankgebühren sowie Kosten für Telefon. Diese Positionen sind nicht umlagefähig, ebenso nicht mögliche Kosten für die Erstellung einer Abrechnung! Vorsichtig sollten Sie als Mieter auch ihre Abrechnungen betrachten, wenn Sie dort Positionen zum Thema Instandhaltungsrücklagen oder -kosten finden. Die Beiträge, die ein Eigentümer respektive Vermieter zu der Instandhaltungsrücklage einer WEG leistet, kann er nicht auf den Mieter umlegen.

Reparaturkosten dürfen nicht in den Mietnebenkosten aufgeführt werden. Sie sind Sache des Vermieters.

Somit wird auch klar, dass Wohnungen, die Sanierungsstau aufweisen und bei denen eine Eigentümer eine hohe Summe zur Instandhaltung leisten muss, zum Vermieten wenig attraktiv sind und wie wichtig eine gut arbeitende Verwaltung im Hintergrund ist. Betrachtet man nun die einzelnen Positionen, die nicht in den Mietnebenkosten enthalten sein dürfen, geht es jetzt sehr ins Detail! Nicht umgelegt werden dürfen also beispielsweise:

  • Verwaltungs- und Instandhaltungskosten sowie Kosten für Renovierungen.
  • Reparaturkosten u.a. für Aufzüge. Achtung ist geboten bei Vollwartungsverträgen, die auch Reparaturen enthalten!
  • Alle Versicherungen, die über Haftpflicht- und Sachversicherungen hinaus gehen, beispielsweise Rechtsschutzversicherungen des Vermieters.
  • Kosten für Gewerberäume, sollten sich diese in der Mieteinheit wiederfinden. Für Gewerberäume werden deutlich höhere Betriebskosten angesetzt, da unter anderem ein höherer Betrag für die Grundsteuer zugrunde gelegt wird. Dies muss in der Kostenverteilung berücksichtigt werden.
  • Leer stehende Wohnungen in einem Mietshaus dürfen nicht mit in die Abrechnung einbezogen werden.

Fazit: Augen auf bei den Mietnebenkosten!

Mietnebenkosten zu prüfen, ist für Mieter wie Vermieter wichtig, wenn es um die Verwaltung von Wohnraum geht.
Abrechnungen einfach ohne Prüfung zu akzeptieren, ist keine gute Idee.

So viele Positionen in der Abrechnung und so viel zu beachten! Es ist gar nicht so einfach, eine Mietnebenkostenabrechnung schnell in Gänze zu durchblicken. Die Vielfalt der Positionen nebst detaillierten Vorgaben machen es Mietern nicht ganz so leicht. Geht es beim Thema Versicherungen nicht ins Detail oder führt die Verwaltung unter „Sonstiges“ auch gleich noch den Gartendienst mit auf, ist das Chaos perfekt. Klassische Schlupflöcher, in denen Geld bei Mietnebenkosten versickert, sind beispielsweise sogenannte Vollwartungsverträge, das Umlegen von Reparaturen oder auch Gewerberäume, die im Miethaus vorhanden sind und nicht in der Kostenverteilung berücksichtigt sind.

Vorsicht, wenn Gewerberäume im Mietshaus vorhanden sind. Eine gute Miethausverwaltung oder ein kompetenter Vermieter wird die zu beachtenden Unterschiede etwa hinsichtlich der Gewerbesteuer kennen und Berücksichtigen.

Nur, wer sich wirklich einliest, kann  darüber entscheiden, ob die Darstellung und Abrechnung der Mietnebenkosten überhaupt stimmig sind und ob die angegebenen Summen korrekt berechnet wurden. Besonders bei sehr aufwändig gestalteten Mietshäusern mit Sauna, Pool und sonstigen Einrichtungen kommen einige Positionen in der Mietnebenkostenabrechnung zusammen. Ratsam sind daher Mitgliedschaften in Mieterschutzvereinen, die darauf spezialisiert sind, sich um Mietnebenkosten zu kümmern.

Zur Erinnerung: Denken Sie daran, dass

  • Sie am besten noch einmal im Mietvertrag nachschauen, welche Nebenkosten genau umgelegt werden.
  • der Berechnungszeitraum 12 Monate nicht überschreiten darf.
  • eine korrekt erstellte Abrechnung der Mietnebenkosten die Einnahmen, Ausgaben sowie weitere Positionen in nachvollziehbarer Weise aufführt.
  • Sie die letzten Nebenkostenabrechnungen zum Abgleich heranziehen sollten (besonders bei Verwalterwechsel, Mieterhöhungen usw.), ebenso Ihre Ablesewerte.

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1 Kommentar

  1. Angesichts des Mieters ist es nur gerecht, dass die Nebenkostenabrechnung einmal pro Jahr fällt. Wie Sie schreiben, muss man oft große Summe nachzahlen, die sogar die Hälfte der Miete oder einer ganzen Miete Wert sind. Wenn man das auf mehrere Jahre verzögern würde, wären die Kosten der Nachzahlung für viele Mieter eine Ausgabe, die unmöglich zu tragen ist.

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