Woran erkennt man einen unseriösen Hausverwalter?

Vom unseriösen Hausverwalter zu einem WEG-Verwalter, der Gelder der Eigentümergemeinschaft veruntreut ist der Weg oftmals nicht weit.

Der Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft verwaltet fremdes Eigentum und Geld. Somit ist es wichtig, dass Sie als Wohnungseigentümer ein Gespür dafür entwickeln, ob Ihr Verwalter serös agiert. Noch immer sind sehr viele unseriöse Menschen im Bereich der Hausverwaltung tätig.

Merkmale und Indizien für einen unseriösen Verwalter sind vor allem finanzielle Unregelmäßigkeiten in Verbindung mit einer durchweg schlechten Hausverwaltung und Zustand der Immobilie.
Es gibt mehrere Merkmale, die für einen unseriösen Verwalter sprechen. Wer eine seriöse Hausverwaltung missen lässt, hat nicht selten eigene finanzielle Interessen, denen er mit den Geldern der WEG nachgeht.

Wenn Sie Besitzer einer Eigentumswohnung sind, haben Sie mit Ihren Miteigentumsanteilen (MEA) an einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) beteiligt und sind zugleich Pflichten eingegangen. Dazu gehört insbesondere die Verpflichtung, sich an den Ausgaben der WEG zu beteiligen und somit Hausgeld zu zahlen. Hinsichtlich des Hausgeldes möchte man natürlich möglichst wenig zahlen, doch die Immobilie in einem guten Zustand wissen. Wie hoch das Hausgeld ist und in welchem Zustand sich die Gemeinschaftsimmobilie befindet, hängt vor allem von der Arbeit des Verwalters ab, mit dem die WEG einen Vertrag geschlossen hat. Dem Verwalter kommt eine ganz besondere Rolle innerhalb der Hausverwaltung zu, denn er vertritt die WEG nach außen und schließt für diese Verträge mit Dienstleistern oder Handwerkern ab. Haben Sie einen seriösen und engagierten Verwalter, dürften sich keine großen Probleme für Sie ergeben und Sie haben dann vermutlich nur wenig Arbeit und Ärger mit dem Thema Hausverwaltung.

Anders sieht es aus, wenn Sie das Pech hatten, sich in eine WEG einzukaufen, die bereits einen fragwürdigen Verwalter bestellt hat oder die zu einem unseriösen Verwalter wechseln möchte. Leider gibt es noch immer sehr viele schwarze Schafe unter den WEG-Verwaltern in Deutschland. Würden Sie jemanden, den Sie nicht oder nur wenig kennen, Teile Ihres Privatvermögens anvertrauen? Im Falle einer Eigentumswohnung tun Sie dies regelmäßig. Somit ist es wichtig, dass Sie wissen, wie man einen guten von einem eher schlechten Verwalter unterscheidet. Auch sollten Sie die typischen Strategien unseriöser Verwalter kennen. Wir möchten Ihnen ein paar Hinweise geben, was dafür spricht, dass ein Verwalter unseriös arbeitet.

Warum arbeiten manche Verwalter professionell, während andere unseriös sind?

Ein unseriöser Verwalter muss nicht zwangsläufig kriminell sein. Doch die Chancen, dass Ihr Geld in Gefahr ist, sind groß, wenn der Verwalter Ihrer WEG bestimmte Verhaltensweisen an den Tag legt.

Es ist wichtig, sich zunächst die Frage zu stellen, was die Beweggründe für einen WEG-Verwalter sind, unseriös zu agieren und es an einer ordnungsgemäßen Verwaltung missen zu lassen. Warum werden die Aufgaben der Hausverwaltung nicht erledigt? Die folgenden Punkte treffen häufig zu:

Ein finanzieller Schaden ist fast immer mit einer unseriösen Hausverwaltung verbunden, wobei im Mittelpunkt die finanziellen Interessen des Verwalters stehen, der vielleicht auch noch Untreue begangen hat.
Manche Verwalter verrechnen sich immer zu ihrem eigenen Vorteil. Die Ursachen für eine unseriöse Verwaltung sind vielfältig und lassen sich nicht immer auf einen konkreten Faktor begrenzen. In der Regel stehen jedoch finanzielle Beweggründe im Vordergrund, wenn ein WEG-Verwalter beschließt, von den Maßstäben einer ordentlichen Verwaltung abzurücken.
  1. Der Verwalter hat keinen Anspruch an seine eigene Arbeitsleistung.
  2. Bei dem Verwalter sind die erforderlichen Kompetenzen zur Wahrnehmung seiner Aufgabe schlichtweg nicht vorhanden.
  3. Der Verwalter ist eher bequem und versucht stets, den Arbeitsaufwand für seine Tätigkeit so gering wie nur möglich zu halten.
  4. Geld, vor allem sein eigenes, ist dem Verwalter ein zentrales Anliegen.
  5. Der Verwalter hat Freude daran, anderen Menschen zu schaden.
  6. Das Gefühl von Macht spielt für den Verwalter eine überaus wichtige Rolle.

Betrachtet man die obigen Punkte, lässt sich feststellen, dass meistens mehrere Gründe eine Rolle spielen, wenn ein Verwalter für sich entscheidet, den Punkt Seriosität einfach außer acht zu lassen. Eine WEG mit einem problematischen Verwalter wird sich also fast immer mit mehreren Aspekten konfrontiert sehen. Ein Verwalter, der Geld veruntreut, wird zum Beispiel meistens auch keinen allzu großen Arbeitseinsatz aufbringen, schließlich ist ihm die Wohnungseigentümergemeinschaft egal und er wird genug Aufwand haben, die Untreue zu vertuschen.

Eine Infografik die Merkmale eines unseriösen WEG-Hausverwalters auflistet, der vielleicht sogar Gelder veruntreut und sich damit der Strafttat der Untreue schuldig macht.
Diese Infografik zeigt die wichtigsten Punkte, die für einen unseriösen WEG-Verwalter sprechen. Bedenken Sie, dass ein unseriöser Verwalter nicht immer unfreundlich sein muss. Manche “schwarzen Schafe” besitzen auch die Fähigkeit, Menschen zu überzeugen. Lassen Sie immer die Fakten sprechen, wenn Sie Probleme in der Verwaltung Ihrer WEG vermuten. Zum Vergrößern bitte hier oder auf das Bild klicken!

Aber auch ein Verwalter, der nichts Böses im Schilde führt, kann sich für alle Wohnungseigentümer als katastrophal auswirken, wenn er nicht die notwendige Fachexpertise oder die persönlichen Voraussetzungen zur Wahrnehmung seiner Funktion mitbringt. Lässt sich ein solcher ständig von Handwerkern über den Tisch ziehen, entsteht der Gemeinschaft natürlich auch ein Schaden. Gleichzeitig kann das Wohnen in einer Immobilie sehr unangenehm sein, wenn der Verwaltungsbeirat seine Aufgabe als falschverstandene Machtbasis sieht, anderen Eigentümern das Leben schwer macht – und der Verwalter hat nicht genügend Durchsetzungsvermögen, um dem ein Ende zu bereiten. Nachdem wir uns mit den Beweggründen für eine unseriöse Verwaltung auseinandergesetzt haben, geht es nun um konkrete Hinweise, die für einen unseriösen Verwalter sprechen könnten.

Mögliche Indizien für einen unseriösen Verwalter

Die Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen Ihrer WEG ist sehr wichtig, wenn Sie einen Anfangsverdacht gegen den Hausverwalter haben.

Ein unseriöser Verwalter wird auf vielfältige Methoden zurückgreifen und versuchen, die Missstände in seiner Hausverwaltung zu verschleiern.
Es beginnt vielleicht mit merkwürdigen Abrechnungen oder fragwürdigen Antworten, die sich im Nachhinein als Lügen entpuppen, mit denen unseriöse Hausverwalter den Verdacht auf sich lenken. In aller Regel möchte ein unseriöser Verwalter sein Handeln vertuschen. Er wird alles daran setzen, kritische Stimmen zu unterdrücken und eine vollständige Einsicht in alle wichtigen Verwaltungsunterlagen (Kontoauszüge, Rechnungen etc.) zu verhindern. Je konkreter Sie nachfragen, desto unglücklicher wird er sich in Ausreden verzetteln. Als Eigentümer ist es Ihr gutes Recht, Punkte in der Hausverwaltung kritisch zu hinterfragen. Ein seriöser Verwalter wird alles tun, um vermeitliche Probleme in kooperativer Weise zu erläutern und offene Fragen mit Beweisen zu klären – schließlich ist ihm sein guter Ruf wichtig. Dies bedeutet aber nicht automatisch, dass ein freundlicher Verwalter seriös und ein wenig zugänglicher Verwalter inkompetent sein muss. Im schlimmsten Fall ist Ihr WEG-Verwalter nicht nur unseriös, sondern auch noch untreu. Dann vergreift es sich auch an Ihrem Geld!
  • Das Hausgeld ist unverhältnismäßig hoch und es gibt keine schlüssigen und nachvollziehbaren Gründe (z.B. niedrige Handwerkerrechnungen) dafür.
  • Der Zustand der Immobilie ist schlecht, trotz hoher Zuführungen zur Instandhaltungsrücklage.
  • Eine Einladung zur Eigentümerversammlung wird immer wieder verzögert. Beliebte Ausreden sind dabei unter anderem, keine freien Räumlichkeiten zur Verfügung zu haben.
  • Die Hausverwaltung setzt keine Beschlüsse um, obwohl diese durch die WEG auf der Eigentümerversammlung beschlossen worden sind.
  • Handwerker und sonstige Dienstleister möchten nicht mehr für den Verwalter im Auftrag der WEG tätig sein, da dieser als Geschäftspartner einen schlechten Ruf genießt.
  • Die vom Verwalter abgeschlossenen Versicherungen für die Immobilie sind viel zu hoch und der Verwalter agiert vielleicht selbst sogar als Versicherungsmakler.
  • Man verweigert Ihnen Ihr Recht zur Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen für Ihre Wohnungseigentümergemeinschaft.
  • Ihnen wird ohne erkennbaren Grund das Rederecht während der Eigentümerversammlung entzogen.
  • Der Verwalter ist von Treuhandkonten überzeugt und lässt nur diese zu. Er weigert sich, WEG-Konten einzurichten.
  • Der Verwalter schreit Sie an und bedroht Sie verbal oder vielleicht sogar durch eine sehr aggressive Körpersprache.
  • Es wird durch den Verwalter Stimmung bei den anderen Miteigentümern gegen Sie gemacht (Kaffeefahrtstimmung).
  • Der Verwalter lügt (mehrmals) nachweislich und weicht allen Fragestellungen aus, ohne diese verbindlich zu beantworten.
  • Von Ihnen geforderte Tagesordnungspunkte werden trotz formaler Korrektheit und eingehaltener Frist nicht aufgenommen.
  • Ihnen wird keine Liste der Eigentümer zur Verfügung gestellt, obwohl Sie für die Unkosten aufkommen möchten.
    Unseriöse Verwalter neigen dazu die Kontoauszüge und Rechnungen als Teil der WEG-Verwaltungsunterlagen nicht vollständig oder gar nicht vorzulegen. Gehen Sie auf Nummer sicher und setzen Sie Ihr Recht auf Einsichtnahme durch, wenn Sie ungeklärte Fragen haben!
    Fehlende Seriosität in der Hausverwaltung und ein Verhalten, das auf Untreue des WEG-Verwalters hindeutet, lassen sich meistens aus dem Kontoauszügen herleiten. Bestehen Sie bei einer Einsichtnahme der Verwaltungsunterlagen immer darauf, alle Kontoauszüge sowie Rechnungen der WEG vorgelegt zu bekommen. Unseriöse Verwalter haben viele Ausreden parat, um Ihnen die Einsichtnahme zu verweigen oder diese hinauszuzögern. So könnte ein fragwürdige Hausverwalter mitteilen, dass er keinen Zugriff auf die Unterlagen der WEG habe, weil ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub sei. Lassen Sie sich von solchen Ausreden nicht beirren. Prüfen Sie auch immer, welche Art von Konten der Verwalter für die WEG nutzt! Handelt es sich um sicherere WEG-Eigenkonto oder um Treuhandkonten? Im letzteren Fall sollten Sie schnell handeln.
  • Der Verwalter lässt sich durch seine Mitarbeiter über Monate verleugnen und ist telefonisch nicht erreichbar. Gleichzeitig kann es passieren, dass er die Verantwortung für Probleme Dienstleistern oder Handwerkern zuschiebt.
  • Der Verwalter holt für umfangreichere Instandhaltungsmaßnahmen keine Vergleichsangebote oder hat „Lieblingsfirmen“, die trotz fragwürdiger Dienstleistung und/oder überteuerten Rechnungen immer wieder beauftragt werden.
  • Es werden keine Gewährleistungsansprüche im Namen der WEG gegenüber Handwerkern und sonstigen Dienstleitern geltend gemacht.
  • Einzelne Miteigentümer und / oder der Verwaltungsbeirat werden offensichtlich vom WEG-Verwalter bevorzugt und genießen in vielen belangen ohne Berechtigung freie Hand.
  • Der Hausverwalter lässt Termine verstreichen und antwortet weder auf Briefe und Einschreiben noch auf E-Mails.
  • Telefonisch ist er ebenfalls nicht erreichbar.
  • Die Tabellen zur Jahresabrechnung (Hausgeldabrechnung) erscheinen nicht wie aus einem Guss, sondern selbst gebastelt. Die meisten Verwalter nutzen eine Verwaltungssoftware, die wenig Raum für Manipulationen lässt und zugleich ein professionelles Aussehen gewährleistet.
  • Die Instandhaltungsrücklage wird durch den Verwalter regelmäßig und ohne Beschluss der Eigentümergemeinschaft zur Begleichung von den üblichen Betriebskosten zweckentfremdet. Geld von der Instandhaltungsrücklage fehlt einfach monate- oder jahrelang. Dabei ist die Instandhaltungsrücklage zweckgebunden, was ein unseriöser Verwalter nicht respektiert.
  • In der Eigentümerversammlung drängt der Verwalter aggressiv auf seine eigene Entlastung.
  • Die formale Korrektheit der Abstimmung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten wird durch den Verwalter sehr locker gesehen und sie ist nicht nachvollziehbar.
  • Das Protokoll der Eigentümerversammlung wird durch den Verwalter sehr spät verschickt, sodass die Frist zur Einreichung einer Anfechtungsklage bereits abgelaufen ist oder nur noch wenig Zeit dafür besteht.
    Die Merkmale eines unseriösen Verwalters sind vielfältig. Abrechnungen stimmen nicht, die Kontoauszüge fehlen oder die Gelder der WEG sind auf unsicheren Treuhandkonten angelegt.
    Wenn Sie den Verdacht unseriöser Hausverwaltung oder gar der Untreue durch den WEG-Verwalter haben, müssen Sie Beweise sichern. Vermeiden Sie, dass der Hausverwalter diese im Aktenschredder “verliert”.
  • Im Protokoll sind die Beschlüsse der WEG aus der Eigentümerversammlung nicht richtig wiedergegeben bzw. das Protokoll ist schlichtweg falsch.
  • Die Kopie der Anwesenheitsliste für die Eigentümerversammlung wird nicht zur Verfügung gestellt.
  • Es kommt zu mehreren Sonderumlagen.
  • Für Kardinalpflichten, wie beispielsweise für die Fahrt zum Objekt, lässt der Verwalter sich üppig entlohnen.
  • Der Inhalt des Verwaltervertrages ist sehr fragwürdig und dieser enthält viele Rechtschreibfehler, was auf eine unsachgemäße und eigens zusammengebastelte Erstellung hindeutet.
  • Der Hausverwalter führt keine Beschlusssammlung, obwohl die ordnungsgemäße Verwaltung dies eindeutig vorgibt.
  • In den Einladungen zu den Eigentümerversammlungen wird von dem Mittel der Eventualeinberufung Gebrauch gemacht.

Ein unseriöser Verwalter möchte um jeden Preis vermeiden, dass Sie Einsicht in alle Verwaltungsunterlagen der WEG erhalten, Kontakt zu anderen Miteigentümern aufbauen und Ihre berechtigten Anliegen in die Eigentümerversammlung einbringen. Zusammengefasst ist es sein Ziel, Sie dabei daran zu hindern, Ihre berechtigten Interessen durchzusetzen. Dazu wird er immer nach Allianzen mit einzelnen Miteigentümern suchen, die ihn bei seiner unsachgemäßen Verwaltung unterstützen.

Was tun, wenn Ihr Verwalter offensichtlich unseriös ist?

Die ungünstigste Konstellation liegt dann vor, wenn der Verwalter sowie der Verwaltungsbeirat unseriös sind und sich auch noch gut verstehen. Am einfachsten können Sie dazu beitragen, eine seriöse Hausverwaltung zu initiieren, indem Sie Unterstützung bei anderen Miteigentümern erhalten. Das ist in vielen WEGs jedoch nicht der Fall. Informieren Sie Miteigentümer über Ihren Verdacht hinsichtlich der Qualität der Hausverwaltung und überlegen Sie sich gemeinsam, wie Sie die Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Verwaltung Ihrer Immobilie schaffen können.

Einen unseriösen Verwalter können Sie eigentlich nur abberufen bzw. abbestellen und kündigen, damit er der WEG keinen weiteren Schaden zufügt.
Wenn Sie einen Verwalter ganz konkret unseriöses Verhalten nachweisen können, bleibt Ihnen als WEG eigentlich nichts anderes mehr übrig, als ihn loszuwerden. Wer es an einer ordnungsgemäßen Hausverwaltung hat missen lassen, wird dies vermutlich auch in Zukunft tun – aller sonstigen Beteuerungen zum Trotz. Das Geld Ihrer WEG ist bei einem solchen Hausverwalter nicht gut aufgehoben. Um einen Verwalterwechsel herbeizuführen, müssen Sie als WEG in einer Eigentümerversammlung zunächst die Kündigung und Abberrufung des alten Verwalters beschließen. Wichtig ist neben dem formalen Akt der Abberrufung auch immer die Kündigung des Verwaltervertrages. Ansonsten müssten Sie weiterhin den unseriösen Verwalter für das Nichtstun bezahlen, bis der Vertrag ausläuft – und das ist eine denkbar ungünstige Konstellation.

Es ist wichtig, bei den anderen Wohnungseigentümern zunächst ein Verständnis zu entwickeln, wie es um die Hausverwaltung steht. Nur die wenigsten Besitzer von Wohnungen setzen sich mit den Feinheiten des Wohnungseigentumsgesetztes auseinander. Viele haben auch kein Interesse daran oder einfach keine Zeit, sich mit in die für sie langweiligen Details der Verwaltung einzuarbeiten. Doch hellhörig werden die meisten erst dann, wenn sie verstehen, dass ihr eigenes Geld in Gefahr ist. Schaffen Sie dafür ein Verständnis, bedenken Sie aber auch, dass ein unseriöser Verwalter oftmals versuchen wird, Fakten zu unterdrücken und Streit zu schüren. Für ihn gilt dann das Motto „Streiten sich zwei, freut sich der Dritte“. In diesem Fall ist der Verwalter der Dritte und wird die anderen Miteigentümer als Unterstützung ansehen. Wenn Sie die Mehrheit der Eigentümer einfach nicht von der Notwendigkeit zu handeln, überzeugen können, müssen Sie unter Umständen den Weg zum Anwalt gehen und sich dort beraten lassen. Bei einer unseriösen Verwaltung gibt es in den meisten Fällen sehr konkrete Ansatzpunkte, mit denen Sie aufgrund der Vorgaben des Wohnungseigentumsgesetztes einen Hebel haben. Insbesondere müssen Sie die Frist zur Anfechtung von Beschlüssen einhalten, sodass Sie nicht zögern sollten, wenn das unseriöse Geschäftsgebaren überhand nimmt. Ein unseriöser Verwalter wird immer Fehler machen, und diese müssen offengelegt werden. Dazu benötigen Sie entsprechende Kenntnisse im WEG-Recht und / oder einen kompetenten Anwalt, der Sie bei Ihrem Vorhaben, eine seriöse Hausverwaltung sicherzustellen, unterstützt.

Haben Sie die Hausverwaltung Ihres WEG-Verwalters als unseriös identifiziert, müssen Sie umgehend handeln. Gleichzeitig ist viel Durchhaltevermögen gefragt, da nicht wenige der schwarzen Schafe unter den Verwaltern, kritischen Miteigentümern Stolperfallen in den Weg stellen. Halten Sie durch, es lohnt sich!

Tipps und Ideen für den Umgang mit einem unseriösen Verwalter

Ein unseriöser Verwalter muss abbestellt werden und es ist wichtig, dass die WEG den Verwalter kündigt, damit nicht doppelte Kosten für die Hausverwaltung der Immobilie entstehen.
Bei einem unseriösen Verwalter muss Ihre WEG gemeinschaftlich handeln. Es gilt, alle Wohnungseigentümer vor Schäden zu bewahren. Leider ist es nicht selten so, dass ein unseriöser Verwalter gezielt Fürsprecher in einer WEG gesucht hat. Diese haben entweder selber in irgendeiner Form von der inakzeptablen Hausverwaltung profitiert oder lassen sich von dem Verwalter blenden, da Fakten für sie eine untergeordnete Bedeutung haben. Auch persönliche Animositäten können eine entscheidende Rolle spielen, wenn einige Wohnungseigentümer für vernünftige Argumente nicht zugänglich sind. Suchen Sie nach Möglichkeit das Gepräch mit den anderen Miteigentümern und lassen Sie die Fakten sprechen.
  • Bestehen Sie auf Ihr Recht zur Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen der WEG und machen Sie von den wichtigen Dokumenten Kopien bzw. fotografieren Sie diese ab.
  • Prüfen Sie jedes Schriftstück und insbesondere die Jahresabrechnung sehr genau und klären Sie, ob die Zahlenwerte plausibel sind.
  • Machen Sie sich hinsichtlich Ihrer Rechte und Pflichten als Wohnungseigentümer kundig.
  • Lassen sie sich keine Unverschämtheiten bieten und halten Sie gegen.
  • Bestehen Sie immer auf Ihr Rederecht in der Eigentümerversammlung und zeigen Sie sich energisch, wenn Sie vom Verwalter unter Druck gesetzt werden sollten.
  • Bleiben Sie immer sachlich und lassen sie sich nicht dazu hinreißen, Beleidigungen oder Drohungen auszusprechen.
  • Suchen Sie gleichgesinnte Miteigentümer, die den Ernst der Lage hinsichtlich der fragwürdigen Form der Hausverwaltung verstanden haben, und beraten Sie sich mit diesen.
  • Setzen sie auf eine schriftliche Korrespondenz und greifen Sie dazu unter anderem auf Einschreiben zurück, deren Zustellung nachgewiesen werden kann.
  • Werden Sie Mitglied in einem Interessenverband für Wohnungseigentümer.
  • Lassen Sie sich von einem Fachanwalt für Wohnungseigentumsrecht beraten.
  • Halten Sie bereits Ausschau nach guten Hausverwaltungen, da womöglich ein Verwalterwechsel ansteht, wenn Ihrem bisheriger WEG-Verwalter in seinem unseriösen Agieren Einhalt geboten wird.
  • Bei Ihrem Verwalter handelt es sich von der Gesellschaftsform um eine GbR, was gemäß BGH-Urteil nicht zulässig ist.

Woran man hingegen einen seriösen Verwalter erkennt

Tipps, wie Sie erkennen, ob der Hausverwalter Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) seriös ist.
Ein seriöser Verwalter wird sich Zeit nehmen, um berechtigte Fragen hinsichtlich der Hausverwaltung zu beantworten. Zudem arbeiten seriöse Hausverwaltungen ausschließlich mit WEG-Eigenkonten.

Es ist keine gute Sache und schon gar nicht fair, Hausverwalter unter Generalverdacht zu stellen, da es unter ihnen genügend Personen gibt, die einen hohen Anspruch an sich selbst haben und auch bereit sein, einen guten Kundenservice zu bieten. Wer Spaß an seiner Arbeit hat, der handelt aus einer ganz anderen Motivation heraus als ein Verwalter, der sie als notweniges Übel ansieht, um möglichst viel Geld zu verdienen. Das Beste was Ihnen und den Miteigentümern passieren kann, ist ein kompetenter Verwalter, der seine Berufung in der Hausverwaltung gefunden hat und hohe Maßstäbe an seine eigene Arbeit legt. Natürlich gibt es auch eine große Grauzone an mittelmäßig arbeitenden Verwaltern.

Die Kosten für einen Verwalter lassen keine Aussage über dessen Seriosität zu. Gleichzeitig kann eine teuere Hausverwaltung durch gute Arbeit finanziell attraktiver sein als eine Verwaltung, die zwar wenig kostet, der WEG aber keine Kosteneinsparungen beim Betrieb ihrer Immobilie herbeiführt.

Merkmale eines seriösen Verwalters

Untreue oder einen unseriösen Verwalter bei einer Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen erkennen oder die ordentliche Hausverwaltung belegen.
Ein kompetenter und seriöser Verwalter wird Ihnen alle offenen Fragen ausführlich und genau beantworten können. Zudem hält Ihnen eine ordnungsgemäß arbeitende Verwaltung immer alle Unterlagen im Rahmen eines entsprechenden Termins zur Einsichtnahme bereit.
  • Der Verwalter nutzt von sich aus WEG-Eigenkonten und verzichtet auf Treuhandkonten, um die Gelder der Wohnungseigentümergemeinschaft zu verwalten bzw. anzulegen.
  • Es wird Ihnen auf Wunsch Einsicht in die Verwaltungsunterlagen gewährt.
  • Sie merken, dass der Verwalter sich für den Erhalt der Gemeinschaftsimmobilie engagiert und sinnvolle Vorschläge im Rahmen der Eigentümerversammlung unterbreitet, beispielsweise, um Betriebskosten zu senken.
  • Die Verwaltungsunterlagen und insbesondere die Kontoauszüge sowie Rechnungen sind vollständig und befinden sich in einem ordentlichen, sortierten Zustand.
  • Durch den Verwalter werden Hausbegehungen durchgeführt und die Hausverwaltung nimmt umfangreichere Instandhaltungsmaßnahmen ab.
  • Der Verwalter ist fit hinsichtlich der Hausverwaltung für Ihre Immobilie und kann Ihnen viele Fragen ad hoc beantworten oder innerhalb relativ kurzer Zeit klären.
  • Der Verwalter steht zu möglichen Fehlern in der Verwaltung und klärt diese umgehend.
  • Auch bei anderen Meinungen in der Eigentümerversammlung lässt der Verwalter als Versammlungsleiter kritische Eigentümer ausreden.
  • Mögliche Konflikte werden durch den Verwalter mit sachlichen Argumenten gelöst und nicht durch Methoden der Einschüchterung.
  • Dem Verwalter ist es wichtig, jeden möglichen Anschein einer nicht ordnungsgemäßer Verwaltung durch klare Argumente und schriftliche Belege umfänglich und zeitnah zu entkräften.
  • Die Hausgeldabrechnung ist klar verständlich und wird Ihnen auf Nachfrage von dem Verwalter bei Unklarheiten gerne im Detail erläutert.
  • Der Verwalter wird Ihnen keine Versicherung vermitteln wollen, für die er selbst als Versicherungsmakler fungiert.

Ganz unabhängig von den obigen Punkten muss man sich als Wohnungseigentümer jedoch darüber im Klaren sein, dass ein positiv wirkender Verwalter nicht unbedingt seriös verwalten muss und umgekehrt ein unsympathisch auftretender WEG-Verwalter durchaus überaus kompetent sein kann. Grundsätzlich ist die Seriosität eines Verwalters immer dann fraglich, wenn dieser mit Aggression, Einschüchterung oder Lügen arbeitet. Kein Verwalter, dem seine eigene Seriosität wichtig ist, hat es nötig, so zu agieren.

Der unseriöse Verwalter im Fazit

Versuchen Sie, mögliche Konflikte in Bezug auf die Hausverwaltung sachlich und besonnen zu klären. Ist dies trotz allem Bemühen nicht möglich, kann dringender Handlungsbedarf angezeigt sein. Das Schlimmste für einen unseriösen Verwalter sind gut informierte Wohnungseigentümer, die auf ihre Rechte nach dem Wohnungseigentumsgesetz bestehen und bereit sind, diese konsequent durchzusetzen.

Eine unseriöse Verwaltung kann zu einem enormen finanzielle Verlust und zu einer heruntergekommenen Immobilie führen.
Damit Ihre Immobilie aufgrund des Versagens eines WEG-Verwalters nicht zukünftig so aussieht, müssen Sie bei entsprechenden Indizien zügig handeln. Es geht um Ihr Geld und um das Ihrer Miteigentümer. Ist ein Hausverwalter unseriös, muss er gehen. Diese Konsequenz muss eine WEG aufbringen, wenn sie Schaden von sich abwenden möchte. Behalten Sie bei Ihrem Agieren stets das richtige Augenmaß, denn ein unsympathischer Verwalter muss nicht gleich unseriös sein und umgekehrt. Lassen Sie die Fakten sprechen!

Ein Verwalter, der es aus welchen Gründen auch immer, nicht gut mit der Verwaltung Ihrer Gemeinschaftsimmobilie meint, kann Ihrer WEG und damit Ihnen einen nicht unerheblichen Schaden zufügen. Es gibt zahlreiche Merkmale, die darauf hindeuten können, dass Ihre WEG wenig seriös verwaltet wird, jedoch muss man von Fall zu Fall unterschieden. Meistens offenbart ein schlechter Veralter gleichzeitig mehrere Merkmale unseriöser Hausverwaltung und lässt ein professionelles Verhalten in verschiedener Hinsicht missen. Einen unseriösen Verwalter kann man aber oftmals auch an seinem konkreten Verhalten erkennen, das dem Zweck dient, seine Verfehlungen zu vertuschen. Wer Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist, deren Verwalter Kritik harsch unterdrückt oder gar Eigentümer gegeneinander ausspielt und sich in menschlicher Hinsicht daneben benimmt, dem sei angeraten, möglichst zeitnah zu handeln. Eine Verwalterentlastung seitens der WEG ist hier völlig fehl am Platz. Kein Verwalter, dem Seriosität am Herzen liegt, wird ein solches Verhalten an den Tag legen. Schon viele WEGs haben solchen Personen einen finanziellen Schaden zu „verdanken“ und ärgern sich im Nachhinein, es nicht frühzeitig gemerkt zu haben, dass Sie einem unseriösen Verwalter auf den Leim gegangen sind. Aber auch hier gilt: Finden Sie das richtige Mittelmaß. Suchen Sie bei Unklarheiten zunächst auf freundliche Weise den Kontakt zur Hausverwaltung und zum Verwaltungsbeirat. Viele Sachverhalte, die zunächst vielleicht wichtige Fragen aufwerfen, lassen sich durch einen seriösen Verwalter innerhalb kürzester Zeit und ganz ohne Konflikte entkräften. Ebenso muss ein guter WEG-Verwalter Ihnen nicht menschlich sympathisch sein, um eine ausgezeichnete Hausverwaltung sicherzustellen.

Über die Autorin

14 Kommentare

  1. An so einen unseriösen Verwalter sind wir geraten und hoffen,das dieser bei der morgigen Eigentümer Versammelung seine Sachen packt Wenn nicht werden wir VERKLAGEN!!!

    1. Das tut mir leid für Sie. Wie ist es in der Eigentümerversammlung verlaufen?

      Dieser Typus Verwalter neigt leider auch dazu, unnötigen Ärger zu verursachen und nicht ohne einen unnötigen “Kampf” zu gehen.

      Welche Pflichten hat denn Ihr WEG-Verwalter verletzt?

    2. Guten Tag,

      dann lesen Sie mal das Buch “Die Leiden der Anna W.” Tolle, unterhaltsame Erzählung mit vielen Tipps zu Hausverwaltungen und zum Wohnungkskauf. Ich habe nicht schlecht gestaunt, was einem alles mit einer Verwaltung passieren kann.

  2. Sehr geehrte Damen und Herren,
    leider treffen bei uns alle Fakten zu, die denkbar sind, für eine unseriöse Hausverwaltung. Hinzu kommt, dass sich Verwalter und Beirätin gesucht und gefunden haben. Die Hälfte der Eigentümer interessiert sich für nichts und erscheint nicht zur Eigentümerversammlung. Die Beirätin vertitt sie und hat daher die Stimmenmehrheit. Es war somit garnicht erforderlich die Eigentümer gegeneinander aufzwiegeln, es geschah von selbst. Der Mensch will betrogen werden oder betrügt dann seine Mieter, wenn es um die Kosten geht. Gerichtsenscheidungen will dieser seriöse Hausverwalter nicht umsetzen! Für den Höhepunkt war jedoch eine Richterin zuständig. Sie gestand ihm zu Eigentümerversammlungen abzuhalten, in der die Öffentlichkeit Zutritt und Mitsprache bekommt.

    Schöne Grüße von
    M. Schöner

  3. …da gibts eine Verwaltung im Landkreis Verden,die fast alle Punkte eines hierdargest. schlechten Verwalters erfüllt. Wie auf den Leib geschrieben…….auch was die Miteigentürmer betrifft.(Motto kehr mi an nix)..Da steht man ganz allein und will nur noch verkaufen…weg mit Schaden!

  4. 20.10.2019 Sehr geehrte Damen und Herren, seit 2014 bis heute
    leider treffen bei uns alle Fakten zu, die denkbar sind, für eine unseriöse Hausverwaltung. Hinzu kommt, dass sich ist nur für einige Eigentümer interessiert.
    Die Eigentümer interessiert sich für nichts und erscheint nicht zur Eigentümerversammlung. Ich bin da allein sie hat daher die Stimmenmehrheit wegen ausrede mich ignoriert bis am Ende ich komm nicht zu Wort am Ende die Verhandlung ist geschlossen das ist Falsch Es war somit erforderlich von Gesetzgeber ein Gesetz für Eigentümer gegen Schwarze Hausverwalter/in und bei Gerichtsentscheidungen dieser neue §! bei unseriöse Hausverwalter umsetzen! Ohne wen und haber, und Gleich Raus von Vertrag.
    Mit Freundlichen Grüße von
    Antonio Mazzilli

    1. Sehr geehrte Frau Mumenthaler, leider ist es so, dass sich für unseriöse Hausverwalter niemand wirklich zuständig fühlt wie etwa die Gewerbeaufsicht oder eine andere externe Stelle. Das ist das große Problem in Deutschland: Eigentümer bleibt oft nur der Weg zum Fachanwalt und die Hausverwaltungen wissen das. Entstehen z.B. Schäden durch jahrelanges Nichtstun und durch die Versäumnis, Beschlüsse umzusetzen, bleibt Ihnen vermutlich leider nur die zivilgerichtliche Auseinandersetzung. Alles Gute für Ihr Vorhaben!

  5. Hallo,

    wir stehen vor dem Problem, dass wir demnächst unseren Verwalter tauschen wollen.

    Problem: Letztes Jahr stand eine Eigentümergemeinschaft bei uns gegenüber mit den Verwalter vor dem gleichen Problem. Bei der Eigentümerversammlung sollte der Bewerber erstmal nach draußen, weil er bei der Abstimmung nicht dabei sein sollte (kann ich persönlich verstehen) aber der neue Verwalter durfte sich nicht vorstellen (es gab nur den Punkt der alte Verwalter oder der Neue). Frage: Kann man darauf bestehen, dass beide sich erstmal vorstellen und dann wird abgestimmt, wer am meisten Stimmen erhält?

    Danke schon mal

  6. Hallo,
    auch bei uns ist eine Hausverwaltung tätig, die immer neue Ausreden parat hat bzw. drei der vier Eigentümer belabert und bequatscht und sie fallen leider darauf rein auf ihre Ausreden. Ich als einzelner Eigentümer kann da garnichts machen oder doch ??
    Die drei Eigentümer sind nicht gerade mit Hirnmasse überversorgt und daher geben sie sich mit Wortglaubereien zufrieden und stellen keine kritischen Fragen etc.. Die HV gibt der momentanen Coronasituation für alles die Schuld.
    MfG

  7. Was kann ich tun!? Drei Eigentümern insgesamt .Beide Eigentümer erzwingen Rechte die in der WEG nicht verankert sind.
    Verwalter bestimmt neue Jahresabrechnungen ohne Wirtschaftsplan ,keine Einnahmen u. Ausgaben, welche Rücklagen man hat,Gesamtbilanz fehlt etc. Voraussetzungen eine Eigentümerin wird bevorzugt weil sie mehr Anteile hat. Meine Tagesordnungspunkte zur Eigentümer – Versammlung sind angeblich belanglos seit Jahren.

  8. Ja, da sprechen Sie mir ja mit vielem aus der Seele. Leider gesellt sich manchmal noch ein Dienstleister – in meinem Fall [Name anonymisiert] – dazu, der sein Handwerk nicht zufriedenstellend erledigt. Meine Wohnung ist mit fernablesbaren Funk-Wärmezählern ausgestattet (die in 5 Jahren zweimal ausgetauscht und einmal überprüft wurden, da war angeblich alles in Ordnung) und ich habe trotzdem jedes Jahre wieder eine Heizkostenschätzung erhalten. Die Hausverwaltung rechnet munter jedes Jahr wieder falsch ab und setzt auch mal Jahresabrechnungen ohne Beschluss durch… Als ich das nun mit einem Anwalt anfechten wollte, war dem nicht bekannt dass man zur Anfechtung die Gemeinschaft der WEG verklagen muss sondern richtete die Klage gegen alle Eigentümer. So ging dieser Prozess verloren, ohne das über das eigentliche Anliegen verhandelt wurde… Bleibt also die Frage: Wo bekommt man denn einen guten Anwalt her, der kurzfristig Zeit hat und sich mit sowas auskennt?…

  9. Hallo, bei unserer WEG Hausverwaltung besteht das folgende Problem.
    Eigentümer und Mieter bekommen ja unterschiedliche Abrechnungen. Der Mieter die Nebenkostenabrechnung, der Vermieter als Eigentümer die Hausgeldabrechnung.
    Nun ist es bei uns so, dass viele oder ich sage mal die meisten Eigentümer dem sogenannten Mietpool angeschlossen sind. Das bedeutet, dass die Eigentümer keine Nebenkostenabrechnungen an ihre Mieter selber erstellen, sondern das die HV macht.

    Als ich die Wohnung kaufte war der der Vorbesitzer ebenso dem Mietpool angeschlossen. Man muss ihm wohl gesagt haben, er könne aus dem Mietpool nicht austreten, nur wenn er seine Eigentumswohnung verkaufen würde. Der Vorbesitzer beklagte, dass er immer weniger Reinertrag von der Miete ausgezahlt bekäme.

    Ich bin dem Mietpool nicht beigetreten und verwalte meine Wohnung selber, musste allerdings diese Hausverwaltung zwangsweise mit übernehmen.
    Nachdem ich die ersten Hausgeldanrechnung mir ansah, viel mir nichts Ungewöhnliches auf, es erschien soweit erstmal alles korrekt.
    Was mich dann aber stutzig machte, war die Tatsache, dass die im Mietvertrag angegene Warmmiete nach Abzug der Hausgeldzahlung, einen nur noch geringen Netto Überschuss ergab.
    Sprich, es blieb Netto zu wenig übrig meiner Einschätzung nach.
    Als ich dann die Nebenkostenvorauszahlung die der Mieter laut Mietvertrag zu zahlen hat mit der letzten, gültigen Hausgeldabrechnung verglich, sah ich schon was falsch lief.
    Denn offensichtlich wurden die umlegbaren Nebenkosten nicht angepasst und auf die Miete umgelegt.
    Ich rief mehrfach bei der Hausverwaltung an und monierte was ich wusste. Ich schickte der Sachbearbeiterin detailierte, ausführliche Emails, woraus ganz deutlich wurde, worum es mir ging und falsch war.

    Aber mir wurde alles erst richtig deutlich, als ich eine Nebenkosten Abrechnung zugeschickt bekam seitens dieser Sachbearbeiterin( ich glaube sie bereut das bis heute) und da fest stellte, dass 2 der umlegbaren Kosten überhaupt nicht in der Abrechnung auftauchten, aber in der Hausgeldabrechnung schon! Das waren zusammen immerhin 1 Tsd Euro die da fehlten und dem Mieter nicht in Rechnung gestellt wurden!
    Aber wir als Eigentüner dieses natürlich in Form des Hausgeldes an die HV bezahlt haben!
    Mir war zuerst nicht klar, ob es sich hier eventuell nur um einen Abrechnungs Fehler bei mir handelt. Ich forderte also Eigentümerliste bei der HV an, damit ich mit den anderen Eigentümern dort in Kontakt treten kann, es sind dort ~ 64 Eigentümer Wohnungen.

    Aber die HV reagierte auf mein Anliegen nicht und schickte mir diese Liste nicht zu.
    Also beantragte ich die beim ortsansässigen Amtsgericht und bekam die dann auch. Das Problem war dann allerdings, dass die meisten Einträge dort keine oder keine aktuellen Anschriften, Telefon Nr usw aufwiesen, ich also sehr viel Zeit damit verbrachte mit Internet Recherche um überhaupt 2..3 Eigentümer tatsächlich zu erreichen. Und diese waren wiederrum nicht sehr einträglich, da sie offenbar mit der Problemstellung nichts anfangen konnten.
    Ich bin mit einem älteren Eigentümer Paar dann in Kontakt gekommen. Diese monierten bereits sofort, dass sie kaum mehr etwas von der Miete ausbezahlt bekämen.
    Ich sagte Ihnen das es Wichtig sei, dass sie die Abrechnung welche die HV an ihre Miete erstellt, einsehen wollen und diese gerne sehen wollen!
    Sie haben daraufhin die HV angerufen, wurden oft vertröstet das der zuständige Mitarbeiter krank, in Urlaub oder Quaratäne sei.
    Ich sagte Ihnen, dass sei deren übliche Masche und das sie das bei mir genau so gemacht hätten.
    Ich sagte Ihnen, dass sie diese Nebenkostenabrechnung per Email zugeschickt bekommen wollen von der HV.
    Das Eigentümer Paar wartet bis heute darauf und hat diese Nebenkostensbrechnung nicht erhalten!

    Ich musste nun mehrmals zu meiner Eigentumswohnung hin weil es Probleme mit meinen Mietern gibt.
    Auf dem Flur begegnete ich einen Mieter mit dem ich ins Gespräch kam.
    Ich fragte ihn später ob ich mal seine Nebenkostenabrechnung einsehen könne, da es da Probleme gäbe.
    Da fing er auch gleich entsetzt darüber an zu berichten. Er müsse dieses Jahr für das letzte Abrechnungsjahr so viel nachzahlen (800 Euro) und er wisse nicht mal wofür genau.
    Er schickte mir später per Email diese Abrechnung zu. Und ich konnte mir natürlich sofort denken warum er so viel nachzahlen muss. Den die 2 Posten in dieser Abrechnung, welcher in der Abrechnung an meine Mieterin fehlten, sind dort aufgelistet. Und ein Posten, die Müllgebühren, belaufen sich nämlich auf über 800 Euro!
    Ich schrieb dem Mieter, er solle mir doch bitte die Abrechnung von dem Jahr davor auch zukommen lassen, dann könne ich ihm sagen, warum er so viel nachzahlen soll!

    Meine Vermutung ist, dass die Hausverwaltung dort mit diesem Vorgehen immer alle Wohnungen vermietet bekommt, da dank der niedrigeren Nebenkostenabrechnung, welche ja unfreiwillig die Eigentümer zahlen, sie die Wohnungen “günstig” zur Vermietung anbieten können. Inwiefern sie steuerlich davon profitieren, kann ich nicht genau sagen, aber da ja Betrag X nicht von den Mietern bezahlt wird, aber dennoch auf das Konto der HV eingeht, denke ich das da ein nicht unerheblicher Betrag als Steuerersparnis bei heraus kommt. Immerhin sprechen wir hier über ca 60 vermietete Eigentümer Wohnungen wo die Eigentümer nicht die Mieter sind!

    Ich würde wenn ich noch weitere Abrechnungen zur Hand bekäme, gerne gegen diese HV vorgehen!
    Die Erhaltungsrücklage wurde ebenso nicht unerheblich um 100% erhöht womit das Hausgeld inzwischen einen sehr hohen Betrag ausmacht. Damit lässt sich als Eigentümer der vermietet kein wirklich guter Ertrag mehr erwirtschaften, denn die Brutto Wohnungsmiete müsste man sonst zu sehr anheben.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert