Das Wohnungsübergabeprotokoll – Klarheit für Vermieter und Mieter!

Ein Wohungsübergabeprotokoll bei Einzug oder Auszug aus einer Mietwohnung ist ratsam.

Ein Auszug oder auch ein Einzug steht an und damit gleichzeitig viele Verwaltungsangelegenheiten. Mal schneller und mal weniger zügig müssen zahlreiche Formalitäten abgewickelt werden, ein Umzugsunternehmen bestellt und Dokumente wie die Mietschuldenfreiheitsbescheinigung oder die Vermieterbescheinigung ausgefüllt werden. Wichtig in dem Kontext des Wohnungswechsels ist dann natürlich das Wohnungsübergabeprotokoll – auch Abnahmeprotokoll – genannt. Schauen Sie unbedingt einige Monate vor dem Auszug genau in den Mietvertrag hinein, was bei Einzug vereinbart wurde. Soll die Wohnung gestrichen übergeben werden? Dann ist noch ausreichend Zeit, selbst zum Pinsel zu greifen oder einen Maler zu beauftragen. Aber was genau beinhaltet das Wohnungsübergabeprotokoll eigentlich konkret, welche Vorteile ergeben sich daraus für Vermieter wie Mieter? Ist es gesetzlich vorgeschrieben oder geschieht eine Erstellung auf freiwilliger Basis?

Hier geht es direkt zu den kostenlosen Vorlagen (Wohnungsübergabeprotokoll)!

Kurz bemerkt: Falls es sich bei Ihnen um einen Einzug handelt und sollte der Vermieter Ihnen Zusagen im Hinblick auf anstehende Renovierungen oder Reparaturen machen, dann fixieren Sie dies am besten gleich schriftlich. Handelt es sich hingegen um einen Auszug, schauen Sie rechtzeitig vorher, wie Sie die Wohnung übergeben müssen.

Warum alle Parteien von einem Wohnungsübergabeprotokoll klar profitieren, erfahren Sie in dem folgenden Beitrag! Für die Übergabe von Eigentumswohnungen folgt noch ein weiterer Post in Kürze, denn in dieser Art von Dokument werden noch andere Inhalte im Abnahmeprotokoll berücksichtigt.

Das Wohnungsübergabeprotokoll vorbereiten – mit Checkliste vorab denken Sie an alles

Eine Checkliste zur Vorbereitung auf die Wohnungsübergabe erleichtert Mietern wie Vermietern den Wohnungswechsel
Was war gleich noch wichtig? Hab ich alle Schlüssel zusammen oder hat ein Familienmitglied oder Freunde nicht einen Zweitschlüssel? Mit Checkliste vor der Wohnungsübergabe vergessen Sie nichts und geraten nicht unter Zeitdruck.

Damit der Wohnungswechsel möglichst reibungslos und stressfrei abläuft, ist es ratsam, sich vorher eine Checkliste zu machen oder hier unser Dokument herunterzuladen. Dies gilt vor allem dann, wenn Sie beispielsweise Mieter sind und sich der neue Wohnort weiter weg befindet. Im Nachhinein noch einmal kurz die Zählerstände checken oder schauen, welcher Schlüssel wozu gehört, ist unter Umständen ermüdend und führt nur zu Zeitdruck. Praktikabler ist es, sich vorher Zeit zu nehmen und in einer Checkliste für das Wohnungsübergabeprotokoll alle wichtigen Informationen zusammenzutragen und entsprechend planvoll vorzugehen.

Von Wichtigkeit für das Wohnungsübergabeprotokoll sind die folgenden Angaben:

  • Ablesen der Zählerstände von Strom- und Gaszählern, Wasseruhren, Heizkörpern
  • Test sämtlicher Steckdosen, Wasserleitungen und Wasserhähne, Spülungen, Türen, Schlösser und Tore sowie Fenster, Rollläden und Heizkörper usw.
  • Nachweis von Mängeln wie z.B. zersprungene Fliesen oder defekte Rollläden, Schimmel usw. nicht nur in der Wohnung, sondern in sämtlichen angemieteten Räumlichkeiten (Garage, Keller, Dachboden, Gartenschuppen usw.)
  • Auflisten und Zusammensuchen sämtlicher Schlüssel und Türöffnungssyssteme (Fernbedienungen für Garagen und dergleichen)

Machen Sie am besten von den Zählerständen gleich noch ein Bild mit dem Smartphone und sichern Sie dieses direkt extern noch einmal. Auch eventuelle Mängel wie aufgesprungenes Parkett, Schimmelbefall und dergleichen sollten Sie immer via Foto festhalten – ob Sie nun Mieter oder Vermieter sind. Denken Sie ebenfalls daran, sich gegebenenfalls rechtzeitig um einen Nachsendeauftrag zu kümmern und die Schilder an Klingel und Briefkasten zu entfernen.

Eine Checkliste erleichtert Ihnen die Vorbereitung der Wohnungsübergabe auf vielfältige Weise, denn bei einem Umzug steht viel Organisatorisches auf dem Plan. Daher haben wir eine Checkliste zusammengestellt, die Sie vor der Wohnungsübergabe unterstützt. Kostenlose Vorlagen und Muster für das Wohnungsübergabeprotokoll finden Sie am Ende des Beitrags!

Zur kostenlosen Checkliste vor der Wohnungsübergabe:

Checkliste Wohnungsübergabe Muster
Download Checkliste vor Wohnungsübergabe

Das sollte Ihr Wohnungsübergabeprotokoll beinhalten!

Der Inhalt des Wohnungsübergabeprotokolls sollte möglicht umfangreich sein und von Schlüsselübergabe zu Zählerständen alles abdecken.
Damit keine Fragen zu einem späteren Zeitpunkt auftauchen, ist es wichtig, ein möglichst ausführliches Protokoll zu wählen. Ohne die richtige Anzahl der Schlüssel z. B. ergibt eine Anfertigung wenig Sinn.

Um offene Fragen sowie Streitereien hinsichtlich etwaiger Mängel zu vermeiden, ist es sinnvoll, das Wohnungsübergabeprotokoll möglichst ausführlich anzufertigen. „Mal eben schnell“ im Halbdunkel durch eine Wohnung zu gehen und ein kurzes Protokoll abzuhaken, liefert am Ende wenig aussagekräftige Ergebnisse. Lieber ein bisschen mehr Angaben und Informationen als zu wenig.

Das Wohnungsübergabeprotokoll sollte am besten mindestens die folgenden Aspekte abdecken:

  • Datum und Ort des Objekts
  • Benennung des Vermieters, des Mieters und ggf. des/der neutralen Zeugen sowie deren Unterschriften
  • Adresse des Mietobjektes
  • Anzahl und Zuordnung der Schlüssel und ggf. der Türöffnungssysteme (für die Garage o.ä.) – siehe auch Artikel mit Informationen und kostenlose Vorlagen zum Schlüsselübergabeprotokoll
  • Anzahl der Zimmer und die jeweils festgestellten Mängel oder Angabe über Mängelfreiheit
  • Zählerstände Energie

Der passende Zeitpunkt für das Wohnungsübergabeprotokoll

Den Zeitpunkt für die Wohnungsübergabe im Voraus wählen und für die richtige Ausleuchtung sorgen.
Den richtigen Zeitpunkt wählen: Sind schon alle Lampen abmontiert, empfiehlt es sich, überall Glühbirnen einzuschrauben oder den Termin für die Wohnungsübergabe im Hellen zu wählen. Im Halbdunkel ist es nicht ratsam.

Mitten beim Umzug, wenn man irgendwie kurz Zeit findet? Nein. Prinzipiell sollte mit dem Anfertigen des Wohnungsübergabeprotokolls solange gewartet werden, bis die Wohnung wirklich vollkommen leer ist und sich keine Möbel oder Dekorationsobjekte mehr darin befinden. Auch ist es günstig, das Wohnungsübergabeprotokoll erst dann zu befüllen, wenn alle Ausbesserungs- oder Renovierungsarbeiten abgeschlossen sind – in Abhängigkeit davon, was im Mietvertrag ursprünglich festgehalten wurde. Jedoch ist nicht jeder Vermieter immer gleich präsent oder hat tatsächlich ein Interesse an der Erstellung eines Wohnungsabnahmeprotokolls.

Variante 1: Der Mieter räumt alle Möbel aus der Wohnung und übergibt die Wohnung wie im Mietvertrag beschrieben entweder renoviert oder unrenoviert. Gemeinsam mit dem Vermieter wird dann das Wohnungsübergabeprotokoll erstellt.

Variante 2: Der Vermieter ist – aus welchen Gründen auch immer – abwesend. Nun hat der Mieter die Option, das Wohnungsübergabeprotokoll gemeinsam mit einer weiteren anwesenden, neutralen Person zu erstellen und zu verschriftlichen. Geeignet sind beispielsweise Arbeitskollegen, Handwerker oder Freunde.

Fertigen Sie immer zwei Varianten des Wohnungsübergabeprotokolls an. Am Ende sollte der Vermieter, aber natürlich auch der Mieter, eine unterschriebene Variante in den Händen halten.

Die Sache mit den Schönheitsreparaturen bei Auszug

Schönheitsreparaturen bei Auszug sind nicht immer notwendig, das neue BGH-Urteil von 2020 regelt einiges neu.
Die Übergabe einer renovierten Wohnung ist oft mit Stress verbunden – besonders dann, wenn es in der neuen Bleibe noch viel zu tun gibt. Planen Sie ausreichend Zeit ein, damit alles glatt läuft.

Um Stress zu vermeiden, sollten Sie einen Übergabetermin mit Ihrer Miethausverwaltung oder dem Wohnungseigentümer ein wenig im Voraus planen. Sollte dann beispielsweise noch etwas heraus geräumt werden, ist ausreichend Zeit für einen Plan B. Beim gemeinsamen Rundgang durch die Wohnung sind Sie zudem dank der Checkliste gut informiert und haben die wichtigsten Informationen zum Auszug aus der Mietwohnung zur Hand. Gemäß des Grundsatzes des § 535 Absatz 1 BGB sind Vermieter zur Instandhaltung und Instandsetzung der Wohnung während der Mietdauer verpflichtet.

Wenn Sie als Mieter in eine neue Wohnung einziehen und zu Ihrem Vormieter vielleicht einen guten Draht haben: Fragen Sie schon bei der Besichtigung immer nach bestehenden Mängeln oder Besonderheiten!

Aber da gab es doch im Juli 2020 noch ein BGH-Urteil zu den Schönheitsreparaturen? Ja, und zwar ein recht Ungewöhnliches. In der Vergangenheit hatte der Bundesgerichtshof sich, ähnlich wie andere Gerichte, immer wieder zu der ewigen Streitangelegenheit Schönheitsreparaturen geäußert. Auch für die Beseitigung von irgendwelchen Schäden, welche gemäß Übergabeprotokoll nicht von dem Mieter verursacht wurden, kann dieser nicht herangezogen werden. Im Sommer 2020 urteilte der BGH dazu jedoch hin zu einer Art Kompromisslösung. Zieht ein Mieter in eine unrenovierte Wohnung ein, kann er den Mieter zum Malen und Tapezieren verpflichten – sofern sich der Zustand der Räume in der Mietwohnung nach vielen Jahren „wesentlich“ verschlechtert hat und der Mieter sich an den Kosten beteiligt. Zukünftig werden die Gerichte unter anderem umfänglich damit beschäftigt sein, auszuloten, was unter „wesentlich“ zu verstehen ist und in welcher Höhe anteilig Mieter an den Renovierungskosten zu beteiligen sind. Das gilt seit vielen Jahren auch für das Thema „normale Abnutzungserscheinungen“ und was darunter zu verstehen ist. Ungültig sind nach der gegenwärtigen Rechtsprechung beispielsweise Fristen, die Mieter alle zwei Jahre zum Streichen verpflichten.Weitere Auseinandersetzungen hinsichtlich der Kostenaufteilung zwischen Mieter und Vermieter sind so garantiert. Bei dem Übergabetermin für eine Mietwohnung geht es oft darum, ob sich beispielsweise Kratzer auf dem Parkett noch als leichte Abnutzungsspuren gelten. Idealerweise lässt sich dies ohne großen Streit klären. Gleichen Sie immer vorher ab, was im Mietvertrag genau vereinbart wurde!

Das sind die Vorteile eines Übergabeprotokolls

Nach der Unterzeichnung des Wohnungsübergabeprotokolls ist die Rückzahlung der Kaution in der Regel schnell initiiert.
Ist alles glattgegangen und werden, außer vielleicht den üblichen Abnutzungsspuren, keine Mängel festgestellt, steht der Auszahlung der Mietkaution nichts mehr im Wege.

Wer eine Mietwohnung frisch bezieht, kann sich unter Umständen mit einem aussagekräftigen Wohnungsübergabeprotokoll jede Menge Ärger ersparen – ob während der Mietzeit oder zu einem späteren Zeitpunkt beim Auszug. Nicht immer entdeckt man Mängel in der Wohnung sofort, denn wer prüft beim Besichtigungstermin im Sommer schon genau, ob die Heizung auch funktioniert oder im Regen ob alle Fenster und Türen sich einwandfrei öffnen und schließen lassen. Daher ist ein Wohnungsübergabeprotokoll unverzichtbar, denn ganz einfach ist es irgendwann nicht mehr, die entstandenen Schäden dem eigentlichen Verursacher zuzuweisen. Und versteckte Mängel lassen sich bei Einzug konkretisieren. Mängel müssen bei Einzug im Protokoll vermerkt werden, denn sonst kann zu einem späteren Zeitpunkt die Miete eventuell nicht gemindert werden.

Das Wohnungsübergabeprotokoll im Fazit!

Für Mieter besteht der Vorteil darin, dass alles schriftlich festgehalten wurde und nicht hinterher noch aus heiterem Himmel Argumente gefunden werden, warum die Mietkaution dann doch nicht vollständig oder in Teilen zurückgezahlt werden kann. Im Gegenteil: Mit der Abnahme des Wohnungsübergabeprotokolls kann die Mietkaution oder das Mietaval im Prinzip schnell wieder freigegeben werden. Andererseits profitieren Vermieter von einem Wohnungsübergabeprotokoll etwa hinsichtlich eines Überblicks über den Bauzustand eine Wohnung und ob sich in der nächsten Zeit Renovierungs- oder Instandhaltungsbedarf ankündigt. Man hat sofort einen konkreten Überblick und der neue Mieter wird nicht fälschlicherweise für Mängel herangezogen, die er nicht verursacht hat. Achtung: Eine Sicherheitsreserve für die Betriebskostenabschlussrechnung wird vom Vermieter in der Regel einbehalten. Benennen Sie daher klar, bis wann die Betriebskosten von wem gezahlt wurden.

Rechtlich gibt es keine Vorgaben für das Wohnungsübergabeprotokoll, daher existieren die unterschiedlichsten Muster und Vorlagen. Füllen Sie lieber ein bisschen zu viel aus, als sich auf ein sehr kurzes Abnahmeprotokoll zu verlassen.

Wohnungsübergabeprotokolle – kostenlose Muster in Word und PDF!

Hier auf Hausverwaltung-Ratgeber.de finden Sie im Nachfolgenden eine Auswahl an kostenlosen Wohnungsübergabeprotokollen. Die Dateien stehen im anpassbaren Word-Format bereit, sodass Sie die Dokumente leicht anpassen und je nach Bedarf gestalten können. Da es keine rechtlich bindenden Vorgaben für Wohnungsübergabeprotokolle gibt, sind die Ausarbeitungen recht ausführlich gestaltet, um möglichst alle wichtigen Aspekte zu adressieren. Für den Fall, dass Sie schnell ein entsprechendes Protokoll bei Einzug oder Auszug für ein Mietobjekt benötigen,  stellen wir Ihnen ebenfalls PDF-Dokumente zur Verfügung. Es ist ratsam, die einzelnen Punkte bei der Wohnungsübergabe in Ruhe abzuarbeiten. Am Ende sollten Vermieter wie Mieter ein vollständig ausgefülltes und unterschriebenes Protokoll in den Händen halten. Die Muster für das Wohnungsübergabeprotokoll  sind ohne Gewähr auf Vollständigkeit, Aktualität und Richtigkeit der Angaben.

Kostenlose Vorlagen Wohnungsübergabeprotokoll (Word & PDF)!

Übergabeprotokoll für ein Mietobjekt – Download Muster Word-Format
Übergabeprotokoll für ein Mietobjekt – Download Muster PDF-Format

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